Teams und geteilte Workspaces nutzen

Teams ermöglichen zahlenden Nutzern die Zusammenarbeit in geteilten Workspaces. Sie benötigen nur ein zahlungspflichtiges Abonnement – erstellen Sie ein Team und laden Sie Teammitglieder als Plätze (Seats) ein. Jedes Teammitglied erhält über den Einladungslink ein eigenes Konto. Über den Reiter „Team“ in den Einstellungen können Sie ein Team erstellen, Mitglieder einladen, Workspaces mit dem Team teilen und den Zugriff verwalten.

Was Teams beinhalten

• Einen Team-Reiter in den Einstellungen

• E-Mail-Einladungen für neue Mitglieder

• Geteilte Workspaces, die mit einem Geteilt-Badge markiert sind

• Besitzer-Steuerelemente zum Einladen und Entfernen von Mitgliedern

• Abrechnung pro Platz, die sich anpasst, wenn Mitglieder beitreten oder das Team verlassen

Sie können auch in Slack zusammenarbeiten, indem Sie ISMS Copilot mit Ihrem Workspace verbinden. Informationen zur Einrichtung und Nutzung finden Sie unter ISMS Copilot in Slack verwenden.

Ein Team erstellen

1. Öffnen Sie die Einstellungen.

2. Wählen Sie den Reiter Team aus.

3. Erstellen Sie Ihr Team.

Sobald Ihr Team erstellt wurde, erstellt ISMS Copilot auch einen standardmäßig geteilten Workspace, der nach dem Team benannt ist. Team-Abonnements sind mit der Organisation hinter Ihrem Team verknüpft, sodass Abrechnung und Zugriff synchron bleiben.

Mitglieder einladen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Team.

2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitglieds ein.

3. Senden Sie die Einladung.

Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink. Die Einladung muss mit derselben E-Mail-Adresse angenommen werden, an die sie gesendet wurde. Ein Nutzer kann jeweils nur einem Team angehören.

Eine Teameinladung annehmen

1. Öffnen Sie den Einladungslink aus der E-Mail.

2. Melden Sie sich an oder erstellen Sie bei Bedarf ein Konto.

3. Schließen Sie den Vorgang Einladung annehmen ab.

Nachdem Sie beigetreten sind, sehen Sie ein Willkommensbanner und erhalten Zugriff auf die geteilten Workspaces des Teams. Wenn Sie bereits einen kostenpflichtigen persönlichen Plan haben, weist ISMS Copilot Sie darauf hin, damit Sie prüfen können, ob Sie dieses separate Abonnement noch benötigen.

Einen geteilten Workspace erstellen

1. Erstellen Sie einen neuen Workspace über Workspace hinzufügen, das Workspace-Dropdown-Menü oder Alle Workspaces anzeigen.

2. Aktivieren Sie Mit Team teilen.

3. Erstellen Sie den Workspace.

Geteilte Workspaces sind für Teammitglieder sichtbar und weisen in den Workspace-Listen die Kennzeichnung Geteilt auf. Persönliche Workspaces bleiben für deren Besitzer privat.

Allgemeine Hinweise zur Einrichtung und Benennung von Workspaces finden Sie unter Arbeit mit Workspaces organisieren und Verwaltung von Compliance-Projekten für mehrere Mandanten mithilfe von Workspaces.

Verhalten geteilter Workspaces

In einem geteilten Workspace arbeiten Teammitglieder im gleichen Workspace-Kontext. Unterhaltungen in geteilten Workspaces und hochgeladene Dateien stehen Teammitgliedern zur Verfügung, die Zugriff auf diesen Workspace haben.

In der Seitenleiste werden nur Threads aus geteilten Workspaces angezeigt, an denen Sie teilgenommen haben. Dadurch wird verhindert, dass die Aktivitäten anderer Mitglieder Ihre Liste der letzten Unterhaltungen füllen.

Mitglieder verwalten

Teambesitzer können Mitglieder über den Reiter Team entfernen. Mitglieder können das Team selbst verlassen. Besitzer können das Team nicht verlassen, solange sie noch Besitzer sind, und sie können sich nicht selbst über die Mitgliederentfernung entfernen.

Wenn sich die Mitgliedschaft ändert, wird die platzbasierte Abrechnung automatisch im Hintergrund aktualisiert.

Abrechnung und Abonnements

Teams nutzen mit der Organisation verknüpfte Abonnements. Der Teambesitzer verwaltet die Abrechnung für das Team-Abonnement über das Kundenportal, während die Mitglieder Zugriff über den Plan des Teams erhalten.

Wenn Sie Planlimits überprüfen oder Ihr Abonnement verwalten möchten, lesen Sie Verwalten Sie Ihr ISMS Copilot-Abonnement und die Abrechnung.

Datenschutz, Sicherheit und Kontolöschung

Die Teamfunktionen entsprechen dem bestehenden Datenschutz- und Sicherheitsmodell von ISMS Copilot. Die Organisationsmitgliedschaft ist in den Datenexport-Abläufen enthalten, und die Kontolöschung behandelt Fälle von Teambesitzern und Teammitgliedern separat.

Weitere Einzelheiten zum Datenschutz und zur Sicherheit finden Sie unter Datenschutz & DSGVO-Konformität - Aktualisiert und Überblick über Sicherheit & Datenschutz.

Häufige Probleme

Ich kann die Einladung nicht annehmen

Stellen Sie sicher, dass Sie mit derselben E-Mail-Adresse angemeldet sind, an die die Einladung gesendet wurde. Wenn die Einladung abgelaufen ist oder bereits verwendet wurde, bitten Sie den Teambesitzer, eine neue zu senden.

Ich kann keinen geteilten Workspace erstellen

Nur Nutzer in einem Team können geteilte Workspaces erstellen. Wenn Sie Mit Team teilen nicht sehen, bestätigen Sie, dass Sie bereits einem Team beigetreten sind und dass Ihr Konto über den entsprechenden Zugriff verfügt.

Ich bin dem Team beigetreten, kann aber ältere geteilte Aktivitäten nicht sehen

Ihre Seitenleiste zeigt nur geteilte Threads an, an denen Sie teilgenommen haben. Öffnen Sie den geteilten Workspace und beginnen Sie dort eine Unterhaltung oder nehmen Sie an einer teil, damit diese in Ihrer Liste der letzten Threads erscheint.

Nächste Schritte

Wenn Sie die Zusammenarbeit zum ersten Mal einrichten, erstellen Sie Ihr Team, bestätigen Sie den standardmäßig geteilten Workspace und laden Sie die Personen ein, die Zugriff benötigen. Überprüfen Sie anschließend Ihre Workspace-Struktur mithilfe von So erstellen und richten Sie Ihren ersten Workspace ein.