Erweiterter Datenschutz-Modus - ISMS Copilot

Übersicht

Der erweiterte Datenschutz-Modus gibt Ihnen die Kontrolle darüber, wo Ihre KI-Konversationen verarbeitet werden und wie lange KI-Anbieter Ihre Daten speichern. Wenn er aktiviert ist, nutzen alle Konversationen eine EU-basierte KI-Verarbeitung ohne Datenspeicherung (Zero Retention). Wenn er deaktiviert ist, nutzen Konversationen US-basierte KI-Anbieter mit einer 30-tägigen Datenspeicherung.

Erste Anmeldung: Automatische Datenschutz-Voreinstellungen

Neue Konten können den erweiterten Datenschutz automatisch aktiviert haben, basierend auf der erkannten Sprache der Benutzeroberfläche. Wenn Ihr Browser bei der Erstellung Ihres Kontos auf Deutsch oder Niederländisch eingestellt ist, aktiviert ISMS Copilot den erweiterten Datenschutz standardmäßig, um den strengeren EU-Datenschutzerwartungen in diesen Regionen gerecht zu werden.

Warum automatische Voreinstellungen?

Nutzer in Deutschland und den Niederlanden haben aufgrund nationaler Datenschutzkulturen und regulatorischer Rahmenbedingungen oft strengere Anforderungen an den Datenschutz. Die automatische Aktivierung des erweiterten Datenschutzes für diese Nutzer stellt eine ausschließliche Verarbeitung in der EU und eine Null-Speicherung durch den KI-Anbieter von der ersten Konversation an sicher, wodurch das Risiko einer unbeabsichtigten US-basierten Verarbeitung während der ersten Nutzung verringert wird.

Überprüfung Ihrer Einstellung

Sie können in den Einstellungen unter → Datenschutz überprüfen, ob der erweiterte Datenschutz aktiviert ist. Wenn der Schalter auf EIN steht, wurde Ihr Konto mit EU-exklusiver Verarbeitung initialisiert. Wenn Sie eine US-basierte Verarbeitung mit 30-tägiger Speicherung durch den KI-Anbieter bevorzugen, können Sie diese dort deaktivieren.

Für wen diese Funktion gedacht ist

Diese Funktion ist für:

• Organisationen mit strengen Anforderungen an den EU-Datenstandort

• Compliance-Teams, die der DSGVO oder EU-Datenschutzvorschriften unterliegen

• Berater, die mit hochsensiblen Kundendaten umgehen

• Nutzer, die maximalen Datenschutz und keine Datenspeicherung durch KI-Anbieter wünschen

• Alle, denen Datensouveränität und grenzüberschreitende Datentransfers wichtig sind

Wie der erweiterte Datenschutz funktioniert

Zwei Verarbeitungsmodi

Erweiterter Datenschutz AUS (Standardmodus)

• Das Routing des KI-Anbieters variiert je nach Tarif: Aktuelle Informationen zum Routing nach Tariftyp finden Sie im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Trust Center).

• Verarbeitungsstandort: Variiert – Details finden Sie im Trust Center

• Datenspeicherung durch KI-Anbieter: Bis zu 30 Tage zur Missbrauchsüberwachung (kostenpflichtige Tarife)

• Datenschutzzusage: API-Daten werden NICHT für das Training von KI-Modellen verwendet

Erweiterter Datenschutz EIN (EU-exklusiver Modus)

• KI-Anbieter: Mistral AI (EU-basiert)

• Verarbeitungsstandort: Europäische Union (100 % EU-Verarbeitung)

• Datenspeicherung durch KI-Anbieter: Keine (Vereinbarung über Null-Speicherung)

• Anwendungsfall: Maximaler Datenschutz, EU-Datensouveränitätsanforderungen, hochsensible Daten

• Datenschutzgarantie: Keine Datenspeicherung durch den KI-Anbieter; die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Echtzeit

Was sich zwischen den Modi ändert

Aspekt

Standardmodus (AUS)

Erweiterter Datenschutz (EIN)

Chat-KI-Anbieter

xAI/OpenAI/Anthropic (US-basiert)

Mistral AI (EU-basiert)

Dokumenterkennungsmodell

OpenAI GPT-4.1 (US)

Mistral magistral-medium-2509 (EU)

Dokumentgenerierungsmodell

xAI Grok (US)

Mistral magistral-medium-2509 (EU)

Verarbeitungsstandort

Vereinigte Staaten

Europäische Union

Datenspeicherung beim KI-Anbieter

30 Tage (temporärer Cache)

Null (keine Speicherung)

Ihre Datenbankspeicherung

EU (Frankfurt) – benutzergesteuerte Aufbewahrung

EU (Frankfurt) – benutzergesteuerte Aufbewahrung

KI-Modelltraining

NICHT für Training verwendet

NICHT für Training verwendet

Verfügbarkeit nach Tarif

Alle Nutzer (Free + Premium)

Alle Nutzer (Free + Premium)

Aktuelle Informationen zu KI-Anbietern

Verbindliche und aktuelle Informationen zum Routing der KI-Anbieter nach Tariftyp und zur Einstellung des erweiterten Datenschutzes finden Sie in den offiziellen Rechtsdokumenten in unserem Trust Center:

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten — vollständige Dokumentation zum KI-Routing

• Auftragsverarbeitungsvertrag — Unterauftragnehmerliste und Details zur Aufbewahrung

Die Vereinbarungen mit KI-Anbietern können sich im Laufe der Zeit ändern. Die Dokumente im Trust Center werden aktualisiert, sobald Änderungen eintreten, während Artikel im Hilfe-Center zeitlich verzögert sein können.

So aktivieren Sie den erweiterten Datenschutz

Voraussetzungen

• Aktives ISMS Copilot-Konto (Free oder Premium)

• Keine speziellen Berechtigungen erforderlich – für alle Nutzer verfügbar

Kompatibilität

• Tarife: Alle Tarife (Free, Individual, Team)

• Benutzerrollen: Alle authentifizierten Nutzer

• Funktionsstatus: Live (Januar 2025)

Schritte zur Aktivierung

1. Klicken Sie auf das Benutzersymbol (oben rechts auf dem Bildschirm)

2. Wählen Sie Einstellungen aus dem Dropdown-Menü

3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf den Reiter Datenschutz (Schild-Symbol)

4. In diesem Reiter können Sie Ihre Aufbewahrungsfrist anpassen (1 Tag bis 7 Jahre oder „Dauerhaft speichern“)

   Wenn Sie Ihre Aufbewahrungsfrist verkürzen, wird ein Bestätigungsdialog angezeigt: „Änderung der Datenaufbewahrung bestätigen - Alle Nachrichten, die älter als die neue Aufbewahrungsfrist sind, werden unwiderruflich gelöscht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Sind Sie sicher, dass Sie fortfahren möchten?“ Klicken Sie auf „Alte Nachrichten löschen“, um zu bestätigen, oder auf „Abbrechen“, um den Vorgang abzubrechen.

5. Scrollen Sie zum Abschnitt Erweiterter Datenschutz

6. Schalten Sie den Schalter auf EIN (aktivierte Position)

   • Sie sehen den Bestätigungstext: „Wenn der Modus EIN ist, speichern KI-Prozessoren keine Daten.“

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen speichern unten im Dialog

Erwartetes Ergebnis: Eine Erfolgsmeldung erscheint mit der Bestätigung „Einstellungen erfolgreich aktualisiert“. Alle neuen Konversationen nutzen nun Mistral AI mit EU-exklusiver Verarbeitung und Null-Speicherung.

So deaktivieren Sie den Modus (Rückkehr zum Standardmodus)

1. Klicken Sie auf das Benutzersymbol → Einstellungen

2. Navigieren Sie zum Reiter Datenschutz

3. Schalten Sie den Schalter Erweiterter Datenschutz auf AUS

   • Bestätigungstext: „Wenn der Modus AUS ist, speichern KI-Prozessoren Daten für 30 Tage.“

4. Klicken Sie auf Einstellungen speichern

Erwartetes Ergebnis: Neue Konversationen nutzen xAI/OpenAI-Modelle mit US-Verarbeitung und 30-tägiger Speicherung.

Ihren Schutzmodus überprüfen

Aktuelle Einstellung prüfen

1. Öffnen Sie die Einstellungen → Reiter Datenschutz

2. Achten Sie auf die Position des Schalters Erweiterter Datenschutz:

   • EIN (rechte Position): EU-exklusive Verarbeitung (Mistral), Null-Speicherung

   • AUS (linke Position): US-Verarbeitung (xAI/OpenAI), 30-tägige Speicherung

3. Überprüfen Sie den Beschreibungstext unter dem Schalter, um den aktiven Modus zu bestätigen.

Wichtige Einschränkungen

Nicht rückwirkend

Die Einstellung betrifft nur NEUE Nachrichten:

• Konversationen, die vor der Aktivierung des erweiterten Datenschutzes gesendet wurden, wurden bereits vom vorherigen KI-Anbieter verarbeitet

• Das Ändern der Einstellung ändert NICHT rückwirkend, wie vergangene Nachrichten verarbeitet wurden

• Nur Nachrichten, die NACH dem Ändern der Einstellung gesendet werden, nutzen den neuen Verarbeitungsmodus

Kein automatisches Failover im EU-exklusiven Modus

Der erweiterte Datenschutz-Modus unterstützt kein automatisches Anbieter-Failover:

• Im Standardmodus verfügt ISMS Copilot über ein automatisches Failover von Anthropic (primär) zu OpenAI (Backup) für Chat-Konversationen, falls beim primären Anbieter Ausfälle auftreten.

• Dieser Failover-Mechanismus gilt NUR für den Standardmodus (US-basierte Anbieter). Für xAI Grok (Dokumentgenerierung) oder andere Anbieter existiert kein Failover.

• Wenn Sie den erweiterten Datenschutz (EU-exklusiver Modus) aktivieren, nutzen Sie ausschließlich Mistral AI.

• Mistral ist derzeit unser einziger EU-basierter Anbieter, daher haben wir keinen EU-Backup-Anbieter für ein Failover.

• Falls bei Mistral ein Ausfall auftritt, kann es bei EU-exklusiven Nutzern zu Dienstunterbrechungen kommen, bis Mistral wieder erreichbar ist.

Warum dieser Kompromiss besteht:

Der Hauptvorteil des erweiterten Datenschutzes ist die Gewährleistung einer 100 %igen EU-Verarbeitung ohne Speicherung durch den KI-Anbieter. Um ein Failover hinzuzufügen, wäre ein zweiter EU-Anbieter mit gleichwertigen Vereinbarungen zur Null-Speicherung erforderlich. Bis wir einen solchen Anbieter gefunden haben, akzeptieren EU-exklusive Nutzer eine etwas geringere Verfügbarkeit im Austausch für maximalen Datenschutz.

Falls Hochverfügbarkeit kritisch ist: Überlegen Sie, ob Ihre Anforderungen an den Datenstandort tatsächlich eine rein EU-basierte Verarbeitung vorschreiben oder ob der Standardmodus (mit 30-tägiger US-Speicherung, aber automatischem Failover) für Ihre Compliance-Bedürfnisse akzeptabel ist.

Kontoweite Einstellung

• Umfang: Die Einstellung gilt für ALLE Ihre Konversationen in allen Workspaces

• Keine Steuerung pro Workspace: Sie können nicht für einige Workspaces die EU-Verarbeitung und für andere die US-Verarbeitung nutzen

• Keine Steuerung pro Nachricht: Jede neue Nachricht verwendet den aktuell aktiven Modus

Einstellungen müssen gespeichert werden

• Das bloße Umlegen des Schalters aktiviert die Änderung NICHT

• Sie MÜSSEN auf „Einstellungen speichern“ klicken, um den neuen Modus anzuwenden

• Wenn Sie den Einstellungsdialog schließen, ohne zu speichern, geht Ihre Änderung verloren

• Keine Bestätigungsaufforderung beim Schließen nicht gespeicherter Einstellungen

Wann welcher Modus verwendet werden sollte

Nutzen Sie den erweiterten Datenschutz EIN (nur EU), wenn:

• EU-Datenresidenz ist obligatorisch: Ihre Organisation oder Ihr Kunde verlangt, dass die gesamte Datenverarbeitung innerhalb der EU erfolgt

• Umgang mit hochsensiblen Daten: Compliance-Audits, Sicherheitsvorfälle, vertrauliche Kundeninformationen

• Strikte Auslegung der DSGVO: Sie möchten grenzüberschreitende Datentransfers minimieren

• Anforderung an Null-Speicherung: Ihre Richtlinien untersagen JEGLICHE Datenspeicherung durch externe KI-Anbieter

• Öffentlicher Sektor oder regulierte Branchen: Behörden, Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen mit strengen Regeln zur Datensouveränität

• Kundenverträge erfordern es: Spezifische vertragliche Verpflichtungen für eine EU-exklusive Verarbeitung

Nutzen Sie den Standardmodus AUS (US-Verarbeitung), wenn:

• EU-exklusive Verarbeitung ist nicht erforderlich: Ihre Arbeit unterliegt keinen spezifischen geografischen Verarbeitungsbeschränkungen

• Allgemeine Compliance-Arbeit: Erstellung von Standardrichtlinien, Risikobewertungen, Dokumentationen

• 30-tägige Speicherung ist akzeptabel: Die temporäre Speicherung durch den KI-Anbieter steht nicht im Konflikt mit Ihren Richtlinien

• Performance-Erwägungen: Sie bevorzugen die Standard-KI-Modelle für bestimmte Anwendungsfälle

Klärung zur Datenspeicherung

Zwei separate Speicherkonzepte

1. Datenbank-Speicherung von ISMS Copilot (benutzergesteuert)

• Was es ist: Ihr Konversationsverlauf, der in der EU-Datenbank von ISMS Copilot gespeichert wird

• Standort: Frankfurt, Deutschland (AWS EU-Central-1)

• Kontrolle: SIE steuern dies über die Einstellungen → Aufbewahrungsfrist (1 Tag bis 7 Jahre oder dauerhaft)

• Gilt für beide Modi: Diese Einstellung funktioniert unabhängig vom erweiterten Datenschutz-Modus gleich

2. Speicherung durch den KI-Anbieter (was der erweiterte Datenschutz steuert)

• Was es ist: Wie lange der KI-Dienst (xAI/OpenAI/Mistral) während der Verarbeitung eine Kopie Ihrer Nachrichten aufbewahrt

• Standardmodus (AUS): xAI/OpenAI speichern Daten für 30 Tage in ihrem Verarbeitungscache

• Erweiterter Datenschutz (EIN): Mistral hat NULL Speicherung – Daten werden in Echtzeit verarbeitet und sofort verworfen

• Zweck: KI-Anbieter nutzen die temporäre Speicherung zur Missbrauchsüberwachung und Dienstverbesserung (NICHT für Training)

Beispiel für kombinierte Speicherung

Szenario: Berater mit 90-tägiger ISMS Copilot-Speicherung + erweitertem Datenschutz EIN

Speicherort

Aufbewahrungsfrist

Zweck

ISMS Copilot-Datenbank (EU)

90 Tage

Ihr Konversationsverlauf als Referenz

KI-Anbieter Mistral AI (EU)

Null (keine Speicherung)

Nur Echtzeit-Verarbeitung

Ergebnis: Ihre Konversation ist 90 Tage lang in ISMS Copilot verfügbar (Ihre Einstellung), aber Mistral AI speichert niemals eine Kopie – sie wird einmal verarbeitet und sofort verworfen.

DSGVO und Auswirkungen auf den Datenschutz

Erweiterter Datenschutz und DSGVO-Compliance

Verantwortlichkeiten des Datenverantwortlichen

• Sie (der Nutzer) bleiben der Datenverantwortliche für alle personenbezogenen Daten, die Sie in ISMS Copilot eingeben

• ISMS Copilot und the KI-Anbieter fungieren als Auftragsverarbeiter

• Sie müssen eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten haben, bevor Sie diese hochladen

• Der erweiterte Datenschutz hilft Ihnen, die DSGVO-Prinzipien der Datenresidenz und Datenminimierung zu erfüllen

Außerkraftsetzung der Inhaltsmoderation (Sicherheitsausnahme)

Warum der erweiterte Datenschutz eine Sicherheitsausnahme hat

Selbst wenn der erweiterte Datenschutz aktiviert ist (Null-Speicherungs-Modus), führt ISMS Copilot eine automatisierte Inhaltsmoderation für alle Chat-Nachrichten durch, um verbotene Inhalte wie Gewalt, illegale Aktivitäten, Material über sexuellen Missbrauch von Kindern (CSAM) und andere schädliche Inhalte zu erkennen. Dies wird gefordert durch:

• EU Digital Services Act (DSA): Schreibt proaktive Maßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung illegaler Inhalte vor

• DSGVO Artikel 6(1)(f): Berechtigtes Interesse am Schutz von Nutzern, der Kriminalitätsprävention und der Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen

• NIS2-Richtlinie: Anforderungen zur Erkennung und Meldung von Cybersicherheitsvorfällen

• Französisches Recht (Unternehmenssitz): Verpflichtungen zur Meldung und Beweissicherung bestimmter illegaler Inhalte

Wie die Außerkraftsetzung funktioniert

• Alle Nachrichten werden geprüft: Jede Chat-Nachricht (unabhängig vom ADP-Modus) wird an eine Inhaltsmoderations-API gesendet (Mistral AI für die Moderation).

• Markierte Inhalte werden länger gespeichert: Wenn Inhalte als schädlich markiert werden, werden der Nachrichtentext und die Metadaten bis zu 1 Jahr lang gespeichert (keine Null-Speicherung).

• Nicht markierte Inhalte: Nur Metadaten und Moderationsbewertungen werden für 30 Tage gespeichert (keine Inhaltspeicherung) – danach werden sie dauerhaft gelöscht.

• Admin-Webhook-Benachrichtigungen: Markierte Inhalte lösen sofortige Webhook-Benachrichtigungen an Workspace-Administratoren mit Nachrichtenvorschauen aus – dies setzt die Null-Sharing-Richtlinie des erweiterten Datenschutzes aus Sicherheitsgründen außer Kraft.

• EU-Speicherung: Moderationsereignisdaten werden in der EU-Datenbank von ISMS Copilot (Frankfurt) gespeichert und nicht an KI-Anbieter über die Moderationsprüfung selbst hinaus weitergegeben.

Rechtsgrundlage

Diese Verarbeitung basiert auf einem berechtigten Interesse (DSGVO Artikel 6(1)(f)):

• Berechtigtes Interesse: Verhinderung von Plattformmissbrauch, Schutz der Nutzer vor schädlichen Inhalten, Einhaltung von EU-Sicherheitsvorschriften (DSA, NIS2) und Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten.

• Notwendigkeit: Die automatisierte Moderation ist unerlässlich, um verbotene Inhalte in großem Umfang zu erkennen, ohne jede Nachricht manuell prüfen zu müssen.

• Abwägungstest: Die Auswirkungen auf die Privatsphäre der Nutzer (kurze Moderationsprüfung + bedingte Speicherung) werden durch die zwingende Notwendigkeit aufgewogen, schwerwiegende Schäden zu verhindern (Verbreitung illegaler Inhalte, Kindersicherheit, Sicherheitsvorfälle).

Was das für Sie bedeutet

• Normale Nutzung nicht betroffen: Legitime Compliance-Konversationen werden NICHT markiert. Bei nicht markierten Nachrichten werden nur Metadaten und Moderationsbewertungen (kein Inhalt) für 30 Tage gespeichert.

• Verbotene Inhalte werden gespeichert: Wenn Sie Inhalte senden, die als schädlich markiert wurden (auch versehentlich, z. B. durch Einfügen von Beweisen für Vorfälle), kann diese Nachricht für 1 Jahr gespeichert und mit Administratoren geteilt werden.

• Moderations-Audit-Trail: Metadaten aller Moderationsprüfungen (markiert oder nicht) werden 30 Tage lang zur Sicherheitsüberwachung und für Compliance-Audits protokolliert.

• Keine Änderung der Transparenz: Diese Ausnahme wird in unserer Datenschutzerklärung, dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und diesem Artikel offengelegt.

Auswirkungen auf den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Standardmodus (AUS):

• Auftragsverarbeiter sind: ISMS Copilot (EU), xAI (USA), OpenAI (USA)

• Grenzüberschreitender Datentransfer: JA (EU in die USA für KI-Verarbeitung)

• Standardvertragsklauseln können für EU-US-Transfers gelten

• Die 30-tägige Speicherung durch den KI-Anbieter muss in Ihrem VVT dokumentiert werden

Erweiterter Datenschutz (EIN):

• Auftragsverarbeiter sind: ISMS Copilot (EU), Mistral AI (EU)

• Grenzüberschreitender Datentransfer: NEIN (100 % EU-Verarbeitung)

• Keine US-Datentransfermechanismen erforderlich

• Einfachere DSGVO-Compliance-Dokumentation

• Null-Speicherung durch KI-Anbieter stärkt die Einhaltung der Datenminimierung

Aktualisieren Sie Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)

Wenn Sie den erweiterten Datenschutz aktivieren, aktualisieren Sie Ihr VVT entsprechend:

• Änderung des Unterauftragsverarbeiters: Mistral AI (EU) anstatt xAI/OpenAI (USA)

• Datenstandort: 100 % EU-Verarbeitung (kein Transfer in die USA)

• Aufbewahrungsfrist: Null-Speicherung durch den KI-Anbieter

• Transfermechanismen: Keine erforderlich (nur EU-Verarbeitung)

Weitere Informationen zur Dokumentation von KI-Anbieteränderungen finden Sie in unserem Artikel zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.

Best Practices

Für Compliance-Berater

• Standardmäßig für EU-Kunden aktivieren: Schalten Sie den erweiterten Datenschutz ein, wenn Sie für europäische Organisationen arbeiten

• In Kundenverträgen offenlegen: Informieren Sie Kunden darüber, dass Sie EU-basierte KI mit Null-Speicherung nutzen

• In AVVs dokumentieren: Nehmen Sie Mistral AI als Unterauftragsverarbeiter in Ihre Auftragsverarbeitungsverträge auf

• Kundenspezifische Umschaltung: Wechseln Sie die Modi basierend auf den Anforderungen des jeweiligen Kunden an den Datenstandort

• Vor sensibler Arbeit prüfen: Kontrollieren Sie immer Ihre aktuelle Einstellung, bevor Sie mit hochvertraulichen Daten arbeiten

Für Organisationen

• Unternehmensrichtlinie festlegen: Entscheiden Sie, ob der erweiterte Datenschutz für alle Nutzer vorgeschrieben werden soll

• Team schulen: Stellen Sie sicher, dass alle Nutzer den Unterschied verstehen und wissen, wie sie die Einstellung umschalten

• Compliance-Dokumentation aktualisieren: Bilden Sie den gewählten Modus in Ihrem ISMS, Ihren Datenschutzerklärungen und Ihrem VVT ab

• Regelmäßige Audits: Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Nutzer den für Ihre Compliance-Anforderungen richtigen Modus verwenden

Für hochsensible Daten

• Aktivieren Sie den erweiterten Datenschutz immer, wenn Sie mit Folgendem arbeiten:

  • Untersuchungen von Sicherheitsvorfällen

  • Personenbezogene Daten von EU-Bürgern

  • Vertrauliche Audit-Ergebnisse

  • Proprietäre Geschäftsinformationen

  • Gesundheits- oder Finanzdaten

• Anonymisierung in Betracht ziehen: Anonymisieren Sie sensible Identifikatoren auch bei Null-Speicherung vor dem Hochladen

• Mit kurzer Aufbewahrung kombinieren: Nutzen Sie den erweiterten Datenschutz zusammen mit einer kurzen Aufbewahrungsfrist in ISMS Copilot (z. B. 30 Tage) für maximalen Schutz

Fehlerbehebung

Einstellungen werden nicht gespeichert

Symptom: Der Schalter springt nach dem Schließen des Einstellungsdialogs in die vorherige Position zurück

Wahrscheinliche Ursache: Sie haben nicht auf die Schaltfläche „Einstellungen speichern“ geklickt

Lösung:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Reiter Datenschutz

2. Schalten Sie den erweiterten Datenschutz in die gewünschte Position

3. Klicken Sie auf „Einstellungen speichern“ unten im Dialog

4. Warten Sie auf die Bestätigungsmeldung „Einstellungen erfolgreich aktualisiert“

5. Schließen Sie den Dialog

Unsicher, welcher Modus aktiv ist

Symptom: Sie wissen nicht, ob der erweiterte Datenschutz derzeit aktiviert ist

Lösung:

1. Klicken Sie auf das Benutzersymbol → Einstellungen

2. Navigieren Sie zum Reiter Datenschutz

3. Prüfen Sie die Schalterposition und den Beschreibungstext

4. EIN = nur EU (Mistral), Null-Speicherung

5. AUS = USA (xAI/OpenAI), 30-tägige Speicherung

Vergangene Konversationen werden noch angezeigt

Symptom: Nach der Aktivierung des erweiterten Datenschutzes sind Sie besorgt über Konversationen, die vor der Änderung gesendet wurden

Erklärung: Dies ist das erwartete Verhalten – der erweiterte Datenschutz gilt NICHT rückwirkend

Was passiert ist:

• Vor der Aktivierung gesendete Konversationen wurden bereits von xAI/OpenAI verarbeitet (USA, 30-tägige Speicherung)

• Diese Nachrichten verbleiben im 30-tägigen Speicherungsfenster des KI-Anbieters

• Nur NEUE Nachrichten nach der Aktivierung nutzen Mistral (EU, Null-Speicherung)

Falls dies ein Problem darstellt:

• Warten Sie 30 Tage nach der Aktivierung – vergangene Nachrichten werden dann aus dem Cache von xAI/OpenAI gelöscht

• Für sofortigen Datenschutz: Löschen Sie alte Konversationen in ISMS Copilot, um sie aus Ihrer eigenen Datenbank zu entfernen

• Beginnen Sie neue Konversationen in neuen Workspaces für maximale Datenschutzgarantie

Fehler beim Speichern

Symptom: Fehlermeldung: „Einstellungen konnten nicht aktualisiert werden“

Wahrscheinliche Ursachen:

• Netzwerkverbindungsproblem

• Temporäres Serverproblem

• Sitzung abgelaufen

Lösung:

1. Prüfen Sie Ihre Internetverbindung

2. Aktualisieren Sie die Seite und melden Sie sich gegebenenfalls erneut an

3. Versuchen Sie erneut, die Einstellung umzuschalten und zu speichern

4. Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Support über das Hilfe-Center

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Beeinflusst der erweiterte Datenschutz meine bestehenden Konversationen?

Nein. Die Einstellung betrifft nur NEUE Nachrichten, die nach der Aktivierung gesendet werden. Vergangene Konversationen wurden bereits gemäß Ihrer vorherigen Einstellung verarbeitet und können nicht rückwirkend geändert werden.

Kann ich verschiedene Modi für verschiedene Workspaces nutzen?

Nein. Der erweiterte Datenschutz ist eine kontoweite Einstellung. Wenn er aktiviert ist, nutzen ALLE neuen Nachrichten in ALLEN Workspaces die EU-exklusive Verarbeitung. Sie können ihn nicht selektiv auf bestimmte Workspaces anwenden.

Gibt es einen Performance-Unterschied zwischen den beiden Modi?

Beide Modi liefern qualitativ hochwertige KI-Antworten. Spezifische Leistungsmerkmale können zwischen den KI-Modellen (xAI/OpenAI vs. Mistral) leicht variieren, aber beide sind für Compliance-Arbeiten optimiert. Die Wahl sollte von Datenschutz- und Residenzanforderungen geleitet werden, nicht von der Performance.

Beeinflusst diese Einstellung meine Aufbewahrungsfrist in ISMS Copilot?

Nein. Ihre Einstellung zur Datenaufbewahrung in ISMS Copilot (separat konfiguriert unter Einstellungen → Datenschutz → Aufbewahrungsfrist) funktioniert weiterhin auf die gleiche Weise, unabhängig vom Modus des erweiterten Datenschutzes. Diese Einstellung steuert, wie lange IHR Konversationsverlauf in der EU-Datenbank gespeichert wird.

Werde ich benachrichtigt, wenn sich der KI-Anbieter ändert?

ISMS Copilot wird die Nutzer mindestens 30 Tage vor wesentlichen Änderungen an den KI-Anbietern oder Datenverarbeitungsvereinbarungen benachrichtigen. Überprüfen Sie Ihre E-Mails und In-App-Benachrichtigungen auf Aktualisierungen.

Kostet der erweiterte Datenschutz extra?

Nein. Der erweiterte Datenschutz steht allen Nutzern ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung, unabhängig davon, ob Sie einen Free- oder Premium-Tarif nutzen.

Verursacht es Probleme, wenn ich die Einstellung häufig umschalte?

Sie können den erweiterten Datenschutz so oft wie nötig umschalten, ohne dass Probleme auftreten. Jede neue Nachricht verwendet den Modus, der aktiv war, als Sie vor dem Senden der Nachricht auf „Einstellungen speichern“ geklickt haben. Häufiges Wechseln erschwert jedoch die Nachverfolgung, welche Nachrichten von welchem Anbieter verarbeitet wurden.

Was passiert mit hochgeladenen Dateien?

Hochgeladene Dateien (PDF, DOCX, XLSX) werden unabhängig vom erweiterten Datenschutz-Modus im EU-basierten Speicher von ISMS Copilot gespeichert. Der KI-Anbieter verarbeitet Dateiinhalte gemäß dem aktiven Modus (USA mit 30-tägiger Speicherung vs. EU mit Null-Speicherung), aber die Originaldateien verbleiben im EU-Speicher.

Nächste Schritte

• Erfahren Sie mehr über Datenschutz und DSGVO-Compliance in ISMS Copilot

• Lesen Sie die Übersicht zu Sicherheit & Datenschutz für umfassende Sicherheitsdetails

• Aktualisieren Sie Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, um den gewählten Modus abzubilden

• Lesen Sie „Wie man ISMS Copilot verantwortungsbewusst nutzt“ für Best Practices im Umgang mit Daten

• Konfigurieren Sie Ihre Aufbewahrungsfrist für den Konversationsverlauf

Hilfe erhalten

Bei Fragen zum erweiterten Datenschutz:

• Besuchen Sie unsere Sicherheits-Sammlung für detaillierte Datenschutz- und Sicherheitsdokumentationen

• Kontaktieren Sie den Support über das Hilfe-Center-Menü für Unterstützung bei den Einstellungen

• Prüfen Sie die Statusseite, falls Probleme beim Speichern der Einstellungen auftreten

• Geben Sie „Advanced Data Protection“ in Ihrer Support-Anfrage an, um eine prioritäre Bearbeitung zu erhalten