Referenzdateien an einen Workspace anpinnen
Workspace-Administratoren und Mitglieder können Referenzdateien an einen Workspace anpinnen, damit der ISMS Copilot diese als Kontext in jeder dortigen Konversation verwendet. Dies ist nützlich für Richtlinien, Standarddokumente, Risikoregister oder jegliches Referenzmaterial, das in allen Chats eines Projekts konsistent verfügbar sein soll.
Den Bereich „Workspace-Dateien“ finden
Öffnen Sie einen Workspace aus Ihrer Workspace-Liste. Scrollen Sie an den Projektanweisungen und den letzten Konversationen vorbei – die Karte Workspace-Dateien erscheint in der Nähe des Chat-Eingabefelds.
Die Karte zeigt Ihre angepinnten Dateien mit ihrem aktuellen Status und einer Zählung an, wie viele Dateien Sie vom Limit von 5 Dateien verbraucht haben.
Eine angepinnte Datei hochladen
Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie eine PDF-, DOCX- oder XLSX-Datei von Ihrem Gerät aus. Die Verarbeitung der Datei beginnt sofort.
Jeder Workspace kann bis zu 5 angepinnte Dateien haben. Wenn Sie das Limit erreichen, wird die Schaltfläche zum Hochladen deaktiviert und Sie sehen eine Nachricht, dass das Maximum erreicht wurde.
Angepinnte Dateien werden unter denselben Datenschutzstandards wie alle ISMS Copilot-Daten gespeichert: Hosting in der EU, verschlüsselt und niemals für KI-Training verwendet.
Status der Dateiverarbeitung
Jede angepinnte Datei zeigt eines von drei Status-Labels:
In Verarbeitung — Die Datei wird analysiert. Sie sehen ein Spinner-Symbol, während dieser Vorgang abgeschlossen wird.
Bereit — Die Verarbeitung wurde erfolgreich abgeschlossen. Die Datei steht nun in allen Workspace-Konversationen als Kontext zur Verfügung.
Fehlgeschlagen — Bei der Verarbeitung ist ein Fehler aufgetreten. Versuchen Sie, die Datei erneut hochzuladen, oder prüfen Sie, ob es sich um eine gültige PDF-, DOCX- oder XLSX-Datei unter 10 MB handelt.
Sie können eine Datei nicht löschen, während sie noch verarbeitet wird. Warten Sie, bis sich der Status auf „Bereit“ oder „Fehlgeschlagen“ ändert, bevor Sie sie entfernen.
Dateizusammenfassung anzeigen
Sobald eine Datei den Status Bereit anzeigt, klicken Sie auf Inhalt anzeigen, um eine kompakte Zusammenfassung des Dateiinhalts zu sehen. Diese Zusammenfassung fügt der ISMS Copilot in jede Konversation im Workspace ein – so kann der Assistent Ihre angepinnten Dokumente präzise referenzieren.
Wenn die Zusammenfassung noch nicht fertig generiert wurde, sehen Sie eine Fallback-Meldung, dass sie noch nicht verfügbar ist.
Wie angepinnte Dateien in Konversationen funktionieren
Wenn Sie eine Konversation in einem Workspace mit angepinnten Dateien starten, bezieht der ISMS Copilot automatisch Zusammenfassungen dieser Dateien als Referenzkontext ein. Sie müssen die Dateien nicht erwähnen oder erneut hochladen – der Assistent kennt sie bereits.
Der Assistent verwendet kompakte Zusammenfassungen anstelle des vollständigen Dateiinhalts, wodurch er in langen Konversationen effizient auf wichtige Informationen verweisen kann.
Angepinnte Dateien sind auf den Workspace beschränkt: Sie erscheinen nur in Konversationen innerhalb dieses Workspaces, nicht in Ihrem gesamten Account.
Eine angepinnte Datei entfernen
Klicken Sie in einer Dateizeile auf Löschen, um sie aus dem Workspace zu entfernen. Ein Bestätigungsdialog mit dem Dateinamen erscheint zusammen mit dem Hinweis, dass die Datei nach dem Entfernen in zukünftigen Konversationen nicht mehr referenziert wird.
Klicken Sie zur Bestätigung auf Entfernen. Die Datei wird sofort aus dem Workspace gelöscht.
Das Entfernen einer angepinnten Datei bedeutet, dass der ISMS Copilot den Kontext dieses Dokuments für neue Konversationen nicht mehr zur Verfügung hat. Der bestehende Konversationsverlauf bleibt erhalten, aber Folgefragen werden das entfernte Dokument nicht mehr berücksichtigen.
Angepinnte Dateien vs. generierte Dateien
Der Bereich „Workspace-Dateien“ ist für Referenzdokumente, die Sie hochladen – Richtlinien, Standards, Risikoregister oder andere Materialien, über die der Assistent Bescheid wissen soll.
Die Karte Generierte Dateien in derselben Workspace-Ansicht zeigt Dokumente, die vom ISMS Copilot erstellt wurden während der Konversationen – Richtlinien, Verfahren, Gap-Analysen und andere Ergebnisse, die Sie vom Assistenten angefordert haben.
Nächste Schritte
Nachdem Sie Referenzdateien angepinnt haben, starten Sie eine Konversation im Workspace und stellen Sie Fragen, die sich auf diese Dokumente beziehen. Der Assistent verwendet die Zusammenfassungen der angepinnten Dateien automatisch als Kontext – ein erneutes Hochladen oder Referenzieren in jedem Chat ist nicht erforderlich.