Generierte Dateien in der Workspace-Ansicht verwalten

Die Karte für generierte Dateien in Ihrer Workspace-Ansicht bietet einen zentralen Ort für den Zugriff, die Überprüfung und den Download aller Dokumente, die in den Konversationen dieses Workspaces erstellt wurden – essenziell für die Audit-Vorbereitung und das Dokumentenmanagement.

Die Karte für generierte Dateien finden

Navigieren Sie über die Seitenleiste oder die Liste „Workspaces“ zu Ihrem Workspace. Scrollen Sie an den Abschnitten für Projektanweisungen und letzte Konversationen vorbei, um die Karte für generierte Dateien zu finden, die oberhalb des Chat-Eingabebereichs angezeigt wird.

Die Karte zeigt bis zu 20 Ihrer zuletzt generierten Dokumente an, sortiert nach dem Erstellungsdatum (neueste zuerst). Jeder Dateieintrag enthält:

• Dokumentname — Der ursprüngliche Name der Datei bei der Erstellung

• Dateigröße — Größe in KB oder MB

• Ursprungskonversation — Ein blauer, anklickbarer Link zum Chat, in dem das Dokument erstellt wurde

• Erstellungszeitpunkt — Wann die Datei generiert wurde

Dokumentvorschau im Seitenbereich

Klicken Sie auf das Augensymbol neben einer Datei, um ein geteiltes Vorschaufenster auf der rechten Seite Ihres Workspaces zu öffnen. Das Fenster zeigt den vollständigen Dokumentinhalt für unterstützte Formate an, einschließlich DOCX-, HTML-, Markdown- und Textdateien.

Die Kopfzeile des Vorschaufensters bietet Schnellaktionen:

• Kopieren — Kopiert den Inhalt des Dokuments im Markdown-Format in die Zwischenablage

• Herunterladen — Lädt die Datei direkt auf Ihr Gerät herunter

• Schließen (X) — Schließt das Vorschaufenster

Passen Sie die Breite des Fensters an, indem Sie den vertikalen Trenner zwischen dem Workspace und dem Vorschaubereich verschieben. So können Sie das Dokument neben Ihrem Konversationsverlauf betrachten, um den Kontext beizubehalten.

Dateien für Audits herunterladen

Laden Sie einzelne Dateien herunter, indem Sie auf das Download-Symbol in der Dateiliste klicken oder die Schaltfläche „Herunterladen“ in der Kopfzeile des Vorschaufensters nutzen. Ihr Browser speichert die Datei sofort in Ihrem Standard-Download-Ordner.

Laden Sie für Audit-Pakete oder Compliance-Prüfungen jedes erforderliche Dokument einzeln herunter. Die Dateien behalten ihre ursprünglichen Namen und Formate bei, sodass sie direkt als Audit-Nachweise oder für die Compliance-Dokumentation verwendet werden können.

Bestimmte Dokumente finden

Obwohl die Karte für generierte Dateien derzeit keine Such- oder Filterfunktionen bietet, können Sie:

• Den Erstellungszeitpunkt prüfen, um Dokumente aus bestimmten Zeiträumen zu finden

• Auf den Konversationslink klicken, um zum ursprünglichen Chat-Kontext zurückzukehren, in dem die Datei erstellt wurde

• Durch die 20 neuesten Dateien scrollen, um das Gewünschte zu finden

Falls ein gesuchtes Dokument nicht auf der Karte erscheint, wurde es möglicherweise vor mehr als 20 Dateien oder in einem anderen Workspace generiert. Navigieren Sie zur ursprünglichen Konversation, um über die Dokumentenkarte der jeweiligen Nachricht auf die Datei zuzugreifen.

Wenn die Karte leer ist

Wenn Sie „Noch keine Dateien generiert“ sehen, starten Sie eine Konversation im Workspace und bitten Sie den ISMS Copilot, ein Compliance-Dokument zu erstellen – zum Beispiel eine Richtlinie, ein Verfahren oder einen Gap-Analyse-Bericht. Sobald es erstellt wurde, erscheint es sofort in der Karte für generierte Dateien.

Bitte beachten Sie, dass nur Dokumente angezeigt werden, die innerhalb von Konversationen in diesem spezifischen Workspace generiert wurden. Dateien aus anderen Workspaces, eigenständigen Chats oder hochgeladene Dateien werden hier nicht aufgeführt.

Angepinnte Dateien vs. generierte Dateien

Die Karte für generierte Dateien zeigt Dokumente, die vom ISMS Copilot in Ihren Konversationen erstellt wurden. Informationen zu Referenzdokumenten, die Sie hochladen, um sie in allen Workspace-Chats verfügbar zu machen, finden Sie unter Referenzdateien an einen Workspace anpinnen.