Utiliser les Équipes et les espaces de travail partagés

Les Équipes permettent aux utilisateurs payants de collaborer dans des espaces de travail partagés. Vous n'avez besoin que d'un seul abonnement payant — créez une équipe et invitez des collaborateurs en tant que sièges. Chaque membre reçoit son propre compte via le lien d'invitation. Vous pouvez créer une équipe, inviter des membres, partager des espaces de travail avec l'équipe et gérer les accès depuis l'onglet Équipe dans les Paramètres.

Ce que comprennent les Équipes

• Un onglet Équipe dans les Paramètres

• Des invitations par e-mail pour les nouveaux membres

• Des espaces de travail partagés marqués d'un badge Partagé

• Des contrôles d'administrateur pour inviter et supprimer des membres

• Une facturation par siège qui s'ajuste au fur et à mesure que les membres rejoignent ou quittent l'équipe

Vous pouvez également collaborer dans Slack en connectant ISMS Copilot à votre espace de travail. Voir Utiliser ISMS Copilot dans Slack pour la configuration et l'utilisation.

Créer une équipe

1. Ouvrez les Paramètres.

2. Sélectionnez l'onglet Équipe.

3. Créez votre équipe.

Une fois votre équipe créée, ISMS Copilot crée également un espace de travail partagé par défaut portant le nom de l'équipe. Les abonnements d'équipe sont liés à l'organisation derrière votre équipe, ainsi la facturation et les accès restent synchronisés.

Inviter des membres

1. Allez dans Paramètres → Équipe.

2. Saisissez l'adresse e-mail du membre.

3. Envoyez l'invitation.

Le destinataire reçoit un e-mail avec un lien d'invitation. Il doit accepter l'invitation avec l'adresse e-mail à laquelle l'invitation a été envoyée. Un utilisateur ne peut appartenir qu'à une seule équipe à la fois.

Accepter une invitation d'équipe

1. Ouvrez le lien d'invitation depuis l'e-mail.

2. Connectez-vous, ou créez un compte si nécessaire.

3. Complétez le flux Accepter l'invitation.

Après avoir rejoint l'équipe, vous verrez une bannière de bienvenue et aurez accès aux espaces de travail partagés de l'équipe. Si vous avez déjà un forfait personnel payant, ISMS Copilot vous avertit afin que vous puissiez vérifier si vous avez toujours besoin de cet abonnement séparé.

Créer un espace de travail partagé

1. Créez un nouvel espace de travail depuis Ajouter un espace de travail, le menu déroulant des espaces de travail ou Voir tous les espaces de travail.

2. Activez Partager avec l'équipe.

3. Créez l'espace de travail.

Les espaces de travail partagés sont visibles par les membres de l'équipe et affichent une étiquette Partagé dans les listes d'espaces de travail. Les espaces de travail personnels restent privés pour leur propriétaire.

Pour des conseils généraux sur la configuration et le nommage des espaces de travail, consultez Organiser le travail avec les espaces de travail et Comment gérer des projets de conformité multi-clients à l'aide des espaces de travail.

Fonctionnement des espaces de travail partagés

Dans un espace de travail partagé, les membres de l'équipe travaillent à partir du même contexte. Les conversations de l'espace de travail partagé et les fichiers téléchargés sont accessibles aux membres de l'équipe qui ont accès à cet espace.

La barre latérale ne montre que les fils de discussion de l'espace de travail partagé auxquels vous avez participé. Cela évite que l'activité des autres membres ne remplisse votre liste de conversations récentes.

Gérer les membres

Les propriétaires d'équipe peuvent supprimer des membres depuis l'onglet Équipe. Les membres peuvent quitter l'équipe d'eux-mêmes. Les propriétaires ne peuvent pas quitter l'équipe tant qu'ils en sont les propriétaires, et ils ne peuvent pas se supprimer eux-mêmes via la suppression de membres.

Lorsque l'adhésion change, la facturation par siège est mise à jour automatiquement en arrière-plan.

Facturation et abonnements

Les équipes utilisent des abonnements liés à l'organisation. Le propriétaire de l'équipe gère la facturation via le portail client pour l'abonnement de l'équipe, tandis que les membres peuvent recevoir un accès via le forfait de l'équipe.

Si vous avez besoin de consulter les limites du forfait ou de gérer votre abonnement, voir Gérer votre abonnement et votre facturation ISMS Copilot.

Confidentialité, sécurité et suppression de compte

Les fonctionnalités d'équipe respectent le modèle de confidentialité et de sécurité existant d'ISMS Copilot. L'appartenance à l'organisation est incluse dans les flux d'exportation de données, et la suppression de compte gère séparément les cas des propriétaires et des membres de l'équipe.

Pour plus de détails sur la confidentialité et la sécurité, consultez Confidentialité des données et conformité au RGPD - Mis à jour et Aperçu de la sécurité et de la protection des données.

Problèmes courants

Je ne peux pas accepter l'invitation

Assurez-vous d'être connecté avec l'adresse e-mail qui a reçu l'invitation. Si l'invitation a expiré ou a déjà été utilisée, demandez au propriétaire de l'équipe d'en envoyer une nouvelle.

Je ne peux pas créer d'espace de travail partagé

Seuls les utilisateurs disposant d'une équipe peuvent créer des espaces de travail partagés. Si vous ne voyez pas Partager avec l'équipe, confirmez que vous avez déjà rejoint une équipe et que votre compte possède les accès nécessaires.

J'ai rejoint l'équipe mais je ne vois pas l'activité partagée passée

Votre barre latérale n'affiche que les fils de discussion partagés auxquels vous avez participé. Ouvrez l'espace de travail partagé et commencez ou rejoignez une conversation pour qu'elle apparaisse dans votre liste de fils récents.

Que faire ensuite

Si vous configurez la collaboration pour la première fois, créez votre équipe, confirmez l'espace de travail partagé par défaut et invitez les personnes qui ont besoin d'un accès. Examinez ensuite la structure de votre espace de travail en consultant Comment créer et configurer votre premier espace de travail.