Épingler des fichiers de référence à un espace de travail
Les administrateurs et les membres de l'espace de travail peuvent épingler des fichiers de référence à un espace de travail afin qu'ISMS Copilot les utilise comme contexte dans chaque conversation. Cela est utile pour les politiques, les documents de normes, les registres de risques ou tout autre document de référence que vous souhaitez rendre disponible en permanence dans toutes les discussions d'un projet.
Trouver la section Fichiers de l'espace de travail
Ouvrez un espace de travail à partir de votre liste d'espaces de travail. Faites défiler l'écran au-delà des instructions du projet et des conversations récentes : la carte Fichiers de l'espace de travail apparaît près du compositeur de chat.
La carte affiche vos fichiers épinglés avec leur état actuel et le nombre de fichiers utilisés par rapport à la limite de 5 fichiers.
Téléverser un fichier épinglé
Cliquez sur Téléverser un fichier et sélectionnez un fichier PDF, DOCX ou XLSX sur votre appareil. Le traitement du fichier commence immédiatement.
Chaque espace de travail peut comporter jusqu'à 5 fichiers épinglés. Lorsque vous atteignez la limite, le bouton de téléversement est désactivé et un message indiquant que le maximum a été atteint s'affiche.
Les fichiers épinglés sont stockés avec les mêmes normes de confidentialité que toutes les données d'ISMS Copilot : hébergés dans l'UE, chiffrés et jamais utilisés pour l'entraînement de l'IA.
États de traitement des fichiers
Chaque fichier épinglé affiche l'un des trois libellés d'état suivants :
Traitement en cours — Le fichier est en cours d'analyse. Une icône de chargement s'affiche pendant cette opération.
Prêt — Le traitement s'est terminé avec succès. Le fichier est désormais disponible en tant que contexte dans toutes les conversations de l'espace de travail.
Échec — Une erreur s'est produite lors du traitement. Essayez de téléverser à nouveau le fichier ou vérifiez qu'il s'agit d'un fichier PDF, DOCX ou XLSX valide de moins de 10 Mo.
Vous ne pouvez pas supprimer un fichier tant qu'il est en cours de traitement. Attendez que l'état passe à « Prêt » ou « Échec » avant de le retirer.
Afficher le résumé d'un fichier
Lorsqu'un fichier affiche l'état Prêt, cliquez sur Afficher le contenu pour voir un résumé compact du contenu du fichier. C'est ce résumé qu'ISMS Copilot injecte dans chaque conversation de l'espace de travail, aidant ainsi l'assistant à référencer vos documents épinglés avec précision.
Si le résumé n'est pas encore généré, vous verrez un message de secours indiquant qu'il n'est pas encore disponible.
Fonctionnement des fichiers épinglés dans les conversations
Lorsque vous commencez une conversation dans un espace de travail contenant des fichiers épinglés, ISMS Copilot inclut automatiquement les résumés de ces fichiers en tant que contexte de référence. Vous n'avez pas besoin de mentionner ou de téléverser à nouveau les fichiers : l'assistant les connaît déjà.
L'assistant utilise des résumés compacts plutôt que le contenu complet des fichiers, ce qui lui permet de référencer efficacement les informations clés lors de conversations prolongées.
Les fichiers épinglés sont limités à l'espace de travail : ils n'apparaissent que dans les conversations au sein de cet espace, et non dans l'ensemble de votre compte.
Retirer un fichier épinglé
Cliquez sur Supprimer sur n'importe quelle ligne de fichier pour le retirer de l'espace de travail. Une boîte de dialogue de confirmation apparaît avec le nom du fichier et un rappel précisant que son retrait empêchera le fichier d'être référencé dans les conversations futures.
Cliquez sur Retirer pour confirmer. Le fichier est immédiatement supprimé de l'espace de travail.
Le retrait d'un fichier épinglé signifie qu'ISMS Copilot ne disposera plus du contexte de ce document pour les nouvelles conversations. L'historique des conversations existantes est conservé, mais les questions de suivi ne feront plus référence au fichier retiré.
Fichiers épinglés vs fichiers générés
La section Fichiers de l'espace de travail est destinée aux documents de référence que vous téléversez : politiques, normes, registres de risques ou autres documents que vous souhaitez porter à la connaissance de l'assistant.
La carte Fichiers générés dans la même vue d'espace de travail affiche les documents créés par ISMS Copilot au cours des conversations : politiques, procédures, analyses d'écarts et autres résultats que vous avez demandé à l'assistant de générer.
Prochaines étapes
Après avoir épinglé des fichiers de référence, commencez une conversation dans l'espace de travail et posez des questions s'appuyant sur ces documents. L'assistant utilisera automatiquement les résumés des fichiers épinglés comme contexte ; il est inutile de les téléverser à nouveau ou d'y faire référence dans chaque discussion.