Mode de Protection Avancée des Données - ISMS Copilot

Aperçu

Le mode de Protection Avancée des Données vous permet de contrôler où vos conversations IA sont traitées et combien de temps les fournisseurs d'IA conservent vos données. Lorsqu'il est activé, toutes les conversations utilisent un traitement IA basé dans l'UE avec une rétention de données nulle. Lorsqu'il est désactivé, les conversations utilisent des fournisseurs d'IA basés aux États-Unis avec une rétention de données de 30 jours.

À qui s'adresse cette fonctionnalité ?

Cette fonctionnalité est destinée aux :

• Organisations ayant des exigences strictes en matière de résidence des données dans l'UE

• Équipes de conformité soumises au RGPD ou aux réglementations européennes sur la vie privée

• Consultants manipulant des données clients hautement sensibles

• Utilisateurs souhaitant une confidentialité maximale et une rétention de données nulle chez le fournisseur d'IA

• Toute personne concernée par la souveraineté des données et les transferts de données transfrontaliers

Comment fonctionne la Protection Avancée des Données

Deux modes de traitement

Protection Avancée des Données DÉSACTIVÉE (Mode par défaut)

• Fournisseurs d'IA : Modèles xAI (Grok), OpenAI et Anthropic

• Lieu de traitement : États-Unis

• Rétention des données par les fournisseurs d'IA : 30 jours

• Cas d'utilisation : Travail de conformité standard où le traitement exclusivement dans l'UE n'est pas obligatoire

• Engagement de confidentialité : Les données API ne sont PAS utilisées pour l'entraînement des modèles d'IA

Protection Avancée des Données ACTIVÉE (Mode UE uniquement)

• Fournisseur d'IA : Mistral AI (basé dans l'UE)

• Lieu de traitement : Union Européenne (traitement 100 % UE)

• Rétention des données par le fournisseur d'IA : Nulle (accord de non-rétention)

• Cas d'utilisation : Confidentialité maximale, exigences de souveraineté des données de l'UE, données hautement sensibles

• Garantie de confidentialité : Aucune rétention de données par le fournisseur d'IA ; traitées uniquement en temps réel

Ce qui change entre les modes

Quels modèles d'IA sont utilisés pour chaque opération

Le mode de Protection Avancée des Données contrôle quels modèles d'IA traitent vos données pour toutes les opérations — pas seulement les conversations de chat. Voici le détail complet :

Protection Avancée des Données ACTIVÉE (Mode UE uniquement)

Toutes les opérations utilisent Mistral AI (basé dans l'UE, rétention nulle) :

Protection Avancée des Données DÉSACTIVÉE (Mode par défaut)

Différents fournisseurs d'IA gèrent différentes opérations :

Pourquoi utiliser différents modèles pour différentes tâches ?

Chaque modèle d'IA a des forces différentes :

• Conversations de chat : Les modèles sélectionnables par l'utilisateur (Grok, GPT, Claude) offrent une flexibilité basée sur vos préférences en matière de style de conversation et de profondeur de raisonnement.

• Détection de documents : Nécessite une analyse précise des sorties structurées — les modèles optimisés garantissent une identification précise du type de fichier.

• Formatage de documents : Nécessite une génération HTML/formatage cohérente — les modèles spécialisés produisent des sorties fiables prêtes pour l'audit.

Lorsque vous activez la Protection Avancée des Données, toutes ces opérations spécialisées basculent sur Mistral AI, garantissant un traitement exclusivement dans l'UE et une rétention nulle à tous les niveaux — même pour les tâches d'arrière-plan avec lesquelles vous n'interagissez pas directement.

Comment activer la Protection Avancée des Données

Prérequis

• Compte ISMS Copilot actif (Gratuit ou Premium)

• Aucune autorisation spéciale requise — disponible pour tous les utilisateurs

Compatibilité

• Plans : Tous les plans (Gratuit, Individuel, Équipe)

• Rôles utilisateurs : Tous les utilisateurs authentifiés

• Statut de la fonctionnalité : Production (Janvier 2025)

Étapes pour l'activation

1. Cliquez sur l'icône utilisateur (coin supérieur droit de l'écran)

2. Sélectionnez Settings (Paramètres) dans le menu déroulant

3. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur l'onglet Data Protection (Protection des données, icône de bouclier)

4. Vous pouvez ajuster votre Période de rétention des données dans cet onglet (de 1 jour à 7 ans ou "Keep Forever")

   Lors de la réduction de votre période de rétention, vous verrez une boîte de dialogue de confirmation : "Confirm Data Retention Change - All messages older than the new retention period will be permanently deleted. This action cannot be undone. Are you sure you want to proceed?" Cliquez sur "Delete Old Messages" pour confirmer ou "Cancel" pour annuler.

5. Faites défiler jusqu'à la section Advanced Data Protection

6. Basculez l'interrupteur sur ON (position activée)

   • Vous verrez le texte de confirmation : "When mode is ON, AI processors don't retain any data."

7. Cliquez sur le bouton Save Settings en bas de la boîte de dialogue

Résultat attendu : Une notification de succès apparaît confirmant "Settings updated successfully." Toutes les nouvelles conversations utiliseront désormais Mistral AI avec un traitement exclusif dans l'UE et une rétention de données nulle.

Comment désactiver (retour au mode par défaut)

1. Cliquez sur l'icône utilisateur → Settings

2. Accédez à l'onglet Data Protection

3. Basculez l'interrupteur Advanced Data Protection sur OFF

   • Texte de confirmation : "When mode is OFF, AI processors retain data for 30 days."

4. Cliquez sur Save Settings

Résultat attendu : Les nouvelles conversations utiliseront les modèles xAI/OpenAI avec un traitement aux États-Unis et une rétention de 30 jours.

Vérifier votre mode de protection

Vérifier le réglage actuel

1. Ouvrez Settings → onglet Data Protection

2. Observez la position de l'interrupteur Advanced Data Protection :

   • ON (position à droite) : Traitement dans l'UE uniquement (Mistral), rétention nulle

   • OFF (position à gauche) : Traitement aux États-Unis (xAI/OpenAI), rétention de 30 jours

3. Relisez le texte descriptif sous l'interrupteur pour confirmer le mode actif

Limitations importantes

Non rétroactif

Le réglage n'affecte que les NOUVEAUX messages :

• Les conversations envoyées avant l'activation de la Protection Avancée des Données ont déjà été traitées par le fournisseur d'IA précédent

• Changer le réglage ne modifie PAS rétroactivement la manière dont les messages passés ont été traités

• Seuls les messages envoyés APRÈS avoir activé le réglage utiliseront le nouveau mode de traitement

Pas de repli automatique en mode UE uniquement

Le mode de Protection Avancée des Données ne prend pas en charge le repli automatique (failover) entre fournisseurs :

• ISMS Copilot dispose d'un système de repli automatique qui passe d'Anthropic (principal) à OpenAI (secours) lorsque le fournisseur principal subit des pannes

• Ce mécanisme de repli s'applique UNIQUEMENT au mode par défaut (fournisseurs basés aux États-Unis)

• Lorsque vous activez la Protection Avancée des Données (mode UE uniquement), vous utilisez exclusivement Mistral AI

• Mistral est actuellement notre seul fournisseur basé dans l'UE, nous n'avons donc pas de fournisseur de secours dans l'UE pour le repli

• Si Mistral subit une panne, les utilisateurs en mode UE uniquement peuvent rencontrer une interruption de service jusqu'à ce que Mistral se rétablisse

Pourquoi ce compromis existe :

L'avantage principal de la Protection Avancée des Données est de garantir un traitement 100 % UE avec une rétention nulle chez le fournisseur d'IA. Ajouter un repli nécessiterait un second fournisseur européen avec des accords de non-rétention équivalents. En attendant de sécuriser un tel fournisseur, les utilisateurs du mode UE uniquement acceptent une disponibilité légèrement inférieure en échange d'une protection maximale des données.

Si la disponibilité est critique : Déterminez si vos exigences de résidence des données imposent réellement un traitement exclusivement dans l'UE, ou si le mode par défaut (avec rétention de 30 jours aux États-Unis mais repli automatique) est acceptable pour vos besoins de conformité.

Réglage au niveau du compte

• Portée : Le réglage s'applique à TOUTES vos conversations dans tous les espaces de travail

• Pas de contrôle par espace de travail : Vous ne pouvez pas utiliser le traitement UE pour certains espaces de travail et le traitement USA pour d'autres

• Pas de contrôle par message : Chaque nouveau message utilise le mode actuellement actif

Les paramètres doivent être enregistrés

• Basculer l'interrupteur seul n'active PAS le changement

• Vous DEVEZ cliquer sur "Save Settings" pour appliquer le nouveau mode

• Si vous fermez la boîte de dialogue des Paramètres sans enregistrer, votre changement sera perdu

• Aucune invite de confirmation ne s'affiche lors de la fermeture de paramètres non enregistrés

Quand utiliser chaque mode

Utilisez la Protection Avancée des Données ACTIVÉE (UE uniquement) quand :

• La résidence des données dans l'UE est obligatoire : Votre organisation ou votre client exige que tout le traitement des données se produise au sein de l'UE

• Manipulation de données hautement sensibles : Audits de conformité, incidents de sécurité, informations confidentielles sur les clients

• Interprétation stricte du RGPD : Vous souhaitez minimiser les transferts de données transfrontaliers

• Exigence de rétention nulle : Vos politiques interdisent TOUTE conservation de données par des fournisseurs d'IA tiers

• Secteur public ou industries réglementées : Gouvernement, santé, services financiers avec des règles de souveraineté des données strictes

• Les contrats clients l'exigent : Obligations contractuelles spécifiques pour un traitement exclusivement dans l'UE

Utilisez le Mode par défaut DÉSACTIVÉ (Traitement USA) quand :

• Le traitement exclusivement dans l'UE n'est pas requis : Votre travail n'a pas de restrictions géographiques spécifiques de traitement

• Travail de conformité général : Rédaction de politiques standard, évaluations des risques, documentation

• La rétention de 30 jours est acceptable : La conservation temporaire par le fournisseur d'IA n'entre pas en conflit avec vos politiques

• Considérations de performance : Vous préférez les modèles d'IA par défaut pour des cas d'utilisation spécifiques

Clarification sur la rétention des données

Deux concepts de rétention distincts

1. Rétention de la base de données ISMS Copilot (contrôlée par l'utilisateur)

• Ce que c'est : Votre historique de conversation stocké dans la base de données européenne d'ISMS Copilot

• Lieu : Francfort, Allemagne (AWS EU-Central-1)

• Contrôle : VOUS contrôlez cela via Settings → Data Retention Period (de 1 jour à 7 ans ou pour toujours)

• S'applique aux deux modes : Ce réglage fonctionne de la même manière quel que soit le mode de Protection Avancée des Données

2. Rétention du fournisseur d'IA (ce que contrôle la Protection Avancée des Données)

• Ce que c'est : Combien de temps le service d'IA (xAI/OpenAI/Mistral) conserve une copie de vos messages pendant le traitement

• Mode par défaut (OFF) : xAI/OpenAI conservent les données pendant 30 jours dans leur cache de traitement

• Protection avancée (ON) : Mistral a une rétention NULLE — les données sont traitées en temps réel et immédiatement supprimées

• Objectif : Les fournisseurs d'IA utilisent la rétention temporaire pour la surveillance des abus et l'amélioration du service (PAS pour l'entraînement)

Exemple de rétention combinée

Scénario : Consultant avec une rétention ISMS Copilot de 90 jours + Protection Avancée des Données ACTIVÉE

Résultat : Votre conversation est disponible dans ISMS Copilot pendant 90 jours (votre réglage), mais Mistral AI n'en conserve jamais de copie — elle est traitée une fois et supprimée immédiatement.

Implications RGPD et confidentialité

Protection Avancée des Données et conformité au RGPD

Responsabilités du Responsable du Traitement

• Vous (l'utilisateur) restez le responsable du traitement pour toutes les données personnelles que vous saisissez dans ISMS Copilot

• ISMS Copilot et le fournisseur d'IA agissent en tant que sous-traitants

• Vous devez disposer d'une base légale pour traiter les données personnelles avant de les télécharger

• La Protection Avancée des Données vous aide à respecter les principes de résidence et de minimisation des données du RGPD

Dérogation pour la modération du contenu (Exception de sécurité)

Pourquoi la Protection Avancée des Données comporte une exception de sécurité

Même lorsque la Protection Avancée des Données est activée (mode rétention nulle), ISMS Copilot effectue une modération automatisée du contenu sur tous les messages de chat pour détecter les contenus interdits tels que la violence, les activités illégales, le matériel d'abus sexuel sur enfants (CSAM) et d'autres contenus préjudiciables. Ceci est requis par :

• Le Règlement sur les services numériques de l'UE (DSA) : Impose des mesures proactives pour empêcher la distribution de contenus illégaux

• L'article 6(1)(f) du RGPD : Intérêt légitime pour la protection des utilisateurs, la prévention de la criminalité et le respect des obligations légales

• La directive NIS2 : Exigences de détection et de signalement des incidents de cybersécurité

• La loi française (siège de la société) : Obligations de signaler et de conserver les preuves de certains contenus illégaux

Fonctionnement de la dérogation

• Analyse de tous les messages : Chaque message de chat (quel que soit le mode ADP) est envoyé à une API de modération de contenu (Mistral AI pour la modération)

• Contenu signalé stocké plus longtemps : Si un contenu est signalé comme dangereux, le texte du message et les métadonnées sont stockés pendant 1 an (pas de rétention nulle)

• Contenu non signalé : Seuls les métadonnées et les scores de modération sont stockés pendant 30 jours (aucun contenu stocké) — puis supprimés définitivement

• Alertes webhook administrateur : Le contenu signalé déclenche des notifications immédiates par webhook aux administrateurs de l'espace de travail avec des aperçus des messages — cela l'emporte sur la politique de non-partage de la Protection Avancée des Données pour des raisons de sécurité

• Stockage dans l'UE : Les données des événements de modération sont stockées dans la base de données européenne d'ISMS Copilot (Francfort), et ne sont pas partagées avec les fournisseurs d'IA au-delà de la vérification de modération elle-même

Base légale

Ce traitement repose sur l'intérêt légitime (Article 6(1)(f) du RGPD) :

• Intérêt légitime : Prévenir les abus sur la plateforme, protéger les utilisateurs contre les contenus préjudiciables, se conformer aux réglementations de sécurité de l'UE (DSA, NIS2) et remplir les obligations de signalement légal

• Nécessité : La modération automatisée est essentielle pour détecter les contenus interdits à grande échelle sans avoir à examiner manuellement chaque message

• Test de mise en balance : L'impact sur la vie privée de l'utilisateur (brève vérification de modération + stockage conditionnel) est surpassé par le besoin impérieux de prévenir des dommages graves (distribution de contenu illégal, sécurité des enfants, incidents de sécurité)

Ce que cela signifie pour vous

• Utilisation normale non affectée : Les conversations de conformité légitimes ne sont PAS signalées. Pour les messages non signalés, seuls les métadonnées et scores de modération sont stockés (pas de contenu) pendant 30 jours

• Contenu interdit stocké : Si vous envoyez du contenu signalé comme dangereux (même accidentellement, par ex. en collant une preuve d'incident), ce message peut être conservé pendant 1 an et partagé avec les administrateurs

• Piste d'audit de modération : Les métadonnées de toutes les vérifications de modération (signalées ou non) sont journalisées pendant 30 jours pour le suivi de la sécurité et l'audit de conformité

• Aucun changement dans la transparence : Cette exception est divulguée dans notre Politique de Confidentialité, notre Registre des Activités de Traitement et cet article

Implications sur l'Accord de Traitement des Données (DPA)

Mode par défaut (OFF) :

• Les sous-traitants incluent : ISMS Copilot (UE), xAI (USA), OpenAI (USA)

• Transfert de données transfrontalier : OUI (de l'UE vers les États-Unis pour le traitement IA)

• Des clauses contractuelles types peuvent s'appliquer pour les transferts UE-USA

• La rétention de 30 jours du fournisseur d'IA doit être documentée dans votre RAt

Protection avancée (ON) :

• Les sous-traitants incluent : ISMS Copilot (UE), Mistral AI (UE)

• Transfert de données transfrontalier : NON (traitement 100 % UE)

• Aucun mécanisme de transfert de données vers les États-Unis n'est nécessaire

• Documentation de conformité au RGPD simplifiée

• La rétention nulle chez le fournisseur d'IA renforce la conformité à la minimisation des données

Mettre à jour votre Registre des Activités de Traitement (RAt)

Si vous activez la Protection Avancée des Données, mettez à jour votre RAt pour refléter :

• Changement de sous-traitant : Mistral AI (UE) au lieu de xAI/OpenAI (USA)

• Emplacement des données : Traitement 100 % UE (pas de transfert vers les USA)

• Période de rétention : Rétention nulle par le fournisseur d'IA

• Mécanismes de transfert : Aucun requis (traitement uniquement dans l'UE)

Consultez notre article Registre des Activités de Traitement pour obtenir des conseils sur la documentation des changements de fournisseurs d'IA.

Bonnes pratiques

Pour les consultants en conformité

• Activer par défaut pour les clients de l'UE : Activez la Protection Avancée des Données lorsque vous travaillez avec des organisations européennes

• Divulguer dans les contrats clients : Informez vos clients que vous utilisez une IA basée dans l'UE avec une rétention nulle

• Documenter dans les DPA : Incluez Mistral AI comme sous-traitant dans vos accords de traitement des données

• Bascule spécifique au client : Changez de mode en fonction des exigences de résidence des données de chaque client

• Vérifier avant un travail sensible : Vérifiez toujours votre réglage actuel avant de manipuler des données hautement confidentielles

Pour les organisations

• Établir une politique d'entreprise : Décidez s'il faut imposer la Protection Avancée des Données à tous les utilisateurs

• Former votre équipe : Assurez-vous que tous les utilisateurs comprennent la différence et savent comment basculer le réglage

• Mettre à jour la documentation de conformité : Reflétez le mode choisi dans votre ISMS, vos politiques de confidentialité et votre RAt

• Audits réguliers : Vérifiez périodiquement que les utilisateurs utilisent le mode correct pour vos exigences de conformité

Pour les données hautement sensibles

• Activez toujours la Protection Avancée des Données lorsque vous travaillez sur :

  • Des enquêtes sur des incidents de sécurité

  • Des données personnelles de résidents de l'UE

  • Des conclusions d'audit confidentielles

  • Des informations commerciales propriétaires

  • Des données de santé ou financières

• Envisagez l'anonymisation : Même avec une rétention nulle, anonymisez les identifiants sensibles avant le téléchargement

• Combiner avec une rétention courte : Utilisez la Protection Avancée des Données + une rétention ISMS Copilot courte (par ex. 30 jours) pour une confidentialité maximale

Dépannage

Les paramètres ne s'enregistrent pas

Symptôme : L'interrupteur revient à sa position précédente après avoir fermé la boîte de dialogue des Paramètres

Cause probable : Vous n'avez pas cliqué sur le bouton "Save Settings"

Résolution :

1. Ouvrez Settings → onglet Data Protection

2. Basculez la Protection Avancée des Données sur la position souhaitée

3. Cliquez sur "Save Settings" en bas de la boîte de dialogue

4. Attendez la notification "Settings updated successfully"

5. Fermez la boîte de dialogue

Incertitude sur le mode actif

Symptôme : Vous ne savez pas si la Protection Avancée des Données est actuellement activée

Résolution :

1. Cliquez sur l'icône utilisateur → Settings

2. Accédez à l'onglet Data Protection

3. Vérifiez la position de l'interrupteur et le texte descriptif

4. ON = UE uniquement (Mistral), rétention nulle

5. OFF = USA (xAI/OpenAI), rétention de 30 jours

Les conversations passées s'affichent toujours

Symptôme : Après avoir activé la Protection Avancée des Données, vous êtes préoccupé par les conversations envoyées avant le changement

Explication : C'est le comportement attendu — la Protection Avancée des Données n'est PAS rétroactive

Ce qui s'est passé :

• Les conversations envoyées avant l'activation ont déjà été traitées par xAI/OpenAI (USA, rétention de 30 jours)

• Ces messages restent dans la fenêtre de rétention de 30 jours du fournisseur d'IA

• Seuls les NOUVEAUX messages envoyés après l'activation utilisent Mistral (UE, rétention nulle)

Si cela vous préoccupe :

• Attendez 30 jours après l'activation — les messages passés seront purgés du cache de xAI/OpenAI

• Pour une confidentialité immédiate : Supprimez les anciennes conversations dans ISMS Copilot pour les retirer de votre propre base de données

• Commencez de nouvelles conversations dans de nouveaux espaces de travail pour une garantie de confidentialité maximale

Erreur d'échec de l'enregistrement

Symptôme : Message d'erreur : "Failed to update settings"

Causes probables :

• Problème de connectivité réseau

• Problème de serveur temporaire

• Session expirée

Résolution :

1. Vérifiez votre connexion internet

2. Actualisez la page et reconnectez-vous si nécessaire

3. Réessayez de basculer l'interrupteur et d'enregistrer

4. Si le problème persiste, contactez le support via le Centre d'aide

Foire Aux Questions

La Protection Avancée des Données affecte-t-elle mes conversations existantes ?

Non. Le réglage n'affecte que les NOUVEAUX messages envoyés après l'activation. Les conversations passées ont déjà été traitées selon votre réglage précédent et ne peuvent pas être modifiées rétroactivement.

Puis-je utiliser différents modes pour différents espaces de travail ?

Non. La Protection Avancée des Données est un réglage au niveau du compte. Une fois activée, TOUS les nouveaux messages dans TOUS les espaces de travail utilisent le traitement UE uniquement. Vous ne pouvez pas l'appliquer sélectivement à certains espaces de travail.

Y a-t-il une différence de performance entre les deux modes ?

Les deux modes fournissent des réponses d'IA de haute qualité. Les caractéristiques de performance spécifiques peuvent varier légèrement entre les modèles d'IA (xAI/OpenAI vs Mistral), mais tous sont optimisés pour le travail de conformité. Le choix doit être dicté par les exigences de confidentialité et de résidence des données, et non par la performance.

Ce réglage affecte-t-il ma période de rétention des données ISMS Copilot ?

Non. Votre réglage de rétention des données ISMS Copilot (configuré séparément dans Settings → Data Protection → Data Retention Period) continue de fonctionner de la même manière quel que soit le mode de Protection Avancée des Données. Ce réglage contrôle pendant combien de temps VOTRE historique de conversation est stocké dans la base de données européenne.

Serai-je informé en cas de changement de fournisseur d'IA ?

ISMS Copilot informera les utilisateurs au moins 30 jours avant d'apporter des changements substantiels aux fournisseurs d'IA ou aux accords de traitement des données. Consultez vos e-mails et les notifications dans l'application pour les mises à jour.

La Protection Avancée des Données coûte-t-elle plus cher ?

Non. La Protection Avancée des Données est disponible pour tous les utilisateurs sans coût supplémentaire, que vous soyez sur un plan Gratuit ou Premium.

Si je change fréquemment ce réglage, cela pose-t-il des problèmes ?

Vous pouvez basculer la Protection Avancée des Données aussi souvent que nécessaire sans causer de problèmes. Chaque nouveau message utilisera le mode qui était actif lorsque vous avez cliqué sur "Save Settings" avant d'envoyer ce message. Cependant, un changement fréquent rend plus difficile le suivi de quels messages ont été traités par quel fournisseur.

Qu'advient-il des fichiers téléchargés ?

Les fichiers téléchargés (PDF, DOCX, XLSX) sont stockés dans le stockage basé dans l'UE d'ISMS Copilot, quel que soit le mode de Protection Avancée des Données. Le fournisseur d'IA traite le contenu du fichier selon le mode actif (USA avec rétention de 30 jours vs UE avec rétention nulle), mais les fichiers originaux restent dans le stockage européen.

Étapes suivantes

• En savoir plus sur la confidentialité des données et la conformité au RGPD dans ISMS Copilot

• Consulter l'Aperçu de la sécurité et de la protection des données pour des détails complets sur la sécurité

• Mettre à jour votre Registre des Activités de Traitement pour refléter le mode choisi

• Lire comment utiliser ISMS Copilot de façon responsable pour les meilleures pratiques de manipulation des données

• Configurez votre période de rétention des données pour l'historique des conversations

Obtenir de l'aide

Pour toute question sur la Protection Avancée des Données :

• Consultez notre Collection Sécurité pour une documentation détaillée sur la confidentialité et la sécurité

• Contactez le support via le menu du Centre d'aide pour obtenir de l'aide sur les paramètres

• Consultez la Page de statut si vous rencontrez des problèmes pour enregistrer les paramètres

• Incluez "Advanced Data Protection" dans votre demande de support pour un routage prioritaire