Organiser le travail avec les espaces de travail
Nouveau sur ISMS Copilot ? Pour un guide complet, de l'inscription à la collaboration dans un espace de travail partagé, commencez par Configuration initiale de l'espace de travail : de l'inscription à l'espace de travail partagé.
Organiser le travail avec les espaces de travail
Créez des espaces de travail pour organiser les conversations autour de projets spécifiques, de clients ou d'initiatives de conformité. Chaque espace de travail conserve son propre historique de conversation et peut comporter des instructions personnalisées.
Que sont les espaces de travail ?
Les espaces de travail sont des conteneurs de projet qui vous aident à :
Séparer les conversations par projet ou par client
Maintenir le contexte pour les projets impliquant plusieurs conversations
Ajouter des instructions personnalisées spécifiques à chaque projet
Suivre le travail de conformité par référentiel ou par entreprise
Quand créer un espace de travail
Créez un nouvel espace de travail pour :
Chaque client ou entreprise avec lequel vous travaillez
Différents référentiels de conformité (ISO 27001, SOC 2, etc.)
Différents services ou unités commerciales
Différentes phases de mise en œuvre (planification, mise en œuvre, audit)
Exemples de noms d'espaces de travail
« Acme Corp - Mise en œuvre ISO 27001 »
« Préparation à l'audit SOC 2 Type II »
« Conformité RGPD - Département RH »
« Client : TechCorp - Évaluation des risques »
Créer un espace de travail
Méthode 1 : Depuis la page d'accueil
Cliquez sur le menu déroulant des espaces de travail sur la page d'accueil
Cliquez sur « Créer un nouvel espace de travail » ou sur le bouton +
Saisissez le nom de l'espace de travail (ex. : « Mise en œuvre ISO 27001 »)
Cliquez sur « Créer l'espace de travail »
Méthode 2 : Depuis la page Espaces de travail
Cliquez sur « Afficher tous les espaces de travail » dans la barre latérale ou accédez à la page Espaces de travail
Cliquez sur le bouton « Ajouter » ou sur l'icône « + »
Saisissez le nom de l'espace de travail
Cliquez sur « Créer l'espace de travail »
Méthode 3 : Depuis la barre latérale
Recherchez la section des espaces de travail dans la barre latérale gauche
Cliquez sur « Ajouter un espace de travail » ou sur le bouton +
Saisissez le nom de l'espace de travail
Cliquez sur « Créer l'espace de travail »
Après la création, vous verrez : « Espace de travail créé »
Utiliser un espace de travail
Accédez à l'espace de travail en cliquant dessus dans la barre latérale ou dans la liste des espaces de travail
Le nom de l'espace de travail s'affiche en haut de la zone de discussion
Toutes les conversations que vous commencez dans cet espace de travail y sont enregistrées
L'IA mémorise le contexte de votre espace de travail pour des réponses personnalisées
Espace de travail vs Personas
ISMS Copilot propose deux façons de personnaliser vos conversations. Vous pouvez utiliser l'une ou l'autre, mais pas les deux en même temps :
Personas (Sans espace de travail)
Par défaut - Assistance à la conformité standard
Implémenteur - Focus sur la mise en œuvre
Auditeur - Focus sur l'audit et la vérification
Consultant - Focus sur l'accompagnement stratégique
Utilisation : Lorsque vous souhaitez modifier la façon dont l'IA répond à vos questions
Espaces de travail
Contexte spécifique au projet personnalisé
Organiser les conversations par client ou par référentiel
Historiques de conversation séparés
Utilisation : Lorsque vous souhaitez organiser plusieurs clients ou projets
Important : La sélection d'un espace de travail réinitialise votre persona sur « Par défaut ». La sélection d'un persona efface votre sélection d'espace de travail. Une boîte de dialogue s'affiche pour confirmer ce changement.
Modifier un espace de travail
Allez sur la page Espaces de travail (« Afficher tous les espaces de travail »)
Recherchez votre espace de travail dans la grille
Cliquez sur le bouton « Modifier » sur la carte de l'espace de travail
Mettez à jour le nom de l'espace de travail
Cliquez sur « Enregistrer les modifications »
Vous verrez : « Espace de travail mis à jour »
Supprimer un espace de travail
Allez sur la page Espaces de travail (« Afficher tous les espaces de travail »)
Recherchez votre espace de travail dans la grille
Cliquez sur le bouton « Supprimer »
Une boîte de dialogue de confirmation s'affiche : « Êtes-vous sûr ? »
Cliquez sur « Supprimer » pour confirmer
Note : La suppression d'un espace de travail est permanente. Toutes les conversations de l'espace de travail seront supprimées. Cette action est irréversible.
Stockage des espaces de travail dans la barre latérale
La barre latérale affiche vos 3 espaces de travail les plus récents. Pour voir tous les espaces de travail :
Cliquez sur « Afficher tous les espaces de travail » en bas de la section des espaces de travail
Ceci vous mène à la page de gestion complète des espaces de travail
Passer d'un espace de travail à l'autre
Cliquez sur le nom d'un espace de travail dans la barre latérale
Ou cliquez sur un espace de travail dans la liste des espaces de travail
Le nom de l'espace de travail s'affiche en haut, confirmant que vous êtes dans cet espace de travail
Votre historique de conversation pour cet espace de travail est chargé
Bonnes pratiques
Conventions de nommage
Inclure le référentiel : « Client ABC - ISO 27001 »
Ajouter la date ou la phase : « T4 2024 - Préparation à l'audit SOC 2 »
Soyez descriptif : « Acme Corp - Évaluation des risques 2024 »
Organisation
Créez un espace de travail par projet majeur ou par client
Utilisez les espaces de travail pour les initiatives de conformité à long terme
Envisagez de créer des espaces de travail distincts pour différents référentiels de conformité
Gestion des conversations
Regroupez les questions connexes dans la même conversation (fil de discussion)
Commencez de nouvelles conversations pour de nouveaux sujets au sein de l'espace de travail
Renommez les conversations pour refléter leur sujet afin de les retrouver facilement
Gérer l'historique des conversations dans les espaces de travail
Chaque espace de travail conserve son propre historique de conversation :
Cliquez sur un espace de travail pour l'afficher
Les conversations précédentes apparaissent dans la section Historique (barre latérale gauche)
Cliquez sur n'importe quelle conversation pour la poursuivre
Survolez une conversation et cliquez sur « ... » pour la renommer ou la supprimer
Conseil : Renommez les conversations avec des titres clairs tels que « Préparation de l'évaluation des risques » ou « Revue des politiques - T1 » pour faciliter leur identification ultérieure.
Limites
Les conversations sont spécifiques à chaque espace de travail (impossible de les déplacer entre espaces de travail)
La sélection d'un espace de travail désactive la sélection d'un persona
Longueur maximale du nom de l'espace de travail (généralement 255 caractères)
Dépannage
Impossible de créer un espace de travail
Erreur : « Erreur lors de la création de l'espace de travail »
Essayez de :
Actualiser la page
Vérifier que vous êtes connecté
Utiliser un nom d'espace de travail plus court
Impossible de voir tous les espaces de travail
La barre latérale n'affiche que les 3 espaces de travail récents. Cliquez sur « Afficher tous les espaces de travail » pour voir tous vos espaces de travail.
L'espace de travail a disparu
Les espaces de travail sont automatiquement supprimés après une période d'inactivité (les utilisateurs premium contrôlent la rétention). Pour conserver un espace de travail :
Commencez régulièrement une conversation à l'intérieur
Ajustez vos paramètres de rétention de données dans les Paramètres du compte