Deine Konversationen verwalten

Deine Konversationen verwalten

Organisiere und verwalte deinen Chat-Verlauf, um Compliance-Aufgaben strukturiert und zugänglich zu halten.

Den Konversationsverlauf anzeigen

Alle deine Konversationen werden automatisch gespeichert. Du kannst jederzeit darauf zugreifen:

Von der Startseite aus

1. Nachdem du deine erste Nachricht gesendet hast, gelangst du zur Chat-Ansicht

2. In der linken Seitenleiste siehst du den Bereich „Verlauf“

3. In diesem Bereich werden alle deine letzten Konversationen angezeigt

Von jeder Chat-Seite aus

1. Dein Konversationsverlauf erscheint in der linken Seitenleiste unter „Verlauf“

2. Scrolle durch die Liste deiner Konversationen

3. Klicke auf eine Konversation, um sie fortzusetzen

Was automatisch gespeichert wird

Jede Konversation enthält automatisch:

• Alle Nachrichten – Sowohl deine Fragen als auch die KI-Antworten

• Konversationstitel – Generiert aus deiner ersten Frage

• Konversationsdatum – Wann die Konversation begonnen wurde

• Kontext – Verwendeter Workspace oder Persona

• Hochgeladene Dateien – Alle Dokumente, die du analysiert hast

Eine Konversation umbenennen

Ändere den Titel in etwas Aussagekräftigeres:

1. Fahre mit der Maus über eine Konversation in der Verlauf-Seitenleiste

2. Klicke auf die Menü-Schaltfläche „...“ (drei Punkte)

3. Wähle „Umbenennen“

4. Ein Dialogfeld mit dem aktuellen Titel erscheint

5. Gib einen neuen Titel ein (z. B. „Richtlinienprüfung – Q1“ oder „Vorbereitung Risikobewertung“)

6. Klicke auf „Speichern“

Die Konversation wird sofort umbenannt.

Bewährte Praktiken für die Benennung

• Sei spezifisch: „ISO 27001 – Richtlinienprüfung“ (nicht „Compliance-Arbeit“)

• Framework einbeziehen: „SOC 2 – Audit-Vorbereitung“

• Datum oder Phase hinzufügen: „Q4 2024 – Risikobewertung“

• Kunden oder Projekt erwähnen: „Acme Corp – Incident Response Richtlinie“

Eine Konversation löschen

Entferne Konversationen, die du nicht mehr benötigst:

1. Fahre mit der Maus über eine Konversation in der Verlauf-Seitenleiste

2. Klicke auf die Menü-Schaltfläche „...“ (drei Punkte)

3. Wähle „Löschen“

4. Ein Bestätigungsdialog erscheint: „Bist du sicher?“

5. Die Meldung lautet: „Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Dadurch werden der Thread und alle zugehörigen Nachrichten dauerhaft gelöscht.“

6. Klicke zum Bestätigen auf „Löschen“

Tipps zur Organisation von Konversationen

Workspaces für große Projekte nutzen

Wenn du mehrere Kunden oder Compliance-Frameworks verwaltest, organisiere diese mit Workspaces, anstatt den Verlauf unübersichtlich zu machen:

• Erstelle einen Workspace pro Kunde: „Kunde: TechCorp“

• Erstelle einen Workspace pro Framework: „ISO 27001 Implementierung“

• Alle Konversationen in diesem Workspace bleiben zusammen

Erfahre mehr: Arbeit mit Workspaces organisieren

Den Verlauf sauber halten

Lösche regelmäßig alte Konversationen oder Test-Chats:

• Lösche einmalige Fragen, die du nicht mehr benötigst

• Lösche Test-Konversationen

• Behalte wichtige Compliance-Konversationen

Klare Titel verwenden

Benenne Konversationen um, damit ihr Zweck ersichtlich ist:

• Anstatt: „Konversation 1, Konversation 2“

• Verwende: „Richtlinienentwicklung“, „Audit-Vorbereitung“, „Risikobewertung“

Deinen Verlauf durchsuchen

ISMS Copilot enthält eine Suchfunktion, um vergangene Konversationen schnell nach Titel oder Nachrichteninhalt zu finden.

So suchst du

Öffne die Suche auf eine der folgenden Arten:

• Klicke auf die Schaltfläche „Chats suchen“ oben in der linken Seitenleiste

• Drücke Strg+K (Windows/Linux) oder ⌘K (Mac) von überall in der App

Ein Suchdialog mit einem Textfeld öffnet sich. Beginne zu tippen, um deine Konversationen zu durchsuchen.

Was du durchsuchen kannst

Die Suche durchsucht:

• Konversationstitel – Entspricht deinen Konversationsnamen

• Nachrichteninhalt – Durchsucht sowohl deine Fragen als auch die KI-Antworten

Die Ergebnisse zeigen:

• Ein Symbol, das anzeigt, ob der Treffer im Titel oder im Nachrichteninhalt gefunden wurde

• Den Konversationstitel

• Einen hervorgehobenen Ausschnitt des passenden Textes

• Wann die Konversation erstellt wurde

Suchumfang

Die Suche ist auf deinen aktuellen Kontext beschränkt:

• In einem Workspace: Durchsucht nur Konversationen in diesem Workspace

• Im allgemeinen Verlauf: Durchsucht Konversationen, die sich in keinem Workspace befinden

Suchergebnisse verwenden

Klicke auf ein Suchergebnis, um:

• Direkt zu dieser Konversation zu navigieren

• Der Suchdialog schließt sich automatisch

• Deine Arbeit in dieser Konversation fortzusetzen

Drücke Esc oder klicke außerhalb des Dialogfelds, um die Suche zu schließen, ohne zu navigieren.

Suchbeschränkungen

• Liefert bis zu 20 passende Ergebnisse pro Suche

• Die Ergebnisse sind auf deine neuesten Konversationen im aktuellen Workspace oder im allgemeinen Verlauf beschränkt

Tipp: Verwende aussagekräftige Konversationstitel und organisiere deine Arbeit mit Workspaces, um Konversationen leichter auffindbar zu machen.

Bereich für letzte Workspaces

Die Seitenleiste zeigt deine 3 letzten Workspaces für den Schnellzugriff an:

• Klicke auf einen Workspace, um ihn anzuzeigen

• Konversationen in diesem Workspace werden geladen

• Klicke auf „Alle Workspaces anzeigen“, um alle deine Workspaces zu sehen

Datenaufbewahrung und automatische Löschung

ISMS Copilot verfügt über zwei separate Aufbewahrungseinstellungen, die unabhängig voneinander funktionieren:

1. Deine ISMS Copilot Aufbewahrung (dieser Abschnitt): Steuert, wie lange der Konversationsverlauf in deiner Kontodatenbank gespeichert wird

2. Aufbewahrung beim KI-Anbieter (gesteuert durch den erweiterten Datenschutzmodus): Steuert, wie lange KI-Anbieter Daten während der Verarbeitung vorübergehend speichern

ISMS Copilot Aufbewahrung des Konversationsverlaufs:

In deinem Konto gespeicherte Konversationen werden basierend auf deinen Aufbewahrungseinstellungen automatisch gelöscht.

Standard im kostenlosen Plan

Standardmäßig werden Konversationen im kostenlosen Plan 30 Tage lang aufbewahrt und dann automatisch gelöscht.

Kontrolle im Plus-Plan

Abonnenten von kostenpflichtigen Plänen (Essential und höher) können eine benutzerdefinierte Aufbewahrung festlegen:

1. Klicke auf dein Benutzer-Avatar (oben rechts)

2. Wähle „Einstellungen“

3. Scrolle zu „Datenaufbewahrung“

4. Wähle deinen Aufbewahrungszeitraum (1 Tag bis 7 Jahre)

5. Orer aktiviere „Daten unbefristet aufbewahren“

6. Klicke auf „Speichern“

Wahl deines Aufbewahrungszeitraums

• Kurzfristig (1-30 Tage): Für vorübergehende Fragen, nicht für Compliance-Aufzeichnungen

• Mittelfristig (6-12 Monate): Für aktuelle Projekte

• Langfristig (1-3 Jahre): Für Compliance-Dokumentation und Audit-Trails

• Erweitert (7 Jahre): Für regulatorische Compliance-Aufzeichnungen

• Unbefristet: Um alle Konversationen dauerhaft zu behalten

Einschränkungen

Nachrichten können nicht bearbeitet werden

Sobald du eine Nachricht gesendet hast, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Der Konversationsverlauf zeigt genau an, was gefragt und geantwortet wurde.

Einzelne Nachrichten können nicht gelöscht werden

Du kannst nur ganze Konversationen löschen, keine einzelnen Nachrichten innerhalb einer Konversation.

Konversationen können nicht exportiert werden

Derzeit können Konversationen nicht exportiert werden. Sie werden in deinem ISMS Copilot Konto gespeichert. Erstelle Screenshots oder Notizen, wenn du bestimmte Antworten außerhalb der App aufbewahren musst.

Wichtige Konversationen archivieren

Da kein Export möglich ist, erfährst du hier, wie du wichtige Konversationen bewahren kannst:

1. Wichtige Antworten per Screenshot festhalten – Halte wichtige Antworten bildlich fest

2. Klar benennen – Verwende aussagekräftige Titel, damit du sie wiederfindest

3. Lange Aufbewahrung einstellen – Stelle sicher, dass wichtige Konversationen nicht automatisch gelöscht werden

4. In Dokumente kopieren – Kopiere wichtige Inhalte manuell in deine Compliance-Dokumente

Workspace vs. Allgemeiner Verlauf

Allgemeiner Verlauf (in der Seitenleiste sichtbar)

• Zeigt alle Konversationen an, die sich nicht in einem Workspace befinden

• Gut für Ad-hoc-Fragen

• Kann bei vielen Konversationen unübersichtlich werden

Workspace-Verlauf (innerhalb jedes Workspaces)

• Zeigt nur Konversationen in diesem Workspace an

• Gut für organisierte Projekte

• Hält zusammengehörige Konversationen beieinander

Best Practices

• Konversationen sofort umbenennen, nachdem sie erstellt wurden

• Workspaces nutzen für Projekte mit mehreren Konversationen

• Alte Konversationen regelmäßig löschen, um den Verlauf sauber zu halten

• Wichtige Ergebnisse außerhalb der App dokumentieren

• Angemessene Aufbewahrung festlegen, basierend auf deinen Compliance-Anforderungen

Nächste Schritte

• Erfahre mehr über die Organisation mit Workspaces

• Nutze vorgeschlagene nächste Schritte im Chat

• Verwalte deine Datenaufbewahrung mit dem Plus-Plan