Sollten Sie sich für eine GRC-Plattform, einen Berater oder beides entscheiden?

Überblick

Wenn Sie Compliance-Frameworks wie ISO 27001, SOC 2 oder die DSGVO anstreben, stehen Sie vor einer wichtigen Entscheidung: in eine GRC-Plattform investieren, Compliance-Berater engagieren oder beide Ansätze kombinieren. Jede Option bietet spezifische Vorteile und Grenzen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen zu verstehen, wann welcher Ansatz am besten funktioniert und wie Sie die richtige Wahl für die Compliance-Ziele, das Budget und den Zeitplan Ihres Unternehmens treffen.

Wen dies betrifft

Dieser Leitfaden ist wertvoll für Organisationen in jeder Compliance-Reifestufe, von Startups, die ihre erste Zertifizierung anstreben, bis hin zu etablierten Unternehmen, die ihr Compliance-Portfolio erweitern. Er ist besonders relevant für Entscheidungsträger, die Budgetbeschränkungen, Zeitdruck und interne Kompetenzlücken abwägen müssen.

Verständnis Ihrer drei Optionen

Option 1: Nur GRC-Plattform

Das erhalten Sie: Eine Softwareplattform, die Vorlagen, Workflows, Beweiserhebung und Tools für das Compliance-Projektmanagement bereitstellt.

Am besten geeignet für:

• Organisationen mit vorhandener interner Compliance-Expertise

• Teams, die bereits erfolgreich Compliance-Projekte verwaltet haben

• Unternehmen, die bestehende Zertifizierungen aufrechterhalten, statt eine Erstzertifizierung anzustreben

• Knappe Budgets, bei denen Softwarekosten kalkulierbarer sind als Beratungsgebühren

Einschränkungen:

• Erfordert interne Teammitglieder, die die Framework-Anforderungen tiefgreifend verstehen

• Keine strategische Anleitung zu Scoping, Risiko-Priorisierung oder Auswahl von Kontrollen

• Höheres Risiko des Scheiterns bei Audits, falls das interne Team Compliance-Fehler macht

• Längere Zeitpläne, da das Team durch Ausprobieren (Trial and Error) lernt

• Die Plattform kann keine nuancierten Fragen zu Ihrer spezifischen Situation beantworten

Option 2: Nur Berater

Das erhalten Sie: Professionelles Fachwissen, strategische Anleitung, Gap-Analysen, Überprüfung der Dokumentation und Audit-Vorbereitung durch erfahrene Compliance-Experten.

Am besten geeignet für:

• Organisationen, die zum ersten Mal eine Compliance-Zertifizierung anstreben

• Komplexe Compliance-Situationen, die spezialisiertes Fachwissen erfordern

• Teams ohne internes Compliance-Wissen oder entsprechende Ressourcen

• Hochriskante Zertifizierungen, bei denen ein Scheitern des Audits schwerwiegende geschäftliche Folgen hätte

• Unternehmen, die eine schnelle Zertifizierung mit expertengeführter Beschleunigung benötigen

Einschränkungen:

• Höhere Initialkosten im Vergleich zu rein plattformbasierten Ansätzen

• Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und den Zeitplänen des Beraters

• Nach der Zertifizierung kann die laufende Compliance eine fortgesetzte Beratungsbeziehung erfordern

• Wissenstransfer hängt von der Qualität des Beraters und dem Kooperationsmodell ab

• Weniger skalierbar für Organisationen, die mehrere Frameworks verwalten

Option 3: Hybrider Ansatz (Plattform + Berater)

Das erhalten Sie: Eine GRC-Plattform für Workflow-Automatisierung und Beweismanagement, kombiniert mit Berater-Expertise für strategische Anleitung und Audit-Vorbereitung.

Am besten geeignet für:

• Die meisten Organisationen, die eine Erstzertifizierung anstreben

• Unternehmen, die Compliance langfristig nach Ende des Berater-Engagements selbst verwalten wollen

• Teams, die interne Compliance-Kompetenzen aufbauen müssen

• Organisationen, die Geschwindigkeit, Kosten und Risikomanagement ausbalancieren

Vorteile:

• Berater-Expertise reduziert Risiken und beschleunigt den Zeitplan

• Die Plattform bietet eine langfristige Infrastruktur für laufende Compliance

• Wissenstransfer findet im Kontext der Plattform statt, was die Merkfähigkeit verbessert

• Kosteneffizienter als reine Beratung für mehrjähriges Compliance-Management

• Plattform-Automatisierung reduziert die Abhängigkeit von fortlaufender Beratung

Entscheidungsrahmen

Wählen Sie „Nur Plattform“, wenn:

• ✓ Sie Mitarbeiter mit Erfahrung in früheren Compliance-Zertifizierungen haben

• ✓ Sie bestehende Zertifizierungen pflegen und keine Erstzertifizierung anstreben

• ✓ Ihre Compliance-Anforderungen relativ unkompliziert sind

• ✓ Sie 6–12 Monate Zeit für eine langsamere, lernorientierte Implementierung haben

• ✓ Budgetbeschränkungen Beratungsgebühren unerschwinglich machen

• ✓ Sie bereit sind, ein höheres Risiko für Audit-Feststellungen oder ein Scheitern zu akzeptieren

Wählen Sie „Nur Berater“, wenn:

• ✓ Dies Ihre erste Compliance-Zertifizierung ist

• ✓ Sie über keinerlei interne Compliance-Expertise verfügen

• ✓ Der Zeitplan kritisch ist (z. B. Anforderungen in Kundenverträgen, Finanzierungsbedingungen)

• ✓ Sie den Zertifizierungserfolg so weit wie möglich garantiert haben wollen

• ✓ Ihr Unternehmen klein genug ist, dass sich Plattformkosten nicht rechtfertigen lassen

• ✓ Sie planen, das laufende Compliance-Management auszulagern

Wählen Sie den „Hybriden Ansatz“, wenn:

• ✓ Dies Ihre erste Zertifizierung ist, Sie aber ein dauerhaftes Compliance-Management planen

• ✓ Sie langfristig interne Compliance-Kompetenzen aufbauen möchten

• ✓ Sie mehrere Compliance-Frameworks verwalten oder planen

• ✓ Sie sowohl Geschwindigkeit (beratergesteuert) als auch Nachhaltigkeit (plattformgestützt) benötigen

• ✓ Sie ein Budget für Investitionen in Plattform und Beratung haben

• ✓ Sie Risikominderung mit Kosteneffizienz in Einklang bringen wollen

Kostenvergleich

Kosten bei „Nur Plattform“

Erstes Jahr: 5.000 – 25.000 $ (Plattformgebühren, Implementierung, Schulung)

Laufend: 3.000 – 15.000 $ jährlich (Lizenzierung, Support)

Versteckte Kosten: Zeitaufwand interner Mitarbeiter (1,5+ Vollzeitäquivalente), potenzielle Audit-Nachbesserungen, Verzögerungen bei der Zertifizierung

Kosten bei „Nur Berater“

Erstzertifizierung: 15.000 – 75.000+ $, abhängig von Umfang und Expertenwissen

Laufend: 10.000 – 40.000+ $ jährlich für Überwachungsaudits und Rezertifizierung

Zusätzlich: Tools für Beweiserhebung, Richtlinienmanagement und Compliance-Tracking

Kosten beim hybriden Ansatz

Erstes Jahr: 20.000 – 90.000 $ (Plattform + Berater-Engagement)

Laufend: 5.000 – 20.000 $ jährlich (Plattform + periodische Unterstützung durch Berater)

Nutzen: Geringeres Risiko, schnellerer Zeitplan, nachhaltige Infrastruktur, Wissenstransfer

Was Berater leisten können, Plattformen aber nicht

Strategische Expertise

• Intelligentes Scoping: Festlegen, was basierend auf Geschäftszielen und Risikotoleranz in den Zertifizierungsbereich fallen sollte

• Risiko-Priorisierung: Identifizieren, welche Risiken für Ihren spezifischen geschäftlichen und branchenspezifischen Kontext am wichtigsten sind

• Auswahl von Kontrollen: Auswahl geeigneter Maßnahmen, die Framework-Anforderungen erfüllen und gleichzeitig zu Ihrer Organisation passen

• Ressourcenoptimierung: Beratung dazu, wo Compliance-Aufwand investiert werden sollte, um maximalen Nutzen für Zertifizierung und Sicherheit zu erzielen

Erfahrungsbasierte Anleitung

• Auditoren-Perspektive: Verstehen, worauf Zertifizierungs-Auditoren achten und was sie erwarten

• Häufige Fallstricke: Vermeidung von Fehlern, die bei anderen Organisationen zum Scheitern der Zertifizierung geführt haben

• Branchenpraktiken: Wissen, was ähnliche Organisationen in Ihrem Sektor typischerweise implementieren

• Framework-Interpretation: Erläuterung nuancierter Framework-Anforderungen und wie diese auf Ihre Situation anzuwenden sind

Audit-Vorbereitung

• Bereitschaftsbewertung: Durchführung von Reviews vor dem Audit, um Lücken vor dem offiziellen Termin zu identifizieren

• Dokumentationsprüfung: Sicherstellen, dass Richtlinien, Verfahren und Beweise den Zertifizierungsstandards entsprechen

• Test-Audits (Mock Audits): Durchführung von Übung-Audits, um Ihr Team vorzubereiten und Schwachstellen aufzudecken

• Audit-Unterstützung: Teilnahme am oder Unterstützung während des Zertifizierungsaudit-Prozesses

Was Plattformen leisten können, Berater aber nicht

Nachhaltige Infrastruktur

• Laufende Compliance-Workflows: Automatisiertes Aufgabenmanagement für wiederkehrende Compliance-Aktivitäten

• Systeme zur Beweiserhebung: Kontinuierliche Sammlung und Organisation von Audit-Nachweisen

• Änderungsmanagement: Nachverfolgung von Richtlinien-Updates, Änderungen an Kontrollen und Compliance-Status im Zeitverlauf

• Skalierbarkeit: Bewältigung zunehmender Compliance-Komplexität beim Hinzufügen weiterer Frameworks oder Unternehmenswachstum

Team-Befähigung

• Klare Verantwortlichkeiten: Transparente Workflows, die zeigen, wer welche Compliance-Aufgaben verantwortet

• Kollaborations-Tools: Strukturierte Kommunikation und Koordination über Abteilungen hinweg

• Schulung und Anleitung: Integrierte Framework-Leitfäden und Compliance-Schulungen für Teammitglieder

• Self-Service-Funktionen: Teams befähigen, zur Compliance beizutragen, ohne ständig externe Hilfe zu benötigen

Effizienz durch Skalierung

• Multi-Framework-Management: Gleichzeitige Koordination von ISO 27001, SOC 2, DSGVO und anderen Frameworks

• Berichtsautomatisierung: Erstellung von Compliance-Statusberichten für Stakeholder und Kunden

• Integrationsautomatisierung: Automatisierte Beweiserhebung aus Cloud-Infrastrukturen, Identitätssystemen usw.

• Kostenvorhersehbarkeit: Feste Plattformkosten gegenüber variablen Beratungsgebühren

Den richtigen Berater finden

Wenn Sie entscheiden, dass Berater-Expertise für Ihren Compliance-Prozess wertvoll ist:

Kriterien zur Bewertung von Beratern

• Framework-Expertise: Nachgewiesene Erfahrung mit Ihrem spezifischen Compliance-Framework

• Branchenkenntnis: Verständnis der Compliance-Herausforderungen und Normen Ihrer Branche

• Erfolgsbilanz bei Zertifizierungen: Erfolgreiche Kundenzertifizierungen, die als Referenz dienen können

• Engagement-Modell: Festpreisprojekte vs. Stundensätze vs. Retainer-Modelle

• Wissenstransfer: Verpflichtung zum Aufbau Ihrer internen Kompetenz statt Erzeugung von Abhängigkeit

• Plattformagnostisch: Keine Interessenkonflikte durch Partnerschaften mit Plattformanbietern (außer dies ist beabsichtigt)

Fragen an potenzielle Berater

• „Wie viele Organisationen haben Sie bereits durch die [Framework]-Zertifizierung begleitet?“

• „Wie sieht der typische Zeitplan Ihrer Kunden von der Beauftragung bis zur Zertifizierung aus?“

• „Können Sie drei Referenzen von kürzlich abgeschlossenen Zertifizierungsprojekten nennen?“

• „Wie gehen Sie beim Wissenstransfer und beim Aufbau interner Kompetenzen vor?“

• „Wie strukturieren Sie Ihre Gebühren – projektbasiert oder nach Aufwand (Time-and-Materials)?“

• „Empfehlen Sie bestimmte GRC-Plattformen und haben Sie geschäftliche Beziehungen zu diesen?“

Ansätze effektiv kombinieren

Phasenbasiertes Kooperationsmodell

Phase 1: Fundament (Berater-fokussiert)

• Gap-Analyse und Scoping (beratergeführt)

• Plattformauswahl und -einrichtung (beratergestützt)

• Entwicklung des Richtlinien-Frameworks (vom Berater entworfen, vom Team in der Plattform geprüft)

• Methodik der Risikobewertung (vom Berater angeleitet)

Phase 2: Implementierung (Kollaborativ)

• Umsetzung der Kontrollen (vom Team ausgeführt, vom Berater geprüft)

• Einrichtung der Beweiserhebung (plattformautomatisiert, vom Berater validiert)

• Internes Audit (vom Berater unter Nutzung der Plattformdaten durchgeführt)

• Nachbesserungen/Remediation (teamgeführt mit Anleitung des Beraters)

Phase 3: Zertifizierung (Berater-gestützt)

• Bereitschaftsbewertung vor dem Audit (vom Berater durchgeführt)

• Finalisierung der Dokumentation (vom Team in der Plattform ausgeführt, vom Berater geprüft)

• Zertifizierungsaudit (teamgeführt, Berater steht für Unterstützung bereit)

• Übergang zur laufenden Compliance nach der Zertifizierung (plattformgesteuert)

Phase 4: Laufende Compliance (Plattform-primär)

• Routinemäßige Compliance-Vorgänge (vom internen Team über die Plattform verwaltet)

• Regelmäßige Berater-Check-ins (vierteljährlich oder halbjährlich)

• Vorbereitung auf Überwachungsaudits (plattformgestützt mit Berater-Review)

• Updates und Änderungen am Framework (vom Berater begleitet)

Besondere Überlegungen

Unternehmensgröße

• Kleine Teams (<20 Personen): Nur Berater oder eine leichtgewichtige Plattform + Berater funktioniert oft am besten; vollwertige GRC-Plattformen können überdimensioniert sein.

• Mittelstand (20–500 Personen): Der hybride Ansatz bietet den besten Wert; die Plattform-Infrastruktur wird unverzichtbar.

• Großunternehmen (>500 Personen): Plattform für die Skalierung erforderlich; Beraterunterstützung variiert je nach interner Expertise.

Compliance-Komplexität

• Einzelnes Framework: Nur Plattform kann ausreichen, wenn Expertise vorhanden ist; Berater für Einsteiger empfohlen.

• Mehrere Frameworks: Plattform essenziell zur Komplexitätsbewältigung; Berater wertvoll für eine effiziente Harmonisierung über Frameworks hinweg.

• Regulierte Branchen: Höhere Anforderungen rechtfertigen oft Beraterinvestitionen, um Audit-Risiken zu minimieren.

Dringlichkeit des Zeitplans

• Standard-Zeitplan (6–12 Monate): Alle drei Ansätze sind machbar; Wahl basierend auf Expertise und Budget.

• Beschleunigter Zeitplan (3–6 Monate): Berater-Expertise ist entscheidend für die Geschwindigkeit; Plattform hilft, ist aber zweitrangig gegenüber Expertenführung.

• Akute Dringlichkeit (<3 Monate): Beratergeführte Umsetzung ist unerlässlich; seien Sie vorsichtig bei unrealistischen Versprechen von Anbietern.

Nächste Schritte

Nachdem Sie sich für einen Ansatz entschieden haben:

• Prüfen Sie den umfassenden Leitfaden zur Bewertung von GRC-Plattformen, falls Sie Plattformlösungen in Betracht ziehen.

• Achten Sie auf Warnsignale bei der Anbieterbewertung, um problematische Plattformen oder Berater zu vermeiden.

• Suchen Sie auf ismsdirectory.com nach qualifizierten Beratern, die Ihren Anforderungen entsprechen.

• Erkunden Sie KI-gestützte Compliance-Tools als potenzielle Ergänzung zu traditionellen Ansätzen.

• Erstellen Sie detaillierte Anforderungen und ein Budget für Ihren gewählten Ansatz.

Hilfe erhalten

Denken Sie daran: Die richtige Wahl hängt von der einzigartigen Kombination aus Compliance-Zielen, interner Expertise, Budgetvorgaben, Zeitdruck und Risikotoleranz Ihres Unternehmens ab. Lassen Sie sich bei der Entscheidung, was Ihren Compliance-Anforderungen wirklich dient, nicht allein von Marketingversprechen oder Vertriebsgesprächen leiten.