Erweiterter Datenschutz-Modus – ISMS Copilot

Übersicht

Der erweiterte Datenschutz-Modus gibt Ihnen die Kontrolle darüber, wo Ihre KI-Konversationen verarbeitet werden und wie lange KI-Anbieter Ihre Daten speichern. Wenn aktiviert, erfolgt die gesamte KI-Verarbeitung innerhalb der EU mit sofortiger Datenlöschung (Zero Data Retention). Wenn deaktiviert, nutzen die Konversationen US-basierte KI-Anbieter mit einer 30-tägigen Speicherung.

Für wen dies gedacht ist

Diese Funktion ist für:

• Organisationen mit strengen Anforderungen an die Datenresidenz in der EU

• Compliance-Teams, die der DSGVO oder EU-Datenschutzvorschriften unterliegen

• Berater, die mit hochsensiblen Kundendaten umgehen

• Nutzer, die maximale Privatsphäre und keine Datenspeicherung durch KI-Anbieter wünschen

• Alle, die besorgt über Datensouveränität und grenzüberschreitende Datentransfers sind

Wie der erweiterte Datenschutz funktioniert

Zwei Verarbeitungsmodi

Erweiterter Datenschutz AUS (Standardmodus)

• KI-Anbieter: Anthropic Claude (Chat), xAI Grok (Dokumentenerstellung), OpenAI GPT (Erkennung)

• Verarbeitungsort: Vereinigte Staaten

• Datenspeicherung durch KI-Anbieter: 30 Tage

• Anwendungsfall: Standard-Compliance-Arbeit, bei der eine EU-exklusive Verarbeitung nicht zwingend erforderlich ist

• Datenschutzverpflichtung: API-Daten werden NICHT für das Training von KI-Modellen verwendet

Erweiterter Datenschutz EIN (EU-Only Modus)

• KI-Anbieter: Mistral AI (EU-basiert)

• Verarbeitungsort: Europäische Union (100 % EU-Verarbeitung)

• Datenspeicherung durch KI-Anbieter: Null (Zero Data Retention Vereinbarung)

• Anwendungsfall: Maximale Privatsphäre, Anforderungen an die EU-Datensouveränität, hochsensible Daten

• Datenschutzgarantie: Keine Datenspeicherung durch den KI-Anbieter; Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Echtzeit

Was sich zwischen den Modi ändert

Aspekt

Standardmodus (AUS)

Erweiterter Schutz (EIN)

Chat-KI-Anbieter

xAI/OpenAI/Anthropic (US-basiert)

Mistral AI (EU-basiert)

Modell zur Dokumentenerkennung

OpenAI GPT-4.1 (US)

Mistral magistral-medium-2509 (EU)

Modell zur Dokumentenerstellung

xAI Grok (US)

Mistral magistral-medium-2509 (EU)

Verarbeitungsort

Vereinigte Staaten

Europäische Union

KI-Anbieter Datenspeicherung

30 Tage (temporärer Cache)

Null (keine Speicherung)

Ihre Datenbank-Speicherung

EU (Frankfurt) - benutzergesteuerte Aufbewahrung

EU (Frankfurt) - benutzergesteuerte Aufbewahrung

KI-Modell Training

Wird NICHT zum Training verwendet

Wird NICHT zum Training verwendet

Verfügbarkeit im Plan

Alle Nutzer (Free + Premium)

Alle Nutzer (Free + Premium)

Welche KI-Modelle für welche Operation verwendet werden

Der erweiterte Datenschutz-Modus steuert, welche KI-Modelle Ihre Daten über alle Operationen hinweg verarbeiten – nicht nur in Chat-Konversationen. Hier ist die vollständige Aufschlüsselung:

Erweiterter Datenschutz EIN (EU-Only Modus)

Alle Operationen nutzen Mistral AI (EU-basiert, Zero Retention):

Operation

Verwendetes KI-Modell

Aufgabe

Chat-Konversationen

Mistral AI (mistral-large-latest)

Beantwortet Ihre Fragen zu Compliance-Frameworks

Dokumentenerkennung

Mistral (magistral-medium-2509)

Analysiert hochgeladene Dateien, um Dokumenttyp und Struktur zu erkennen

Dokumentenerstellung/Formatierung

Mistral (magistral-medium-2509)

Konvertiert KI-generierten Text in formatierte Dokumente (HTML, Word, etc.)

Erweiterter Datenschutz AUS (Standardmodus)

Verschiedene KI-Anbieter übernehmen unterschiedliche Aufgaben:

Operation

Verwendetes KI-Modell

Aufgabe

Chat-Konversationen

Anthropic Claude (Standard), mit xAI Grok für Dokumentenerstellung und OpenAI GPT für Erkennung

Beantwortet Ihre Fragen zu Compliance-Frameworks

Dokumentenerkennung

OpenAI (gpt-4.1)

Analysiert hochgeladene Dateien, um Dokumenttyp und Struktur zu erkennen

Dokumentenerstellung/Formatierung

xAI (grok-4-fast-reasoning)

Konvertiert KI-generierten Text in formatierte Dokumente (HTML, Word, etc.)

Warum unterschiedliche Modelle für unterschiedliche Aufgaben?

Jedes KI-Modell hat verschiedene Stärken:

• Chat-Konversationen: Benutzerwählbare Modelle (Grok, GPT, Claude) bieten Flexibilität basierend auf Ihren Vorlieben für Stil und Argumentationstiefe

• Dokumentenerkennung: Erfordert präzise strukturierte Ausgabeanalysen – optimierte Modelle garantieren die korrekte Identifizierung von Dateitypen

• Dokumentenformatierung: Erfordert konsistente HTML-/Formatierungsgenerierung – spezialisierte Modelle liefern verlässliche, audit-fähige Ergebnisse

Wenn Sie den erweiterten Datenschutz aktivieren, wechseln all diese spezialisierten Operationen zu Mistral AI, was eine EU-weite Verarbeitung und Zero Retention über das gesamte System sicherstellt – auch für Hintergrundaufgaben, mit denen Sie nicht direkt interagieren.

So aktivieren Sie den erweiterten Datenschutz

Voraussetzungen

• Aktives ISMS Copilot Konto (Free oder Premium)

• Keine speziellen Berechtigungen erforderlich – für alle Nutzer verfügbar

Kompatibilität

• Pläne: Alle Pläne (Free, Individual, Team)

• Benutzerrollen: Alle authentifizierten Benutzer

• Status der Funktion: Produktion (Januar 2025)

Schritte zur Aktivierung

1. Klicken Sie auf das Benutzersymbol (oben rechts im Bildschirm)

2. Wählen Sie Einstellungen aus dem Dropdown-Menü

3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf den Reiter Datenschutz (Schild-Symbol)

4. In diesem Reiter können Sie auch Ihren Aufbewahrungszeitraum für Daten anpassen (1 Tag bis 7 Jahre oder "Für immer behalten")

   Wenn Sie den Zeitraum verkürzen, erscheint ein Bestätigungsdialog: "Aufbewahrungsfrist bestätigen – Alle Nachrichten, die älter als der neue Zeitraum sind, werden dauerhaft gelöscht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Sind Sie sicher?" Klicken Sie auf "Alte Nachrichten löschen" zum Bestätigen oder auf "Abbrechen".

5. Scrollen Sie zum Abschnitt Erweiterter Datenschutz

6. Stellen Sie den Schalter auf EIN (aktivierte Position)

   • Es erscheint der Bestätigungstext: "Wenn der Modus EIN ist, speichern KI-Prozessoren keine Daten."

7. Klicken Sie unten im Dialog auf die Schaltfläche Einstellungen speichern

Erwartetes Ergebnis: Eine Erfolgsmeldung erscheint mit dem Text "Einstellungen erfolgreich aktualisiert." Alle neuen Konversationen nutzen nun Mistral AI mit EU-Verarbeitung und Zero Retention.

So deaktivieren Sie den Modus (Rückkehr zum Standardmodus)

1. Klicken Sie auf das Benutzersymbol → Einstellungen

2. Navigieren Sie zum Reiter Datenschutz

3. Stellen Sie den Schalter Erweiterter Datenschutz auf AUS

   • Bestätigungstext: "Wenn der Modus AUS ist, speichern KI-Prozessoren Daten für 30 Tage."

4. Klicken Sie auf Einstellungen speichern

Erwartetes Ergebnis: Neue Konversationen nutzen xAI/OpenAI Modelle mit US-Verarbeitung und einer 30-tägigen Speicherung.

Überprüfung Ihres Schutzmodus

Aktuelle Einstellung prüfen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Reiter Datenschutz

2. Prüfen Sie die Position des Schalters Erweiterter Datenschutz:

   • EIN (rechte Position): EU-Verarbeitung (Mistral), Zero Retention

   • AUS (linke Position): US-Verarbeitung (xAI/OpenAI), 30 Tage Speicherung

3. Lesen Sie den beschreibenden Text unter dem Schalter, um den aktiven Modus zu bestätigen

Wichtige Einschränkungen

Nicht rückwirkend

Die Einstellung betrifft nur NEUE Nachrichten:

• Konversationen, die vor Aktivierung des erweiterten Datenschutzes gesendet wurden, wurden bereits vom vorherigen KI-Anbieter verarbeitet

• Die Änderung der Einstellung wirkt sich NICHT rückwirkend auf die Verarbeitung vergangener Nachrichten aus

• Nur Nachrichten, die NACH dem Umstellen gesendet werden, nutzen den neuen Verarbeitungsmodus

Kein automatisches Failover im EU-Only Modus

Der erweiterte Datenschutz-Modus unterstützt kein automatisches Anbieter-Failover:

• Im Standardmodus verfügt ISMS Copilot über ein automatisches Failover von Anthropic (primär) zu OpenAI (Backup) für Chat-Konversationen, falls der Hauptanbieter ausfällt

• Dieser Failover-Mechanismus gilt NUR für den Standardmodus (US-basierte Anbieter). Es gibt kein Failover für xAI Grok (Dokumentenerstellung) oder für andere Anbieter

• Wenn Sie den erweiterten Datenschutz (EU-Only Modus) aktivieren, nutzen Sie ausschließlich Mistral AI

• Mistral ist derzeit unser einziger EU-basierter Anbieter, daher gibt es keinen EU-Backup-Anbieter für ein Failover

• Falls Mistral einen Ausfall hat, kann es bei EU-Only Nutzern zu Dienstunterbrechungen kommen, bis Mistral wieder erreichbar ist

Warum dieser Kompromiss besteht:

Der Hauptvorteil des erweiterten Datenschutzes ist die Sicherstellung einer 100%igen EU-Verarbeitung ohne Datenspeicherung durch den Anbieter. Ein Failover würde einen zweiten EU-Anbieter mit gleichwertigen Zero-Retention-Vereinbarungen erfordern. Bis wir einen solchen Anbieter angebunden haben, akzeptieren EU-Only Nutzer eine geringfügig niedrigere Verfügbarkeit im Austausch für maximalen Datenschutz.

Falls Verfügbarkeit kritisch ist: Überlegen Sie, ob Ihre Anforderungen an die Datenresidenz zwingend eine EU-exklusive Verarbeitung vorschreiben oder ob der Standardmodus (mit 30-tägiger US-Speicherung, aber automatischem Failover) für Ihre Compliance-Ziele akzeptabel ist.

Kontoweite Einstellung

• Geltungsbereich: Die Einstellung gilt für ALLE Ihre Konversationen über alle Workspaces hinweg

• Keine Steuerung pro Workspace: Sie können nicht EU-Verarbeitung für einige Workspaces und US-Verarbeitung für andere nutzen

• Keine Steuerung pro Nachricht: Jede neue Nachricht nutzt den aktuell aktiven Modus

Einstellungen müssen gespeichert werden

• Das bloße Umlegen des Schalters aktiviert die Änderung NICHT

• Sie MÜSSEN auf "Einstellungen speichern" klicken, um den neuen Modus anzuwenden

• Wenn Sie den Einstellungsdialog schließen, ohne zu speichern, geht Ihre Änderung verloren

• Es gibt keine Bestätigungsaufforderung beim Schließen ungespeicherter Einstellungen

Wann welcher Modus verwendet werden sollte

Nutzen Sie den erweiterten Datenschutz EIN (EU-Only), wenn:

• EU-Datenresidenz zwingend erforderlich ist: Ihre Organisation oder Ihr Kunde verlangt, dass die gesamte Datenverarbeitung innerhalb der EU stattfindet

• Umgang mit hochsensiblen Daten: Compliance-Audits, Sicherheitsvorfälle, vertrauliche Kundeninformationen

• Strikte Auslegung der DSGVO: Sie möchten grenzüberschreitende Datentransfers minimieren

• Anforderung an Zero Retention: Ihre Richtlinien verbieten JEGLICHE Datenspeicherung durch externe KI-Anbieter

• Öffentlicher Sektor oder regulierte Branchen: Behörden, Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen mit strengen Regeln zur Datensouveränität

• Kundenverträge dies vorschreiben: Spezifische vertragliche Verpflichtungen für EU-exklusive Verarbeitung

Nutzen Sie den Standardmodus AUS (US-Verarbeitung), wenn:

• EU-exklusive Verarbeitung nicht erforderlich ist: Ihre Arbeit unterliegt keinen spezifischen geografischen Verarbeitungsbeschränkungen

• Allgemeine Compliance-Arbeit: Standardmäßiges Erstellen von Richtlinien, Risikobewertungen, Dokumentationen

• 30 Tage Speicherung akzeptabel sind: Eine vorübergehende Speicherung durch den KI-Anbieter steht nicht im Konflikt mit Ihren Richtlinien

• Leistungsaspekte: Sie bevorzugen die Standard-KI-Modelle für bestimmte Anwendungsfälle

Klärung der Datenaufbewahrung

Zwei separate Aufbewahrungskonzepte

1. ISMS Copilot Datenbank-Aufbewahrung (Benutzergesteuert)

• Was es ist: Ihr Konversationsverlauf, der in der EU-Datenbank von ISMS Copilot gespeichert wird

• Ort: Frankfurt, Deutschland (AWS EU-Central-1)

• Kontrolle: SIE steuern dies über Einstellungen → Datenschutz → Aufbewahrungszeitraum (1 Tag bis 7 Jahre oder dauerhaft)

• Gilt für beide Modi: Diese Einstellung funktioniert unabhängig vom erweiterten Datenschutz-Modus immer gleich

2. KI-Anbieter-Aufbewahrung (Was der erweiterte Datenschutz steuert)

• Was es ist: Wie lange der KI-Dienst (xAI/OpenAI/Mistral) während der Verarbeitung eine Kopie Ihrer Nachrichten behält

• Standardmodus (AUS): xAI/OpenAI bewahren Daten für 30 Tage in ihrem Verarbeitungscache auf

• Erweiterter Schutz (EIN): Mistral hat NULL Speicherung – Daten werden in Echtzeit verarbeitet und sofort gelöscht

• Zweck: KI-Anbieter nutzen eine temporäre Speicherung zur Überwachung von Missbrauch und zur Serviceverbesserung (NICHT für Training)

Beispiel für kombinierte Aufbewahrung

Szenario: Berater mit 90 Tagen ISMS Copilot-Aufbewahrung + Erweiterter Datenschutz EIN

Speicherort

Aufbewahrungszeitraum

Zweck

ISMS Copilot Datenbank (EU)

90 Tage

Ihr Konversationsverlauf zum Nachschlagen

Mistral KI-Anbieter (EU)

Null (Zero Retention)

Nur Echtzeitverarbeitung

Ergebnis: Ihre Konversation ist in ISMS Copilot für 90 Tage verfügbar (Ihre Einstellung), aber Mistral KI speichert niemals eine Kopie – die Daten werden einmal verarbeitet und sofort verworfen.

DSGVO und Implikationen für den Datenschutz

Erweiterter Datenschutz und DSGVO-Konformität

Verantwortlichkeiten des Datenverantwortlichen

• Sie (der Nutzer) bleiben der Datenverantwortliche für alle personenbezogenen Daten, die Sie in ISMS Copilot eingeben

• ISMS Copilot und der KI-Anbieter agieren als Auftragsverarbeiter

• Sie müssen eine Rechtsgrundlage haben, um personenbezogene Daten zu verarbeiten, bevor Sie diese hochladen

• Der erweiterte Datenschutz hilft Ihnen dabei, die Prinzipien der Datenresidenz und Datenminimierung der DSGVO zu erfüllen

Inhaltsmoderation-Ausnahme (Sicherheitsvorbehalt)

Warum es im erweiterten Datenschutz eine Sicherheitsausnahme gibt

Selbst bei aktiviertem erweitertem Datenschutz (Zero-Retention-Modus) führt ISMS Copilot eine automatisierte Inhaltsmoderation für alle Chat-Nachrichten durch, um verbotene Inhalte wie Gewalt, illegale Aktivitäten, Darstellungen sexuellen Missbrauchs von Kindern (CSAM) und andere schädliche Inhalte zu erkennen. Dies wird gefordert durch:

• EU Digital Services Act (DSA): Verpflichtet zu proaktiven Maßnahmen gegen die Verbreitung illegaler Inhalte

• DSGVO Artikel 6(1)(f): Berechtigtes Interesse am Schutz der Nutzer, der Verbrechensverhütung und der Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen

• NIS2-Richtlinie: Anforderungen zur Erkennung und Meldung von Cybersicherheitsvorfällen

• Französisches Recht (Unternehmenssitz): Verpflichtungen zur Meldung und Beweissicherung bestimmter illegaler Inhalte

Wie die Ausnahme funktioniert

• Screening aller Nachrichten: Jede Chat-Nachricht (unabhängig vom ADP-Modus) wird an eine Moderations-API gesendet (Mistral AI für Moderation)

• Längere Speicherung markierter Inhalte: Wenn Inhalte als schädlich eingestuft werden, werden Nachrichtentext und Metadaten für bis zu 1 Jahr gespeichert (keine Zero Retention)

• Nicht markierte Inhalte: Nur Metadaten und Moderations-Scores werden für 30 Tage gespeichert (kein Inhalt) – danach werden sie dauerhaft gelöscht

• Webhook-Warnungen für Admins: Markierte Inhalte lösen sofortige Benachrichtigungen an Workspace-Administratoren aus – dies überschreibt aus Sicherheitsgründen die Zero-Sharing-Policy

• Speicherung in der EU: Moderationsdaten werden in der EU-Datenbank (Frankfurt) von ISMS Copilot gespeichert und – über die Prüfung hinaus – nicht mit KI-Anbietern geteilt

Rechtsgrundlage

Diese Verarbeitung basiert auf dem berechtigten Interesse (DSGVO Artikel 6(1)(f)):

• Berechtigtes Interesse: Verhinderung von Plattformmissbrauch, Schutz der Nutzer vor schädlichen Inhalten, Einhaltung von EU-Sicherheitsvorschriften (DSA, NIS2) und Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten

• Notwendigkeit: Eine automatisierte Moderation ist unerlässlich, um verbotene Inhalte in großem Umfang zu erkennen, ohne jede Nachricht manuell prüfen zu müssen

• Abwägung: Die Auswirkung auf die Privatsphäre der Nutzer (kurze Moderationsprüfung + bedingte Speicherung) wird durch die zwingende Notwendigkeit aufgewogen, schwere Schäden (illegale Inhalte, Kinderschutz, Sicherheitsvorfälle) zu verhindern

Was das für Sie bedeutet

• Normale Nutzung unbeeinträchtigt: Legitime Compliance-Gespräche werden NICHT markiert. Bei unauffälligen Nachrichten werden für 30 Tage nur Metadaten gespeichert

• Verbotene Inhalte werden gespeichert: Wenn Sie als schädlich markierte Inhalte senden (auch versehentlich, z. B. durch Einfügen von Beweismaterial), kann diese Nachricht für 1 Jahr gespeichert und mit Admins geteilt werden

• Moderations-Audit-Trail: Metadaten aller Prüfungen werden für 30 Tage zur Sicherheitsüberwachung protokolliert

• Transparenz: Diese Ausnahme ist in unserer Datenschutzerklärung, im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und in diesem Artikel offengelegt

Auswirkungen auf den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Standardmodus (AUS):

• Auftragsverarbeiter sind: ISMS Copilot (EU), xAI (US), OpenAI (US)

• Grenzüberschreitender Datentransfer: JA (EU nach USA für KI-Verarbeitung)

• Standardvertragsklauseln können für EU-US-Transfers anwendbar sein

• Die 30-tägige Speicherung durch KI-Anbieter muss in Ihrem VVT dokumentiert werden

Erweiterter Schutz (EIN):

• Auftragsverarbeiter sind: ISMS Copilot (EU), Mistral AI (EU)

• Grenzüberschreitender Datentransfer: NEIN (100 % EU-Verarbeitung)

• Keine US-Datentransfermechanismen erforderlich

• Einfachere DSGVO-Compliance-Dokumentation

• Zero Retention durch den KI-Anbieter stärkt die Einhaltung der Datenminimierung

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) aktualisieren

Wenn Sie den erweiterten Datenschutz aktivieren, aktualisieren Sie Ihr VVT entsprechend:

• Änderung der Unter-Auftragsverarbeiter: Mistral AI (EU) statt xAI/OpenAI (US)

• Datenstandort: 100 % EU-Verarbeitung (kein US-Transfer)

• Aufbewahrungsfrist: Keine Speicherung durch den KI-Anbieter

• Transfermechanismen: Keine erforderlich (EU-only Verarbeitung)

Weitere Hinweise finden Sie in unserem Artikel zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.

Best Practices

Für Compliance-Berater

• Standardmäßig für EU-Kunden aktivieren: Schalten Sie den erweiterten Datenschutz ein, wenn Sie für europäische Organisationen arbeiten

• In Kundenverträgen offenlegen: Informieren Sie Kunden darüber, dass Sie EU-basierte KI ohne Datenspeicherung nutzen

• In AVVs dokumentieren: Führen Sie Mistral AI als Unter-Auftragsverarbeiter in Ihren Verträgen auf

• Kundenspezifische Umschaltung: Wechseln Sie den Modus basierend auf den Datenresidenz-Anforderungen des jeweiligen Kunden

• Vor sensibler Arbeit prüfen: Kontrollieren Sie immer die aktuelle Einstellung, bevor Sie hochvertrauliche Daten verarbeiten

Für Organisationen

• Unternehmensrichtlinie festlegen: Entscheiden Sie, ob der erweiterte Datenschutz für alle Nutzer verpflichtend sein soll

• Team schulen: Stellen Sie sicher, dass alle Nutzer den Unterschied verstehen und wissen, wie man die Einstellung ändert

• Compliance-Dokumentation aktualisieren: Bilden Sie den gewählten Modus in Ihrem ISMS, Ihren Datenschutzrichtlinien und Ihrem VVT ab

• Regelmäßige Audits: Überprüfen Sie periodisch, ob Nutzer den korrekten Modus für Ihre Compliance-Anforderungen verwenden

Für hochsensible Daten

• Aktivieren Sie immer den erweiterten Datenschutz, wenn Sie an folgenden Themen arbeiten:

  • Untersuchungen von Sicherheitsvorfällen

  • Personenbezogene Daten von EU-Bürgern

  • Vertrauliche Prüfungsergebnisse

  • Proprietäre Geschäftsinformationen

  • Gesundheits- oder Finanzdaten

• Anonymisierung in Betracht ziehen: Anonymisieren Sie sensible Identifikatoren auch bei Zero Retention vor dem Hochladen

• Mit kurzer Aufbewahrung kombinieren: Nutzen Sie den erweiterten Datenschutz + kurze ISMS Copilot-Aufbewahrung (z. B. 30 Tage) für maximale Privatsphäre

Fehlerbehebung

Einstellungen werden nicht gespeichert

Symptom: Der Schalter springt nach dem Schließen des Dialogs in die vorherige Position zurück

Wahrscheinliche Ursache: Sie haben nicht auf die Schaltfläche "Einstellungen speichern" geklickt

Lösung:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Reiter Datenschutz

2. Bringen Sie den erweiterten Datenschutz in die gewünschte Position

3. Klicken Sie unten im Dialog auf "Einstellungen speichern"

4. Warten Sie auf die Bestätigung "Einstellungen erfolgreich aktualisiert"

5. Schließen Sie erst dann den Dialog

Unsicherheit über den aktiven Modus

Symptom: Sie wissen nicht, ob der erweiterte Datenschutz aktuell aktiviert ist

Lösung:

1. Klicken Sie auf das Benutzersymbol → Einstellungen

2. Navigieren Sie zum Reiter Datenschutz

3. Prüfen Sie die Schalterposition und den Beschreibungstext

4. EIN = EU-only (Mistral), Zero Retention

5. AUS = US (xAI/OpenAI), 30 Tage Speicherung

Vergangene Konversationen werden noch angezeigt

Symptom: Nach Aktivierung des erweiterten Datenschutzes machen Sie sich Sorgen um Nachrichten von vor der Änderung

Erklärung: Dies ist das erwartete Verhalten – der erweiterte Datenschutz wirkt NICHT rückwirkend

Was passiert ist:

• Nachrichten von vor der Aktivierung wurden bereits von xAI/OpenAI (USA, 30 Tage Speicherung) verarbeitet

• Diese Nachrichten verbleiben im 30-tägigen Speicherfenster des KI-Anbieters

• Nur NEUE Nachrichten nach der Aktivierung nutzen Mistral (EU, Zero Retention)

Falls dies ein Problem darstellt:

• Warten Sie 30 Tage nach der Aktivierung – dann sind alte Nachrichten aus dem Cache von xAI/OpenAI gelöscht

• Für sofortigen Schutz: Löschen Sie alte Konversationen in ISMS Copilot, um sie aus Ihrer eigenen Datenbank zu entfernen

• Beginnen Sie neue Konversationen in neuen Workspaces, um maximale Vertraulichkeit zu gewährleisten

Fehler beim Speichern

Symptom: Fehlermeldung: "Einstellungen konnten nicht aktualisiert werden"

Wahrscheinliche Ursachen:

• Probleme mit der Netzwerkverbindung

• Temporäres Serverproblem

• Sitzung abgelaufen

Lösung:

1. Prüfen Sie Ihre Internetverbindung

2. Laden Sie die Seite neu und melden Sie sich gegebenenfalls erneut an

3. Versuchen Sie erneut, die Einstellungen zu ändern und zu speichern

4. Falls das Problem bestehen bleibt, kontaktieren Sie den Support über das Help Center

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Beeinflusst der erweiterte Datenschutz meine bestehenden Konversationen?

Nein. Die Einstellung betrifft nur NEUE Nachrichten, die nach der Aktivierung gesendet werden. Vergangene Konversationen wurden bereits gemäß Ihrer vorherigen Einstellung verarbeitet und können nicht nachträglich geändert werden.

Kann ich verschiedene Modi für verschiedene Workspaces nutzen?

Nein. Der erweiterte Datenschutz ist eine kontoweite Einstellung. Wenn er aktiviert ist, nutzen ALLE neuen Nachrichten über ALLE Workspaces hinweg die EU-Verarbeitung. Er kann nicht selektiv auf einzelne Workspaces angewendet werden.

Gibt es einen Leistungsunterschied zwischen den beiden Modi?

Beide Modi liefern KI-Antworten in hoher Qualität. Spezifische Leistungsmerkmale können zwischen den Modellen (xAI/OpenAI vs. Mistral) leicht variieren, aber beide sind für Compliance-Aufgaben optimiert. Die Wahl sollte auf Basis von Datenschutz- und Residenzanforderungen getroffen werden, nicht nach Leistung.

Beeinflusst diese Einstellung meine ISMS Copilot-Aufbewahrungsfrist?

Nein. Ihre ISMS Copilot-Aufbewahrungseinstellung (separat konfiguriert unter Einstellungen → Datenschutz → Aufbewahrungszeitraum) arbeitet unabhängig vom erweiterten Datenschutz-Modus weiter. Diese Einstellung steuert, wie lange IHR Konversationsverlauf in der EU-Datenbank gespeichert wird.

Werde ich benachrichtigt, wenn sich der KI-Anbieter ändert?

ISMS Copilot wird Nutzer mindestens 30 Tage vor wesentlichen Änderungen an KI-Anbietern oder Datenverarbeitungsvereinbarungen informieren. Achten Sie auf E-Mails und In-App-Benachrichtigungen.

Kostet der erweiterte Datenschutz extra?

Nein. Der erweiterte Datenschutz steht allen Nutzern ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung, unabhängig davon, ob sie einen Free- oder Premium-Plan nutzen.

Verursacht häufiges Hin- und Herschalten Probleme?

Sie können den erweiterten Datenschutz so oft wie nötig umschalten. Jede neue Nachricht nutzt den Modus, der zum Zeitpunkt des Klickens auf "Einstellungen speichern" aktiv war. Häufiges Wechseln erschwert jedoch die Nachverfolgung, welche Nachrichten von welchem Anbieter verarbeitet wurden.

Was passiert mit hochgeladenen Dateien?

Hochgeladene Dateien (PDF, DOCX, XLSX) werden unabhängig vom Datenschutz-Modus im EU-basierten Speicher von ISMS Copilot abgelegt. Der KI-Anbieter verarbeitet den Dateiinhalt gemäß dem aktiven Modus (US mit 30 Tagen Speicherung vs. EU mit Zero Retention), aber die Originaldateien verbleiben im EU-Speicher.

Nächste Schritte

• Erfahren Sie mehr über Datenschutz & DSGVO-Konformität in ISMS Copilot

• Lesen Sie die Übersicht zu Sicherheit & Datenschutz für umfassende Sicherheitsdetails

• Aktualisieren Sie Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß dem gewählten Modus

• Lesen Sie, wie Sie ISMS Copilot verantwortungsbewusst nutzen (Best Practices für Datenhandling)

• Konfigurieren Sie Ihren Aufbewahrungszeitraum für den Konversationsverlauf

Hilfe erhalten

Bei Fragen zum erweiterten Datenschutz:

• Besuchen Sie unsere Security Collection für detaillierte Dokumentationen zu Datenschutz und Sicherheit

• Kontaktieren Sie den Support über das Help Center Menü für Unterstützung bei den Einstellungen

• Prüfen Sie die Statusseite, falls Probleme beim Speichern der Einstellungen auftreten

• Geben Sie "Erweiterter Datenschutz" in Ihrer Supportanfrage an, um eine prioritäre Bearbeitung zu erhalten