Werk organiseren met workspaces

Werk organiseren met workspaces

Maak workspaces aan om gesprekken te organiseren rond specifieke projecten, klanten of compliance-initiatieven. Elke workspace behoudt zijn eigen gespreksgeschiedenis en kan aangepaste instructies hebben.

Wat zijn workspaces?

Workspaces zijn projectcontainers die u helpen bij het:

• Scheiden van gesprekken per project of klant

• Behouden van context voor projecten met meerdere gesprekken

• Toevoegen van aangepaste instructies specifiek voor elk project

• Bijhouden van compliance-werk per framework of bedrijf

Wanneer een workspace maken

Maak een nieuwe workspace voor:

• Elke klant of elk bedrijf waar u mee werkt

• Verschillende compliance-frameworks (ISO 27001, SOC 2, etc.)

• Verschillende afdelingen of bedrijfseenheden

• Verschillende fasen van implementatie (planning, implementatie, audit)

Voorbeelden van workspace-namen

• "Acme Corp - ISO 27001 Implementatie"

• "SOC 2 Type II Audit Prep"

• "AVG Compliance - HR-afdeling"

• "Klant: TechCorp - Risicobeoordeling"

Een workspace maken

Methode 1: Vanaf de startpagina

1. Klik op het workspace-vervolgkeuzemenu op de startpagina

2. Klik op "Nieuwe workspace maken" of de +-knop

3. Voer de naam van de workspace in (bijv. "ISO 27001 Implementatie")

4. Klik op "Workspace maken"

Methode 2: Vanaf de pagina Workspaces

1. Klik op "Alle workspaces bekijken" in de zijbalk of navigeer naar de pagina Workspaces

2. Klik op de knop "Toevoegen" of het "+"-icoon

3. Voer de naam van de workspace in

4. Klik op "Workspace maken"

Methode 3: Vanuit de zijbalk

1. Zoek de sectie workspaces in de linkerzijbalk

2. Klik op "Workspace toevoegen" of de +-knop

3. Voer de naam van de workspace in

4. Klik op "Workspace maken"

Na het maken ziet u: "Workspace gemaakt"

Een workspace gebruiken

1. Navigeer naar de workspace door erop te klikken in de zijbalk of de lijst met workspaces

2. De naam van de workspace verschijnt bovenaan het chatgebied

3. Alle gesprekken die u in deze workspace start, worden daarin opgeslagen

4. De AI onthoudt de context van uw workspace voor gepersonaliseerde reacties

Workspace vs. Persona's

ISMS Copilot biedt twee manieren om uw gesprekken aan te passen. U kunt een van beide gebruiken, maar niet beide tegelijk:

Persona's (Geen Workspace)

• Standaard - Standaard hulp bij compliance

• Implementeerder - Focus op implementatie

• Auditor - Focus op audit en verificatie

• Consultant - Focus op strategische begeleiding

Gebruik wanneer: U wilt veranderen hoe de AI op uw vragen reageert

Workspaces

• Aangepaste projectspecifieke context

• Gesprekken organiseren per klant of framework

• Gescheiden gespreksgeschiedenissen

Gebruik wanneer: U meerdere klanten of projecten wilt organiseren

Een workspace bewerken

1. Ga naar de pagina Workspaces ("Alle workspaces bekijken")

2. Zoek uw workspace in het raster

3. Klik op de "Bewerken"-knop op de workspace-kaart

4. Werk de naam van de workspace bij

5. Klik op "Wijzigingen opslaan"

U ziet: "Workspace bijgewerkt"

Een workspace verwijderen

1. Ga naar de pagina Workspaces ("Alle workspaces bekijken")

2. Zoek uw workspace in het raster

3. Klik op de "Verwijderen"-knop

4. Er verschijnt een bevestigingsvenster: "Weet u het zeker?"

5. Klik op "Verwijderen" om te bevestigen

Workspace-opslag in de zijbalk

De zijbalk toont uw 3 meest recente workspaces. Om alle workspaces te zien:

1. Klik op "Alle workspaces bekijken" onderaan de workspace-sectie

2. Dit brengt u naar de volledige beheerpagina voor workspaces

Schakelen tussen workspaces

1. Klik op een workspace-naam in de zijbalk

2. Of klik op een workspace in de lijst met workspaces

3. De naam van de workspace verschijnt bovenaan ter bevestiging dat u zich in die workspace bevindt

4. Uw gespreksgeschiedenis voor die workspace wordt geladen

Best practices

Naamgevingsconventies

• Vermeld het framework: "Klant ABC - ISO 27001"

• Voeg de datum of fase toe: "Q4 2024 - SOC 2 Audit Prep"

• Wees beschrijvend: "Acme Corp - Risicobeoordeling 2024"

Organisatie

• Maak één workspace per groot project of grote klant

• Gebruik workspaces voor langdurige compliance-initiatieven

• Overweeg om aparte workspaces te maken voor verschillende compliance-frameworks

Gespreksbeheer

• Houd gerelateerde vragen in hetzelfde gesprek (thread)

• Start nieuwe gesprekken voor nieuwe onderwerpen binnen de workspace

• Hernoem gesprekken zodat ze hun onderwerp weerspiegelen, zodat u ze makkelijk terugvindt

Gespreksgeschiedenis beheren in workspaces

Elke workspace behoudt zijn eigen gespreksgeschiedenis:

1. Klik op een workspace om deze te bekijken

2. Eerdere gesprekken verschijnen in de sectie Geschiedenis (linkerzijbalk)

3. Klik op een gesprek om het voort te zetten

4. Beweeg over een gesprek en klik op "..." om het te hernoemen of te verwijderen

Beperkingen

• Gesprekken zijn specifiek voor elke workspace (kunnen niet tussen workspaces worden verplaatst)

• Workspace-selectie schakelt persona-selectie uit

• Maximale lengte van de workspace-naam (meestal 255 tekens)

Problemen oplossen

Kan workspace niet maken

Fout: "Fout bij het maken van workspace"

Probeer:

• Vernieuw de pagina

• Zorg ervoor dat u bent ingelogd

• Gebruik een kortere naam voor de workspace

Kan niet alle workspaces zien

De zijbalk toont slechts 3 recente workspaces. Klik op "Alle workspaces bekijken" om al uw workspaces te zien.

Workspace verdwenen

Workspaces worden automatisch verwijderd na een periode van inactiviteit (premiumgebruikers beheren de bewaartermijn). Om een workspace te behouden:

• Start er regelmatig een gesprek in

• Pas uw instellingen voor gegevensbewaring aan in Accountinstellingen

Volgende stappen

• Start een gesprek in uw workspace

• Meer informatie over het beheren van gesprekken

• Begrijp de workspace-limieten per abonnement