ISMS Copilot
Beveiliging

Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus - ISMS Copilot

Overzicht

De Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus geeft u controle over waar uw AI-gesprekken worden verwerkt en hoe lang AI-providers uw gegevens bewaren. Wanneer ingeschakeld, gebruiken alle gesprekken EU-gebaseerde AI-verwerking met geen gegevensretentie. Wanneer uitgeschakeld, gebruiken gesprekken VS-gebaseerde AI-providers met 30 dagen gegevensretentie.

Voor wie dit bedoeld is

Deze functie is voor:

  • Organisaties met strikte EU-gegevensresidentie-eisen

  • Nalevingsteams die onderworpen zijn aan GDPR of EU-privacyregels

  • Consultants die zeer gevoelige klantgegevens beheren

  • Gebruikers die maximale privacy en geen AI-provider-gegevensretentie willen

  • Iedereen die zich zorgen maakt over gegevenssoevereiniteit en grensoverschrijdende gegevensoverdrachten

Hoe Geavanceerde Gegevensbescherming werkt

Twee Verwerkingsmodi

Geavanceerde Gegevensbescherming UIT (Standaardmodus)

  • AI-providers: xAI (Grok), OpenAI en Anthropic-modellen

  • Verwerkingslocatie: Verenigde Staten

  • Gegevensretentie door AI-providers: 30 dagen

  • Gebruiksgeval: Standaard nalevingswerk waarbij EU-only verwerking niet verplicht is

  • Privacybelofte: API-gegevens worden NIET gebruikt voor AI-modeltraining

Zelfs in de standaardmodus blijven uw gespreksgegevens die zijn opgeslagen in de database van ISMS Copilot in de EU (Frankfurt, Duitsland) en volgen ze uw geconfigureerde retentieperiode. De 30 dagen retentie geldt alleen voor de tijdelijke verwerkingscache van de AI-provider.

Geavanceerde Gegevensbescherming AAN (EU-only modus)

  • AI-provider: Mistral AI (EU-gebaseerd)

  • Verwerkingslocatie: Europese Unie (100% EU-verwerking)

  • Gegevensretentie door AI-provider: Geen (geen retentieovereenkomst)

  • Gebruiksgeval: Maximale privacy, EU-gegevenssoevereiniteitseisen, zeer gevoelige gegevens

  • Privacygarantie: Geen gegevensretentie door AI-provider; alleen real-time verwerkt

Wanneer Geavanceerde Gegevensbescherming is ingeschakeld, worden uw gesprekken uitsluitend in de EU verwerkt door Mistral AI met geen gegevensretentie. De AI-provider slaat gespreksgegevens niet eens tijdelijk op – ze worden real-time verwerkt en onmiddellijk weggegooid.

Belangrijke uitzondering – Inhoudsmoderatie: Voor veiligheid en wettelijke naleving worden alle chatberichten (ongeacht de Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus) gecontroleerd op verboden inhoud (geweld, illegale activiteiten, CSAM). Als inhoud als potentieel schadelijk wordt gemarkeerd, wordt dat bericht tot 1 jaar opgeslagen en kan het via webhook-meldingen worden gedeeld met beheerders – zelfs met Geavanceerde Gegevensbescherming ingeschakeld. Niet-gemarkeerde berichten: alleen metadata en scores worden opgeslagen (geen inhoud) voor 30 dagen. Deze overschrijving is noodzakelijk om wettelijke verplichtingen na te komen onder EU-regelgeving waaronder DSA, GDPR Artikel 6(1)(f) (gerechtvaardigd belang in veiligheid) en NIS2. Zie ons Privacybeleid voor volledige details.

Hoe dit werkt met Geavanceerde Gegevensbescherming: Wanneer u Geavanceerde Gegevensbescherming inschakelt, worden moderatiecontroles uitgevoerd door de moderatie-API van Mistral AI (EU-gebaseerd) met geen gegevensretentie aan de zijde van Mistral – dezelfde ZDR-beleid geldt. Gemarkeerde inhoud wordt echter nog steeds bewaard in de EU-database van ISMS Copilot tot 1 jaar voor wettelijke naleving en beheerdersbeoordeling. Dit is geen incompatibiliteit – uw AI-processor (Mistral) handhaaft geen retentie; alleen onze database slaat gemarkeerde berichten op voor veiligheidsverplichtingen.

Wat verandert er tussen de modi

Aspect

Standaardmodus (UIT)

Geavanceerde Bescherming (AAN)

Chat AI-provider

xAI/OpenAI/Anthropic (VS-gebaseerd)

Mistral AI (EU-gebaseerd)

Documentdetectiemodel

OpenAI GPT-4.1 (VS)

Mistral magistral-medium-2509 (EU)

Documentgeneratiemodel

xAI Grok-3 (VS)

Mistral magistral-medium-2509 (EU)

Verwerkingslocatie

Verenigde Staten

Europese Unie

Gegevensretentie AI-provider

30 dagen (tijdelijke cache)

Geen (geen retentie)

Uw databasetoegang

EU (Frankfurt) - door gebruiker gecontroleerde retentie

EU (Frankfurt) - door gebruiker gecontroleerde retentie

AI-modeltraining

NIET gebruikt voor training

NIET gebruikt voor training

Beschikbaarheid plannen

Alle gebruikers (Gratis + Premium)

Alle gebruikers (Gratis + Premium)

Ongeacht welke modus u kiest, gebruikt ISMS Copilot UW GEGEVENS NOOIT om AI-modellen te trainen. Uw gesprekken en geüploade documenten blijven vertrouwelijk. Het verschil zit in waar de verwerking plaatsvindt (VS vs EU) en hoe lang de AI-provider gegevens tijdelijk bewaart (30 dagen vs geen).

Welke AI-modellen worden gebruikt voor elke bewerking

De Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus bepaalt welke AI-modellen uw gegevens verwerken over alle bewerkingen – niet alleen chatgesprekken. Hier is de volledige uitsplitsing:

Geavanceerde Gegevensbescherming AAN (EU-only modus)

Alle bewerkingen gebruiken Mistral AI (EU-gebaseerd, geen retentie):

Bewerking

Gebruikt AI-model

Wat het doet

Chatgesprekken

Mistral AI (mistral-large-latest)

Beantwoordt uw vragen over nalevingskaders

Documentdetectie

Mistral (magistral-medium-2509)

Analyseert geüploade bestanden om documenttype en structuur te detecteren

Documentgeneratie/opmaak

Mistral (magistral-medium-2509)

Converteert AI-gegenereerde tekst naar opgemaakte documenten (HTML, Word, enz.)

Wanneer Geavanceerde Gegevensbescherming is ingeschakeld, vindt 100% van uw gegevensverwerking – chat, bestandsanalyse en documentgeneratie – uitsluitend plaats in de EU via Mistral AI met geen gegevensretentie.

Geavanceerde Gegevensbescherming UIT (Standaardmodus)

Verschillende AI-providers beheren verschillende bewerkingen:

Bewerking

Gebruikt AI-model

Wat het doet

Chatgesprekken

xAI Grok, OpenAI GPT, Anthropic Claude (door gebruiker selecteerbaar)

Beantwoordt uw vragen over nalevingskaders

Documentdetectie

OpenAI (gpt-4.1)

Analyseert geüploade bestanden om documenttype en structuur te detecteren

Documentgeneratie/opmaak

xAI (grok-3)

Converteert AI-gegenereerde tekst naar opgemaakte documenten (HTML, Word, enz.)

In de standaardmodus gebruiken backendbewerkingen (documentdetectie en -generatie) altijd OpenAI- en xAI-modellen, zelfs als u een ander model hebt geselecteerd voor chatgesprekken. Dit zorgt voor optimale prestaties voor gespecialiseerde taken.

Waarom verschillende modellen voor verschillende taken?

Elk AI-model heeft verschillende sterke punten:

  • Chatgesprekken: Door gebruiker selecteerbare modellen (Grok, GPT, Claude) bieden flexibiliteit op basis van uw voorkeuren voor gesprekstijl en redediepte

  • Documentdetectie: Vereist precieze gestructureerde uitvoeranalyse – geoptimaliseerde modellen zorgen voor nauwkeurige bestandsidentificatie

  • Documentopmaak: Vereist consistente HTML/opmaakgeneratie – gespecialiseerde modellen produceren betrouwbare audit-klaar uitvoer

Wanneer u Geavanceerde Gegevensbescherming inschakelt, schakelen al deze gespecialiseerde bewerkingen over naar Mistral AI, wat EU-only verwerking en geen retentie over de hele linie garandeert – zelfs voor achtergrondtaken waarmee u niet direct communiceert.

Als u een DOCX-bestand uploadt voor hiaatanalyse met Geavanceerde Gegevensbescherming ingeschakeld, gebruikt de gehele workflow – analyseren van de bestructuur, verwerken van de inhoud in chat en genereren van de opgemaakte uitvoer – uitsluitend Mistral AI (EU-gebaseerd, geen retentie). Niets raakt VS-gebaseerde providers.

Hoe Geavanceerde Gegevensbescherming inschakelen

Voorwaarden

  • Actief ISMS Copilot-account (Gratis of Premium)

  • Geen speciale machtigingen vereist – beschikbaar voor alle gebruikers

Compatibiliteit

  • Plannen: Alle plannen (Gratis, Individueel, Team)

  • Gebruikersrollen: Alle geverifieerde gebruikers

  • Functiestatus: Productie (januari 2025)

Stappen om in te schakelen

  1. Klik op het gebruikerspictogram (rechterbovenhoek van het scherm)

  2. Selecteer Instellingen uit het dropdownmenu

  3. Klik in de linkerzijbalk op het tabblad Gegevensbescherming (schildpictogram)

  4. U kunt uw Gegevensretentieperiode in dit tabblad aanpassen (1 dag tot 7 jaar of "Voor altijd bewaren")

    Wanneer u uw retentieperiode verkort, ziet u een bevestigingsdialoog: "Bevestig wijzging gegevensretentie - Alle berichten ouder dan de nieuwe retentieperiode worden permanent verwijderd. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Weet u zeker dat u wilt doorgaan?" Klik op "Verwijder oude berichten" om te bevestigen of "Annuleren" om af te breken.

  5. Scroll naar de sectie Geavanceerde Gegevensbescherming

  6. Schakel de schakelaar naar AAN (ingeschakelde positie)

    • U ziet bevestigingstekst: "Wanneer modus AAN is, bewaren AI-processors geen gegevens."

  7. Klik op de knop Instellingen opslaan onderaan de dialoog

Verwacht resultaat: Er verschijnt een succes-toastmelding die "Instellingen succesvol bijgewerkt" bevestigt. Alle nieuwe gesprekken gebruiken nu Mistral AI met EU-only verwerking en geen gegevensretentie.

De schakelaarwijziging treedt onmiddellijk in werking na opslaan. Uw volgende bericht in elk gesprek wordt automatisch doorgestuurd naar Mistral AI in plaats van de standaard VS-gebaseerde modellen.

Hoe uitschakelen (terug naar standaardmodus)

  1. Klik op het gebruikerspictogramInstellingen

  2. Ga naar het tabblad Gegevensbescherming

  3. Schakel de schakelaar Geavanceerde Gegevensbescherming naar UIT

    • Bevestigingstekst: "Wanneer modus UIT is, bewaren AI-processors gegevens voor 30 dagen."

  4. Klik op Instellingen opslaan

Verwacht resultaat: Nieuwe gesprekken gebruiken xAI/OpenAI-modellen met VS-verwerking en 30 dagen retentie.

Controleer uw Beschermingsmodus

Huidige instelling controleren

  1. Open Instellingen → tabblad Gegevensbescherming

  2. Bekijk de positie van de schakelaar Geavanceerde Gegevensbescherming:

    • AAN (rechterpositie): EU-only verwerking (Mistral), geen retentie

    • UIT (linkerpositie): VS-verwerking (xAI/OpenAI), 30 dagen retentie

  3. Controleer de beschrijvende tekst onder de schakelaar om de actieve modus te bevestigen

Er is geen visuele indicator in de chatinterface zelf die aangeeft welke modus actief is. U moet de Instellingen-dialoog controleren om uw huidige beschermingsmodus te verifiëren.

Belangrijke beperkingen

Niet retroactief

De instelling heeft alleen invloed op NIEUWE berichten:

  • Gesprekken die zijn verzonden vóór het inschakelen van Geavanceerde Gegevensbescherming zijn al verwerkt door de vorige AI-provider

  • Het wijzigen van de instelling verandert NIET retroactief hoe eerdere berichten zijn verwerkt

  • Alleen berichten die NA het schakelen van de instelling zijn verzonden, gebruiken de nieuwe verwerkingsmodus

Als u bestaande gesprekken met gevoelige gegevens hebt en wilt garanderen dat EU-only verwerking vanaf nu geldt, schakel dan Geavanceerde Gegevensbescherming in voordat u die gesprekken voortzet. Eerdere berichten in die threads zijn al verwerkt volgens uw vorige instelling.

Geen automatische failover in EU-only modus

Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus ondersteunt geen automatische provider-failover:

  • ISMS Copilot heeft een automatisch failover-systeem dat schakelt van Anthropic (primair) naar OpenAI (back-up) wanneer de primaire provider uitval ervaart

  • Dit failover-mechanisme geldt ALLEEN voor de standaardmodus (VS-gebaseerde providers)

  • Wanneer u Geavanceerde Gegevensbescherming inschakelt (EU-only modus), gebruikt u uitsluitend Mistral AI

  • Mistral is momenteel onze enige EU-gebaseerde provider, dus we hebben geen EU-back-upprovider voor failover

  • Als Mistral uitval ervaart, kunnen EU-only gebruikers mogelijk service-onderbreking ervaren totdat Mistral herstelt

We werken actief aan het toevoegen van een tweede EU-gebaseerde AI-provider om failover mogelijk te maken voor gebruikers van de Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus. Ondertussen prioriteert de EU-only modus gegevenssoevereiniteit en geen retentie boven automatische failover-veerkracht.

Waarom deze afweging bestaat:

Het primaire voordeel van Geavanceerde Gegevensbescherming is het garanderen van 100% EU-verwerking met geen AI-provider-retentie. Failover toevoegen zou een tweede EU-provider vereisen met gelijkwaardige geen-retentie-overeenkomsten. Totdat we zo'n provider hebben, accepteren EU-only gebruikers een iets lagere beschikbaarheid in ruil voor maximale gegevensbescherming.

Als uptime cruciaal is: Overweeg of uw gegevensresidentie-eisen werkelijk EU-only verwerking verplichten, of dat de standaardmodus (met 30 dagen VS-retentie maar automatische failover) acceptabel is voor uw nalevingsbehoeften.

Accountbrede instelling

  • Bereik: De instelling geldt voor ALLE uw gesprekken over alle werkruimtes

  • Geen controle per werkruimte: U kunt EU-verwerking niet gebruiken voor sommige werkruimtes en VS-verwerking voor andere

  • Geen controle per bericht: Elk nieuw bericht gebruikt de momenteel actieve modus

Instellingen moeten worden opgeslagen

  • Alleen het schakelen van de schakelaar activeert de wijziging NIET

  • U MOET op "Instellingen opslaan" klikken om de nieuwe modus toe te passen

  • Als u de Instellingen-dialoog sluit zonder op te slaan, gaat uw schakelaarwijziging verloren

  • Geen bevestigingsaanvraag bij sluiten van onopgeslagen instellingen

Klik altijd op "Instellingen opslaan" nadat u de Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus hebt gewijzigd. Het sluiten van de dialoog zonder opslaan verwijdert uw wijzigingen en houdt de vorige instelling actief.

Wanneer elke modus gebruiken

Gebruik Geavanceerde Gegevensbescherming AAN (EU-only) wanneer:

  • EU-gegevensresidentie is verplicht: Uw organisatie of klant vereist dat alle gegevensverwerking binnen de EU plaatsvindt

  • Beheer van zeer gevoelige gegevens: Nalevingsaudits, beveiligingsincidenten, vertrouwelijke klantinformatie

  • Strikte GDPR-interpretatie: U wilt grensoverschrijdende gegevensoverdrachten minimaliseren

  • Geen retentievereiste: Uw beleid verbiedt ALLE gegevensretentie door externe AI-providers

  • Publieke sector of gereguleerde sectoren: Overheid, gezondheidszorg, financiële diensten met strikte regels voor gegevenssoevereiniteit

  • Klantcontracten vereisen het: Specifieke contractuele verplichtingen voor EU-only verwerking

De EU-only modus is ideaal voor consultants die werken met Europese klanten die strikte GDPR-nalevingseisen of gegevenssoevereiniteitsmandaten hebben. Het biedt de sterkste privacygaranties die beschikbaar zijn.

Gebruik Standaardmodus UIT (VS-verwerking) wanneer:

  • EU-only verwerking niet vereist: Uw werk heeft geen specifieke geografische verwerkingsbeperkingen

  • Algemeen nalevingswerk: Standaard beleidsopstelling, risico-assessments, documentatie

  • 30 dagen retentie acceptabel: Tijdelijke AI-provider-retentie conflicteert niet met uw beleid

  • Prestatiesoverwegingen: U geeft de voorkeur aan de standaard AI-modellen voor specifieke use cases

Verduidelijking Gegevensretentie

Twee aparte retentieconcepten

1. ISMS Copilot Databaseretentie (door gebruiker gecontroleerd)

  • Wat het is: Uw gespreksgeschiedenis opgeslagen in de EU-database van ISMS Copilot

  • Locatie: Frankfurt, Duitsland (AWS EU-Central-1)

  • Controle: U beheert dit via Instellingen → Gegevensretentieperiode (1 dag tot 7 jaar of voor altijd)

  • Geldt voor beide modi: Deze instelling werkt hetzelfde ongeacht de Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus

2. AI-provider-retentie (wat Geavanceerde Gegevensbescherming beheert)

  • Wat het is: Hoe lang de AI-service (xAI/OpenAI/Mistral) een kopie van uw berichten bewaart tijdens verwerking

  • Standaardmodus (UIT): xAI/OpenAI bewaren gegevens 30 dagen in hun verwerkingscache

  • Geavanceerde Bescherming (AAN): Mistral heeft GEEN retentie – gegevens worden real-time verwerkt en onmiddellijk weggegooid

  • Doel: AI-providers gebruiken tijdelijke retentie voor misbruikmonitoring en serviceverbetering (NIET training)

Denk er zo aan: Uw ISMS Copilot-retentie-instelling beheert uw permanente gespreksgeschiedenis in de EU-database. Geavanceerde Gegevensbescherming beheert of de AI-provider tijdelijk een kopie bewaart tijdens verwerking (30 dagen vs geen).

Gecombineerd retentievoorbeeld

Scenario: Consultant met 90 dagen ISMS Copilot-retentie + Geavanceerde Gegevensbescherming AAN

Opslaglocatie

Retentieperiode

Doel

ISMS Copilot Database (EU)

90 dagen

Uw gespreksgeschiedenis voor referentie

Mistral AI-provider (EU)

Geen (geen retentie)

Alleen real-time verwerking

Resultaat: Uw gesprek is 90 dagen beschikbaar in ISMS Copilot (uw instelling), maar Mistral AI bewaart nooit een kopie – het wordt één keer verwerkt en onmiddellijk weggegooid.

GDPR en privacy-implicaties

Geavanceerde Gegevensbescherming en GDPR-naleving

Verantwoordelijkheden gegevensbeheerder

  • U (de gebruiker) blijft de gegevensbeheerder voor alle persoonlijke gegevens die u in ISMS Copilot invoert

  • ISMS Copilot en de AI-provider treden op als gegevensverwerkers

  • U moet een wettelijke basis hebben om persoonlijke gegevens te verwerken voordat u ze uploadt

  • Geavanceerde Gegevensbescherming helpt u te voldoen aan GDPR-gegevensresidentie- en minimisatieprincipes

De Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus helpt u te voldoen aan EU-gegevensresidentie-eisen, maar vervangt NIET uw verplichting om een wettelijke basis te hebben voor het verwerken van persoonlijke gegevens. Zorg er altijd voor dat u passende toestemming of wettelijke gronden hebt voordat u gevoelige informatie uploadt.

Inhoudsmoderatie-overschrijving (veiligheidsuitzondering)

Waarom Geavanceerde Gegevensbescherming een veiligheidsuitzondering heeft

Zelfs met Geavanceerde Gegevensbescherming ingeschakeld (geen retentie-modus), voert ISMS Copilot geautomatiseerde inhoudsmoderatie uit op alle chatberichten om verboden inhoud te detecteren zoals geweld, illegale activiteiten, kindersekueel misbruikmateriaal (CSAM) en andere schadelijke inhoud. Dit is vereist door:

  • EU Digital Services Act (DSA): Mandaterend proactieve maatregelen om distributie van illegale inhoud te voorkomen

  • GDPR Artikel 6(1)(f): Gerechtvaardigd belang in het beschermen van gebruikers, voorkomen van criminaliteit en naleving van wettelijke verplichtingen

  • NIS2-richtlijn: Vereisten voor detectie en rapportage van cybersecurity-incidenten

  • Frans recht (bedrijfs domicilie): Verplichtingen om bepaalde illegale inhoud te melden en te bewaren

Hoe de overschrijving werkt

  • Alle berichten gecontroleerd: Elk chatbericht (ongeacht ADP-modus) wordt verzonden naar een inhoudsmoderatie-API (Mistral AI voor moderatie)

  • Gemarkeerde inhoud langer opgeslagen: Als inhoud als schadelijk wordt gemarkeerd, worden de berichttekst en metadata tot 1 jaar opgeslagen (geen nul retentie)

  • Niet-gemarkeerde inhoud: Alleen metadata en moderatiescores worden 30 dagen opgeslagen (geen inhoud opgeslagen) – daarna permanent verwijderd

  • Admin webhook-meldingen: Gemarkeerde inhoud triggert onmiddellijke webhook-meldingen aan werkruimtebeheerders met berichtpreviews – dit overschrijft de geen-deling policy van Geavanceerde Gegevensbescherming om veiligheidsredenen

  • EU-opslag: Moderatiegebeurtenisgegevens worden opgeslagen in de EU-database van ISMS Copilot (Frankfurt), niet gedeeld met AI-providers buiten de moderatiecontrole zelf

Wettelijke basis

Deze verwerking berust op gerechtvaardigd belang (GDPR Artikel 6(1)(f)):

  • Gerechtvaardigd belang: Voorkomen van platformmisbruik, beschermen van gebruikers tegen schadelijke inhoud, naleving van EU-veiligheidsregels (DSA, NIS2) en nakomen van wettelijke rapportageverplichtingen

  • Noodzakelijkheid: Geautomatiseerde moderatie is essentieel om verboden inhoud op schaal te detecteren zonder handmatig elk bericht te beoordelen

  • Balanceringstest: Impact op gebruikersprivacy (korte moderatiecontrole + voorwaardelijke opslag) wordt overtroffen door de dringende noodzaak om ernstige schade te voorkomen (distributie illegale inhoud, kinderbescherming, beveiligingsincidenten)

Deze overschrijving geldt ALLEEN voor de moderatiecontrole zelf en daaropvolgende opslag/meldingen van gemarkeerde inhoud. Uw hoofdgespreks-AI-verwerking (de werkelijke chatantwoorden) volgt nog steeds de regels van Geavanceerde Gegevensbescherming: EU-only via Mistral met geen retentie voor niet-gemarkeerde berichten.

Wat dit voor u betekent

  • Normaal gebruik onaangetast: Legitieme nalevingsgesprekken worden NIET gemarkeerd. Voor niet-gemarkeerde berichten worden alleen metadata en moderatiescores opgeslagen (geen inhoud) voor 30 dagen

  • Verboden inhoud opgeslagen: Als u inhoud verzendt die als schadelijk wordt gemarkeerd (zelfs per ongeluk, bijv. plakken van incidentbewijs), kan dat bericht 1 jaar worden opgeslagen en gedeeld met beheerders

  • Moderatie-auditspoor: Metadata van alle moderatiecontroles (gemarkeerd of niet) wordt 30 dagen gelogd voor beveiligingsmonitoring en nalevingsaudits

  • Geen verandering in transparantie: Deze uitzondering is vermeld in ons Privacybeleid, Register van Verwerkingsactiviteiten en dit artikel

Wanneer u beveiligingsincidenten bespreekt of bewijs van misbruik/bedreigingen uploadt als onderdeel van uw nalevingswerk, wees er dan van bewust dat het moderatiesysteem dergelijke inhoud kan markeren. Als u gevoelige incidentgegevens moet analyseren, overweeg dan expliciete schadelijke inhoud te anonimiseren of beschrijvende samenvattingen te gebruiken in plaats van directe citaten.

Implicaties Data Processing Agreement (DPA)

Standaardmodus (UIT):

  • Gegevensverwerkers omvatten: ISMS Copilot (EU), xAI (VS), OpenAI (VS)

  • Grensoverschrijdende gegevensoverdracht: JA (EU naar VS voor AI-verwerking)

  • Standard Contractual Clauses kunnen van toepassing zijn op EU-VS-overdrachten

  • 30 dagen retentie AI-provider moet worden gedocumenteerd in uw RopA

Geavanceerde Bescherming (AAN):

  • Gegevensverwerkers omvatten: ISMS Copilot (EU), Mistral AI (EU)

  • Grensoverschrijdende gegevensoverdracht: NEE (100% EU-verwerking)

  • Geen VS-gegevensoverdrachtmechanismen nodig

  • Eenvoudigere GDPR-nalevingsdocumentatie

  • Geen AI-provider-retentie versterkt naleving minimisatie

Update uw Register van Verwerkingsactiviteiten (RopA)

Als u Geavanceerde Gegevensbescherming inschakelt, werk uw RopA bij om weer te geven:

  • Sub-processor wijziging: Mistral AI (EU) in plaats van xAI/OpenAI (VS)

  • Gegevenslocatie: 100% EU-verwerking (geen VS-overdracht)

  • Retentieperiode: Geen retentie door AI-provider

  • Overdrachtmechanismen: Geen vereist (EU-only verwerking)

Zie ons artikel Register van Verwerkingsactiviteiten voor richtlijnen over het documenteren van AI-providerwijzigingen.

Best Practices

Voor Nalevingsconsultants

  • Standaard inschakelen voor EU-klanten: Schakel Geavanceerde Gegevensbescherming in bij werk met Europese organisaties

  • Vermelden in klantcontracten: Informeer klanten dat u EU-gebaseerde AI met geen retentie gebruikt

  • Documenteren in DPA's: Neem Mistral AI op als sub-processor in uw gegevensverwerkings overeenkomsten

  • Klantspecifiek schakelen: Schakel modi op basis van de gegevensresidentie-eisen van elke klant

  • Controleren vóór gevoelig werk: Controleer altijd uw huidige instelling voordat u zeer vertrouwelijke gegevens behandelt

Maak een checklist voor nieuwe klant onboarding die het controleren van de Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus omvat op basis van de gegevensresidentie-eisen van de klant.

Voor Organisaties

  • Stel bedrijfbeleid vast: Beslis of Geavanceerde Gegevensbescherming verplicht is voor alle gebruikers

  • Train uw team: Zorg ervoor dat alle gebruikers het verschil begrijpen en weten hoe ze de instelling moeten schakelen

  • Update nalevingsdocumentatie: Weerspiegel de gekozen modus in uw ISMS, privacybeleid en RopA

  • Regelmatige audits: Controleer periodiek of gebruikers de juiste modus gebruiken voor uw nalevingsvereisten

Voor Zeer Gevoelige Gegevens

  • Schakel altijd Geavanceerde Gegevensbescherming in bij werk met:

    • Onderzoeken naar beveiligingsincidenten

    • Persoonsgegevens van EU-inwoners

    • Vertrouwelijke auditbevindingen

    • Eigen bedrijfsgegevens

    • Gezondheidszorg- of financiële gegevens

  • Overweeg anonimisering: Zelfs met geen retentie, anonimiseer gevoelige identificatoren voordat u uploadt

  • Combineer met korte retentie: Gebruik Geavanceerde Gegevensbescherming + korte ISMS Copilot-retentie (bijv. 30 dagen) voor maximale privacy

Probleemoplossing

Instellingen worden niet opgeslagen

Symptoom: Schakelaar keert terug naar vorige positie na sluiten Instellingen-dialoog

Waarschijnlijke oorzaak: U hebt niet op de knop "Instellingen opslaan" geklikt

Oplossing:

  1. Open Instellingen → tabblad Gegevensbescherming

  2. Schakel Geavanceerde Gegevensbescherming naar gewenste positie

  3. Klik op "Instellingen opslaan" onderaan de dialoog

  4. Wacht op de toastmelding "Instellingen succesvol bijgewerkt"

  5. Sluit de dialoog

Onzeker welke modus actief is

Symptoom: U weet niet of Geavanceerde Gegevensbescherming momenteel is ingeschakeld

Oplossing:

  1. Klik op gebruikerspictogram → Instellingen

  2. Ga naar tabblad Gegevensbescherming

  3. Controleer de schakelaarpositie en beschrijvende tekst

  4. AAN = EU-only (Mistral), geen retentie

  5. UIT = VS (xAI/OpenAI), 30 dagen retentie

Eerdere gesprekken nog zichtbaar

Symptoom: Na inschakelen Geavanceerde Gegevensbescherming, zorgen over gesprekken verzonden vóór de wijziging

Uitleg: Dit is verwacht gedrag – Geavanceerde Gegevensbescherming is NIET retroactief

Wat er gebeurd is:

  • Gesprekken verzonden vóór inschakelen zijn al verwerkt door xAI/OpenAI (VS, 30 dagen retentie)

  • Die berichten blijven in het 30-dagen retentievenster van de AI-provider

  • Alleen NIEUWE berichten na inschakelen gebruiken Mistral (EU, geen retentie)

Als dit een zorg is:

  • Wacht 30 dagen na inschakelen – eerdere berichten worden gewist uit xAI/OpenAI-cache

  • Voor onmiddellijke privacy: Verwijder oude gesprekken in ISMS Copilot om ze uit uw eigen database te verwijderen

  • Start nieuwe gesprekken in nieuwe werkruimtes voor maximale privacygarantie

Fout bij opslaan

Symptoom: Fout-toast: "Mislukt om instellingen bij te werken"

Waarschijnlijke oorzaken:

  • Netwerkconnectiviteitsprobleem

  • Tijdelijk serverprobleem

  • Sessie verlopen

Oplossing:

  1. Controleer uw internetverbinding

  2. Ververs de pagina en log opnieuw in als daarom wordt gevraagd

  3. Probeer schakelen en opslaan opnieuw

  4. Als probleem aanhoudt, neem contact op met support via Help Center

Veelgestelde vragen

Heeft Geavanceerde Gegevensbescherming invloed op mijn bestaande gesprekken?

Nee. De instelling heeft alleen invloed op NIEUWE berichten verzonden nadat u deze hebt ingeschakeld. Eerdere gesprekken zijn al verwerkt volgens uw vorige instelling en kunnen niet retroactief worden gewijzigd.

Kan ik verschillende modi gebruiken voor verschillende werkruimtes?

Nee. Geavanceerde Gegevensbescherming is een accountbrede instelling. Wanneer ingeschakeld, gebruiken ALLE nieuwe berichten over ALLE werkruimtes EU-only verwerking. U kunt het niet selectief toepassen op specifieke werkruimtes.

Is er een prestatieverschil tussen de twee modi?

Beide modi leveren hoogwaardige AI-antwoorden. Specifieke prestatiekenmerken kunnen enigszins variëren tussen AI-modellen (xAI/OpenAI vs Mistral), maar beide zijn geoptimaliseerd voor nalevingswerk. De keuze moet worden bepaald door privacy- en gegevensresidentie-eisen, niet prestaties.

Heeft deze instelling invloed op mijn ISMS Copilot-gegevensretentieperiode?

Nee. Uw ISMS Copilot-gegevensretentie-instelling (apart geconfigureerd in Instellingen → Gegevensbescherming → Gegevensretentieperiode) blijft op dezelfde manier werken ongeacht de Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus. Die instelling beheert hoe lang UW gespreksgeschiedenis wordt opgeslagen in de EU-database.

Word ik geïnformeerd als de AI-provider verandert?

ISMS Copilot informeert gebruikers minstens 30 dagen van tevoren over materiële wijzigingen in AI-providers of gegevensverwerkingsarrangementen. Controleer uw e-mail en in-app meldingen voor updates.

Kost Geavanceerde Gegevensbescherming extra?

Nee. Geavanceerde Gegevensbescherming is beschikbaar voor alle gebruikers zonder extra kosten, ongeacht of u een Gratis of Premium plan hebt.

Als ik dit vaak schakel, veroorzaakt het problemen?

U kunt Geavanceerde Gegevensbescherming zo vaak schakelen als nodig zonder problemen te veroorzaken. Elk nieuw bericht gebruikt de modus die actief was toen u "Instellingen opslaan" klikte voordat u dat bericht verstuurde. Frequent schakelen maakt het echter moeilijker om bij te houden welke berichten door welke provider zijn verwerkt.

Wat gebeurt er met geüploade bestanden?

Geüploade bestanden (PDF, DOCX, XLSX) worden opgeslagen in de EU-gebaseerde opslag van ISMS Copilot ongeacht de Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus. De AI-provider verwerkt bestandsinhoud volgens de actieve modus (VS met 30 dagen retentie vs EU met geen retentie), maar de originele bestanden blijven in EU-opslag.

Wat komt hierna

Hulp krijgen

Voor vragen over Geavanceerde Gegevensbescherming:

  • Bekijk onze Security Collection voor gedetailleerde privacy- en beveiligingsdocumentatie

  • Neem contact op met support via het Help Center-menu voor hulp bij instellingen

  • Controleer de Status Page als u problemen ervaart met opslaan instellingen

  • Voeg "Geavanceerde Gegevensbescherming" toe aan uw supportverzoek voor prioriteitsroutering

Was dit nuttig?