Geavanceerde gegevensbeschermingsmodus - ISMS Copilot

Overzicht

De geavanceerde gegevensbeschermingsmodus geeft u controle over waar uw AI-gesprekken worden verwerkt en hoe lang AI-providers uw gegevens bewaren. Wanneer deze is ingeschakeld, maken alle gesprekken gebruik van AI-verwerking binnen de EU met een gegevensbewaring van nul dagen. Wanneer uitgeschakeld, maken gesprekken gebruik van in de VS gevestigde AI-providers met een gegevensbewaring van 30 dagen.

Eerste login: Automatische privacy-standaardinstellingen

Nieuwe accounts kunnen automatisch de geavanceerde gegevensbescherming hebben ingeschakeld op basis van de gedetecteerde interfacetaal. Als uw browser is ingesteld op Duits of Nederlands wanneer u uw account aanmaakt, schakelt ISMS Copilot standaard de geavanceerde gegevensbescherming in om aan te sluiten bij de striktere EU-privacyverwachtingen die in die regio's gebruikelijk zijn.

Waarom automatische standaardinstellingen

Gebruikers in Duitsland en Nederland hebben vaak strengere eisen voor gegevensbescherming vanwege nationale privacyculturen en regelgevende omgevingen. Door geavanceerde gegevensbescherming automatisch in te schakelen voor deze gebruikers, wordt vanaf het allereerste gesprek gezorgd voor verwerking uitsluitend binnen de EU en een bewaartermijn van nul dagen door de AI-provider, waardoor het risico op onbedoelde verwerking in de VS tijdens het eerste gebruik wordt verkleind.

Uw instelling controleren

U kunt controleren of de geavanceerde gegevensbescherming is ingeschakeld via Instellingen → Gegevensbescherming. Als de schakelaar AAN staat, is uw account geïnitialiseerd met verwerking uitsluitend binnen de EU. Als u de voorkeur geeft aan verwerking in de VS met een bewaartermijn van 30 dagen door de AI-provider, kunt u dit daar uitschakelen.

Voor wie dit bedoeld is

Deze functie is bedoeld voor:

• Organisaties met strikte eisen voor EU-gegevensresidentie

• Complianceteams die onderworpen zijn aan de AVG of EU-privacyregelgeving

• Consultants die zeer gevoelige klantgegevens verwerken

• Gebruikers die maximale privacy en nul gegevensbewaring door de AI-provider willen

• Iedereen die bezorgd is over gegevenssoevereiniteit en grensoverschrijdende gegevensoverdracht

Hoe geavanceerde gegevensbescherming werkt

Twee verwerkingsmodi

Geavanceerde gegevensbescherming UIT (standaardmodus)

• Routering naar AI-provider varieert per abonnement: Zie het Register van verwerkingsactiviteiten (Trust Center) voor de huidige routering per abonnementstype.

• Verwerkingslocatie: Varieert — zie Trust Center voor details

• Gegevensbewaring door AI-providers: Tot 30 dagen voor monitoring van misbruik (betaalde abonnementen)

• Privacybelofte: API-gegevens worden NIET gebruikt voor het trainen van AI-modellen

Geavanceerde gegevensbescherming AAN (EU-only modus)

• AI-provider: Mistral AI (gevestigd in de EU)

• Verwerkingslocatie: Europese Unie (100% verwerking in de EU)

• Gegevensbewaring door AI-provider: Nul (geen bewaarkonovereenkomst)

• Gebruiksscenario: Maximale privacy, eisen voor EU-gegevenssoevereiniteit, zeer gevoelige gegevens

• Privacygarantie: Geen gegevensbewaring door AI-provider; alleen realtime verwerkt

Wat er verandert tussen de modi

Aspect

Standaardmodus (UIT)

Geavanceerde bescherming (AAN)

Chat AI-provider

xAI/OpenAI/Anthropic (gevestigd in de VS)

Mistral AI (gevestigd in de EU)

Documentdetectiemodel

OpenAI GPT-4.1 (VS)

Mistral magistral-medium-2509 (EU)

Documentgeneratiemodel

xAI Grok (VS)

Mistral magistral-medium-2509 (EU)

Verwerkingslocatie

Verenigde Staten

Europese Unie

Gegevensbewaring door AI-provider

30 dagen (tijdelijke cache)

Nul (geen bewaring)

Uw databaseopslag

EU (Frankfurt) - door de gebruiker gecontroleerde bewaring

EU (Frankfurt) - door de gebruiker gecontroleerde bewaring

Training van AI-modellen

NIET gebruikt voor training

NIET gebruikt voor training

Beschikbaarheid per abonnement

Alle gebruikers (Gratis + Premium)

Alle gebruikers (Gratis + Premium)

Huidige informatie over AI-providers

Voor gezaghebbende, actuele informatie over de routering van AI-providers per abonnementstype en de instelling voor geavanceerde gegevensbescherming, raadpleegt u de officiële juridische documenten in ons Trust Center:

• Register van verwerkingsactiviteiten — volledige documentatie over AI-routering

• Gegevensverwerkingsovereenkomst — lijst met subverwerkers en details over bewaring

Afspraken met AI-providers kunnen in de loop van de tijd veranderen. De documenten in het Trust Center worden bijgewerkt zodra er wijzigingen optreden, terwijl de artikelen in het helpcentrum mogelijk achterlopen.

Hoe geavanceerde gegevensbescherming in te schakelen

Vereisten

• Actief ISMS Copilot-account (Gratis of Premium)

• Geen speciale machtigingen vereist — beschikbaar voor alle gebruikers

Compatibiliteit

• Abonnementen: Alle abonnementen (Gratis, Individueel, Team)

• Gebruikersrollen: Alle geauthenticeerde gebruikers

• Status functie: Productie (januari 2025)

Stappen om in te schakelen

1. Klik op het gebruikersicoon (rechterbovenhoek van het scherm)

2. Selecteer Instellingen in het vervolgkeuzemenu

3. Klik in de linkerzijbalk op het tabblad Gegevensbescherming (schildicoon)

4. U kunt uw Bewaartermijn gegevens aanpassen in dit tabblad (1 dag tot 7 jaar of "Altijd bewaren")

   Wanneer u uw bewaartermijn verkort, ziet u een bevestigingsvenster: "Bevestig wijziging gegevensbewaring - Alle berichten die ouder zijn dan de nieuwe bewaartermijn zullen permanent worden verwijderd. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Weet u zeker dat u wilt doorgaan?" Klik op "Oude berichten verwijderen" om te bevestigen of op "Annuleren" om af te breken.

5. Scrol naar de sectie Geavanceerde gegevensbescherming

6. Zet de schakelaar op AAN (ingeschakelde positie)

   • U ziet een bevestigingstekst: "Wanneer de modus AAN staat, bewaren AI-verwerkers geen gegevens."

7. Klik op de knop Instellingen opslaan onderaan het venster

Verwacht resultaat: Er verschijnt een succesmelding die bevestigt: "Instellingen succesvol bijgewerkt." Alle nieuwe gesprekken maken nu gebruik van Mistral AI met verwerking uitsluitend binnen de EU en nul gegevensbewaring.

Hoe uit te schakelen (terugkeren naar standaardmodus)

1. Klik op het gebruikersicoon → Instellingen

2. Navigeer naar het tabblad Gegevensbescherming

3. Zet de schakelaar Geavanceerde gegevensbescherming op UIT

   • Bevestigingstekst: "Wanneer de modus UIT staat, bewaren AI-verwerkers gegevens gedurende 30 dagen."

4. Klik op Instellingen opslaan

Verwacht resultaat: Nieuwe gesprekken maken gebruik van xAI/OpenAI-modellen met verwerking in de VS en een bewaring van 30 dagen.

Uw beschermingsmodus verifiëren

Huidige instelling controleren

1. Open het tabblad Instellingen → Gegevensbescherming

2. Kijk naar de positie van de schakelaar Geavanceerde gegevensbescherming:

   • AAN (rechterpositie): Verwerking uitsluitend binnen de EU (Mistral), nul bewaring

   • UIT (linkerpositie): Verwerking in de VS (xAI/OpenAI), 30 dagen bewaring

3. Lees de beschrijvende tekst onder de schakelaar om de actieve modus te bevestigen

Belangrijke beperkingen

Niet met terugwerkende kracht

De instelling is alleen van invloed op NIEUWE berichten:

• Gesprekken die zijn verzonden voordat geavanceerde gegevensbescherming werd ingeschakeld, zijn al verwerkt door de vorige AI-provider

• Het wijzigen van de instelling verandert NIET met terugwerkende kracht hoe eerdere berichten zijn verwerkt

• Alleen berichten die worden verzonden NADAT de instelling is gewijzigd, maken gebruik van de nieuwe verwerkingsmodus

Geen automatische failover in de EU-only modus

De geavanceerde gegevensbeschermingsmodus ondersteunt geen automatische provider-failover:

• In de standaardmodus heeft ISMS Copilot een automatische failover van Anthropic (primair) naar OpenAI (back-up) voor chatgesprekken wanneer de primaire provider te maken heeft met storingen

• Dit failover-mechanisme is ALLEEN van toepassing op de standaardmodus (in de VS gevestigde providers). Er bestaat geen failover voor xAI Grok (documentgeneratie) of voor andere providers

• Wanneer u de geavanceerde gegevensbescherming (EU-only modus) inschakelt, gebruikt u uitsluitend Mistral AI

• Mistral is momenteel onze enige in de EU gevestigde provider, dus we hebben geen EU-back-upprovider voor failover

• Als Mistral een storing ervaart, kunnen EU-only gebruikers te maken krijgen met een onderbreking van de dienstverlening totdat Mistral herstelt

Waarom deze afweging bestaat:

Het belangrijkste voordeel van de geavanceerde gegevensbescherming is het garanderen van 100% verwerking in de EU met nul bewaring door de AI-provider. Het toevoegen van failover zou een tweede EU-provider vereisen met gelijkwaardige overeenkomsten voor nul bewaring. Totdat we een dergelijke provider hebben gecontracteerd, accepteren EU-only gebruikers een iets lagere beschikbaarheid in ruil voor maximale gegevensbescherming.

Als uptime cruciaal is: Overweeg of uw eisen voor gegevensresidentie werkelijk verwerking uitsluitend binnen de EU vereisen, of dat de standaardmodus (met 30 dagen bewaring in de VS maar met automatische failover) acceptabel is voor uw compliancebehoeften.

Accountbrede instelling

• Reikwijdte: De instelling is van toepassing op AL uw gesprekken in alle werkruimten

• Geen controle per werkruimte: U kunt geen EU-verwerking gebruiken voor sommige werkruimten en VS-verwerking voor andere

• Geen controle per bericht: Elk nieuw bericht maakt gebruik van de momenteel actieve modus

Instellingen moeten worden opgeslagen

• Alleen het omzetten van de schakelaar activeert de wijziging NIET

• U MOET op "Instellingen opslaan" klikken om de nieuwe modus toe te passen

• Als u het instellingenvenster sluit zonder op te slaan, gaat de wijziging van de schakelaar verloren

• Geen bevestigingsvraag bij het sluiten van niet-opgeslagen instellingen

Wanneer welke modus te gebruiken

Gebruik geavanceerde gegevensbescherming AAN (EU-only) wanneer:

• EU-gegevensresidentie verplicht is: Uw organisatie of klant vereist dat alle gegevensverwerking binnen de EU plaatsvindt

• Bij de verwerking van zeer gevoelige gegevens: Compliance-audits, beveiligingsincidenten, vertrouwelijke klantinformatie

• Strikte interpretatie van de AVG: U wilt grensoverschrijdende gegevensoverdracht minimaliseren

• Eis van nul bewaring: Uw beleid verbiedt ELKE vorm van gegevensbewaring door externe AI-providers

• Publieke sector of gereguleerde industrieën: Overheid, gezondheidszorg, financiële diensten met strikte regels voor gegevenssoevereiniteit

• Klantcontracten dit vereisen: Specifieke contractuele verplichtingen voor verwerking uitsluitend binnen de EU

Gebruik de standaardmodus UIT (verwerking in de VS) wanneer:

• Verwerking uitsluitend binnen de EU niet vereist is: Uw werk geen specifieke geografische verwerkingsbeperkingen heeft

• Algemeen compliancewerk: Opstellen van standaardbeleid, risicobeoordelingen, documentatie

• Bewaring van 30 dagen acceptabel is: Tijdelijke bewaring door de AI-provider niet in strijd is met uw beleid

• Prestatieoverwegingen: U de voorkeur geeft aan de standaard AI-modellen voor specifieke gebruiksscenario's

Verduidelijking over gegevensbewaring

Twee afzonderlijke bewaringconcepten

1. Gegevensbewaring in de database van ISMS Copilot (gecontroleerd door de gebruiker)

• Wat het is: Uw gespreksgeschiedenis die is opgeslagen in de EU-database van ISMS Copilot

• Locatie: Frankfurt, Duitsland (AWS EU-Central-1)

• Controle: U controleert dit via Instellingen → Bewaartermijn gegevens (1 dag tot 7 jaar of altijd)

• Geldt voor beide modi: Deze instelling werkt hetzelfde ongeacht de geavanceerde gegevensbeschermingsmodus

2. Bewaring door de AI-provider (wat de geavanceerde gegevensbescherming controleert)

• Wat het is: Hoe lang de AI-service (xAI/OpenAI/Mistral) een kopie van uw berichten bewaart tijdens de verwerking

• Standaardmodus (UIT): xAI/OpenAI bewaren gegevens gedurende 30 dagen in hun verwerkingscache

• Geavanceerde bescherming (AAN): Mistral heeft NUL bewaring — gegevens worden in realtime verwerkt en onmiddellijk verwijderd

• Doel: AI-providers gebruiken tijdelijke bewaring voor monitoring van misbruik en serviceverbetering (NIET voor training)

Voorbeeld van gecombineerde bewaring

Scenario: Consultant met 90 dagen bewaring in ISMS Copilot + geavanceerde gegevensbescherming AAN

Opslaglocatie

Bewaartermijn

Doel

ISMS Copilot-database (EU)

90 dagen

Uw gespreksgeschiedenis ter referentie

Mistral AI-provider (EU)

Nul (geen bewaring)

Alleen realtime verwerking

Resultaat: Uw gesprek is gedurende 90 dagen beschikbaar in ISMS Copilot (uw instelling), maar Mistral AI bewaart nooit een kopie — het wordt één keer verwerkt en onmiddellijk verwijderd.

Gevolgen voor de AVG en privacy

Geavanceerde gegevensbescherming en AVG-compliance

Verantwoordelijkheden van de verwerkingsverantwoordelijke

• U (de gebruiker) blijft de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die u invoert in ISMS Copilot

• ISMS Copilot en de AI-provider treden op als verwerkers

• U moet een wettelijke grondslag hebben om persoonsgegevens te verwerken voordat u deze uploadt

• Geavanceerde gegevensbescherming helpt u te voldoen aan de AVG-principes voor gegevensresidentie en gegevensminimalisatie

Override voor contentmoderatie (veiligheidsuitzondering)

Waarom de geavanceerde gegevensbescherming een veiligheidsuitzondering heeft

Zelfs met de geavanceerde gegevensbescherming ingeschakeld (modus voor nul bewaring), voert ISMS Copilot geautomatiseerde contentmoderatie uit op alle chatberichten om verboden inhoud te detecteren, zoals geweld, illegale activiteiten, seksueel misbruik van kinderen (CSAM) en andere schadelijke inhoud. Dit is vereist door:

• EU Verordening digitale diensten (DSA): Verplicht proactieve maatregelen om de verspreiding van illegale inhoud te voorkomen

• AVG Artikel 6(1)(f): Gerechtvaardigd belang bij het beschermen van gebruikers, het voorkomen van criminaliteit en het voldoen aan wettelijke verplichtingen

• NIS2-richtlijn: Vereisten voor de detectie en rapportage van cybersecurity-incidenten

• Franse wetgeving (zetel van het bedrijf): Verplichtingen om bewijsmateriaal van bepaalde illegale inhoud te rapporteren en te bewaren

Hoe de override werkt

• Alle berichten gecontroleerd: Elk chatbericht (ongeacht de ADP-modus) wordt naar een API voor contentmoderatie gestuurd (Mistral AI voor moderatie)

• Gemarkeerde inhoud langer bewaard: Als inhoud als schadelijk wordt gemarkeerd, worden de berichttekst en metadata gedurende maximaal 1 jaar bewaard (geen nul bewaring)

• Niet-gemarkeerde inhoud: Alleen metadata en moderatiescores worden gedurende 30 dagen bewaard (geen inhoud opgeslagen) — daarna permanent verwijderd

• Webhook-waarschuwingen voor beheerders: Gemarkeerde inhoud activeert onmiddellijke webhook-meldingen naar werkruimtebeheerders met berichtvoorbeelden — dit overschrijft het beleid van de geavanceerde gegevensbescherming voor nul delen om veiligheidsredenen

• EU-opslag: Gegevens over moderatie-events worden opgeslagen in de EU-database van ISMS Copilot (Frankfurt) en niet gedeeld met AI-providers buiten de moderatiecontrole zelf

Wettelijke grondslag

Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang (AVG Artikel 6(1)(f)):

• Gerechtvaardigd belang: Het voorkomen van misbruik van het platform, het beschermen van gebruikers tegen schadelijke inhoud, het voldoen aan de EU-veiligheidsvoorschriften (DSA, NIS2) en het vervullen van wettelijke rapportageverplichtingen

• Noodzaak: Geautomatiseerde moderatie is essentieel om verboden inhoud op schaal te detecteren zonder elk bericht handmatig te hoeven controleren

• Afwegingstest: De impact op de privacy van de gebruiker (kortstondige moderatiecontrole + voorwaardelijke opslag) weegt niet op tegen de dwingende noodzaak om ernstige schade te voorkomen (distributie van illegale inhoud, veiligheid van kinderen, beveiligingsincidenten)

Wat dit voor u betekent

• Normaal gebruik onveranderd: Legitieme compliance-gesprekken worden NIET gemarkeerd. Voor niet-gemarkeerde berichten worden alleen metadata en moderatiescores bewaard (geen inhoud) gedurende 30 dagen

• Verboden inhoud opgeslagen: Als u inhoud verzendt die als schadelijk is gemarkeerd (zelfs per ongeluk, bijvoorbeeld door bewijsmateriaal van een incident te plakken), kan dat bericht gedurende 1 jaar worden bewaard en gedeeld met beheerders

• Audit-trail van moderatie: Metadata van alle moderatiecontroles (gemarkeerd of niet) wordt gedurende 30 dagen gelogd voor beveiligingsmonitoring en compliance-audits

• Geen verandering in transparantie: Deze uitzondering wordt vermeld in ons privacybeleid, ons register van verwerkingsactiviteiten en dit artikel

Gevolgen voor de gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA)

Standaardmodus (UIT):

• Verwerkers zijn onder meer: ISMS Copilot (EU), xAI (VS), OpenAI (VS)

• Grensoverschrijdende gegevensoverdracht: JA (EU naar VS voor AI verwerking)

• Standaardcontractbepalingen (SCC's) kunnen van toepassing zijn op overdrachten tussen de EU en de VS

• De bewaartermijn van 30 dagen door de AI-provider moet worden gedocumenteerd in uw RopA

Geavanceerde bescherming (AAN):

• Verwerkers zijn onder meer: ISMS Copilot (EU), Mistral AI (EU)

• Grensoverschrijdende gegevensoverdracht: NEE (100% verwerking in de EU)

• Geen mechanismen voor gegevensoverdracht naar de VS nodig

• Eenvoudigere documentatie voor AVG-compliance

• Nul bewaring door de AI-provider versterkt de naleving van gegevensminimalisatie

Werk uw register van verwerkingsactiviteiten (RopA) bij

Als u de geavanceerde gegevensbescherming inschakelt, werk dan uw RopA bij met de volgende informatie:

• Wijziging subverwerker: Mistral AI (EU) in plaats van xAI/OpenAI (VS)

• Locatie van gegevens: 100% verwerking in de EU (geen overdracht naar de VS)

• Bewaartermijn: Nul bewaring door AI-provider

• Overdrachtsmechanismen: Geen vereist (verwerking uitsluitend binnen de EU)

Zie ons artikel over het Register van verwerkingsactiviteiten voor richtlijnen over het documenteren van wijzigingen in AI-providers.

Best practices

Voor compliance-consultants

• Standaard inschakelen voor EU-klanten: Schakel geavanceerde gegevensbescherming in wanneer u met Europese organisaties werkt

• Vermelden in klantcontracten: Informeer klanten dat u gebruikmaakt van in de EU gevestigde AI met nul bewaring

• Documenteren in DPA's: Neem Mistral AI op als subverwerker in uw gegevensverwerkingsovereenkomsten

• Klantspecifiek schakelen: Wissel van modus op basis van de eisen voor gegevensresidentie van elke klant

• Verifiëren voor gevoelig werk: Controleer altijd uw huidige instelling voordat u zeer vertrouwelijke gegevens verwerkt

Voor organisaties

• Stel bedrijfsbeleid vast: Beslis of geavanceerde gegevensbescherming verplicht moet worden gesteld voor alle gebruikers

• Train uw team: Zorg ervoor dat alle gebruikers het verschil begrijpen en weten hoe ze de instelling moeten wijzigen

• Werk compliance-documentatie bij: Verwerk de gekozen modus in uw ISMS, privacybeleid en RopA

• Regelmatige audits: Controleer periodiek of gebruikers de juiste modus gebruiken voor uw compliance-eisen

Voor zeer gevoelige gegevens

• Schakel geavanceerde gegevensbescherming altijd in bij het werken met:

  • Onderzoeken naar beveiligingsincidenten

  • Persoonsgegevens van EU-ingezetenen

  • Vertrouwelijke auditbevindingen

  • Bedrijfseigen informatie

  • Gezondheidszorg- of financiële gegevens

• Overweeg anonimisering: Zelfs bij nul bewaring is het raadzaam gevoelige identificatiegegevens te anonimiseren voordat u ze uploadt

• Combineer met korte bewaring: Gebruik geavanceerde gegevensbescherming + korte bewaring in ISMS Copilot (bijv. 30 dagen) voor maximale privacy

Problemen oplossen

Instellingen worden niet opgeslagen

Symptoom: Schakelaar keert terug naar de vorige positie na het sluiten van het instellingenvenster

Waarschijnlijke oorzaak: U heeft niet op de knop "Instellingen opslaan" geklikt

Oplossing:

1. Open Instellingen → tabblad Gegevensbescherming

2. Zet de geavanceerde gegevensbescherming in de gewenste positie

3. Klik op "Instellingen opslaan" onderaan het venster

4. Wacht op de melding "Instellingen succesvol bijgewerkt"

5. Sluit het venster

Onzeker over welke modus actief is

Symptoom: U weet niet of geavanceerde gegevensbescherming momenteel is ingeschakeld

Oplossing:

1. Klik op gebruikersicoon → Instellingen

2. Navigeer naar het tabblad Gegevensbescherming

3. Controleer de positie van de schakelaar en de beschrijvende tekst

4. AAN = EU-only (Mistral), nul bewaring

5. UIT = VS (xAI/OpenAI), 30 dagen bewaring

Eerdere gesprekken nog steeds zichtbaar

Symptoom: Na het inschakelen van geavanceerde gegevensbescherming maakt u zich zorgen over gesprekken die voor de wijziging zijn verzonden

Uitleg: Dit is verwacht gedrag — geavanceerde gegevensbescherming is NIET met terugwerkende kracht

Wat er is gebeurd:

• Gesprekken die voor de inschakeling zijn verzonden, zijn al verwerkt door xAI/OpenAI (VS, 30 dagen bewaring)

• Die berichten blijven binnen de bewaarperiode van 30 dagen van de AI-provider

• Alleen NIEUWE berichten na inschakeling maken gebruik van Mistral (EU, nul bewaring)

Als dit een zorg is:

• Wacht 30 dagen na inschakeling — eerdere berichten worden dan verwijderd uit de cache van xAI/OpenAI

• Voor onmiddellijke privacy: Verwijder oude gesprekken in ISMS Copilot om ze uit uw eigen database te verwijderen

• Start nieuwe gesprekken in nieuwe werkruimten voor maximale privacygarantie

Fout bij opslaan

Symptoom: Foutmelding: "Bijwerken van instellingen mislukt"

Waarschijnlijke oorzaken:

• Netwerkverbindingsprobleem

• Tijdelijk serverprobleem

• Sessie verlopen

Oplossing:

1. Controleer uw internetverbinding

2. Ververs de pagina en log opnieuw in als daarom wordt gevraagd

3. Probeer de schakelaar opnieuw om te zetten en op te slaan

4. Als het probleem aanhoudt, neem dan contact op met support via het Helpcentrum

Veelgestelde vragen

Heeft de geavanceerde gegevensbescherming invloed op mijn bestaande gesprekken?

Nee. De instelling heeft alleen invloed op NIEUWE berichten die worden verzonden nadat u deze heeft ingeschakeld. Eerdere gesprekken zijn al verwerkt volgens uw vorige instelling en kunnen niet met terugwerkende kracht worden gewijzigd.

Kan ik verschillende modi gebruiken voor verschillende werkruimten?

Nee. Geavanceerde gegevensbescherming is een accountbrede instelling. Indien ingeschakeld, maken ALLE nieuwe berichten in ALLE werkruimten gebruik van verwerking uitsluitend binnen de EU. U kunt dit niet selectief toepassen op specifieke werkruimten.

Is er een verschil in prestaties tussen de twee modi?

Beide modi leveren AI-antwoorden van hoge kwaliteit. Specifieke prestatiekenmerken kunnen enigszins variëren tussen AI-modellen (xAI/OpenAI versus Mistral), maar beide zijn geoptimaliseerd voor compliancewerk. De keuze moet worden gemaakt op basis van eisen voor privacy en gegevensresidentie, niet op basis van prestaties.

Heeft deze instelling invloed op de bewaartermijn van mijn gegevens in ISMS Copilot?

Nee. Uw instelling voor gegevensbewaring in ISMS Copilot (afzonderlijk geconfigureerd via Instellingen → Gegevensbescherming → Bewaartermijn gegevens) blijft op dezelfde manier werken, ongeacht de geavanceerde gegevensbeschermingsmodus. Die instelling bepaalt hoe lang UW gespreksgeschiedenis wordt opgeslagen in de EU-database.

Word ik op de hoogte gesteld als de AI-provider verandert?

ISMS Copilot zal gebruikers ten minste 30 dagen van tevoren op de hoogte stellen voordat er wezenlijke wijzigingen worden aangebracht aan AI-providers of afspraken over gegevensverwerking. Controleer uw e-mail en in-app meldingen voor updates.

Kost geavanceerde gegevensbescherming extra?

Nee. Geavanceerde gegevensbescherming is beschikbaar voor alle gebruikers zonder extra kosten, ongeacht of u een gratis of premium abonnement heeft.

Veroorzaakt het problemen als ik dit vaak in- en uitschakel?

U kunt de geavanceerde gegevensbescherming zo vaak als nodig in- en uitschakelen zonder problemen te veroorzaken. Elk nieuw bericht zal de modus gebruiken die actief was toen u op "Instellingen opslaan" klikte voordat u dat bericht verzond. Regelmatig wisselen maakt het echter lastiger om bij te houden welke berichten door welke provider zijn verwerkt.

Wat gebeurt er met geüploade bestanden?

Geüploade bestanden (PDF, DOCX, XLSX) worden opgeslagen in de in de EU gevestigde opslag van ISMS Copilot, ongeacht de geavanceerde gegevensbeschermingsmodus. De AI-provider verwerkt de bestandsinhoud volgens de actieve modus (VS met 30 dagen bewaring versus EU met nul bewaring), maar de originele bestanden blijven in de EU-opslag.

Wat nu

• Meer informatie over gegevensprivacy en AVG-compliance in ISMS Copilot

• Bekijk het overzicht Beveiliging & Gegevensbescherming voor uitgebreide beveiligingsdetails

• Werk uw register van verwerkingsactiviteiten bij om de door u gekozen modus weer te geven

• Lees Hoe ISMS Copilot verantwoord te gebruiken voor best practices op het gebied van gegevensverwerking

• Configureer uw bewaartermijn voor de gespreksgeschiedenis

Hulp krijgen

Voor vragen over de geavanceerde gegevensbescherming:

• Bekijk onze Security Collection voor gedetailleerde documentatie over privacy en beveiliging

• Neem contact op met support via het menu van het Helpcentrum voor hulp bij instellingen

• Controleer de Statuspagina als u problemen ervaart bij het opslaan van instellingen

• Vermeld "Advanced Data Protection" in uw supportaanvraag voor prioriteitsroutering