Je Gesprekken Beheren

Je Gesprekken Beheren

Organiseer en beheer je chatgeschiedenis om compliance-werk georganiseerd en toegankelijk te houden.

Je Gespreksgeschiedenis Bekijken

Al je gesprekken worden automatisch opgeslagen. Bekijk ze op elk gewenst moment:

Vanaf de Startpagina

1. Nadat je je eerste bericht hebt verstuurd, ga je naar de chatweergave

2. In de linkerzijbalk zie je de sectie "Geschiedenis"

3. Deze sectie toont al je recente gesprekken

Vanaf Elke Chatpagina

1. Je gespreksgeschiedenis verschijnt in de linkerzijbalk onder "Geschiedenis"

2. Scroll door je lijst met gesprekken

3. Klik op een gesprek om het te hervatten

Wat Automatisch Wordt Opgeslagen

Elk gesprek bevat automatisch:

• Alle berichten - Zowel jouw vragen als de AI-antwoorden

• Gesprekstitel - Gegenereerd op basis van je eerste vraag

• Gespreksdatum - Wanneer het gesprek is gestart

• Context - Gebruikte werkruimte of persona

• Geüploade bestanden - Documenten die je hebt geanalyseerd

Een Gesprek Hernoemen

Verander de titel in iets beschrijvenders:

1. Beweeg met de muis over een gesprek in de zijbalk Geschiedenis

2. Klik op de menuknop "..." (drie puntjes)

3. Selecteer "Hernoemen"

4. Er verschijnt een dialoogvenster met de huidige titel

5. Voer een nieuwe titel in (bijv. "Beleidsreview - Q1" of "Voorbereiding Risicobeoordeling")

6. Klik op "Opslaan"

De naam van het gesprek wordt onmiddellijk gewijzigd.

Goede Naamgevingsgewoonten

• Wees specifiek: "ISO 27001 - Beleidsreview" (niet "Compliance-werk")

• Vermeld het framework: "SOC 2 - Auditvoorbereiding"

• Voeg datum of fase toe: "Q4 2024 - Risicobeoordeling"

• Noem de klant of het project: "Acme Corp - Incident Response-beleid"

Een Gesprek Verwijderen

Verwijder gesprekken die je niet meer nodig hebt:

1. Beweeg met de muis over een gesprek in de zijbalk Geschiedenis

2. Klik op de menuknop "..." (drie puntjes)

3. Selecteer "Verwijderen"

4. Er verschijnt een bevestigingsvenster: "Weet je het zeker?"

5. Het bericht luidt: "Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Dit verwijdert de thread en alle bijbehorende berichten definitief."

6. Klik op "Verwijderen" om te bevestigen

Tips voor Gespreksorganisatie

Gebruik Werkruimtes voor Grote Projecten

Als je meerdere klanten of compliance-frameworks beheert, organiseer ze dan met werkruimtes in plaats van de geschiedenis vol te laten lopen:

• Maak een werkruimte per klant aan: "Klant: TechCorp"

• Maak een werkruimte per framework aan: "ISO 27001 Implementatie"

• Alle gesprekken in die werkruimte blijven bij elkaar

Meer informatie: Werk Organiseren met Werkruimtes

Houd de Geschiedenis Schoon

Verwijder regelmatig oude of testgesprekken:

• Verwijder eenmalige vragen die je niet meer nodig hebt

• Verwijder testgesprekken

• Bewaar belangrijke compliance-gesprekken

Gebruik Duidelijke Titels

Hernoem gesprekken zodat ze hun doel weerspiegelen:

• In plaats van: "Gesprek 1, Gesprek 2"

• Gebruik: "Beleidsontwikkeling", "Auditvoorbereiding", "Risicobeoordeling"

Zoeken in je Geschiedenis

ISMS Copilot bevat een zoekfunctie om snel eerdere gesprekken te vinden op titel of berichtinhoud.

Hoe te Zoeken

Open de zoekfunctie op een van de volgende manieren:

• Klik op de knop "Zoek in chats" bovenaan de linkerzijbalk

• Druk op Ctrl+K (Windows/Linux) of ⌘K (Mac) vanuit elke plek in de app

Er opent een zoekvenster met een tekstveld. Begin te typen om in je gesprekken te zoeken.

Waarop je Kunt Zoeken

De zoekfunctie doorzoekt:

• Gesprekstitels - Komt overeen met de namen van je gesprekken

• Berichtinhoud - Doorzoekt zowel jouw vragen als de AI-antwoorden

De resultaten tonen:

• Een icoon dat aangeeft of de overeenkomst is gevonden in de titel of de berichtinhoud

• De gesprekstitel

• Een gemarkeerd fragment van de gevonden tekst

• Wanneer het gesprek is gemaakt

Zoekbereik

Het zoeken is beperkt tot je huidige context:

• In een werkruimte: Doorzoekt alleen gesprekken in die werkruimte

• In algemene geschiedenis: Doorzoekt gesprekken die niet in een werkruimte staan

Zoekresultaten Gebruiken

Klik op een zoekresultaat om:

• Direct naar dat gesprek te gaan

• Het zoekvenster sluit automatisch

• Je werk in dat gesprek voort te zetten

Druk op Esc of klik buiten het dialoogvenster om te sluiten zonder te navigeren.

Zoeklimieten

• Toont maximaal 20 resultaten per zoekopdracht

• De resultaten zijn beperkt tot je meest recente gesprekken in de huidige werkruimte of algemene geschiedenis

Tip: Gebruik betekenisvolle gesprekstitels en organiseer je werk met werkruimtes om gesprekken makkelijker terug te vinden.

Sectie Recente Werkruimtes

De zijbalk toont je 3 meest recente werkruimtes voor snelle toegang:

• Klik op een werkruimte om deze te bekijken

• Gesprekken binnen die werkruimte worden geladen

• Klik op "Bekijk alle werkruimtes" om al je werkruimtes te zien

Gegevensbewaring en Automatische Verwijdering

ISMS Copilot heeft twee afzonderlijke bewaarinstellingen die onafhankelijk van elkaar werken:

1. Jouw ISMS Copilot Bewaartermijn (deze sectie): Bepaalt hoe lang de gespreksgeschiedenis wordt bewaard in de database van je account

2. Bewaartermijn AI-provider (beheerd via Advanced Data Protection Mode): Bepaalt hoe lang AI-providers gegevens tijdelijk bewaren tijdens de verwerking

Bewaartermijn ISMS Copilot-gespreksgeschiedenis:

Gesprekken die in je account zijn opgeslagen, worden automatisch verwijderd op basis van je bewaarinstellingen.

Standaard op het Gratis Pakket

Standaard worden gesprekken bij het gratis pakket 30 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd.

Beheer op het Plus-pakket

Abonnees met een betaald pakket (Essential en hoger) kunnen een aangepaste bewaartermijn instellen:

1. Klik op je gebruikersavatar (rechtsboven)

2. Selecteer "Instellingen"

3. Scroll naar "Gegevensbewaring"

4. Kies je bewaartermijn (1 dag tot 7 jaar)

5. Of vink "Gegevens voor onbepaalde tijd bewaren" aan

6. Klik op "Opslaan"

Je Bewaartermijn Kiezen

• Kortetermijn (1-30 dagen): Voor tijdelijke vragen, niet voor compliance-dossiers

• Middellange termijn (6-12 maanden): Voor lopende projecten

• Langetermijn (1-3 jaar): Voor compliance-documentatie en audittrails

• Verlengd (7 jaar): Voor wettelijke compliance-archieven

• Onbepaalde tijd: Om alle gesprekken permanent te bewaren

Beperkingen

Berichten Kunnen Niet Bewerkt Worden

Zodra je een bericht verstuurt, kan het niet meer worden bewerkt. De gespreksgeschiedenis toont precies wat er is gevraagd en geantwoord.

Afzonderlijke Berichten Kunnen Niet Verwijderd Worden

Je kunt alleen volledige gesprekken verwijderen, geen afzonderlijke berichten binnen een gesprek.

Gesprekken Kunnen Niet Worden Geëxporteerd

Momenteel kunnen gesprekken niet worden geëxporteerd. Ze worden opgeslagen in je ISMS Copilot-account. Maak screenshots of notities als je specifieke antwoorden buiten de app wilt bewaren.

Belangrijke Gesprekken Archiveren

Omdat je niet kunt exporteren, lees je hier hoe je belangrijke gesprekken kunt bewaren:

1. Maak screenshots van belangrijke reacties - Leg belangrijke antwoorden vast

2. Hernoem duidelijk - Gebruik beschrijvende titels zodat je ze kunt terugvinden

3. Stel een lange bewaartermijn in - Zorg ervoor dat belangrijke gesprekken niet automatisch worden verwijderd

4. Kopieer naar documenten - Kopieer belangrijke inhoud handmatig naar je compliance-documenten

Werkruimte versus Algemene Geschiedenis

Algemene Geschiedenis (zichtbaar in zijbalk)

• Toont alle gesprekken die niet in een werkruimte staan

• Goed voor ad-hoc vragen

• Kan onoverzichtelijk worden bij veel gesprekken

Werkruimtegeschiedenis (binnen elke werkruimte)

• Toont alleen gesprekken in die werkruimte

• Goed voor georganiseerde projecten

• Houdt gerelateerde gesprekken bij elkaar

Best Practices

• Hernoem gesprekken onmiddellijk nadat je ze hebt gemaakt

• Gebruik werkruimtes voor projecten met meerdere gesprekken

• Verwijder oude gesprekken regelmatig om de geschiedenis schoon te houden

• Documenteer belangrijke bevindingen buiten de app

• Stel een passende bewaartermijn in op basis van je compliance-behoeften

Volgende Stappen

• Leer meer over het organiseren met werkruimtes

• Gebruik Voorgestelde Volgende Stappen in de chat

• Beheer je gegevensbewaring met het Plus-pakket