Hoe je jouw ISMS Copilot-account kunt beveiligen

Overzicht

Het beveiligen van je ISMS Copilot-account beschermt je gevoelige nalevingsgegevens, klantinformatie en gespreksgeschiedenis. Deze gids laat zien hoe je de juiste verificatiemethode kiest, beveiligingsinstellingen configureert en best practices volgt om je account veilig te houden.

Voor wie is dit?

Dit artikel is bedoeld voor:

• Nieuwe gebruikers die hun ISMS Copilot-account instellen

• Beveiligingsbewuste professionals die met gevoelige gegevens werken

• Compliance-consultants die meerdere klantprojecten beheren

• Iedereen die de beveiliging van zijn account wil verbeteren

Voordat je begint

Wat je nodig hebt

• Een actief e-mailadres voor accountmeldingen

• Toegang tot een sterke wachtwoordmanager (aanbevolen)

• Optioneel: Google- of Microsoft-account voor OAuth-verificatie

Een verificatiemethode kiezen

ISMS Copilot biedt drie verificatiemethoden. Kies de methode die het beste bij jouw beveiligingseisen past:

Optie 1: E-mail & Wachtwoord (Goede beveiliging)

Het meest geschikt voor:

• Gebruikers die de voorkeur geven aan traditionele verificatie

• Organisaties die geen Google of Microsoft gebruiken

• Gebruikers die volledige controle willen over hun inloggegevens

Beveiligingsniveau: Goed (bij gebruik van een sterk, uniek wachtwoord)

Hoe in te stellen:

1. Ga naar de inlogpagina van ISMS Copilot

2. Klik op Sign Up

3. Voer je e-mailadres in

4. Maak een sterk wachtwoord aan dat aan alle eisen voldoet:

   • Minimaal 8 tekens

   • Ten minste één hoofdletter (A-Z)

   • Ten minste één kleine letter (a-z)

   • Ten minste één cijfer (0-9)

   • Ten minste één speciaal teken (!@#$%^&*()_+-=[]{}|;':\"<>?,./`)

5. Vink het vakje aan: I agree to the terms and conditions and the data processing agreement

6. Klik op Create account

Verwacht resultaat: "Success! Please check your email to confirm your account."

Optie 2: Google OAuth (Betere beveiliging)

Het meest geschikt voor:

• Gebruikers met Google Workspace- of Gmail-accounts

• Organisaties die Google al gebruiken voor verificatie

• Gebruikers die Google's 2-stapsverificatie willen inschakelen

Beveiligingsniveau: Beter (vooral als Google 2FA is ingeschakeld)

Hoe in te stellen:

1. Ga naar de inlogpagina van ISMS Copilot

2. Klik op Continue with Google

3. Selecteer je Google-account

4. Controleer het machtigingsverzoek

5. Klik op Allow om toegang te verlenen

Verwacht resultaat: Je bent automatisch ingelogd en wordt omgeleid naar de startpagina van ISMS Copilot.

Optie 3: Microsoft/Azure OAuth (Betere beveiliging)

Het meest geschikt voor:

• Gebruikers met Microsoft 365- of Microsoft Entra ID (Azure AD)-accounts

• Enterprise-organisaties die Microsoft-verificatie gebruiken

• Gebruikers die de multifactor-authenticatie van Microsoft willen benutten

Beveiligingsniveau: Beter (vooral als Microsoft MFA is ingeschakeld)

Wat ISMS Copilot zal opvragen

Wanneer je inlogt met Microsoft, vraagt ISMS Copilot alleen om drie standaard inlogbereiken:

• openid — inlogidentiteit

• email — je zakelijke e-mailadres

• profile — je naam en basisprofielinformatie

ISMS Copilot vraagt geen toegang tot mailboxen, bestanden, agenda's of andere Microsoft 365-gegevens.

Hoe in te stellen — standaard tenants

1. Ga naar de inlogpagina van ISMS Copilot

2. Klik op Continue with Microsoft

3. Voer je Microsoft e-mailadres en wachtwoord in

4. Voltooi eventuele MFA-uitdagingen indien ingeschakeld

5. Controleer het machtigingsverzoek en klik op Accept om toegang te verlenen

Hoe in te stellen — enterprise tenants waarbij toestemming van de gebruiker is uitgeschakeld

Sommige Microsoft Entra-tenants schakelen OAuth-toestemming door eindgebruikers uit als beveiligingsbeleid. Als je gebruikers geen toestemmingsscherm zien (of op Accept klikken en er gebeurt niets), moet een beheerder binnen je organisatie eenmalig toestemming geven voor de hele tenant. Dit is een eenmalige actie die je hele tenant in staat stelt om ISMS Copilot te gebruiken.

Een Microsoft Entra tenant-beheerder bij jouw organisatie opent deze URL, ingelogd als admin, beoordeelt de machtigingen en keurt deze goed:

https://login.microsoftonline.com/{your-tenant-id-or-domain}/adminconsent?client_id={our-client-id}

Na goedkeuring kan iedereen in je tenant die toegang heeft tot ISMS Copilot de knop Continue with Microsoft gebruiken zonder een individueel toestemmingsscherm te zien.

Als je deze URL vooraf ingevuld wilt hebben voor jouw tenant, neem dan contact op met [email protected].

Officiële documentatie van Microsoft voor de admin-consent flow: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent

Beveiligingsvergelijking

Multifactor-authenticatie (MFA) inschakelen

ISMS Copilot heeft geen eigen MFA, maar je kunt deze beveiligingslaag toevoegen via OAuth-providers.

Voor Google OAuth-gebruikers

1. Ga naar https://myaccount.google.com/security

2. Zoek de sectie 2-stapsverificatie

3. Klik op Aan de slag

4. Kies je verificatiemethode:

   • Google Authenticator-app (meest veilig)

   • SMS-bericht (minder veilig maar handig)

   • Telefoongesprek

   • Beveiligingssleutel (hardware token - hoogste beveiliging)

5. Volg de installatie-instructies van Google

6. Sla back-upcodes op een veilige locatie op

Verwacht resultaat: Elke keer dat je inlogt op ISMS Copilot met Google, moet je je tweede factor opgeven.

Voor Microsoft OAuth-gebruikers

1. Ga naar https://account.microsoft.com/security

2. Klik op Geavanceerde beveiligingsopties

3. Zoek Verificatie in twee stappen

4. Klik op Verificatie in twee stappen instellen

5. Kies je verificatiemethode:

   • Microsoft Authenticator-app (meest veilig)

   • SMS-bericht

   • Telefoongesprek

   • Beveiligingssleutel (FIDO2) (hoogste beveiliging)

6. Volg de installatie-instructies van Microsoft

7. Sla herstelcodes op een veilige locatie op

Verwacht resultaat: Elke keer dat je inlogt op ISMS Copilot met Microsoft, moet je je tweede factor opgeven.

Best practices voor wachtwoordbeveiliging

Een sterk wachtwoord aanmaken

Als je e-mail- en wachtwoordverificatie gebruikt, volg dan deze richtlijnen:

Wel doen:

• Gebruik ten minste 12-16 tekens (langer is beter)

• Gebruik een wachtwoordmanager om willekeurige wachtwoorden te genereren

• Maak een uniek wachtwoord aan voor ISMS Copilot (nooit hergebruiken)

• Gebruik hoofdletters, kleine letters, cijfers en speciale tekens

• Gebruik wachtwoordzinnen: "Compliance!Audit@2024#ISO27001" (makkelijk te onthouden, moeilijk te kraken)

Niet doen:

• Persoonlijke informatie gebruiken (naam, verjaardag, bedrijfsnaam)

• Veelvoorkomende woorden of patronen gebruiken ("Wachtwoord123!")

• Wachtwoorden van andere diensten hergebruiken

• Je wachtwoord delen met collega's

• Wachtwoorden op briefjes schrijven of in onversleutelde bestanden opslaan

Wachtwoord herstellen

Als je je wachtwoord bent vergeten of vermoedt dat het gecompromitteerd is:

1. Ga naar de inlogpagina van ISMS Copilot

2. Klik op Forgot your password?

3. Voer je geregistreerde e-mailadres in

4. Klik op Send reset link

5. Controleer je inbox voor een bericht over het herstellen van je wachtwoord

6. Klik op de herstellink in de e-mail (24 uur geldig)

7. Voer een nieuw sterk wachtwoord in

8. Klik op Reset password

Verwacht resultaat: "Password successfully reset. You can now log in with your new password."

Gegevensretentie configureren

Bepaal hoe lang je gespreksgegevens worden bewaard om een balans te vinden tussen beveiliging en compliance-eisen.

Je retentieperiode instellen

1. Klik op het icoon van het gebruikersmenu (rechtsboven)

2. Selecteer Settings

3. Kies in het veld Data Retention Period:

   • Korte retentie (1-30 dagen): Voor zeer gevoelig tijdelijk werk

   • Gemiddelde retentie (90-365 dagen): Voor de meeste compliance-projecten

   • Lange retentie (1-7 jaar): Voor projecten die langdurige verslaglegging vereisen

   • Keep Forever: Voor een permanente organisatorische kennisbank

4. Klik op Save Settings

Verwacht resultaat: Het dialoogvenster Instellingen sluit en de retentieperiode wordt opgeslagen.

Aanbevelingen voor retentie per use-case

Sessiebeveiliging

Hoe sessies werken

Wanneer je inlogt bij ISMS Copilot:

• Er wordt een beveiligde JWT (JSON Web Token) gegenereerd

• Het token wordt opgeslagen in de sessieopslag van je browser

• Elk verzoek aan ISMS Copilot bevat dit token

• Tokens verlopen automatisch na een periode van inactiviteit

• Het sluiten van je browser wist de sessieopslag

Veilig uitloggen

1. Klik op het icoon van het gebruikersmenu (rechtsboven)

2. Selecteer Logout in het vervolgkeuzemenu

3. Je wordt omgeleid naar de inlogpagina

Verwacht resultaat: Je sessietoken wordt gewist en je moet opnieuw inloggen om toegang te krijgen tot ISMS Copilot.

Best practices voor sessies

• Laat ISMS Copilot niet onbeheerd openstaan op gedeelde computers

• Sluit je browser af wanneer je klaar bent op openbare wifi-netwerken

• Wis periodiek de cache van je browser

• Gebruik de privé/incognito-modus bij toegang vanaf gedeelde apparaten

Workspace-beveiliging

Waarom workspaces belangrijk zijn voor de beveiliging

Workspaces bieden gegevensisolatie voor verschillende projecten of klanten:

• Elke workspace heeft een afzonderlijke gespreksgeschiedenis

• Geüploade bestanden zijn gekoppelde aan specifieke workspaces

• Aangepaste instructies blijven binnen elke workspace

• Het verwijderen van een workspace verwijdert alle bijbehorende gegevens

Veilige workspace-praktijken

Voor compliance-consultants:

1. Maak één workspace per klant aan

2. Geef workspaces duidelijke namen maar vermijd gevoelige klant-identificaties

3. Stel workspace-specifieke retentieperiodes in die overeenkomen met klantcontracten

4. Verwijder workspaces wanneer projecten zijn afgerond

Voor organisaties:

1. Maak workspaces aan per project, afdeling of framework

2. Beperk wie toegang heeft tot gevoelige informatie in de workspace

3. Documenteer de workspace-structuur in je gegevensinventaris

4. Archiveer of verwijder voltooide projecten regelmatig

Een workspace verwijderen

1. Ga naar de pagina Workspaces

2. Zoek de workspace die je wilt verwijderen

3. Klik op de knop Delete op de kaart van de workspace

4. Er verschijnt een bevestigingsvenster: "Are you sure?"

5. Klik op Delete om te bevestigen

Verwacht resultaat: De workspace en al zijn gesprekken, bestanden en aangepaste instructies worden permanent verwijderd.

Browser-beveiligingsinstellingen

Aanbevolen browserconfiguratie

Houd je browser up-to-date:

• Schakel automatische browser-updates in

• Gebruik actuele versies van Chrome, Firefox, Safari of Edge

• Vermijd verouderde browsers (Internet Explorer, oude Safari-versies)

Privacy-instellingen:

• Schakel "Do Not Track" in de browserinstellingen in

• Blokkeer cookies van derden

• Wis periodiek je browsegegevens

• Gebruik de modus "alleen HTTPS" indien beschikbaar

Extensies & add-ons:

• Installeer alleen vertrouwde browserextensies

• Controleer de machtigingen van extensies zorgvuldig

• Schakel ongebruikte extensies uit of verwijder ze

• Wees voorzichtig met extensies die webpagina's aanpassen

Netwerkbeveiliging

Veilige netwerken voor ISMS Copilot

Aanbevolen netwerken:

• De beveiligde wifi van je organisatie

• Je eigen wifi thuis (met WPA3- of WPA2-versleuteling)

• Mobiele dataverbinding (4G/5G)

• Vertrouwde VPN-verbinding

Te vermijden netwerken:

• Openbare wifi in cafés, op luchthavens of in hotels (tenzij je een VPN gebruikt)

• Open netwerken zonder wachtwoord

• Netwerken met verdachte of onbekende namen

• Openbare computers in internetcafés of bibliotheken

Een VPN gebruiken

Als je ISMS Copilot op openbare netwerken moet gebruiken:

1. Gebruik een gerenommeerde VPN-service (bijv. NordVPN, ExpressVPN, ProtonVPN)

2. Maak verbinding met de VPN voordat je ISMS Copilot opent

3. Controleer of de VPN-verbinding actief is (zoek naar het VPN-icoon)

4. Gebruik ISMS Copilot zoals gebruikelijk

5. Log uit en verbreek de VPN-verbinding als je klaar bent

Beveiligingsbedreigingen herkennen

Phishing-aanvallen

Waarschuwingstekens voor phishing-e-mails:

• E-mailadres van afzender komt niet overeen met het domein @ismscopilot.com

• Dringend taalgebruik dat aanzet tot onmiddellijke actie

• Verdachte links (beweeg de muis erover om de URL te bekijken voordat je klikt)

• Verzoeken om wachtwoord- of betalingsinformatie

• Slechte grammatica of spelfouten

• Algemene begroetingen ("Beste gebruiker" in plaats van je naam)

Wat te doen als je phishing vermoedt

1. Klik niet op links in de verdachte e-mail

2. Download geen bijlagen

3. Beantwoord de e-mail niet

4. Stuur de e-mail door naar de support van ISMS Copilot

5. Verwijder de e-mail uit je inbox

6. Als je op een link hebt geklikt, wijzig dan onmiddellijk je wachtwoord

Accountmonitoring

Regelmatige beveiligingscontroles

Voer deze controles maandelijks uit:

1. Controleer je workspaces: Zoek naar onbekende workspaces of gesprekken

2. Audit gespreksgeschiedenis: Zoek naar berichten die je niet zelf hebt verstuurd

3. Controleer accountinstellingen: Verifieer of het e-mailadres en de retentieperiode niet zijn gewijzigd

4. Controleer factuurgegevens: Premium-gebruikers moeten hun abonnementsstatus controleren

Tekenen van onbevoegde toegang

Neem onmiddellijk contact op met de support als je het volgende opmerkt:

• Workspaces die je niet zelf hebt aangemaakt

• Gesprekken of berichten die je niet herkent

• Wijzigingen in accountinstellingen die je niet zelf hebt doorgevoerd

• Onverwachte e-mails voor het herstellen van je wachtwoord

• Inlogmeldingen van onbekende locaties (indien geïmplementeerd)

Incidentrespons

Als je account gecompromitteerd is

1. Wijzig onmiddellijk je wachtwoord

   • Gebruik het proces voor wachtwoordherstel

   • Maak een nieuw, uniek wachtwoord aan

2. Controleer accountactiviteit

   • Controleer alle workspaces op onbevoegde wijzigingen

   • Beoordeel de gespreksgeschiedenis

   • Controleer geüploade bestanden

3. Neem contact op met de support van ISMS Copilot

   • Meld het beveiligingsincident

   • Vraag auditlogs aan indien beschikbaar

   • Volg de instructies van de support voor herstel

4. Informeer betrokken partijen

   • Als er mogelijk toegang is verkregen tot klantgegevens, informeer dan je klanten

   • Documenteer het incident voor je compliance-administratie

   • Volg de incidentrespons-procedures van je organisatie

Checklist beveiliging

Initiële configuratie

• ✓ Kies een verificatiemethode (OAuth met MFA aanbevolen)

• ✓ Maak een sterk, uniek wachtwoord aan (indien e-mailverificatie wordt gebruikt)

• ✓ Verifieer je e-mailadres

• ✓ Schakel MFA in bij je OAuth-provider

• ✓ Stel een passende retentieperiode in voor gegevens

• ✓ Bekijk en accepteer het privacybeleid

Lopende beveiliging

• ✓ Log uit op gedeelde computers

• ✓ Vermijd openbare wifi zonder VPN

• ✓ Houd je browser up-to-date

• ✓ Controleer maandelijks je accountactiviteit

• ✓ Verwijder voltooide workspaces

• ✓ Werk wachtwoorden elk kwartaal bij (bij e-mailverificatie)

• ✓ Wees waakzaam voor phishing-pogingen

Beperkingen

Functies die momenteel niet beschikbaar zijn

• Eigen multifactor-authenticatie (gebruik in plaats daarvan OAuth-providers)

• Dashboard voor sessiebeheer (actieve sessies kunnen niet worden bekeken)

• Inlogmeldingen voor nieuwe apparaten of locaties

• Whitelisting van IP-adressen

• Ondersteuning voor hardware-beveiligingssleutels (FIDO2/WebAuthn)

• Single Sign-On (SSO/SAML) voor ondernemingen

Wat nu?

• Lees meer over de beveiligingsarchitectuur van ISMS Copilot

• Begrijp je AVG-rechten en gegevensprivacy

• Stel workspaces in voor gegevensisolatie

• Bezoek het Trust Center voor gedetailleerde beveiligingsdocumentatie

Hulp krijgen

Als je hulp nodig hebt bij de beveiliging:

• Neem contact op met de support via het Helpcenter-menu

• Markeer je bericht als dringend bij vermoedelijke beveiligingsincidenten

• Gebruik de link "Forgot your password?" om je wachtwoord te herstellen

• Bekijk de Statuspagina voor problemen met de dienstverlening