Je gesprekken beheren

Je gesprekken beheren

Organiseer en beheer je chatgeschiedenis om compliance-werk overzichtelijk en toegankelijk te houden.

Je gespreksgeschiedenis bekijken

Al je gesprekken worden automatisch opgeslagen. Je kunt ze op elk moment bekijken:

Vanaf de startpagina

1. Nadat je je eerste bericht hebt verzonden, kom je in de chatweergave terecht

2. In de linkerzijbalk zie je de sectie "Geschiedenis"

3. Deze sectie toont al je recente gesprekken

Vanaf elke chatpagina

1. Je gespreksgeschiedenis verschijnt in de linkerzijbalk onder "Geschiedenis"

2. Scroll door de lijst met gesprekken

3. Klik op een gesprek om het te hervatten

Wat automatisch wordt opgeslagen

Elk gesprek bevat automatisch:

• Alle berichten - Zowel jouw vragen als de AI-antwoorden

• Gesprekstitel - Gegenereerd op basis van je eerste vraag

• Gespreksdatum - Wanneer het gesprek is gestart

• Context - De gebruikte workspace of persona

• Geüploade bestanden - Alle documenten die je hebt geanalyseerd

Een gesprek hernoemen

Wijzig de titel in iets dat duidelijker is:

1. Beweeg je muis over een gesprek in de zijbalk met de geschiedenis

2. Klik op de "..." (drie puntjes) menuknop

3. Selecteer "Hernoemen"

4. Er verschijnt een dialoogvenster met de huidige titel

5. Voer een nieuwe titel in (bijv. "Beleidsbeoordeling - Q1" of "Voorbereiding Risicoanalyse")

6. Klik op "Opslaan"

Het gesprek wordt onmiddellijk hernoemd.

Goede naamgevingspraktijken

• Wees specifiek: "ISO 27001 - Beleidsbeoordeling" (niet "Compliance werk")

• Vermeld het framework: "SOC 2 - Auditvoorbereiding"

• Voeg datum of fase toe: "Q4 2024 - Risicoanalyse"

• Noem klant of project: "Acme Corp - Incident Response Beleid"

Een gesprek verwijderen

Verwijder gesprekken die je niet meer nodig hebt:

1. Beweeg je muis over een gesprek in de zijbalk met de geschiedenis

2. Klik op de "..." (drie puntjes) menuknop

3. Selecteer "Verwijderen"

4. Er verschijnt een bevestigingsvenster: "Weet je het zeker?"

5. In het bericht staat: "Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Hiermee worden de thread en alle berichten permanent verwijderd."

6. Klik op "Verwijderen" om te bevestigen

Tips voor gespreksorganisatie

Gebruik workspaces voor grote projecten

Als je meerdere klanten of compliance-frameworks beheert, organiseer deze dan met workspaces in plaats van de geschiedenis vol te laten lopen:

• Maak een workspace per klant: "Klant: TechCorp"

• Maak een workspace per framework: "ISO 27001 Implementatie"

• Alle gesprekken in die workspace blijven bij elkaar

Meer informatie: Werk organiseren met Workspaces

Houd de geschiedenis schoon

Verwijder regelmatig oude of testgesprekken:

• Verwijder eenmalige vragen die je niet meer nodig hebt

• Verwijder testgesprekken

• Bewaar belangrijke compliance-gesprekken

Gebruik duidelijke titels

Hernoem gesprekken om hun doel te weerspiegelen:

• In plaats van: "Gesprek 1, Gesprek 2"

• Gebruik: "Beleidsontwikkeling", "Auditvoorbereiding", "Risicoanalyse"

Zoeken in je geschiedenis

ISMS Copilot bevat een zoekfunctie om snel eerdere gesprekken terug te vinden op titel of berichtinhoud.

Hoe te zoeken

Open de zoekfunctie op een van de volgende manieren:

• Klik op de knop "Zoeken in chats" bovenaan de linkerzijbalk

• Druk op Ctrl+K (Windows/Linux) of ⌘K (Mac) vanaf elke plek in de app

Er opent een zoekvenster met een tekstveld. Begin met typen om in je gesprekken te zoeken.

Wat je kunt zoeken

De zoekfunctie doorzoekt:

• Gesprekstitels - Matcht met de namen van je gesprekken

• Berichtinhoud - Zoekt in zowel jouw vragen als de AI-antwoorden

De resultaten tonen:

• Een icoon dat aangeeft of de match in de titel of de berichtinhoud is gevonden

• De titel van het gesprek

• Een gemarkeerd fragment van de gevonden tekst

• Wanneer het gesprek is aangemaakt

Zoekbereik

De zoekopdracht is beperkt tot je huidige context:

• In een workspace: Zoekt alleen in gesprekken binnen die workspace

• In de algemene geschiedenis: Zoekt in gesprekken die niet in een workspace staan

Zoekresultaten gebruiken

Klik op een zoekresultaat om:

• Direct naar dat gesprek te navigeren

• Het zoekvenster sluit automatisch

• Je werk in dat gesprek voort te zetten

Druk op Esc of klik buiten het venster om de zoekfunctie te sluiten zonder te navigeren.

Zoekbeperkingen

• Toont maximaal 20 overeenkomstige resultaten per zoekopdracht

• Resultaten zijn beperkt tot je meest recente gesprekken binnen de huidige workspace of algemene geschiedenis

Tip: Gebruik betekenisvolle gesprekstitels en organiseer werk met workspaces om gesprekken makkelijker vindbaar te maken.

Sectie Recente Workspaces

De zijbalk toont je 3 meest recente workspaces voor snelle toegang:

• Klik op een workspace om deze te bekijken

• Gesprekken binnen die workspace worden geladen

• Klik op "Bekijk alle workspaces" om al je workspaces te zien

Gegevensbewaring en automatische verwijdering

ISMS Copilot heeft twee afzonderlijke instellingen voor bewaring die onafhankelijk van elkaar werken:

1. Jouw ISMS Copilot-bewaring (deze sectie): Bepaalt hoe lang de gespreksgeschiedenis in je accountdatabase wordt bewaard

2. Bewaring door AI-provider (beheerd via Advanced Data Protection Mode): Bepaalt hoe lang AI-providers tijdelijk gegevens bewaren tijdens verwerking

Bewaring van ISMS Copilot-gespreksgeschiedenis:

Gesprekken die in je account zijn opgeslagen, worden automatisch verwijderd op basis van je bewaarinstellingen.

Standaard voor Gratis abonnement

Standaard worden gesprekken bij het gratis abonnement 30 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd.

Beheer voor Plus-abonnement

Abonnees van het Plus-plan kunnen een aangepaste bewaartermijn instellen:

1. Klik op je gebruikersavatar (rechtsboven)

2. Selecteer "Instellingen"

3. Scroll naar "Gegevensbewaring"

4. Kies je bewaarperiode (1 dag tot 7 jaar)

5. Of vink "Gegevens voor onbepaalde tijd bewaren" aan

6. Klik op "Opslaan"

Je bewaarperiode kiezen

• Kortetermijn (1-30 dagen): Voor tijdelijke vragen, niet voor compliance-documentatie

• Middellangetermijn (6-12 maanden): Voor lopende projecten

• Langetermijn (1-3 jaar): Voor compliance-documentatie en audit trails

• Uitgebreid (7 jaar): Voor wettelijke compliance-archieven

• Onbepaalde tijd: Om alle gesprekken permanent te bewaren

Beperkingen

Berichten kunnen niet worden bewerkt

Zodra je een bericht hebt verzonden, kan het niet meer worden bewerkt. De gespreksgeschiedenis toont exact wat er is gevraagd en geantwoord.

Individuele berichten kunnen niet worden verwijderd

Je kunt alleen volledige gesprekken verwijderen, geen individuele berichten binnen een gesprek.

Gesprekken kunnen niet worden geëxporteerd

Momenteel kunnen gesprekken niet worden geëxporteerd. Ze worden opgeslagen in je ISMS Copilot-account. Maak screenshots of aantekeningen als je specifieke antwoorden buiten de app wilt bewaren.

Belangrijke gesprekken archiveren

Omdat je niet kunt exporteren, volgt hier hoe je belangrijke gesprekken kunt behouden:

1. Maak screenshots van belangrijke antwoorden - Leg essentiële informatie vast

2. Hernoem duidelijk - Gebruik beschrijvende titels zodat je ze terug kunt vinden

3. Stel een lange bewaartermijn in - Zorg dat belangrijke gesprekken niet automatisch worden verwijderd

4. Kopieer naar documenten - Kopieer belangrijke inhoud handmatig naar je compliance-documenten

Workspace vs. Algemene Geschiedenis

Algemene geschiedenis (zichtbaar in de zijbalk)

• Toont alle gesprekken die niet in een workspace staan

• Handig voor ad-hoc vragen

• Kan onoverzichtelijk worden bij veel gesprekken

Workspace-geschiedenis (binnen elke workspace)

• Toont alleen gesprekken binnen die workspace

• Handig voor georganiseerde projecten

• Houdt gerelateerde gesprekken bij elkaar

Best Practices

• Hernoem gesprekken onmiddellijk nadat je ze hebt aangemaakt

• Gebruik workspaces voor projecten met meerdere gesprekken

• Verwijder oude gesprekken regelmatig om je geschiedenis schoon te houden

• Documenteer belangrijke bevindingen buiten de app

• Stel een passende bewaartermijn in op basis van je compliance-behoeften

Volgende stappen

• Meer informatie over organiseren met workspaces

• Beheer je gegevensbewaring met het Plus-abonnement

• Start een nieuw gesprek