Organización del trabajo con espacios de trabajo

Organización del trabajo con espacios de trabajo

Cree espacios de trabajo para organizar las conversaciones en torno a proyectos, clientes o iniciativas de cumplimiento específicos. Cada espacio de trabajo mantiene su propio historial de conversaciones y puede tener instrucciones personalizadas.

¿Qué son los espacios de trabajo?

Los espacios de trabajo son contenedores de proyectos que le ayudan a:

• Separar conversaciones por proyecto o cliente

• Mantener el contexto para proyectos con múltiples conversaciones

• Añadir instrucciones personalizadas específicas para cada proyecto

• Realizar el seguimiento del trabajo de cumplimiento por marco de trabajo o empresa

Cuándo crear un espacio de trabajo

Cree un nuevo espacio de trabajo para:

• Cada cliente o empresa con la que esté trabajando

• Diferentes marcos de cumplimiento (ISO 27001, SOC 2, etc.)

• Diferentes departamentos o unidades de negocio

• Diferentes fases de implementación (planificación, implementación, auditoría)

Ejemplos de nombres de espacios de trabajo

• "Acme Corp - Implementación de ISO 27001"

• "Preparación para la auditoría SOC 2 Tipo II"

• "Cumplimiento de RGPD - Departamento de RR. HH."

• "Cliente: TechCorp - Evaluación de riesgos"

Creación de un espacio de trabajo

Método 1: Desde la página de inicio

1. Haga clic en el desplegable de espacios de trabajo en la página de inicio

2. Haga clic en "Crear nuevo espacio de trabajo" o en el botón +

3. Introduzca el nombre del espacio de trabajo (p. ej., "Implementación de ISO 27001")

4. Haga clic en "Crear espacio de trabajo"

Método 2: Desde la página de espacios de trabajo

1. Haga clic en "Ver todos los espacios de trabajo" en la barra lateral o navegue hasta la página de espacios de trabajo

2. Haga clic en el botón "Añadir" o en el icono "+"

3. Introduzca el nombre del espacio de trabajo

4. Haga clic en "Crear espacio de trabajo"

Método 3: Desde la barra lateral

1. Localice la sección de espacios de trabajo en la barra lateral izquierda

2. Haga clic en "Añadir espacio de trabajo" o en el botón +

3. Introduzca el nombre del espacio de trabajo

4. Haga clic en "Crear espacio de trabajo"

Después de la creación, verá: "Espacio de trabajo creado"

Uso de un espacio de trabajo

1. Navegue hasta el espacio de trabajo haciendo clic en él en la barra lateral o en la lista de espacios de trabajo

2. El nombre del espacio de trabajo aparece en la parte superior del área de chat

3. Todas las conversaciones que inicie en este espacio de trabajo se guardarán en él

4. La IA recuerda el contexto de su espacio de trabajo para ofrecer respuestas personalizadas

Espacios de trabajo frente a Personas

ISMS Copilot ofrece dos formas de personalizar sus conversaciones. Puede utilizar cualquiera de ellas, pero no ambas al mismo tiempo:

Personas (sin espacio de trabajo)

• Predeterminado: asistencia de cumplimiento estándar

• Implementador: enfoque en la implementación

• Auditor: enfoque en la auditoría y verificación

• Consultor: enfoque en la orientación estratégica

Usar cuando: desee cambiar la forma en que la IA responde a sus preguntas

Espacios de trabajo

• Contexto personalizado específico del proyecto

• Organice las conversaciones por cliente o marco de trabajo

• Historiales de conversación independientes

Usar cuando: desee organizar múltiples clientes o proyectos

Edición de un espacio de trabajo

1. Vaya a la página de espacios de trabajo ("Ver todos los espacios de trabajo")

2. Busque su espacio de trabajo en la cuadrícula

3. Haga clic en el botón "Editar" en la tarjeta del espacio de trabajo

4. Actualice el nombre del espacio de trabajo

5. Haga clic en "Guardar cambios"

Verá: "Espacio de trabajo actualizado"

Eliminación de un espacio de trabajo

1. Vaya a la página de espacios de trabajo ("Ver todos los espacios de trabajo")

2. Busque su espacio de trabajo en la cuadrícula

3. Haga clic en el botón "Eliminar"

4. Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación: "¿Está seguro?"

5. Haga clic en "Eliminar" para confirmar

Almacenamiento de espacios de trabajo en la barra lateral

La barra lateral muestra sus 3 espacios de trabajo más recientes. Para ver todos los espacios de trabajo:

1. Haga clic en "Ver todos los espacios de trabajo" en la parte inferior de la sección de espacios de trabajo

2. Esto le llevará a la página completa de gestión de espacios de trabajo

Cambio entre espacios de trabajo

1. Haga clic en el nombre de un espacio de trabajo en la barra lateral

2. O haga clic en un espacio de trabajo en la lista de espacios de trabajo

3. El nombre del espacio de trabajo aparece en la parte superior, confirmando que se encuentra en ese espacio de trabajo

4. Se cargará su historial de conversaciones para ese espacio de trabajo

Mejores prácticas

Convenciones de nomenclatura

• Incluya el marco de trabajo: "Cliente ABC - ISO 27001"

• Añada la fecha o la fase: "T4 2024 - Preparación para la auditoría SOC 2"

• Sea descriptivo: "Acme Corp - Evaluación de riesgos 2024"

Organización

• Cree un espacio de trabajo por cada proyecto o cliente importante

• Utilice espacios de trabajo para iniciativas de cumplimiento a largo plazo

• Considere la posibilidad de crear espacios de trabajo independientes para diferentes marcos de cumplimiento

Gestión de conversaciones

• Mantenga las preguntas relacionadas en la misma conversación (hilo)

• Inicie nuevas conversaciones para nuevos temas dentro del espacio de trabajo

• Cambie el nombre de las conversaciones para reflejar su tema y facilitar su búsqueda

Gestión del historial de conversaciones en los espacios de trabajo

Cada espacio de trabajo mantiene su propio historial de conversaciones:

1. Haga clic en un espacio de trabajo para verlo

2. Las conversaciones anteriores aparecen en la sección Historial (barra lateral izquierda)

3. Haga clic en cualquier conversación para continuarla

4. Pase el cursor sobre una conversación y haga clic en "..." para cambiar el nombre o eliminar

Limitaciones

• Las conversaciones son específicas de cada espacio de trabajo (no se pueden mover entre espacios de trabajo)

• La selección de un espacio de trabajo desactiva la selección de persona

• Longitud máxima del nombre del espacio de trabajo (normalmente 255 caracteres)

Resolución de problemas

No se puede crear el espacio de trabajo

Error: "Error al crear el espacio de trabajo"

Intente lo siguiente:

• Actualice la página

• Asegúrese de haber iniciado sesión

• Utilice un nombre de espacio de trabajo más corto

No se pueden ver todos los espacios de trabajo

La barra lateral muestra solo 3 espacios de trabajo recientes. Haga clic en "Ver todos los espacios de trabajo" para ver todos sus espacios de trabajo.

El espacio de trabajo ha desaparecido

Los espacios de trabajo se eliminan automáticamente tras un periodo de inactividad (los usuarios premium controlan la retención). Para conservar un espacio de trabajo:

• Inicie una conversación en él con regularidad

• Ajuste su configuración de retención de datos en la Configuración de la cuenta

Próximos pasos

• Inicie una conversación en su espacio de trabajo

• Más información sobre la gestión de conversaciones

• Comprenda los límites de los espacios de trabajo según el plan