Gestión de sus conversaciones

Gestión de sus conversaciones

Organice y gestione su historial de chat para mantener el trabajo de cumplimiento organizado y accesible.

Visualización del historial de conversaciones

Todas sus conversaciones se guardan automáticamente. Acceda a ellas en cualquier momento:

Desde la página de inicio

1. Después de enviar su primer mensaje, se le dirigirá a la vista de chat

2. En la barra lateral izquierda, verá la sección "Historial"

3. Esta sección muestra todas sus conversaciones recientes

Desde cualquier página de chat

1. Su historial de conversaciones aparece en la barra lateral izquierda bajo "Historial"

2. Desplácese por su lista de conversaciones

3. Haga clic en cualquier conversación para reanudarla

Qué se guarda automáticamente

Cada conversación incluye automáticamente:

• Todos los mensajes: tanto sus preguntas como las respuestas de la IA

• Título de la conversación: generado a partir de su primera pregunta

• Fecha de la conversación: cuándo comenzó la conversación

• Contexto: espacio de trabajo o perfil utilizado

• Archivos subidos: cualquier documento que haya analizado

Renombrar una conversación

Cambie el título por uno más descriptivo:

1. Pase el cursor sobre una conversación en la barra lateral del Historial

2. Haga clic en el botón de menú "..." (tres puntos)

3. Seleccione "Renombrar"

4. Aparecerá un cuadro de diálogo con el título actual

5. Introduzca un nuevo título (p. ej., "Revisión de políticas - T1" o "Prep. evaluación de riesgos")

6. Haga clic en "Guardar"

La conversación se renombrará inmediatamente.

Buenas prácticas de nomenclatura

• Sea específico: "ISO 27001 - Revisión de políticas" (no "Trabajo de cumplimiento")

• Incluya el marco: "SOC 2 - Preparación de auditoría"

• Añada fecha o fase: "T4 2024 - Evaluación de riesgos"

• Mencione al cliente o proyecto: "Acme Corp - Política de respuesta a incidentes"

Eliminar una conversación

Elimine las conversaciones que ya no necesite:

1. Pase el cursor sobre una conversación en la barra lateral del Historial

2. Haga clic en el botón de menú "..." (tres puntos)

3. Seleccione "Eliminar"

4. Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación: "¿Está seguro?"

5. El mensaje dice: "Esta acción no se puede deshacer. Esto eliminará permanentemente el hilo y todos sus mensajes".

6. Haga clic en "Eliminar" para confirmar

Consejos para organizar conversaciones

Use espacios de trabajo para proyectos grandes

Si gestiona varios clientes o marcos de cumplimiento, organícelos utilizando espacios de trabajo en lugar de saturar el historial:

• Cree un espacio de trabajo por cliente: "Cliente: TechCorp"

• Cree un espacio de trabajo por marco: "Implementación ISO 27001"

• Todas las conversaciones en ese espacio de trabajo se mantienen juntas

Más información: Organizar el trabajo con espacios de trabajo

Mantenga limpio el historial

Elimine regularmente las conversaciones antiguas o de prueba:

• Elimine preguntas puntuales que no necesite

• Elimine conversaciones de prueba

• Conserve las conversaciones de cumplimiento importantes

Utilice títulos claros

Renombre las conversaciones para reflejar su propósito:

• En lugar de: "Conversación 1, Conversación 2"

• Use: "Desarrollo de políticas", "Prep. de auditoría", "Evaluación de riesgos"

Búsqueda en su historial

ISMS Copilot incluye una función de búsqueda para encontrar rápidamente conversaciones pasadas por título o contenido del mensaje.

Cómo buscar

Abra la búsqueda de cualquiera de estas formas:

• Haga clic en el botón "Buscar chats" en la parte superior de la barra lateral izquierda

• Presione Ctrl+K (Windows/Linux) o ⌘K (Mac) desde cualquier lugar de la aplicación

Se abre un cuadro de diálogo de búsqueda con una entrada de texto. Empiece a escribir para buscar en sus conversaciones.

Qué puede buscar

La búsqueda rastrea:

• Títulos de conversación: busca coincidencias con los nombres de sus conversaciones

• Contenido del mensaje: busca tanto en sus preguntas como en las respuestas de la IA

Los resultados muestran:

• Un icono que indica si la coincidencia se encontró en el título o en el contenido del mensaje

• El título de la conversación

• Un fragmento resaltado del texto coincidente

• Cuándo se creó la conversación

Alcance de la búsqueda

La búsqueda se limita a su contexto actual:

• En un espacio de trabajo: solo busca conversaciones en ese espacio de trabajo

• En el historial general: busca conversaciones que no están en ningún espacio de trabajo

Uso de los resultados de búsqueda

Haga clic en cualquier resultado de búsqueda para:

• Navegar directamente a esa conversación

• El cuadro de diálogo de búsqueda se cierra automáticamente

• Continuar su trabajo en esa conversación

Presione Esc o haga clic fuera del cuadro de diálogo para cerrar la búsqueda sin navegar.

Límites de búsqueda

• Devuelve hasta 20 resultados coincidentes por búsqueda

• Los resultados se limitan a sus conversaciones más recientes dentro del espacio de trabajo actual o del historial general

Consejo: Utilice títulos de conversación significativos y organice el trabajo con espacios de trabajo para que las conversaciones sean más fáciles de encontrar.

Sección de espacios de trabajo recientes

La barra lateral muestra sus 3 espacios de trabajo más recientes para un acceso rápido:

• Haga clic en cualquier espacio de trabajo para verlo

• Se cargan las conversaciones dentro de ese espacio de trabajo

• Haga clic en "Ver todos los espacios de trabajo" para ver todos sus espacios de trabajo

Retención de datos y eliminación automática

ISMS Copilot tiene dos configuraciones de retención separadas que funcionan de forma independiente:

1. Su retención de ISMS Copilot (esta sección): controla cuánto tiempo se almacena el historial de conversaciones en la base de datos de su cuenta

2. Retención del proveedor de IA (controlada por el modo de protección de datos avanzada): controla cuánto tiempo retienen temporalmente los datos los proveedores de IA durante el procesamiento

Retención del historial de conversaciones de ISMS Copilot:

Las conversaciones almacenadas en su cuenta se eliminan automáticamente según su configuración de retención.

Predeterminado del plan gratuito

Por defecto, las conversaciones del plan gratuito se conservan durante 30 días y luego se eliminan automáticamente.

Control del plan Plus

Los suscriptores de planes de pago (Essential y superiores) pueden establecer una retención personalizada:

1. Haga clic en su avatar de usuario (arriba a la derecha)

2. Seleccione "Configuración"

3. Desplácese hasta "Retención de datos"

4. Elija su periodo de retención (de 1 día a 7 años)

5. O marque "Mantener los datos indefinidamente"

6. Haga clic en "Guardar"

Elección del periodo de retención

• Corto plazo (1-30 días): para preguntas temporales, no para registros de cumplimiento

• Medio plazo (6-12 meses): para proyectos actuales

• Largo plazo (1-3 años): para documentación de cumplimiento y registros de auditoría

• Extendido (7 años): para registros de cumplimiento normativo

• Indefinido: para conservar todas las conversaciones de forma permanente

Limitaciones

No se pueden editar los mensajes

Una vez que envía un mensaje, este no se puede editar. El historial de conversaciones muestra exactamente lo que se preguntó y se respondió.

No se pueden eliminar mensajes individuales

Solo puede eliminar conversaciones enteras, no mensajes individuales dentro de una conversación.

No se pueden exportar conversaciones

Actualmente, las conversaciones no se pueden exportar. Se almacenan en su cuenta de ISMS Copilot. Tome capturas de pantalla o notas si necesita conservar respuestas específicas fuera de la aplicación.

Archivo de conversaciones importantes

Dado que no puede exportar, aquí le indicamos cómo conservar las conversaciones importantes:

1. Haga una captura de pantalla de las respuestas clave: capture las respuestas importantes

2. Renombre con claridad: use títulos descriptivos para poder encontrarlas

3. Establezca una retención larga: asegúrese de que las conversaciones importantes no se eliminen automáticamente

4. Copie a documentos: copie manualmente el contenido importante en sus documentos de cumplimiento

Espacio de trabajo frente a historial general

Historial general (visible en la barra lateral)

• Muestra todas las conversaciones que no están en un espacio de trabajo

• Útil para preguntas puntuales

• Puede desordenarse con muchas conversaciones

Historial del espacio de trabajo (dentro de cada espacio de trabajo)

• Muestra solo las conversaciones de ese espacio de trabajo

• Útil para proyectos organizados

• Mantiene juntas las conversaciones relacionadas

Mejores prácticas

• Renombre las conversaciones inmediatamente después de crearlas

• Utilice espacios de trabajo para proyectos de varias conversaciones

• Elimine conversaciones antiguas con regularidad para mantener limpio el historial

• Documente hallazgos importantes fuera de la aplicación

• Establezca la retención adecuada según sus necesidades de cumplimiento

Próximos pasos

• Más información sobre la organización con espacios de trabajo

• Use los Pasos siguientes sugeridos en el chat

• Gestione su retención de datos con el plan Plus