Modo de Protección de Datos Avanzada - ISMS Copilot

Resumen

El modo de Protección de Datos Avanzada le otorga control sobre dónde se procesan sus conversaciones de IA y cuánto tiempo retienen sus datos los proveedores de IA. Cuando está habilitado, todas las conversaciones utilizan procesamiento de IA con sede en la UE con retención de datos cero. Cuando está deshabilitado, las conversaciones utilizan proveedores de IA con sede en EE. UU. con una retención de datos de 30 días.

A quién va dirigido

Esta función es para:

• Organizaciones con requisitos estrictos de residencia de datos en la UE

• Equipos de cumplimiento sujetos al RGPD o a las normativas de privacidad de la UE

• Consultores que manejan datos de clientes altamente sensibles

• Usuarios que desean máxima privacidad y retención de datos cero por parte del proveedor de IA

• Cualquier persona preocupada por la soberanía de los datos y las transferencias transfronterizas de datos

Cómo funciona la Protección de Datos Avanzada

Dos modos de procesamiento

Protección de Datos Avanzada DESACTIVADA (Modo predeterminado)

• Proveedores de IA: Modelos de xAI (Grok), OpenAI y Anthropic

• Ubicación del procesamiento: Estados Unidos

• Retención de datos por proveedores de IA: 30 días

• Caso de uso: Trabajo de cumplimiento estándar donde el procesamiento exclusivo en la UE no es obligatorio

• Compromiso de privacidad: Los datos de la API NO se utilizan para el entrenamiento de modelos de IA

Protección de Datos Avanzada ACTIVADA (Modo exclusivo UE)

• Proveedor de IA: Mistral AI (con sede en la UE)

• Ubicación del procesamiento: Unión Europea (procesamiento 100% en la UE)

• Retención de datos por el proveedor de IA: Cero (acuerdo de no retención)

• Caso de uso: Máxima privacidad, requisitos de soberanía de datos de la UE, datos altamente sensibles

• Garantía de privacidad: Sin retención de datos por parte del proveedor de IA; procesados únicamente en tiempo real

Qué cambia entre modos

Qué modelos de IA se utilizan para cada operación

El modo de Protección de Datos Avanzada controla qué modelos de IA procesan sus datos en todas las operaciones, no solo en las conversaciones de chat. Aquí está el desglose completo:

Protección de Datos Avanzada ACTIVADA (Modo exclusivo UE)

Todas las operaciones utilizan Mistral AI (con sede en la UE, retención cero):

Protección de Datos Avanzada DESACTIVADA (Modo predeterminado)

Diferentes proveedores de IA manejan diferentes operaciones:

¿Por qué diferentes modelos para diferentes tareas?

Cada modelo de IA tiene diferentes fortalezas:

• Conversaciones de chat: Los modelos seleccionables por el usuario (Grok, GPT, Claude) ofrecen flexibilidad según sus preferencias de estilo conversacional y profundidad de razonamiento.

• Detección de documentos: Requiere un análisis preciso de salida estructurada; los modelos optimizados garantizan la identificación exacta del tipo de archivo.

• Formateo de documentos: Requiere una generación coherente de HTML/formato; los modelos especializados producen resultados fiables listos para auditorías.

Cuando activa la Protección de Datos Avanzada, todas estas operaciones especializadas cambian a Mistral AI, garantizando el procesamiento exclusivo en la UE y la retención cero en todos los ámbitos, incluso para tareas en segundo plano con las que no interactúa directamente.

Cómo habilitar la Protección de Datos Avanzada

Requisitos previos

• Cuenta activa de ISMS Copilot (Gratuita o Premium)

• No se requieren permisos especiales: disponible para todos los usuarios

Compatibilidad

• Planes: Todos los planes (Gratuito, Individual, Equipo)

• Roles de usuario: Todos los usuarios autenticados

• Estado de la función: Producción (Enero 2025)

Pasos para habilitar

1. Haga clic en el icono de usuario (esquina superior derecha de la pantalla)

2. Seleccione Configuración en el menú desplegable

3. En la barra lateral izquierda, haga clic en la pestaña Protección de Datos (icono de escudo)

4. Puede ajustar su Periodo de Retención de Datos en esta pestaña (desde 1 día hasta 7 años o "Conservar para siempre")

   Al reducir su periodo de retención, verá un diálogo de confirmación: "Confirmar cambio de retención de datos - Todos los mensajes anteriores al nuevo periodo de retención se eliminarán permanentemente. Esta acción no se puede deshacer. ¿Está seguro de que desea continuar?". Haga clic en "Eliminar mensajes antiguos" para confirmar o en "Cancelar" para abortar.

5. Desplácese hasta la sección Protección de Datos Avanzada

6. Cambie el interruptor a ACTIVADO (posición habilitada)

   • Verá el texto de confirmación: "Cuando el modo está ACTIVADO, los procesadores de IA no retienen ningún dato."

7. Haga clic en el botón Guardar configuración en la parte inferior del diálogo

Resultado esperado: Aparece una notificación de éxito confirmando "Configuración actualizada correctamente". Todas las nuevas conversaciones utilizarán ahora Mistral AI con procesamiento exclusivo en la UE y retención de datos cero.

Cómo deshabilitar (Volver al modo predeterminado)

1. Haga clic en el icono de usuario → Configuración

2. Navegue a la pestaña Protección de Datos

3. Cambie el interruptor de Protección de Datos Avanzada a DESACTIVADO

   • Texto de confirmación: "Cuando el modo está DESACTIVADO, los procesadores de IA retienen los datos durante 30 días."

4. Haga clic en Guardar configuración

Resultado esperado: Las nuevas conversaciones utilizarán modelos de xAI/OpenAI con procesamiento en EE. UU. y retención de 30 días.

Verifique su modo de protección

Comprobar configuración actual

1. Abra Configuración → pestaña Protección de Datos

2. Observe la posición del interruptor de Protección de Datos Avanzada:

   • ACTIVADO (posición derecha): Procesamiento exclusivo en la UE (Mistral), retención cero

   • DESACTIVADO (posición izquierda): Procesamiento en EE. UU. (xAI/OpenAI), retención de 30 días

3. Revise el texto descriptivo debajo del interruptor para confirmar el modo activo

Limitaciones importantes

No es retroactivo

La configuración solo afecta a los NUEVOS mensajes:

• Las conversaciones enviadas antes de habilitar la Protección de Datos Avanzada ya fueron procesadas por el proveedor de IA anterior

• Cambiar la configuración NO cambia retroactivamente cómo se procesaron los mensajes pasados

• Solo los mensajes enviados DESPUÉS de activar la configuración utilizarán el nuevo modo de procesamiento

Sin conmutación por error automática en modo exclusivo UE

El modo de Protección de Datos Avanzada no admite la conmutación por error automática de proveedor:

• ISMS Copilot dispone de un sistema de conmutación por error (failover) automático que cambia de Anthropic (principal) a OpenAI (respaldo) cuando el proveedor principal experimenta interrupciones

• Este mecanismo de conmutación por error se aplica ÚNICAMENTE al modo predeterminado (proveedores con sede en EE. UU.)

• Cuando habilita la Protección de Datos Avanzada (modo exclusivo UE), utiliza Mistral AI exclusivamente

• Mistral es actualmente nuestro único proveedor con sede en la UE, por lo que no disponemos de un proveedor de respaldo en la UE para la conmutación por error

• Si Mistral experimenta una caída, los usuarios del modo exclusivo UE pueden sufrir interrupciones en el servicio hasta que Mistral se recupere

Por qué existe esta compensación:

El beneficio principal de la Protección de Datos Avanzada es garantizar el 100% del procesamiento en la UE con retención cero por parte del proveedor de IA. Añadir la conmutación por error requeriría un segundo proveedor en la UE con acuerdos equivalentes de retención cero. Hasta que aseguremos dicho proveedor, los usuarios del modo exclusivo UE aceptan una disponibilidad ligeramente inferior a cambio de la máxima protección de datos.

Si el tiempo de actividad es crítico: Considere si sus requisitos de residencia de datos realmente exigen el procesamiento exclusivo en la UE, o si el modo predeterminado (con retención de 30 días en EE. UU. pero conmutación por error automática) es aceptable para sus necesidades de cumplimiento.

Configuración a nivel de cuenta

• Alcance: La configuración se aplica a TODAS sus conversaciones en todos los espacios de trabajo

• Sin control por espacio de trabajo: No puede usar el procesamiento de la UE para algunos espacios de trabajo y el de EE. UU. para otros

• Sin control por mensaje: Cada mensaje nuevo utiliza el modo actualmente activo

La configuración debe guardarse

• Activar el interruptor por sí solo NO activa el cambio

• DEBE hacer clic en "Guardar configuración" para aplicar el nuevo modo

• Si cierra el diálogo de Configuración sin guardar, el cambio del interruptor se perderá

• No hay aviso de confirmación al cerrar una configuración no guardada

Cuándo usar cada modo

Use la Protección de Datos Avanzada ACTIVADA (Solo UE) cuando:

• La residencia de datos en la UE sea obligatoria: Su organización o cliente requiere que todo el procesamiento de datos ocurra dentro de la UE

• Maneje datos altamente sensibles: Auditorías de cumplimiento, incidentes de seguridad, información confidencial del cliente

• Interpretación estricta del RGPD: Desee minimizar las transferencias transfronterizas de datos

• Requisito de retención cero: Sus políticas prohíben CUALQUIER retención de datos por parte de terceros proveedores de IA

• Sector público o industrias reguladas: Gobierno, sanidad, servicios financieros con reglas estrictas de soberanía de datos

• Los contratos con clientes lo requieran: Obligaciones contractuales específicas para el procesamiento exclusivo en la UE

Use el Modo Predeterminado DESACTIVADO (Procesamiento en EE. UU.) cuando:

• No se requiera procesamiento exclusivo en la UE: Su trabajo no tiene restricciones geográficas específicas de procesamiento

• Trabajo de cumplimiento general: Redacción de políticas estándar, evaluaciones de riesgos, documentación

• La retención de 30 días sea aceptable: La retención temporal del proveedor de IA no entra en conflicto con sus políticas

• Consideraciones de rendimiento: Prefiera los modelos de IA predeterminados para casos de uso específicos

Aclaración sobre la retención de datos

Dos conceptos de retención separados

1. Retención en la base de datos de ISMS Copilot (Controlada por el usuario)

• Qué es: El historial de sus conversaciones almacenado en la base de datos de la UE de ISMS Copilot

• Ubicación: Frankfurt, Alemania (AWS EU-Central-1)

• Control: USTED lo controla a través de Configuración → Periodo de Retención de Datos (de 1 día a 7 años o para siempre)

• Se aplica a ambos modos: Esta configuración funciona igual independientemente del modo de Protección de Datos Avanzada

2. Retención del proveedor de IA (Lo que controla la Protección de Datos Avanzada)

• Qué es: Cuánto tiempo mantiene el servicio de IA (xAI/OpenAI/Mistral) una copia de sus mensajes durante el procesamiento

• Modo predeterminado (OFF): xAI/OpenAI retienen los datos durante 30 días en su caché de procesamiento

• Protección Avanzada (ON): Mistral tiene retención CERO: los datos se procesan en tiempo real y se descartan inmediatamente

• Propósito: Los proveedores de IA utilizan la retención temporal para el monitoreo de abusos y la mejora del servicio (NO para entrenamiento)

Ejemplo de retención combinada

Escenario: Consultor con retención de 90 días en ISMS Copilot + Protección de Datos Avanzada ACTIVADA

Resultado: Su conversación está disponible en ISMS Copilot durante 90 días (según su configuración), pero Mistral AI nunca retiene una copia: se procesa una vez y se descarta de inmediato.

Implicaciones del RGPD y privacidad

Protección de Datos Avanzada y cumplimiento del RGPD

Responsabilidades del responsable del tratamiento

• Usted (el usuario) sigue siendo el responsable del tratamiento de cualquier dato personal que introduzca en ISMS Copilot

• ISMS Copilot y el proveedor de IA actúan como encargados del tratamiento

• Debe tener una base legal para tratar datos personales antes de cargarlos

• La Protección de Datos Avanzada le ayuda a cumplir con los principios de residencia de datos y minimización del RGPD

Anulación por moderación de contenido (Excepción de seguridad)

Por qué la Protección de Datos Avanzada tiene una excepción de seguridad

Incluso con la Protección de Datos Avanzada habilitada (modo de retención cero), ISMS Copilot realiza una moderación de contenido automatizada en todos los mensajes del chat para detectar contenido prohibido como violencia, actividad ilegal, material de abuso sexual infantil (CSAM) y otro contenido dañino. Esto es requerido por:

• Ley de Servicios Digitales de la UE (DSA): Obliga a tomar medidas proactivas para prevenir la distribución de contenido ilegal

• Artículo 6(1)(f) del RGPD: Interés legítimo en proteger a los usuarios, prevenir delitos y cumplir con las obligaciones legales

• Directiva NIS2: Requisitos de detección y notificación de incidentes de ciberseguridad

• Legislación francesa (domicilio de la empresa): Obligaciones de denunciar y preservar pruebas de ciertos contenidos ilegales

Cómo funciona la anulación

• Todos los mensajes filtrados: Cada mensaje del chat (independientemente del modo ADP) se envía a una API de moderación de contenido (Mistral AI para moderación)

• Contenido marcado almacenado por más tiempo: Si el contenido se marca como dañino, el texto del mensaje y los metadatos se almacenan hasta por 1 año (no se aplica la retención cero)

• Contenido no marcado: Solo se almacenan los metadatos y las puntuaciones de moderación durante 30 días (no se almacena el contenido) y luego se eliminan permanentemente

• Alertas de webhook para administradores: El contenido marcado activa notificaciones inmediatas por webhook a los administradores del espacio de trabajo con vistas previas de los mensajes; esto anula la política de no compartir de la Protección de Datos Avanzada por razones de seguridad

• Almacenamiento en la UE: Los datos de los eventos de moderación se almacenan en la base de datos de la UE de ISMS Copilot (Frankfurt), no se comparten con los proveedores de IA más allá de la propia verificación de moderación

Base Legal

Este tratamiento se basa en el interés legítimo (Artículo 6(1)(f) del RGPD):

• Interés legítimo: Prevenir el abuso de la plataforma, proteger a los usuarios de contenidos dañinos, cumplir con las normativas de seguridad de la UE (DSA, NIS2) y cumplir con las obligaciones legales de información

• Necesidad: La moderación automatizada es esencial para detectar contenido prohibido a escala sin revisar manualmente cada mensaje

• Prueba de sopesamiento: El impacto en la privacidad del usuario (breve comprobación de moderación + almacenamiento condicional) se ve compensado por la necesidad imperiosa de prevenir daños graves (distribución de contenidos ilegales, seguridad infantil, incidentes de seguridad)

Qué significa esto para usted

• Uso normal no afectado: Las conversaciones legítimas de cumplimiento NO se marcan. Para los mensajes no marcados, solo se almacenan los metadatos y las puntuaciones de moderación (sin contenido) durante 30 días.

• Contenido prohibido almacenado: Si envía contenido marcado como dañino (incluso accidentalmente, por ejemplo, pegando pruebas de un incidente), ese mensaje puede almacenarse durante 1 año y compartirse con los administradores.

• Pista de auditoría de moderación: Los metadatos de todas las comprobaciones de moderación (marcadas o no) se registran durante 30 días para el control de seguridad y la auditoría de cumplimiento.

• Sin cambios en la transparencia: Esta excepción se describe en nuestra Política de privacidad, en el Registro de actividades de tratamiento y en este artículo.

Implicaciones en el Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA)

Modo predeterminado (OFF):

• Los encargados del tratamiento incluyen: ISMS Copilot (UE), xAI (EE. UU.), OpenAI (EE. UU.)

• Transferencia transfronteriza de datos: SÍ (de la UE a EE. UU. para el procesamiento de IA)

• Pueden aplicarse Cláusulas Contractuales Tipo para las transferencias UE-EE. UU.

• La retención de 30 días del proveedor de IA debe documentarse en su RAT (Registro de Actividades de Tratamiento)

Protección Avanzada (ON):

• Los encargados del tratamiento incluyen: ISMS Copilot (UE), Mistral AI (UE)

• Transferencia transfronteriza de datos: NO (procesamiento 100% en la UE)

• No se necesitan mecanismos de transferencia de datos a EE. UU.

• Documentación de cumplimiento del RGPD más sencilla

• La retención cero por parte del proveedor de IA refuerza el cumplimiento de la minimización de datos

Actualice su Registro de Actividades de Tratamiento (RAT)

Si habilita la Protección de Datos Avanzada, actualice su RAT para reflejar:

• Cambio de subencargado: Mistral AI (UE) en lugar de xAI/OpenAI (EE. UU.)

• Ubicación de los datos: Procesamiento 100% en la UE (sin transferencia a EE. UU.)

• Periodo de retención: Retención cero por parte del proveedor de IA

• Mecanismos de transferencia: Ninguno necesario (procesamiento exclusivo en la UE)

Consulte nuestro artículo sobre el Registro de Actividades de Tratamiento para obtener orientación sobre cómo documentar los cambios de proveedores de IA.

Mejores prácticas

Para consultores de cumplimiento

• Habilítelo por defecto para clientes de la UE: Active la Protección de Datos Avanzada cuando trabaje con organizaciones europeas

• Infórmelo en los contratos con los clientes: Informe a los clientes que utiliza IA con sede en la UE con retención cero

• Documéntelo en los DPA: Incluya a Mistral AI como subencargado en sus acuerdos de procesamiento de datos

• Alternancia específica por cliente: Cambie de modo según los requisitos de residencia de datos de cada cliente

• Verifique antes de trabajos sensibles: Compruebe siempre su configuración actual antes de manejar datos altamente confidenciales

Para organizaciones

• Establezca una política de empresa: Decida si desea exigir la Protección de Datos Avanzada para todos los usuarios

• Forme a su equipo: Asegúrese de que todos los usuarios comprendan la diferencia y sepan cómo activar la configuración

• Actualice la documentación de cumplimiento: Refleje el modo elegido en su ISMS, políticas de privacidad y RAT

• Auditorías regulares: Verifique periódicamente que los usuarios utilicen el modo correcto para sus requisitos de cumplimiento

Para datos altamente sensibles

• Habilite siempre la Protección de Datos Avanzada cuando trabaje con:

  • Investigaciones de incidentes de seguridad

  • Datos personales de residentes de la UE

  • Hallazgos de auditorías confidenciales

  • Información empresarial propietaria

  • Datos sanitarios o financieros

• Considere la anonimización: Incluso con retención cero, anonimice los identificadores sensibles antes de cargarlos

• Combine con una retención corta: Use la Protección de Datos Avanzada + una retención corta en ISMS Copilot (por ejemplo, 30 días) para una máxima privacidad

Resolución de problemas

La configuración no se guarda

Síntoma: El interruptor vuelve a la posición anterior después de cerrar el diálogo de Configuración

Causa probable: No hizo clic en el botón "Guardar configuración"

Resolución:

1. Abra Configuración → pestaña Protección de Datos

2. Cambie la Protección de Datos Avanzada a la posición deseada

3. Haga clic en "Guardar configuración" en la parte inferior del diálogo

4. Espere a la notificación de "Configuración actualizada correctamente"

5. Cierre el diálogo

Incertidumbre sobre qué modo está activo

Síntoma: No sabe si la Protección de Datos Avanzada está habilitada actualmente

Resolución:

1. Haga clic en el icono de usuario → Configuración

2. Navegue a la pestaña Protección de Datos

3. Compruebe la posición del interruptor y el texto descriptivo

4. ACTIVADO = Solo UE (Mistral), retención cero

5. DESACTIVADO = EE. UU. (xAI/OpenAI), retención de 30 días

Las conversaciones pasadas todavía se muestran

Síntoma: Después de habilitar la Protección de Datos Avanzada, le preocupan las conversaciones enviadas antes del cambio

Explicación: Este es el comportamiento esperado: la Protección de Datos Avanzada NO es retroactiva

Qué ocurrió:

• Las conversaciones enviadas antes de la habilitación ya fueron procesadas por xAI/OpenAI (EE. UU., retención de 30 días)

• Esos mensajes permanecen en la ventana de retención de 30 días del proveedor de IA

• Solo los NUEVOS mensajes enviados tras la habilitación utilizan Mistral (UE, retención cero)

Si esto le preocupa:

• Espere 30 días después de la habilitación: los mensajes pasados se purgarán de la caché de xAI/OpenAI

• Para una privacidad inmediata: Elimine las conversaciones antiguas en ISMS Copilot para borrarlas de su propia base de datos

• Inicie nuevas conversaciones en nuevos espacios de trabajo para una máxima garantía de privacidad

Error al guardar

Síntoma: Error emergente: "Error al actualizar la configuración"

Causas probables:

• Problema de conectividad de red

• Problema temporal del servidor

• Sesión caducada

Resolución:

1. Compruebe su conexión a Internet

2. Actualice la página e inicie sesión de nuevo si se le solicita

3. Intente cambiar y guardar de nuevo

4. Si el problema persiste, póngase en contacto con el soporte a través del Centro de ayuda

Preguntas frecuentes

¿Afecta la Protección de Datos Avanzada a mis conversaciones existentes?

No. La configuración solo afecta a los NUEVOS mensajes enviados después de que la habilite. Las conversaciones pasadas ya fueron procesadas según su configuración anterior y no pueden cambiarse retroactivamente.

¿Puedo usar diferentes modos para diferentes espacios de trabajo?

No. La Protección de Datos Avanzada es una configuración de toda la cuenta. Cuando está habilitada, TODOS los mensajes nuevos en TODOS los espacios de trabajo utilizan el procesamiento exclusivo en la UE. No puede aplicarla de forma selectiva a espacios de trabajo específicos.

¿Hay alguna diferencia de rendimiento entre los dos modos?

Ambos modos ofrecen respuestas de IA de alta calidad. Las características de rendimiento específicas pueden variar ligeramente entre los modelos de IA (xAI/OpenAI frente a Mistral), pero ambos están optimizados para el trabajo de cumplimiento. La elección debe basarse en los requisitos de privacidad y residencia de datos, no en el rendimiento.

¿Afecta esta configuración a mi periodo de retención de datos de ISMS Copilot?

No. Su configuración de retención de datos de ISMS Copilot (configurada por separado en Configuración → Protección de Datos → Periodo de Retención de Datos) sigue funcionando de la misma manera independientemente del modo de Protección de Datos Avanzada. Esa configuración controla cuánto tiempo se almacena SU historial de conversaciones en la base de datos de la UE.

¿Se me notificará si cambia el proveedor de IA?

ISMS Copilot notificará a los usuarios al menos 30 días antes de realizar cambios sustanciales en los proveedores de IA o en los acuerdos de procesamiento de datos. Revise su correo electrónico y las notificaciones de la aplicación para estar al tanto de las actualizaciones.

¿Tiene la Protección de Datos Avanzada un coste adicional?

No. La Protección de Datos Avanzada está disponible para todos los usuarios sin coste adicional, independientemente de si tienen un plan Gratuito o Premium.

Si cambio esto con frecuencia, ¿causa problemas?

Puede alternar la Protección de Datos Avanzada con la frecuencia que necesite sin causar problemas. Cada mensaje nuevo utilizará el modo que estuviera activo cuando hizo clic en "Guardar configuración" antes de enviar ese mensaje. Sin embargo, el cambio frecuente dificulta el seguimiento de qué mensajes fueron procesados por qué proveedor.

¿Qué ocurre con los archivos cargados?

Los archivos cargados (PDF, DOCX, XLSX) se almacenan en el almacenamiento de ISMS Copilot con sede en la UE, independientemente del modo de Protección de Datos Avanzada. El proveedor de IA procesa el contenido del archivo según el modo activo (EE. UU. con retención de 30 días frente a UE con retención cero), pero los archivos originales permanecen en el almacenamiento de la UE.

Siguientes pasos

• Más información sobre Privacidad de Datos y cumplimiento del RGPD en ISMS Copilot

• Revise el Resumen de Seguridad y Protección de Datos para obtener detalles completos de seguridad

• Actualice su Registro de Actividades de Tratamiento para reflejar el modo elegido

• Lea Cómo usar ISMS Copilot de forma responsable para conocer las mejores prácticas de manejo de datos

• Configure su periodo de retención de datos para el historial de conversaciones

Obtener ayuda

Para preguntas sobre la Protección de Datos Avanzada:

• Revise nuestra Colección de Seguridad para obtener documentación detallada sobre privacidad y seguridad

• Póngase en contacto con el soporte a través del menú del Centro de Ayuda para obtener asistencia con la configuración

• Consulte la Página de Estado si experimenta problemas al guardar la configuración

• Incluya "Advanced Data Protection" en su solicitud de soporte para una gestión prioritaria