Gestión de sus conversaciones

Gestión de sus conversaciones

Organice y gestione su historial de chat para mantener el trabajo de cumplimiento organizado y accesible.

Visualización de su historial de conversaciones

Todas sus conversaciones se guardan automáticamente. Acceda a ellas en cualquier momento:

Desde la página de inicio

1. Después de enviar su primer mensaje, se le dirigirá a la vista de chat

2. En la barra lateral izquierda, verá la sección "Historial"

3. Esta sección muestra todas sus conversaciones recientes

Desde cualquier página de chat

1. Su historial de conversaciones aparece en la barra lateral izquierda bajo "Historial"

2. Desplácese por su lista de conversaciones

3. Haga clic en cualquier conversación para reanudarla

Qué se guarda automáticamente

Cada conversación incluye automáticamente:

• Todos los mensajes: Tanto sus preguntas como las respuestas de la IA

• Título de la conversación: Generado a partir de su primera pregunta

• Fecha de la conversación: Cuándo comenzó la conversación

• Contexto: El espacio de trabajo o la persona utilizada

• Archivos subidos: Cualquier documento que haya analizado

Cambiar el nombre de una conversación

Cambie el título por algo más descriptivo:

1. Pase el ratón sobre una conversación en la barra lateral de Historial

2. Haga clic en el botón de menú "..." (tres puntos)

3. Seleccione "Cambiar nombre"

4. Aparecerá un cuadro de diálogo con el título actual

5. Introduzca un nuevo título (p. ej., "Revisión de políticas - T1" o "Preparación de evaluación de riesgos")

6. Haga clic en "Guardar"

La conversación cambiará de nombre inmediatamente.

Buenas prácticas de nomenclatura

• Sea específico: "ISO 27001 - Revisión de políticas" (no "Trabajo de cumplimiento")

• Incluya el marco de referencia: "SOC 2 - Preparación de auditoría"

• Añada la fecha o fase: "T4 2024 - Evaluación de riesgos"

• Mencione al cliente o proyecto: "Acme Corp - Política de respuesta a incidentes"

Eliminar una conversación

Elimine las conversaciones que ya no necesite:

1. Pase el ratón sobre una conversación en la barra lateral de Historial

2. Haga clic en el botón de menú "..." (tres puntos)

3. Seleccione "Eliminar"

4. Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación: "¿Está seguro?"

5. El mensaje dice: "Esta acción no se puede deshacer. Esto eliminará permanentemente el hilo y todos sus mensajes".

6. Haga clic en "Eliminar" para confirmar

Consejos para la organización de conversaciones

Utilice Espacios de Trabajo para proyectos grandes

Si gestiona varios clientes o marcos de cumplimiento, organícelos mediante espacios de trabajo en lugar de saturar el historial:

• Cree un espacio de trabajo por cliente: "Cliente: TechCorp"

• Cree un espacio de trabajo por marco: "Implementación de ISO 27001"

• Todas las conversaciones en ese espacio de trabajo se mantienen juntas

Más información: Organización del trabajo con Espacios de Trabajo

Mantenga el historial limpio

Elimine regularmente conversaciones antiguas o de prueba:

• Elimine preguntas puntuales que no vaya a necesitar

• Elimine conversaciones de prueba

• Conserve las conversaciones de cumplimiento significativas

Utilice títulos claros

Cambie el nombre de las conversaciones para que reflejen su propósito:

• En lugar de: "Conversación 1, Conversación 2"

• Utilice: "Desarrollo de políticas", "Prep. de auditoría", "Evaluación de riesgos"

Búsqueda en su historial

ISMS Copilot incluye una función de búsqueda para encontrar rápidamente conversaciones pasadas por título o contenido del mensaje.

Cómo buscar

Abra la búsqueda de cualquiera de estas formas:

• Haga clic en el botón "Buscar chats" en la parte superior de la barra lateral izquierda

• Presione Ctrl+K (Windows/Linux) o ⌘K (Mac) desde cualquier lugar de la aplicación

Se abrirá un cuadro de diálogo de búsqueda con una entrada de texto. Empiece a escribir para buscar en sus conversaciones.

Qué se puede buscar

La búsqueda rastrea en:

• Títulos de conversación: Coincide con los nombres de sus conversaciones

• Contenido de los mensajes: Busca tanto en sus preguntas como en las respuestas de la IA

Los resultados muestran:

• Un icono que indica si la coincidencia se encontró en el título o en el contenido del mensaje

• El título de la conversación

• Un fragmento resaltado del texto coincidente

• Cuándo se creó la conversación

Alcance de la búsqueda

La búsqueda se limita a su contexto actual:

• En un espacio de trabajo: Solo busca conversaciones en ese espacio de trabajo

• En el historial general: Busca conversaciones que no están en ningún espacio de trabajo

Uso de los resultados de búsqueda

Haga clic en cualquier resultado de búsqueda para:

• Navegar directamente a esa conversación

• El cuadro de diálogo de búsqueda se cierra automáticamente

• Continuar su trabajo en esa conversación

Presione Esc o haga clic fuera del cuadro de diálogo para cerrar la búsqueda sin navegar.

Límites de búsqueda

• Devuelve hasta 20 resultados coincidentes por búsqueda

• Los resultados se limitan a sus conversaciones más recientes dentro del espacio de trabajo actual o del historial general

Consejo: Use títulos de conversación significativos y organice su trabajo con espacios de trabajo para que las conversaciones sean más fáciles de encontrar.

Sección de Espacios de Trabajo recientes

La barra lateral muestra sus 3 espacios de trabajo más recientes para un acceso rápido:

• Haga clic en cualquier espacio de trabajo para verlo

• Se cargarán las conversaciones dentro de ese espacio de trabajo

• Haga clic en "Ver todos los espacios de trabajo" para ver todos sus espacios

Retención de datos y eliminación automática

ISMS Copilot tiene dos configuraciones de retención separadas que funcionan de forma independiente:

1. Su retención de ISMS Copilot (esta sección): Controla cuánto tiempo se almacena el historial de conversaciones en la base de datos de su cuenta

2. Retención del proveedor de IA (controlada por el Modo de Protección de Datos Avanzada): Controla cuánto tiempo los proveedores de IA retienen temporalmente los datos durante el procesamiento

Retención del historial de conversaciones en ISMS Copilot:

Las conversaciones almacenadas en su cuenta se eliminan automáticamente según su configuración de retención.

Valor predeterminado del Plan Gratuito

Por defecto, las conversaciones del plan gratuito se mantienen durante 30 días y luego se eliminan automáticamente.

Control del Plan Plus

Los suscriptores del plan Plus pueden establecer una retención personalizada:

1. Haga clic en su avatar de usuario (arriba a la derecha)

2. Seleccione "Configuración"

3. Desplácese hasta "Retención de datos"

4. Elija su periodo de retención (de 1 día a 7 años)

5. O marque "Mantener datos indefinidamente"

6. Haga clic en "Guardar"

Elegir su periodo de retención

• Corto plazo (1-30 días): Para preguntas temporales, no para registros de cumplimiento

• Medio plazo (6-12 meses): Para proyectos actuales

• Largo plazo (1-3 años): Para documentación de cumplimiento y registros de auditoría

• Extendido (7 años): Para registros de cumplimiento normativo

• Indefinido: Para conservar todas las conversaciones de forma permanente

Limitaciones

No se pueden editar mensajes

Una vez que envía un mensaje, este no se puede editar. El historial de conversaciones muestra exactamente lo que se preguntó y se respondió.

No se pueden eliminar mensajes individuales

Solo puede eliminar conversaciones completas, no mensajes individuales dentro de una conversación.

No se pueden exportar conversaciones

Actualmente, las conversaciones no se pueden exportar. Se almacenan en su cuenta de ISMS Copilot. Tome capturas de pantalla o notas si necesita conservar respuestas específicas fuera de la aplicación.

Archivado de conversaciones importantes

Dado que no se puede exportar, aquí le explicamos cómo conservar conversaciones importantes:

1. Captura de pantalla de respuestas clave: Capture respuestas importantes

2. Cambie el nombre claramente: Use títulos descriptivos para poder encontrarlos

3. Establezca una retención larga: Asegúrese de que las conversaciones importantes no se eliminen automáticamente

4. Copie a documentos: Copie manualmente el contenido importante en sus documentos de cumplimiento

Espacio de Trabajo vs. Historial General

Historial General (visible en la barra lateral)

• Muestra todas las conversaciones que no están en un espacio de trabajo

• Ideal para preguntas ad-hoc

• Puede desordenarse con muchas conversaciones

Historial del Espacio de Trabajo (dentro de cada espacio de trabajo)

• Muestra solo las conversaciones de ese espacio de trabajo

• Ideal para proyectos organizados

• Mantiene juntas las conversaciones relacionadas

Mejores prácticas

• Cambie el nombre de las conversaciones inmediatamente después de crearlas

• Utilice espacios de trabajo para proyectos de varias conversaciones

• Elimine conversaciones antiguas regularmente para mantener limpio el historial

• Documente hallazgos importantes fuera de la aplicación

• Establezca la retención adecuada según sus necesidades de cumplimiento

Próximos pasos

• Aprenda sobre la organización con espacios de trabajo

• Gestione su retención de datos con el plan Plus

• Iniciar una nueva conversación