Organización del trabajo con espacios de trabajo

Organización del trabajo con espacios de trabajo

Cree espacios de trabajo para organizar las conversaciones en torno a proyectos específicos, clientes o iniciativas de cumplimiento. Cada espacio de trabajo mantiene su propio historial de conversaciones y puede tener instrucciones personalizadas.

¿Qué son los espacios de trabajo?

Los espacios de trabajo son contenedores de proyectos que le ayudan a:

• Separar conversaciones por proyecto o cliente

• Mantener el contexto en proyectos con múltiples conversaciones

• Añadir instrucciones personalizadas específicas para cada proyecto

• Seguir el trabajo de cumplimiento según el marco normativo o la empresa

Cuándo crear un espacio de trabajo

Cree un nuevo espacio de trabajo para:

• Cada cliente o empresa con la que esté trabajando

• Diferentes marcos de cumplimiento (ISO 27001, SOC 2, etc.)

• Diferentes departamentos o unidades de negocio

• Diferentes fases de implementación (planificación, ejecución, auditoría)

Ejemplos de nombres de espacios de trabajo

• "Acme Corp - Implementación de ISO 27001"

• "Preparación para auditoría SOC 2 Tipo II"

• "Cumplimiento de GDPR - Departamento de RR. HH."

• "Cliente: TechCorp - Evaluación de riesgos"

Creación de un espacio de trabajo

Método 1: Desde la página de inicio

1. Haga clic en el menú desplegable de espacios de trabajo en la página de inicio

2. Haga clic en "Crear nuevo espacio de trabajo" o en el botón +

3. Introduzca el nombre del espacio de trabajo (p. ej., "Implementación de ISO 27001")

4. Haga clic en "Crear espacio de trabajo"

Método 2: Desde la página de espacios de trabajo

1. Haga clic en "Ver todos los espacios de trabajo" en la barra lateral o navegue hasta la página de Espacios de trabajo

2. Haga clic en el botón "Añadir" o en el icono "+"

3. Introduzca el nombre del espacio de trabajo

4. Haga clic en "Crear espacio de trabajo"

Método 3: Desde la barra lateral

1. Localice la sección de espacios de trabajo en la barra lateral izquierda

2. Haga clic en "Añadir espacio de trabajo" o en el botón +

3. Introduzca el nombre del espacio de trabajo

4. Haga clic en "Crear espacio de trabajo"

Tras la creación, verá el mensaje: "Espacio de trabajo creado"

Uso de un espacio de trabajo

1. Acceda al espacio de trabajo haciendo clic en él en la barra lateral o en la lista de espacios de trabajo

2. El nombre del espacio de trabajo aparece en la parte superior del área de chat

3. Todas las conversaciones que inicie en este espacio de trabajo se guardarán en él

4. La IA recuerda el contexto de su espacio de trabajo para ofrecer respuestas personalizadas

Espacio de trabajo frente a Personas

ISMS Copilot ofrece dos formas de personalizar sus conversaciones. Puede utilizar cualquiera de ellas, pero no ambas al mismo tiempo:

Personas (Sin espacio de trabajo)

• Predeterminado - Asistencia técnica estándar sobre cumplimiento

• Implementador - Enfoque en la ejecución

• Auditor - Enfoque en auditoría y verificación

• Consultor - Enfoque en orientación estratégica

Úselo cuando: Quiera cambiar la forma en que la IA responde a sus preguntas

Espacios de trabajo

• Contexto personalizado específico del proyecto

• Organice conversaciones por cliente o marco normativo

• Historiales de conversación separados

Úselo cuando: Quiera organizar múltiples clientes o proyectos

Edición de un espacio de trabajo

1. Vaya a la página de Espacios de trabajo ("Ver todos los espacios de trabajo")

2. Busque su espacio de trabajo en la cuadrícula

3. Haga clic en el botón "Editar" en la tarjeta del espacio de trabajo

4. Actualice el nombre del espacio de trabajo

5. Haga clic en "Guardar cambios"

Verá el mensaje: "Espacio de trabajo actualizado"

Eliminación de un espacio de trabajo

1. Vaya a la página de Espacios de trabajo ("Ver todos los espacios de trabajo")

2. Busque su espacio de trabajo en la cuadrícula

3. Haga clic en el botón "Eliminar"

4. Aparecerá un diálogo de confirmación: "¿Está seguro?"

5. Haga clic en "Eliminar" para confirmar

Almacenamiento de espacios de trabajo en la barra lateral

La barra lateral muestra sus 3 espacios de trabajo más recientes. Para ver todos los espacios de trabajo:

1. Haga clic en "Ver todos los espacios de trabajo" al final de la sección de espacios de trabajo

2. Esto le llevará a la página completa de gestión de espacios de trabajo

Cambiar entre espacios de trabajo

1. Haga clic en el nombre de un espacio de trabajo en la barra lateral

2. O bien, haga clic en un espacio de trabajo de la lista de espacios de trabajo

3. El nombre del espacio de trabajo aparecerá en la parte superior, confirmando que se encuentra en dicho espacio

4. Se cargará su historial de conversaciones para ese espacio de trabajo

Mejores prácticas

Convenciones de nombres

• Incluir el marco normativo: "Cliente ABC - ISO 27001"

• Añadir la fecha o fase: "Q4 2024 - Preparación Auditoría SOC 2"

• Ser descriptivo: "Acme Corp - Evaluación de Riesgos 2024"

Organización

• Cree un espacio de trabajo por cada proyecto o cliente importante

• Utilice espacios de trabajo para iniciativas de cumplimiento a largo plazo

• Considere crear espacios de trabajo separados para diferentes marcos de cumplimiento

Gestión de conversaciones

• Mantenga las preguntas relacionadas dentro de la misma conversación (hilo)

• Inicie nuevas conversaciones para nuevos temas dentro del espacio de trabajo

• Cambie el nombre de las conversaciones para que reflejen su tema y sea fácil encontrarlas

Gestión del historial de conversaciones en espacios de trabajo

Cada espacio de trabajo mantiene su propio historial de conversaciones:

1. Haga clic en un espacio de trabajo para verlo

2. Las conversaciones anteriores aparecen en la sección de Historial (barra lateral izquierda)

3. Haga clic en cualquier conversación para continuarla

4. Pase el cursor sobre una conversación y haga clic en "..." para cambiar el nombre o eliminar

Limitaciones

• Las conversaciones son específicas de cada espacio de trabajo (no se pueden mover entre ellos)

• La selección de un espacio de trabajo desactiva la selección de persona

• Longitud máxima del nombre del espacio de trabajo (normalmente 255 caracteres)

Resolución de problemas

No se puede crear el espacio de trabajo

Error: "Error al crear el espacio de trabajo"

Intente lo siguiente:

• Actualice la página

• Asegúrese de haber iniciado sesión

• Utilice un nombre de espacio de trabajo más corto

No se pueden ver todos los espacios de trabajo

La barra lateral solo muestra los 3 espacios de trabajo recientes. Haga clic en "Ver todos los espacios de trabajo" para ver la totalidad.

El espacio de trabajo ha desaparecido

Los espacios de trabajo se eliminan automáticamente tras un periodo de inactividad (los usuarios premium controlan la retención). Para conservar un espacio de trabajo:

• Inicie una conversación en él con regularidad

• Ajuste su configuración de retención de datos en la Configuración de la cuenta

Pasos siguientes

• Inicie una conversación en su espacio de trabajo

• Más información sobre la gestión de conversaciones

• Conozca los límites de espacios de trabajo según su plan