Register van Verwerkingsactiviteiten (RVA) - ISMS Copilot

Overzicht

Dit Register van Verwerkingsactiviteiten (RVA) documenteert alle verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens uitgevoerd door het ISMS Copilot-platform in overeenstemming met Artikel 30 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Dit register dient als een uitgebreid verslag van hoe persoonsgegevens worden verzameld, verwerkt, opgeslagen en beschermd binnen het platform.

Voor wie is dit bedoeld

Dit document is bedoeld voor:

• Functionarissen voor Gegevensbescherming (FG's) die ISMS Copilot evalueren

• Compliance-teams die risicobeoordelingen van leveranciers uitvoeren

• Organisaties die documentatie over subverwerkers nodig hebben

• Juridische en beveiligingsteams die due diligence uitvoeren

• Auditoren die de naleving van de AVG beoordelen

Overzicht AVG-naleving

ISMS Copilot 2.0 is ontworpen als een B2B SaaS-tool voor compliance-professionals. We verwerken gegevens voornamelijk in de EU met behulp van Supabase (EU-regio) voor opslag en authenticatie. We minimaliseren gegevensverzameling, garanderen gebruikerscontrole en vermijden het gebruik van uw gegevens voor AI-training. Als een klein bedrijf richten we ons op pragmatische controles met een hoge impact, terwijl we streven naar formele certificeringen zoals ISO 27001 en de implementatie van AI-beveiligingscontroles.

Informatie over de Verwerkingsverantwoordelijke

Details van de Verwerkingsverantwoordelijke

• Naam: ISMS Copilot

• Jurisdictie: Frankrijk (Europese Unie)

• Primaire Gegevenslocatie: Frankfurt, Duitsland (AWS EU-Central-1)

• AVG-vertegenwoordiger: Franse Gegevensbeschermingsautoriteit (CNIL)

Verwerkingsactiviteit #1: Gebruikersauthenticatie & Accountbeheer

Doel van de Verwerking

Het bieden van veilige gebruikersauthenticatie, sessiebeheer en toegangscontrole tot accounts voor het ISMS Copilot-platform.

Juridische Grondslag

• Primair: Uitvoering van de Overeenkomst (Artikel 6(1)(b) AVG) - noodzakelijk om de dienst te verlenen

• Secundair: Gerechtvaardigd Belang (Artikel 6(1)(f) AVG) - beveiliging en fraudepreventie

Categorieën van Betrokkenen

• Platformgebruikers (compliance-professionals, consultants, beveiligingsteams)

• Proefgebruikers en potentiële klanten

• Workspace-leden en samenwerkingspartners

Categorieën van Persoonsgegevens

• E-mailadressen

• Wachtwoord-hashes (versleuteld, niet omkeerbaar)

• Authenticatietokens en sessie-identificatoren

• Unieke gebruikersidentificatoren (UUID's)

• Wachtwoord-reset tokens (tijdelijk)

• Tijdstempels van accountaanmaak

• Tijdstempels van laatste login

Gegevensverwerkers

• Supabase Auth (PostgreSQL-gebaseerde authenticatie)

  • Locatie: EU (Frankfurt, Duitsland)

  • Verwerking: Gebruikersauthenticatie, sessiebeheer

  • DPA-status: AVG-conforme verwerkersovereenkomst aanwezig

Bewaartermijn

• Actieve accounts: Bewaard zolang het account actief is

• Na verwijdering van account: Permanent verwijderd binnen 30 dagen

• Sessietokens: Vervallen automatisch na een periode van inactiviteit

• Wachtwoord-reset tokens: Vervallen na 24 uur of na het eerste gebruik

Beveiligingsmaatregelen

• Wachtwoord-hashing met standaardalgoritmen uit de industrie

• Versleutelde gegevensoverdracht (TLS 1.3)

• Row-level security in de database

• Verplichte optie voor multifactorauthenticatie (MFA)

• Controles op sessietime-outs

Verwerkingsactiviteit #2: AI-chatverwerking & Gespreksbeheer

Doel van de Verwerking

Het bieden van AI-gestuurde compliance-ondersteuning, het genereren van antwoorden op gebruikersvragen en het behouden van de gesprekscontext voor een verbeterde gebruikerservaring.

Juridische Grondslag

• Primair: Uitvoering van de Overeenkomst (Artikel 6(1)(b) AVG) - kernfunctionaliteit van de dienst

Categorieën van Betrokkenen

• Geauthenticeerde platformgebruikers

• Tijdelijke/anonieme chatgebruikers

• Personen genoemd in gebruikersvragen (indirect betrokkenen)

Categorieën van Persoonsgegevens

• Berichten en vragen van gebruikers

• Door AI gegenereerde antwoorden

• Metadata van gesprekslijnen (titels, tijdstempels, status)

• Configuraties van de gebruikers-workspace

• Aangepaste instructies en persona's

• Potentieel gevoelige compliance-gegevens (beleidsregels, procedures, auditinformatie)

Gegevensverwerkers

Databaseopslag (Altijd Actief)

• Supabase PostgreSQL Database

  • Locatie: EU (Frankfurt, Duitsland)

  • Verwerking: Opslag van berichten, ophalen van gegevens, gespreksbeheer

  • DPA-status: AVG-conform

AI-verwerking (Door gebruiker configureerbaar via Advanced Data Protection Mode)

Gebruikers kunnen kiezen tussen twee AI-verwerkingsmodi. De actieve modus bepaalt welke subverwerker wordt gebruikt:

Standaardmodus (Advanced Data Protection UIT):

• Anthropic (Claude) [STANDAARD], OpenAI, xAI (Grok) en Google Gemini

  • Locatie: Verenigde Staten

  • Verwerking: Genereren van AI-antwoorden (door gebruiker te selecteren model)

  • Bewaring: 30 dagen (tijdelijke verwerkingscache)

  • Gegevensverbruik: API-gegevens worden NIET gebruikt voor modeltraining

  • DPA-status: Standaard API-voorwaarden (geen training op klantgegevens)

Advanced Data Protection Mode (AAN):

• Mistral AI

  • Locatie: Europese Unie

  • Verwerking: Genereren van AI-antwoorden

  • Bewaring: Geen (geen gegevensretentie)

  • Gegevensverbruik: NIET gebruikt voor modeltraining

  • DPA-status: In de EU gevestigde verwerker met garantie op nul-retentie

Backend Infrastructuur (Altijd Actief)

• Fly.io - Chat API-service

  • Locatie: In de EU gevestigde implementatie

  • Verwerking: Chat-orkestratie, streaming van antwoorden, routing van berichten

  • DPA-status: AVG-conforme hostingovereenkomst

Bewaartermijn

• Door gebruiker configureerbare bewaring: 1 dag tot 7 jaar (dit is wat "Keep Forever" betekent)

• Standaardbewaring: Zoals geconfigureerd door de gebruiker in de accountinstellingen

• Geautomatiseerde verwijdering: Dagelijks geautomatiseerd proces verwijdert berichten die ouder zijn dan de door de gebruiker opgegeven bewaartermijn

• Tijdelijke chats: Automatisch verwijderd na 30 dagen

• Na verwijdering van account: Alle gesprekken permanent verwijderd binnen 30 dagen

Beveiligingsmaatregelen

• End-to-end TLS-versleuteling voor gegevens in transit

• Row-level security zorgt ervoor dat gebruikers alleen toegang hebben tot hun eigen gesprekken

• Isolatie van workspaces voorkomt kruisbesmetting van klantgegevens

• Gebruikersauthenticatie vereist voor persistente gesprekken

• Geautomatiseerde verwijdering van verlopen gegevens

Verwerkingsactiviteit #3: Contentmoderatie & Veiligheid

Doel van de Verwerking

Om automatisch potentieel schadelijke, illegale of beleidsschendende inhoud in chatberichten van gebruikers te detecteren en erop te reageren, ter waarborging van de veiligheid van het platform en de naleving van wettelijke verplichtingen.

Juridische Grondslag

• Primair: Gerechtvaardigd Belang (Artikel 6(1)(f) AVG) - platformveiligheid, fraudepreventie, wettelijke naleving en bescherming van gebruikers

• Secundair: Wettelijke Verplichting (Artikel 6(1)(c) AVG) - naleving van wetten die preventie van verspreiding van illegale inhoud vereisen

Categorieën van Betrokkenen

• Alle platformgebruikers die chatberichten verzenden

• Personen genoemd in gemarkeerde berichten (indirect betrokkenen)

Categorieën van Persoonsgegevens

• Inhoud van chatberichten van gebruikers (geanalyseerd op veiligheidsschendingen)

• Metadata van moderatiegebeurtenissen (tijdstempels, ernstscores, categorieën)

• Voorvertoningen van gemarkeerde inhoud (voor beheerdersbeoordeling)

• Gebruikers-ID's geassocieerd met moderatiegebeurtenissen

Advanced Data Protection Override: Contentmoderatie is van toepassing op ALLE gebruikersberichten, ongeacht de instelling van de Advanced Data Protection Mode. Wanneer schadelijke of illegale inhoud wordt gemarkeerd, wordt deze altijd opgeslagen en kan deze worden gedeeld met beheerders voor veiligheidsdoeleinden en wettelijke naleving, waarbij de standaard ADP-garantie op nul-retentie wordt overschreven.

Gegevensverwerkers

Contentmoderatie AI (Door gebruiker configureerbaar via Advanced Data Protection Mode)

De moderatieprovider hangt af van de Advanced Data Protection Mode-instelling van de gebruiker:

Standaardmodus (Advanced Data Protection UIT):

• OpenAI Moderation API

  • Locatie: Verenigde Staten

  • Verwerking: Asynchrone inhoudsanalyse (fire-and-forget)

  • Bewaring: 30 dagen (standaard retentie OpenAI API)

  • DPA-status: Standaard API-voorwaarden (geen training op klantgegevens)

Advanced Data Protection Mode (AAN):

• Mistral AI Moderation

  • Locatie: Europese Unie

  • Verwerking: Asynchrone inhoudsanalyse (fire-and-forget)

  • Bewaring: Geen (verwerking in de EU zonder gegevensretentie)

  • DPA-status: In de EU gevestigde verwerker met garantie op nul-retentie

Opslag & Alarmering (Altijd Actief)

• Supabase PostgreSQL Database

  • Locatie: EU (Frankfurt, Duitsland)

  • Verwerking: Opslag van moderatiegebeurtenissen in toegewezen tabel

  • DPA-status: AVG-conform

• n8n Webhook-meldingen

  • Verwerking: Verstuurt waarschuwingen naar beheerders wanneer inhoud wordt gemarkeerd

  • Inhoud: Voorvertoningen van berichten (altijd voor gemarkeerde inhoud, overschrijft ADP)

Hoe moderatie werkt

1. Automatische analyse: Elk gebruikersbericht wordt asynchroon (fire-and-forget) naar de moderatie-API verzonden (OpenAI of Mistral, afhankelijk van ADP-instelling)

2. Opslag van gebeurtenissen: Moderatieresultaten worden opgeslagen in de moderatietabel met ernstscores en categorievlaggen

3. Beheerderswaarschuwingen: Wanneer gemarkeerde inhoud wordt gedetecteerd, worden webhook-meldingen naar beheerders gestuurd met berichtvoorvertoningen voor beoordeling

4. Rate Limiting: Moderatieverzoeken zijn onderworpen aan limieten om misbruik te voorkomen; fouten worden gelogd in Sentry

Bewaartermijn

• Niet-gemarkeerde moderatiegebeurtenissen: Alleen metadata en scores (geen inhoud) worden 30 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd

• Gemarkeerde inhoudgebeurtenissen: Volledige inhoud wordt 1 jaar bewaard voor veiligheidsdoeleinden en wettelijke naleving

• Moderatie API-verwerking:

  • OpenAI (Standaardmodus): 30 dagen tijdelijke retentie

  • Mistral (ADP-modus): Nul-retentie

• Na verwijdering van account: Alle moderatiegebeurtenissen geassocieerd met de gebruiker worden binnen 30 dagen permanent verwijderd, behalve waar bewaring wettelijk verplicht is

Inhoud wordt alleen opgeslagen wanneer deze is gemarkeerd (niet voor niet-gemarkeerde berichten). Gemarkeerde inhoud wordt 1 jaar bewaard om veiligheidsonderzoeken, patroonherkenning en wettelijke naleving te ondersteunen. Deze bewaring is ook van toepassing wanneer de Advanced Data Protection Mode is ingeschakeld.

Beveiligingsmaatregelen

• Asynchrone fire-and-forget verwerking (minimale impact op prestaties)

• Row-level security zorgt ervoor dat moderatiegebeurtenissen per gebruiker zijn geïsoleerd

• Versleutelde gegevensoverdracht (TLS 1.3)

• Rate limiting om misbruik te voorkomen

• Sentry fallback-logging voor mislukte moderatieverzoeken

• Webhook-handtekeningverificatie voor beheerderswaarschuwingen

• Geautomatiseerde verwijdering van verlopen moderatiegebeurtenissen

Verwerkingsactiviteit #4: Bestandsupload & Documentverwerking

Doel van de Verwerking

Om gebruikers in staat te stellen compliance-documenten te uploaden voor AI-analyse, gap-assessments en het genereren van documenten.

Juridische Grondslag

• Primair: Uitvoering van de Overeenkomst (Artikel 6(1)(b) AVG) - dienstkenmerk

Categorieën van Betrokkenen

• Platformgebruikers die documenten uploaden

• Personen genoemd in geüploade documenten (werknemers, klanten, derden)

Categorieën van Persoonsgegevens

• Geüploade bestanden (PDF, DOCX, XLSX)

• Geëxtraheerde documentinhoud en metadata

• Bestandsnamen, formaten, tijdstempels van upload

• Status van documentverwerking

• Potentieel gevoelige organisatiegegevens (beleid, auditrapporten, risicobeoordelingen)

Gegevensverwerkers

• Supabase Storage

  • Locatie: EU (Frankfurt, Duitsland)

  • Verwerking: Veilige bestandsopslag in de "uploads" bucket

  • DPA-status: AVG-conform

• ConvertAPI

  • Endpoint: EU (convertapi.com)

  • Verwerking: Conversie van documentformaten (PDF/DOCX/XLSX naar HTML en vice versa)

  • Certificering: ISO/IEC 27001:2022 (Cert Nr. 1512122216, geldig tot 18-08-2028)

  • DPA-status: Ondertekende verwerkersovereenkomst met Better ISMS (Frankrijk); AVG-conforme EU-verwerker

• Fly.io

  • Verwerking: Orkestratie van documentconversie

  • DPA-status: AVG-conform

Bewaartermijn

• Actieve bestanden: Bewaard volgens de instellingen voor gegevensretentie van de gebruiker (gekoppeld aan de bewaring van gesprekken)

• Verweesde bestanden: Automatisch verwijderd via een achtergrondproces voor opschoning

• Na verwijdering van account: Alle geüploade bestanden permanent verwijderd binnen 30 dagen

• ConvertAPI-verwerking: Bestanden worden in het geheugen verwerkt, niet permanent opgeslagen door de verwerker

Beveiligingsmaatregelen

• Toegang tot bestanden beperkt tot de gebruiker (bestanden gekoppeld aan gebruikers-ID)

• Versleutelde opslag

• Veilige bestandsupload via HTTPS

• Geautomatiseerde opschoning van verweesde bestanden

• Authenticatie vereist voor het uploaden en verwijderen van bestanden

Verwerkingsactiviteit #5: Betalings- & Abonnementsbeheer

Doel van de Verwerking

Om abonnementsbetalingen te verwerken, facturering te beheren en toegang te bieden tot premium functionaliteiten.

Juridische Grondslag

• Primair: Uitvoering van de Overeenkomst (Artikel 6(1)(b) AVG) - facturering en betalingsverwerking

• Secundair: Wettelijke Verplichting (Artikel 6(1)(c) AVG) - naleving van belasting- en boekhoudwetgeving

Categorieën van Betrokkenen

• Premium abonnees

• Proefgebruikers die overstappen naar betaalde pakketten

• Facturatiecontactpersonen voor zakelijke accounts

Categorieën van Persoonsgegevens

• Stripe klant-ID's

• Abonnements-ID's en status

• Metadata van betalingen (geen volledige creditcardnummers opgeslagen)

• Facturatiegebeurtenissen en tijdstempels

• Factuurinformatie

Gegevensverwerkers

• Stripe

  • Locatie: VS

  • Verwerking: Betalingsverwerking, abonnementsbeheer, klantenportaal

  • DPA-status: AVG-conforme verwerkersovereenkomst

• Supabase

  • Verwerking: Slaat abonnementsstatus en klant-ID's op (geen betaalkaartgegevens)

  • DPA-status: AVG-conform

Bewaartermijn

• Actieve abonnementen: Bewaard zolang het abonnement actief is

• Na opzegging: Abonnementsgegevens 7 jaar bewaard (belasting- en boekhoudkundige naleving)

• Facturatiegegevens: Geanonimiseerd na 7 jaar

• Betaalkaartgegevens: NOOIT opgeslagen door ISMS Copilot (uitsluitend afgehandeld door Stripe)

Beveiligingsmaatregelen

• PCI DSS Level 1 conforme betalingsverwerking (via Stripe)

• Geen creditcardgegevens opgeslagen in systemen van ISMS Copilot

• Webhook-handtekeningverificatie

• Versleutelde overdracht van betalingsgegevens

• Preventie van dubbele betalingen

Verwerkingsactiviteit #6: Analyse & Productverbetering

Doel van de Verwerking

Om het gebruik van het platform te analyseren, de gebruikerservaring te verbeteren, bugs te identificeren en de systeemprestaties te monitoren.

Juridische Grondslag

• Primair: Gerechtvaardigd Belang (Artikel 6(1)(f) AVG) - productverbetering en betrouwbaarheid van de dienst

Categorieën van Betrokkenen

• Alle platformgebruikers

• Websitebezoekers

Categorieën van Persoonsgegevens

• Gebruikersgedrag (paginaweergaven, klikken op knoppen, gebruik van functies)

• Sessiegegevens en sessieduur

• Browser- en apparaatinformatie

• Foutlogs en uitzonderingsgegevens

• Prestatiestatistieken (laadtijden van pagina's, interactiestatistieken)

• IP-adressen (geanonimiseerd)

Gegevensverwerkers

• PostHog

  • Locatie: EU (eu.i.posthog.com)

  • Verwerking: Productanalyse, tracking van gebruikersgedrag

  • DPA-status: AVG-conform, gehost in de EU

  • PII-bescherming: Geconfigureerd om GEEN standaard PII te verzenden

• Sentry

  • Locatie: Duitsland (de.sentry.io)

  • Verwerking: Foutopsporing, prestatiemonitoring

  • DPA-status: AVG-conform, gevestigd in Duitsland

  • PII-bescherming: Geconfigureerd om GEEN standaard PII te verzenden

• Vercel Web Analytics

  • Verwerking: Web vitals, prestatiestatistieken

  • DPA-status: AVG-conform

Bewaartermijn

• PostHog-analyse: Volgens het bewaarbeleid van PostHog (doorgaans max. 7 jaar)

• Sentry-foutlogs: Standaard 90 dagen bewaring

• Vercel-analyse: Volgens het bewaarbeleid van Vercel

Beveiligingsmaatregelen

• Geanonimiseerde IP-adressen

• Geen PII standaard verzonden

• Geen gespreksinhoud gedeeld

• In de EU gevestigde analyse-infrastructuur

• Tracking alleen in productie (geen gegevens uit ontwikkelomgevingen)

Verwerkingsactiviteit #7: Infrastructuur & Deployment

Doel van de Verwerking

Het veilig hosten en aanbieden van de ISMS Copilot-applicatie aan gebruikers.

Juridische Grondslag

• Primair: Uitvoering van de Overeenkomst (Artikel 6(1)(b) AVG) - levering van de dienst

Categorieën van Betrokkenen

• Alle platformgebruikers en bezoekers

Categorieën van Persoonsgegevens

• HTTP-bezoekslogs

• IP-adressen (tijdelijk, voor routing)

• Metadata van de verbinding

• Sessiecookies

Gegevensverwerkers

• Vercel

  • Verwerking: Frontend hosting en content delivery

  • DPA-status: AVG-conform

• Fly.io

  • Verwerking: Hosting van de backend API

  • DPA-status: AVG-conform

• AWS (via Supabase)

  • Locatie: Frankfurt, Duitsland (EU-Central-1)

  • Verwerking: Database- en opslaginfrastructuur

  • DPA-status: AVG-conform

Bewaartermijn

• Toegangslogs: Bewaard volgens de beleidsregels van infrastructuuraanbieders (meestal 30-90 dagen)

• Sessiegegevens: Vervallen nadat de gebruikerssessie eindigt

Beveiligingsmaatregelen

• TLS 1.3 versleuteling voor alle verbindingen

• Content Security Policy headers

• DDoS-bescherming

• Regelmatige beveiligingsupdates en patches

Verwerkingsactiviteit #8: E-mailcommunicatie & Updates

Doel van de Verwerking

Het verzenden van incidentele juridische updates, productupdates, onboarding-begeleiding en servicegerelateerde communicatie naar gebruikers als onderdeel van de platformervaring.

Juridische Grondslag

• Primair: Gerechtvaardigd Belang (Artikel 6(1)(f) AVG) - productverbetering, gebruikerseducatie en servicecommunicatie gerelateerd aan platformgebruik

Categorieën van Betrokkenen

• Alle platformgebruikers (nieuwe registraties en bestaande gebruikers)

• Proefgebruikers die onboarding-reeksen ontvangen

• Premium abonnees die productupdates ontvangen

Categorieën van Persoonsgegevens

• E-mailadressen

• Abonnementsvoorkeuren (juridische updates, productupdates)

• E-mail engagementgegevens (opens, clicks)

• Uitschrijfstatus

• Tijdstempels van verzending

Gegevensverwerkers

• SendGrid (door Twilio)

  • Doel: Transactionele e-mails en incidentele juridische updates

  • Locatie: Waarschijnlijk Verenigde Staten (exacte serverlocatie niet bevestigd)

  • Verwerking: E-mailaflevering, bounce-afhandeling, engagement tracking

  • DPA-status: AVG-conforme verwerkersovereenkomst; Modelcontractbepalingen (SCC) aanwezig voor overdrachten tussen de EU en de VS

• Kit (voorheen ConvertKit)

  • Doel: Onboarding e-mailreeksen en maandelijkse productupdates

  • Locatie: Waarschijnlijk Verenigde Staten (exacte serverlocatie niet bevestigd)

  • Verwerking: E-mailaflevering, abonneebeheer, engagement-analyse

  • DPA-status: AVG-conforme verwerkersovereenkomst; Modelcontractbepalingen (SCC) aanwezig voor overdrachten tussen de EU en de VS

Bewaartermijn

• Actieve abonnementen: Bewaard zolang de gebruiker geabonneerd blijft

• Na afmelding: E-mail onmiddellijk verwijderd uit mailinglijsten

• Engagementgegevens: Bewaard volgens het beleid van de e-mailserviceprovider (doorgaans tot 2 jaar)

• Na verwijdering van account: Alle e-mailvoorkeuren en gegevens verwijderd binnen 30 dagen

Beveiligingsmaatregelen

• Versleutelde e-mailoverdracht (TLS)

• Veilige API-verbindingen met e-mailproviders

• Uitschrijffunctionaliteit met één klik

• E-mailauthenticatie (SPF, DKIM, DMARC)

• Bounce- en klachtenafhandeling

Verwerkingsactiviteit #9: Tracking van Tokenverbruik & Gebruiksmonitoring

Doel van de Verwerking

Het bijhouden van het verbruik van AI-tokens voor facturering, quotabeheer en service-optimalisatie.

Juridische Grondslag

• Primair: Uitvoering van de Overeenkomst (Artikel 6(1)(b) AVG) - noodzakelijk om gebruiksquota af te dwingen

• Secundair: Gerechtvaardigd Belang (Artikel 6(1)(f) AVG) - service-optimalisatie en kostenbeheer

Categorieën van Betrokkenen

• Alle platformgebruikers met actieve abonnementen

Categorieën van Persoonsgegevens

• Gebruikers-ID (geanonimiseerde identificator)

• Aantal verbruikte tokens per gesprek

• Gebruikt AI-model (Anthropic, OpenAI, Mistral, enz.)

• Tijdstempels van gebruik

• Abonnementsvorm

Gegevensverwerkers

• Supabase PostgreSQL Database

  • Locatie: EU (Frankfurt, Duitsland)

  • Verwerking: Opslag van statistieken over tokenverbruik

  • DPA-status: AVG-conform

• Fly.io

  • Verwerking: Berekening en aggregatie van tokens

  • DPA-status: AVG-conform

Bewaartermijn

• Actieve abonnementen: Bewaard voor de duur van het abonnement

• Na opzegging abonnement: 90 dagen bewaard voor het oplossen van facturatiegeschillen

• Na verwijdering van account: Geanonimiseerd binnen 30 dagen

Beveiligingsmaatregelen

• Alleen geaggregeerde statistieken (geen berichtinhoud opgeslagen)

• Row-level security in de database

• Versleutelde gegevensoverdracht en -opslag

• Toegang beperkt tot facturatie- en ondersteuningsfuncties

Implementatie van Rechten van Betrokkenen

Recht op Inzage (Artikel 15)

• Self-Service: Gebruikers kunnen alle gesprekken en bestanden inzien via de platform-interface

• Volledige export: Neem contact op met support voor een volledige gegevensexport in JSON-formaat

• Reactietijd: Binnen 72 uur (wettelijk tot 30 dagen)

Recht op Rectificatie (Artikel 16)

• Self-Service: Gebruikers kunnen instellingen bijwerken via het dialoogvenster Instellingen

• E-mailwijzigingen: Neem contact op met support voor het wijzigen van het e-mailadres

• Reactietijd: Onmiddellijk voor self-service; binnen 30 dagen voor ondersteuningsverzoeken

Recht op Verwijding (Wissen van Gegevens) (Artikel 17)

• Proces: Neem contact op met support om accountverwijdering aan te vragen

• Reikwijdte: Alle persoonsgegevens, gesprekken, bestanden en instellingen

• Tijdlijn: Permanente verwijdering binnen 30 dagen

• Uitzonderingen: Geanonimiseerde facturatiegegevens worden 7 jaar bewaard (wettelijke verplichting)

Recht op Overdraagbaarheid van Gegevens (Artikel 20)

• Formaat: JSON-export inclusief alle gebruikersgegevens

• Proces: Aanvraag via support

• Reactietijd: Binnen 72 uur (tot 5 dagen voor grote accounts)

Recht op Beperking van de Verwerking (Artikel 18)

• Proces: Neem contact op met support met de reden voor beperking

• Reactietijd: Binnen 30 dagen

Recht van Bezwaar (Artikel 21)

• Proces: Neem contact op met support om bezwaar te maken tegen specifieke verwerkingen

• Reactietijd: Binnen 30 dagen

Procedures bij Datalekken

Detectie & Beoordeling

• Continue monitoring via Sentry-foutopsporing

• Beoordeling van beveiligingsincidenten binnen 24 uur na ontdekking

• Risicobeoordeling voor de potentiële impact van een datalek

Tijdlijn voor Meldingen

• Aan Toezichthouder (CNIL): Binnen 72 uur nadat we er kennis van hebben genomen (Artikel 33)

• Aan Betrokkenen: Zonder onnodige vertraging indien er een hoog risico is voor de rechten en vrijheden (Artikel 34)

Inhoud van de Melding

• De aard van de inbreuk

• Categorieën en geschatte aantal getroffen betrokkenen

• Waarschijnlijke gevolgen

• Maatregelen genomen of voorgesteld om de inbreuk aan te pakken

Internationale Gegevensoverdrachten

Gegevensoverdracht hangt af van de Advanced Data Protection Mode-instelling

Of gegevens buiten de EU worden overgedragen, hangt af van de Advanced Data Protection Mode-configuratie van de gebruiker:

Wanneer Advanced Data Protection AAN staat (EU-Only Mode):

• Databaseopslag: EU (Frankfurt, Duitsland)

• AI-verwerking: EU (Mistral AI)

• Analyse: EU-endpoints (PostHog EU, Sentry Duitsland)

• Bestandsconversie: EU-endpoint (ConvertAPI EU)

• E-mailcommunicatie: VS (SendGrid, Kit) - Modelcontractbepalingen

• Resultaat: EU-naar-VS gegevensoverdracht alleen voor e-mailcommunicatie (op basis van opt-in)

Wanneer Advanced Data Protection UIT staat (Standaardmodus):

• Databaseopslag: EU (Frankfurt, Duitsland)

• AI-verwerking: Verenigde Staten (door gebruiker te selecteren: xAI, OpenAI, Anthropic Claude of Google Gemini)

• E-mailcommunicatie: Verenigde Staten (SendGrid, Kit) - Modelcontractbepalingen

• Bewaring door AI-aanbieder: 30 dagen (tijdelijke verwerkingscache)

• Overdrachtmechanisme: Standaard API-voorwaarden voor AI; Modelcontractbepalingen voor e-mail

• Resultaat: EU-naar-VS gegevensoverdracht voor AI-verwerking en e-mailcommunicatie

Samenvatting Gegevenslocatie per Component

• Primaire opslag: Frankfurt, Duitsland (AWS EU-Central-1) - Altijd EU

• AI-verwerking: EU of VS, afhankelijk van Advanced Data Protection Mode

• Analyse: Alleen EU-endpoints (PostHog EU, Sentry Duitsland) - Altijd EU

• Bestandsconversie: ConvertAPI EU-endpoint - Altijd EU

• E-mailcommunicatie: Verenigde Staten (SendGrid, Kit) - Modelcontractbepalingen van kracht

Lijst van Subverwerkers

Door de gebruiker configureerbare AI-verwerkers:* Slechts ÉÉN van deze AI-aanbieders is op elk moment actief, afhankelijk van de Advanced Data Protection Mode-instelling en de modelselectie van de gebruiker. Als Advanced Data Protection UIT staat (standaard), kunnen gebruikers kiezen tussen Anthropic Claude (STANDAARD), OpenAI, xAI (Grok) of Google Gemini – waarbij alle gesprekken in de VS worden verwerkt met een retentie van 30 dagen en zonder training op gebruikersgegevens. Wanneer Advanced Data Protection AAN staat, verwerkt Mistral AI de gesprekken in de EU met nul-retentie.

Contentmoderatie-verwerkers:** Wanneer contentmoderatie is geïmplementeerd, wordt de aanbieder bepaald door uw instelling voor de Advanced Data Protection Mode. De Standaardmodus gebruikt OpenAI Moderation API (gevestigd in de VS, 30 dagen retentie). De Advanced Data Protection Mode gebruikt Mistral AI Moderation (gevestigd in de EU, nul-retentie). Gebeurtenissen met gemarkeerde inhoud worden in onze EU-database opgeslagen voor veiligheid en compliance, waarbij de ADP-nulretentiegarantie wordt overschreven. Per januari 2026 is contentmoderatie nog niet actief.

Technische & Organisatorische Maatregelen (TOM's)

Toegangscontrole

• Row-level security in de database

• Gebruikersauthenticatie vereist voor alle beschermde bronnen

• Isolatie van workspaces voorkomt toegang tot gegevens tussen gebruikers

• MFA beschikbaar voor verbeterde accountbeveiliging

• Controles op sessietime-outs

Versleuteling

• TLS 1.3 voor gegevens in transit

• Databaseversleuteling in rust (at rest)

• Wachtwoord-hashing (niet omkeerbaar)

• Versleutelde bestandsopslag

Dataminimalisatie

• Alleen essentiële gegevens verzameld (e-mail, berichten, bestanden)

• Geen onnodige demografische of contactinformatie

• Analyse geconfigureerd om PII uit te sluiten

• Door gebruiker beheerde bewaartermijnen

Beschikbaarheid & Veerkracht

• Databaseback-ups (geautomatiseerd)

• Procedures voor noodherstel (disaster recovery)

• Monitoring en alarmering (Sentry)

• Publieke statuspagina voor transparantie (status.ismscopilot.com)

Testen & Evalueren

• Regelmatige beveiligingsbeoordelingen

• Foutmonitoring en logging

• Testen van geautomatiseerde gegevensverwijdering

• Verificatie van toegangscontroles

Verantwoordelijkheden van de Gebruiker

Als Verwerkingsverantwoordelijke moeten Gebruikers:

• Zorgen voor een wettelijke basis voordat persoonsgegevens worden geüpload

• Passende bewaartermijnen voor gegevens configureren voor hun organisatie

• Afzonderlijke workspaces aanhouden voor verschillende klanten of gegevenscategorieën

• Personen informeren wanneer hun gegevens via ISMS Copilot worden verwerkt

• ISMS Copilot opnemen in hun eigen verwerkingsregister

• Gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA) uitvoeren bij het verwerken van hoogrisicogegevens

• Geen bijzondere categorieën van gegevens (Artikel 9) uploaden zonder passende waarborgen

Compliance-documentatie

Beschikbare Compliance-bronnen

• Gids voor Privacy & AVG-naleving

• Overzicht van Beveiliging & Gegevensbescherming

• Security Collection - Gedetailleerde beveiligings- en privacydocumentatie

• Statuspagina - Realtime systeembeschikbaarheid en incidentmeldingen

Onderhoud van het Register

Schema voor Herziening & Bijwerking

• Kwartaalherziening: Verifiëren van de juistheid van de verwerkingsactiviteiten

• Wijzigingsgestuurde updates: Binnen 30 dagen na een nieuwe subverwerker of verwerkingsactiviteit

• Jaarlijkse audit: Uitgebreide beoordeling van alle RVA-items

• Versiebeheer: Gedateerde versies van het RVA bijhouden voor het audittraject

Contactinformatie

Voor AVG-verzoeken of Vragen

• Ga naar het Helpcenter via het gebruikersmenu

• E-mail vanaf uw geregistreerde accountadres

• Vermeld "AVG Verzoek" in de onderwerpregel voor prioriteitsbehandeling

• Bezoek het Trust Center voor gedetailleerde documentatie

Functionaris voor Gegevensbescherming

Organisaties die contactinformatie van de FG nodig hebben, moeten een verzoek indienen via het Helpcenter.

Hulp krijgen

Voor vragen over dit Register van Verwerkingsactiviteiten:

• Raadpleeg het artikel Privacy & AVG-naleving voor gedetailleerde informatie over uw rechten

• Neem contact op met support via het Helpcenter voor verduidelijking over specifieke verwerkingsactiviteiten

• Vraag aanvullende compliance-documentatie aan via support

• Bezoek onze Security Collection voor uitgebreide beveiligings- en privacybronnen