Register van Verwerkingsactiviteiten (RopA) - ISMS Copilot

Overzicht

Dit Register van Verwerkingsactiviteiten (RopA) documenteert alle verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens die worden uitgevoerd door het ISMS Copilot-platform in overeenstemming met Artikel 30 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit register dient als een uitgebreid overzicht van hoe persoonsgegevens worden verzameld, verwerkt, opgeslagen en beschermd binnen het platform.

Voor wie dit bedoeld is

Dit document is bedoeld voor:

• Functionarissen voor Gegevensbescherming (FG's) die ISMS Copilot evalueren

• Compliance-teams die risicobeoordelingen van leveranciers uitvoeren

• Organisaties die documentatie over subverwerkers nodig hebben

• Juridische en beveiligingsteams die due diligence uitvoeren

• Auditoren die de AVG-naleving beoordelen

AVG-nalevingsoverzicht

ISMS Copilot 2.0 is ontworpen als een B2B SaaS-tool voor compliance-professionals. We verwerken gegevens voornamelijk in de EU met behulp van Supabase (EU-regio) voor opslag en authenticatie. We minimaliseren gegevensverzameling, waarborgen gebruikerscontrole en vermijden het gebruik van uw gegevens voor AI-training. Als klein bedrijf richten we ons op pragmatische controles met hoge impact, terwijl we formele certificeringen zoals ISO 27001 nastreven en AI-beveiligingscontroles implementeren.

Informatie over de Verwerkingsverantwoordelijke

Details van de Verantwoordelijke

• Naam: ISMS Copilot

• Jurisdictie: Frankrijk (Europese Unie)

• Primaire Gegevenslocatie: Frankfurt, Duitsland (AWS EU-Central-1)

• AVG-vertegenwoordiger: Franse Gegevensbeschermingsautoriteit (CNIL)

Verwerkingsactiviteit #1: Gebruikersauthenticatie & Accountbeheer

Doel van de verwerking

Het bieden van veilige gebruikersauthenticatie, sessiebeheer en toegangscontrole voor accounts voor het ISMS Copilot-platform.

Juridische basis

• Primair: Uitvoering van de overeenkomst (Artikel 6(1)(b) AVG) - noodzakelijk om de dienst te verlenen

• Secundair: Gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG) - beveiliging en fraudepreventie

Categorieën van betrokkenen

• Platformgebruikers (compliance-professionals, consultants, beveiligingsteams)

• Proefgebruikers en potentiële klanten

• Workspace-leden en samenwerkingspartners

Categorieën persoonsgegevens

• E-mailadressen

• Wachtwoord-hashes (versleuteld, niet omkeerbaar)

• Authenticatietokens en sessie-identificatoren

• Unieke gebruikersidentificatoren (UUID's)

• Tokens voor het opnieuw instellen van wachtwoorden (tijdelijk)

• Tijdstempels voor het aanmaken van accounts

• Tijdstempels van laatste login

Gegevensverwerkers

• Supabase Auth (op PostgreSQL gebaseerde authenticatie)

  • Locatie: EU (Frankfurt, Duitsland)

  • Verwerking: Gebruikersauthenticatie, sessiebeheer

  • DPA-status: AVG-conforme Verwerkersovereenkomst aanwezig

Bewaartermijn

• Actieve accounts: Bewaard zolang het account actief is

• Na verwijdering van het account: Definitief verwijderd binnen 30 dagen

• Sessietokens: Vervallen automatisch na een periode van inactiviteit

• Wachtwoordherstel-tokens: Vervallen na 24 uur of na eerste gebruik

Beveiligingsmaatregelen

• Wachtwoordhashing met behulp van industriestandaard algoritmen

• Versleutelde gegevensoverdracht (TLS 1.3)

• Row-level security in de database

• Verplichte optie voor meervoudige authenticatie (MFA)

• Controles voor sessietime-out

Verwerkingsactiviteit #2: AI-chatverwerking & Gespreksbeheer

Doel van de verwerking

Het bieden van AI-gestuurde ondersteuning bij compliance, het genereren van antwoorden op gebruikersvragen en het behouden van de gesprekscontext voor een betere gebruikerservaring.

Juridische basis

• Primair: Uitvoering van de overeenkomst (Artikel 6(1)(b) AVG) - kernfunctionaliteit van de dienst

Categorieën van betrokkenen

• Geauthenticeerde platformgebruikers

• Tijdelijke/anonieme chatgebruikers

• Personen genoemd in gebruikersvragen (indirecte betrokkenen)

Categorieën van persoonsgegevens

• Berichten en vragen van gebruikers

• Door AI gegenereerde antwoorden

• Metadata van gespreksthreads (titels, tijdstempels, status)

• Configuraties van de gebruikers-workspace

• Aangepaste instructies en persona's

• Potentieel gevoelige compliance-gegevens (beleid, procedures, audit-informatie)

Gegevensverwerkers

Databaseopslag (Altijd Actief)

• Supabase PostgreSQL Database

  • Locatie: EU (Frankfurt, Duitsland)

  • Verwerking: Opslag van berichten, ophalen van gegevens, gespreksbeheer

  • DPA-status: AVG-conform

AI-verwerking (Door de gebruiker configureerbaar via Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus)

Gebruikers kunnen kiezen tussen twee AI-verwerkingsmodi. De actieve modus bepaalt welke subverwerker wordt gebruikt:

Standaardmodus (Geavanceerde Gegevensbescherming UIT):

• Anthropic (Claude) [STANDAARD], OpenAI, xAI (Grok) en Google Gemini

  • Locatie: Verenigde Staten

  • Verwerking: Genereren van AI-antwoorden (door gebruiker selecteerbaar model)

  • Bewaring: 30 dagen (tijdelijke verwerkingscache)

  • Gegevensgebruik: API-gegevens worden NIET gebruikt voor modeltraining

  • DPA-status: Standaard API-voorwaarden (geen training op klantgegevens)

Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus (AAN):

• Mistral AI

  • Locatie: Europese Unie

  • Verwerking: Genereren van AI-antwoorden

  • Bewaring: Nul (geen gegevensbewaring)

  • Gegevensgebruik: NIET gebruikt voor modeltraining

  • DPA-status: In de EU gevestigde verwerker met garantie op nuleretentie

Backend-infrastructuur (Altijd Actief)

• Fly.io - Chat API Service

  • Locatie: In de EU gevestigde implementatie

  • Verwerking: Chat-orkestratie, streaming antwoorden, berichtroutering

  • DPA-status: AVG-conforme hostingovereenkomst

Bewaartermijn

• Door de gebruiker configureerbare bewaring: 1 dag tot 7 jaar (dit is wat "Voor altijd bewaren" betekent)

• Standaardbewaring: Zoals geconfigureerd door de gebruiker in de accountinstellingen

• Geautomatiseerde verwijdering: Dagelijks geautomatiseerd proces verwijdert berichten die ouder zijn dan de door de gebruiker opgegeven bewaarperiode

• Tijdelijke chats: Automatisch verwijderd na 30 dagen

• Na verwijdering van het account: Alle gesprekken definitief verwijderd binnen 30 dagen

Beveiligingsmaatregelen

• End-to-end TLS-versleuteling voor gegevens in transit

• Row-level security zorgt ervoor dat gebruikers alleen toegang hebben tot hun eigen gesprekken

• Isolatie van de workspace voorkomt kruisbesmetting van klantgegevens

• Gebruikersauthenticatie vereist voor persistente gesprekken

• Geautomatiseerde verwijdering van verlopen gegevens

Verwerkingsactiviteit #3: Inhoudsmoderatie & Veiligheid

Doel van de verwerking

Het automatisch detecteren en reageren op potentieel schadelijke, illegale of beleidsschendende inhoud in chatberichten van gebruikers, om de veiligheid van het platform en de naleving van wettelijke verplichtingen te waarborgen.

Juridische basis

• Primair: Gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG) - veiligheid van het platform, fraudepreventie, wettelijke naleving en bescherming van gebruikers

• Secundair: Wettelijke verplichting (Artikel 6(1)(c) AVG) - naleving van wetten die het voorkomen van distributie van illegale inhoud vereisen

Categorieën van betrokkenen

• Alle platformgebruikers die chatberichten verzenden

• Personen genoemd in gemarkeerde berichten (indirecte betrokkenen)

Categorieën persoonsgegevens

• Inhoud van chatberichten van gebruikers (geanalyseerd op veiligheidsschendingen)

• Metadata van moderatie-gebeurtenissen (tijdstempels, ernstscores, categorieën)

• Previews van gemarkeerde inhoud (voor beoordeling door beheerder)

• Gebruikers-ID's geassocieerd met moderatie-gebeurtenissen

Override voor Geavanceerde Gegevensbescherming: Inhoudsmoderatie is van toepassing op ALLE berichten van gebruikers, ongeacht de instelling van de Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus. Wanneer schadelijke of illegale inhoud wordt gemarkeerd, wordt deze altijd opgeslagen en kan deze worden gedeeld met beheerders voor veiligheids- en wettelijke nalevingsdoeleinden, wars van de standaard ADP nuleretentie-garantie.

Gegevensverwerkers

Inhoudsmoderatie AI (Door de gebruiker configureerbaar via Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus)

De moderatie-provider hangt af van de instelling voor de Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus van de gebruiker:

Standaardmodus (Geavanceerde Gegevensbescherming UIT):

• OpenAI Moderation API

  • Locatie: Verenigde Staten

  • Verwerking: Asynchrone inhoudsanalyse (fire-and-forget)

  • Bewaring: 30 dagen (standaardbewaring OpenAI API)

  • DPA-status: Standaard API-voorwaarden (geen training op klantgegevens)

Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus (AAN):

• Mistral AI Moderation

  • Locatie: Europese Unie

  • Verwerking: Asynchrone inhoudsanalyse (fire-and-forget)

  • Bewaring: Nul (verwerking in de EU zonder gegevensbewaring)

  • DPA-status: In de EU gevestigde verwerker met garantie op nuleretentie

Opslag & Alarmering (Altijd Actief)

• Supabase PostgreSQL Database

  • Locatie: EU (Frankfurt, Duitsland)

  • Verwerking: Opslag van moderatie-gebeurtenissen in toegewezen tabel

  • DPA-status: AVG-conform

• n8n Webhook Meldingen

  • Verwerking: Stuurt meldingen naar beheerders wanneer inhoud wordt gemarkeerd

  • Inhoud: Berichten-previews (altijd voor gemarkeerde inhoud, met override van ADP)

Hoe moderatie werkt

1. Automatische Analyse: Elk gebruikersbericht wordt asynchroon (fire-and-forget) verzonden naar de moderatie-API (OpenAI of Mistral, afhankelijk van de ADP-instelling)

2. Opslag van Gebeurtenissen: Moderatieresultaten worden opgeslagen in de moderatietabel met ernstscores en categorievlaggen

3. Beheerderswaarschuwingen: Wanneer gemarkeerde inhoud wordt gedetecteerd, worden webhook-meldingen verzonden naar beheerders met berichtpreviews voor beoordeling

4. Rate Limiting: Moderatieverzoeken zijn onderworpen aan rate-limiting om misbruik te voorkomen; fouten worden gelogd in Sentry

Bewaartermijn

• Niet-gemarkeerde moderatie-gebeurtenissen: Alleen metadata en scores (geen inhoud) gedurende 30 dagen opgeslagen, daarna automatisch verwijderd

• Gemarkeerde inhoudsgebeurtenissen: Volledige inhoud gedurende 1 jaar opgeslagen voor veiligheids- en wettelijke nalevingsdoeleinden

• Verwerking via moderatie-API:

  • OpenAI (Standaardmodus): 30 dagen tijdelijke bewaring

  • Mistral (ADP-modus): Nuleretentie

• Na verwijdering van het account: Alle moderatie-gebeurtenissen geassocieerd met de gebruiker worden definitief verwijderd binnen 30 dagen, behalve waar bewaring wettelijk vereist is

Inhoud wordt alleen opgeslagen als deze is gemarkeerd (niet voor berichten die niet zijn gemarkeerd). Gemarkeerde inhoud wordt 1 jaar bewaard ter ondersteuning van veiligheidsonderzoeken, patroondetectie en wettelijke naleving. Deze bewaring geldt ook wanneer de Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus is ingeschakeld.

Beveiligingsmaatregelen

• Asynchrone fire-and-forget verwerking (minimale impact op prestaties)

• Row-level security zorgt ervoor dat moderatie-gebeurtenissen per gebruiker worden geïsoleerd

• Versleutelde gegevensoverdracht (TLS 1.3)

• Rate limiting om misbruik te voorkomen

• Sentry fallback logging voor mislukte moderatieverzoeken

• Webhook-handtekeningverificatie voor beheerderwaarschuwingen

• Geautomatiseerde verwijdering van verlopen moderatie-gebeurtenissen

Verwerkingsactiviteit #4: Bestands-upload & Documentverwerking

Doel van de verwerking

Gebruikers in staat stellen compliance-documenten te uploaden voor AI-analyse, gap-analyse en het genereren van documenten.

Juridische basis

• Primair: Uitvoering van de overeenkomst (Artikel 6(1)(b) AVG) - service-functie

Categorieën van betrokkenen

• Platformgebruikers die documenten uploaden

• Personen genoemd in geüploade documenten (werknemers, klanten, derden)

Categorieën persoonsgegevens

• Geüploade bestanden (PDF, DOCX, XLSX)

• Geëxtraheerde documentinhoud en metadata

• Bestandsnamen, groottes, tijdstempels van upload

• Status van documentverwerking

• Potentieel gevoelige organisatiegegevens (beleid, auditrapporten, risicobeoordelingen)

Gegevensverwerkers

• Supabase Storage

  • Locatie: EU (Frankfurt, Duitsland)

  • Verwerking: Veilige bestandsopslag in de "uploads"-bucket

  • DPA-status: AVG-conform

• ConvertAPI

  • Endpoint: EU (convertapi.com)

  • Verwerking: Conversie van documentformaten (PDF/DOCX/XLSX naar HTML en vice versa)

  • Certificering: ISO/IEC 27001:2022 (Cert Nr. 1512122216, geldig tot 18-08-2028)

  • DPA-status: Ondertekende Verwerkersovereenkomst met Better ISMS (Frankrijk); AVG-conforme EU-verwerker

• Fly.io

  • Verwerking: Orkestratie van documentconversie

  • DPA-status: AVG-conform

Bewaartermijn

• Actieve bestanden: Bewaard volgens de instellingen voor gegevensbewaring van de gebruiker (gekoppeld aan de bewaring van gesprekken)

• Verweesde bestanden: Automatisch verwijderd via een achtergrondproces voor opschoning

• Na verwijdering van het account: Alle geüploade bestanden definitief verwijderd binnen 30 dagen

• Verwerking door ConvertAPI: Bestanden worden in het geheugen verwerkt, niet permanent opgeslagen door de verwerker

Beveiligingsmaatregelen

• Toegang tot bestanden met een gebruikersscope (bestanden gekoppeld aan gebruikers-ID)

• Versleutelde opslag

• Veillige bestandsupload via HTTPS

• Geautomatiseerde opschoning van verweesde bestanden

• Authenticatie vereist voor het uploaden en verwijderen van bestanden

Verwerkingsactiviteit #5: Betaling & Abonnementbeheer

Doel van de verwerking

Het verwerken van abonnementsbetalingen, het beheren van facturering en het bieden van toegang tot premiumfuncties.

Juridische basis

• Primair: Uitvoering van de overeenkomst (Artikel 6(1)(b) AVG) - facturering en betalingsverwerking

• Secundair: Wettelijke verplichting (Artikel 6(1)(c) AVG) - naleving van belasting- en boekhoudwetgeving

Categorieën van betrokkenen

• Premium-abonnees

• Proefgebruikers die overstappen op betaalde abonnementen

• Factuurcontactpersonen voor organisatie-accounts

Categorieën persoonsgegevens

• Stripe klant-ID's

• Abonnements-ID's en status

• Betalings-metadata (geen volledige creditcardnummers opgeslagen)

• Facturatie-gebeurtenissen en tijdstempels

• Factuurinformatie

Gegevensverwerkers

• Stripe

  • Locatie: VS

  • Verwerking: Betalingsverwerking, abonnementsbeheer, klantenportaal

  • DPA-status: AVG-conforme Verwerkersovereenkomst

• Supabase

  • Verwerking: Slaat abonnementsstatus en klant-ID's op (geen betaalkaartgegevens)

  • DPA-status: AVG-conform

Bewaartermijn

• Actieve abonnementen: Bewaard zolang het abonnement actief is

• Na opzegging: Abonnementsgegevens worden 7 jaar bewaard (belasting- en boekhoudkundige naleving)

• Facturatiegegevens: Geanonimiseerd na 7 jaar

• Betaalkaartgegevens: NOOIT opgeslagen door ISMS Copilot (exclusief afgehandeld door Stripe)

Beveiligingsmaatregelen

• PCI DSS Level 1 conforme betalingsverwerking (via Stripe)

• Geen creditcardgegevens opgeslagen in ISMS Copilot-systemen

• Webhook-handtekeningverificatie

• Versleutelde verzending van betalingsgegevens

• Voorkomen van dubbele betalingen

Verwerkingsactiviteit #6: Analyse & Productverbetering

Doel van de verwerking

Het analyseren van het platformgebruik, het verbeteren van de gebruikerservaring, het identificeren van bugs en het monitoren van systeemprestaties.

Juridische basis

• Primair: Gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG) - productverbetering en betrouwbaarheid van de dienst

Categorieën van betrokkenen

• Alle platformgebruikers

• Websitebezoekers

Categorieën persoonsgegevens

• Gebeurtenissen over gebruikersgedrag (paginaweergaven, knopklikken, gebruik van functies)

• Sessiegegevens en sessieduur

• Browser- en apparaatinformatie

• Foutlogs en uitzonderingsgegevens

• Prestatiestatistieken (laadtijden van pagina's, interactiestatistieken)

• IP-adressen (geanonimiseerd)

Gegevensverwerkers

• PostHog

  • Locatie: EU (eu.i.posthog.com)

  • Verwerking: Productanalyse, tracking van gebruikersgedrag

  • DPA-status: AVG-conform, gehost in de EU

  • PII-bescherming: Geconfigureerd om GEEN standaard PII te verzenden

• Sentry

  • Locatie: Duitsland (de.sentry.io)

  • Verwerking: Foutregistratie, prestatiemonitoren

  • DPA-status: AVG-conform, gevestigd in Duitsland

  • PII-bescherming: Geconfigureerd om GEEN standaard PII te verzenden

• Vercel Web Analytics

  • Verwerking: Web vitals, prestatiestatistieken

  • DPA-status: AVG-conform

Bewaartermijn

• PostHog analyse: Volgens het bewaarbeleid van PostHog (doorgaans maximaal 7 jaar)

• Sentry foutlogs: 90 dagen standaardbewaring

• Vercel analyse: Volgens het bewaarbeleid van Vercel

Beveiligingsmaatregelen

• Geanonimiseerde IP-adressen

• Standaard geen PII verzonden

• Geen gespreksinhoud gedeeld

• In de EU gevestigde analyse-infrastructuur

• Tracking alleen in productie (geen gegevens uit ontwikkelomgevingen)

Verwerkingsactiviteit #7: Infrastructuur & Implementatie

Doel van de verwerking

Het veilig hosten en leveren van de ISMS Copilot-applicatie aan gebruikers.

Juridische basis

• Primair: Uitvoering van de overeenkomst (Artikel 6(1)(b) AVG) - levering van de dienst

Categorieën van betrokkenen

• Alle platformgebruikers en bezoekers

Categorieën persoonsgegevens

• HTTP-verzoeklogs

• IP-adressen (tijdelijk, voor routering)

• Verbinding-metadata

• Sessiecookies

Gegevensverwerkers

• Vercel

  • Verwerking: Frontend hosting en levering van inhoud

  • DPA-status: AVG-conform

• Fly.io

  • Verwerking: Backend API hosting

  • DPA-status: AVG-conform

• AWS (via Supabase)

  • Locatie: Frankfurt, Duitsland (EU-Central-1)

  • Verwerking: Database- en opslag-infrastructuur

  • DPA-status: AVG-conform

Bewaartermijn

• Toegangslogs: Bewaard volgens het beleid van de infrastructuurprovider (doorgaans 30-90 dagen)

• Sessiegegevens: Vervallen nadat de gebruikerssessie eindigt

Beveiligingsmaatregelen

• TLS 1.3 versleuteling voor alle verbindingen

• Content Security Policy headers

• DDoS-bescherming

• Regelmatige beveiligingsupdates en patches

Verwerkingsactiviteit #8: E-mailcommunicatie & Updates

Doel van de verwerking

Het verzenden van incidentele juridische updates, product-updates, onboarding-ondersteuning en servicegerelateerde communicatie naar gebruikers als onderdeel van de platformervaring.

Juridische basis

• Primair: Gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG) - productverbetering, gebruikerseducatie en servicecommunicatie met betrekking tot platformgebruik

Categorieën van betrokkenen

• Alle platformgebruikers (nieuwe aanmeldingen en bestaande gebruikers)

• Proefgebruikers die onboarding-reeksen ontvangen

• Premium-abonnees die productupdates ontvangen

Categorieën persoonsgegevens

• E-mailadressen

• Abonnementsvoorkeuren (juridische updates, productupdates)

• Gegevens over e-mailbetrokkenheid (geopend, geklikt)

• Afgemelde status

• Tijdstempels voor verzending

Gegevensverwerkers

• SendGrid (door Twilio)

  • Doel: Transactionele en incidentele e-mails met juridische updates

  • Locatie: Waarschijnlijk Verenigde Staten (exacte serverlocatie niet bevestigd)

  • Verwerking: E-mailaflevering, afhandeling van bounces, tracking van betrokkenheid

  • DPA-status: AVG-conforme Verwerkersovereenkomst; Modelcontractbepalingen (SCC) aanwezig voor EU-VS overdrachten

• Kit (voorheen ConvertKit)

  • Doel: Onboarding e-mailreeksen en maandelijkse productupdate e-mails

  • Locatie: Waarschijnlijk Verenigde Staten (exacte serverlocatie niet bevestigd)

  • Verwerking: E-mailaflevering, abonneebeheer, analyse van betrokkenheid

  • DPA-status: AVG-conforme Verwerkersovereenkomst; Modelcontractbepalingen (SCC) aanwezig voor EU-VS overdrachten

Bewaartermijn

• Actieve abonnementen: Bewaard zolang de gebruiker geabonneerd blijft

• Na afmelding: E-mail wordt onmiddellijk van de mailinglijsten verwijderd

• Betrokkenheidsgegevens: Bewaard volgens het beleid van de e-mailprovider (doorgaans tot 2 jaar)

• Na verwijdering van het account: Alle e-mailvoorkeuren en gegevens verwijderd binnen 30 dagen

Beveiligingsmaatregelen

• Versleutelde e-mailverzending (TLS)

• Veilige API-verbindingen met e-mailproviders

• Afmeldfunctionaliteit met één klik

• E-mailauthenticatie (SPF, DKIM, DMARC)

• Bounce- en klachtenafhandeling

Verwerkingsactiviteit #9: Tracking van Token-consumptie & Gebruiksbewaking

Doel van de verwerking

Het bijhouden van het AI-tokenverbruik voor facturering, quotabeheer en service-optimalisatie.

Juridische basis

• Primair: Uitvoering van de overeenkomst (Artikel 6(1)(b) AVG) - noodzakelijk om gebruiksquota af te dwingen

• Secundair: Gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG) - service-optimalisatie en kostenbeheer

Categorieën van betrokkenen

• Alle platformgebruikers met actieve abonnementen

Categorieën persoonsgegevens

• Gebruikers-ID (geanonimiseerde identificator)

• Aantallen tokenverbruik per gesprek

• Gebruikt AI-model (Anthropic, OpenAI, Mistral, enz.)

• Tijdstempels van gebruik

• Niveau van het abonnement

Gegevensverwerkers

• Supabase PostgreSQL Database

  • Locatie: EU (Frankfurt, Duitsland)

  • Verwerking: Opslag van statistieken over tokengebruik

  • DPA-status: AVG-conform

• Fly.io

  • Verwerking: Tokenberekening en aggregatie

  • DPA-status: AVG-conform

Bewaartermijn

• Actieve abonnementen: Bewaard voor de duur van het abonnement

• Na opzegging van het abonnement: Bewaard gedurende 90 dagen voor het oplossen van factureringsgeschillen

• Na verwijdering van het account: Geanonimiseerd binnen 30 dagen

Beveiligingsmaatregelen

• Alleen geaggregeerde statistieken (geen berichtinhoud opgeslagen)

• Row-level security in de database

• Versleutelde gegevensoverdracht en opslag

• Toegang beperkt tot facturatie- en ondersteuningsfuncties

Implementatie van de rechten van betrokkenen

Recht op inzage (Artikel 15)

• Self-Service: Gebruikers kunnen alle gesprekken en bestanden inzien via de platforminterface

• Volledige export: Neem contact op met support voor een volledige gegevensexport in JSON-formaat

• Responstijd: Binnen 72 uur (wettelijk tot 30 dagen)

Recht op rectificatie (Artikel 16)

• Self-Service: Gebruikers kunnen instellingen bijwerken via het dialoogvenster Instellingen

• E-mailwijzigingen: Neem contact op met support voor wijzigingen van e-mailadressen

• Responstijd: Onmiddellijk voor self-service; binnen 30 dagen voor ondersteuningsverzoeken

Recht op wissen van gegevens (Artikel 17)

• Proces: Neem contact op met support om verwijdering van het account aan te vragen

• Reikwijdte: Alle persoonsgegevens, gesprekken, bestanden en instellingen

• Tijdlijn: Definitieve verwijdering binnen 30 dagen

• Uitzonderingen: Geanonimiseerde facturatiegegevens worden 7 jaar bewaard (wettelijke verplichting)

Recht op overdraagbaarheid van gegevens (Artikel 20)

• Formaat: JSON-export inclusief alle gebruikersgegevens

• Proces: Aanvraag via support

• Responstijd: Binnen 72 uur (tot 5 dagen voor grote accounts)

Recht op beperking van de verwerking (Artikel 18)

• Proces: Neem contact op met support met de reden voor de beperking

• Responstijd: Binnen 30 dagen

Recht van bezwaar (Artikel 21)

• Proces: Neem contact op met support om bezwaar te maken tegen specifieke verwerking

• Responstijd: Binnen 30 dagen

Procedures voor melding van datalekken

Detectie & Beoordeling

• Continue monitoring via Sentry-foutregistratie

• Beoordeling van beveiligingsincidenten binnen 24 uur na detectie

• Risicobeoordeling voor de impact van een potentieel datalek

Tijdlijn voor melding

• Aan de toezichthoudende autoriteit (CNIL): Binnen 72 uur nadat we er kennis van hebben genomen (Artikel 33)

• Aan betrokkenen: Zonder onnodige vertraging indien een hoog risico voor de rechten en vrijheden (Artikel 34)

Inhoud van de melding

• Aard van de inbreuk

• Categorieën en geschatte aantal betrokkenen

• Waarschijnlijke gevolgen

• Maatregelen genomen of voorgesteld om de inbreuk aan te pakken

Internationale gegevensoverdracht

Gegevensoverdracht hangt af van de instelling voor de Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus

Of gegevens buiten de EU worden overgedragen hangt af van de configuratie van de Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus door de gebruiker:

Wanneer Geavanceerde Gegevensbescherming AAN staat (EU-Only Modus):

• Database-opslag: EU (Frankfurt, Duitsland)

• AI-verwerking: EU (Mistral AI)

• Analyse: EU-endpoints (PostHog EU, Sentry Duitsland)

• Bestandsconversie: EU-endpoint (ConvertAPI EU)

• E-mailcommunicatie: VS (SendGrid, Kit) - Modelcontractbepalingen

• Resultaat: Gegevensoverdracht van de EU naar de VS alleen voor e-mailcommunicatie (op basis van opt-in)

Wanneer Geavanceerde Gegevensbescherming UIT staat (Standaardmodus):

• Database-opslag: EU (Frankfurt, Duitsland)

• AI-verwerking: Verenigde Staten (door gebruiker te selecteren: xAI, OpenAI, Anthropic Claude of Google Gemini)

• E-mailcommunicatie: Verenigde Staten (SendGrid, Kit) - Modelcontractbepalingen

• Bewaring door AI-provider: 30 dagen (tijdelijke verwerkingscache)

• Overdrachtsmechanisme: Standaard API-voorwaarden voor AI; Modelcontractbepalingen voor e-mail

• Resultaat: Gegevensoverdracht van EU naar VS voor AI-verwerking en e-mailcommunicatie

Samenvatting gegevenslocatie per component

• Primaire opslag: Frankfurt, Duitsland (AWS EU-Central-1) - Altijd EU

• AI-verwerking: EU of VS, afhankelijk van de Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus

• Analyse: Alleen EU-endpoints (PostHog EU, Sentry Duitsland) - Altijd EU

• Bestandsconversie: ConvertAPI EU-endpoint - Altijd EU

• E-mailcommunicatie: Verenigde Staten (SendGrid, Kit) - Modelcontractbepalingen aanwezig

Lijst met Subverwerkers

* Door de gebruiker configureerbare AI-verwerkers: Slechts EEN van deze AI-providers is tegelijkertijd actief, afhankelijk van de instelling van de Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus van de gebruiker en de modelselectie. Wanneer Geavanceerde Gegevensbescherming UIT staat (standaard), kunnen gebruikers kiezen tussen Anthropic Claude (STANDAARD), OpenAI, xAI (Grok) of Google Gemini - waarbij alle gesprekken in de VS worden verwerkt met een bewaring van 30 dagen en zonder training op gebruikersgegevens. Wanneer Geavanceerde Gegevensbescherming AAN staat, verwerkt Mistral AI gesprekken in de EU met nuleretentie.

** Inhoudsmoderatie-verwerkers: Wanneer inhoudsmoderatie is geïmplementeerd, wordt de provider bepaald door uw instelling voor Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus. De Standaardmodus zal de OpenAI Moderation API gebruiken (gevestigd in de VS, 30 dagen bewaring). De Geavanceerde Gegevensbeschermingsmodus zal Mistral AI Moderation gebruiken (gevestigd in de EU, nuleretentie). Gemarkeerde inhoudsgebeurtenissen worden opgeslagen in onze EU-database voor veiligheid en naleving, wars van de ADP nuleretentie-garantie. Vanaf januari 2026 is de inhoudsmoderatie nog niet actief.

Technische & Organisatorische Maatregelen (TOM's)

Toegangscontrole

• Row-level security in de database

• Gebruikersauthenticatie vereist voor alle beveiligde bronnen

• Isolatie van workspaces voorkomt toegang tot gegevens door andere gebruikers

• MFA beschikbaar voor verbeterde accountbeveiliging

• Controles voor sessietime-out

Versleuteling

• TLS 1.3 voor gegevens in transit

• Databaseversleuteling in rust (at rest)

• Wachtwoordhashing (onomkeerbaar)

• Versleutelde bestandsopslag

Gegevensminimalisatie

• Alleen essentiële gegevens verzameld (e-mail, berichten, bestanden)

• Geen onnodige demografische of contactinformatie

• Analyse geconfigureerd om PII uit te sluiten

• Door de gebruiker beheerde bewaarperioden

Beschikbaarheid & Veerkracht

• Database-back-ups (geautomatiseerd)

• Procedures voor noodherstel (disaster recovery)

• Monitoring en waarschuwingen (Sentry)

• Openbare statuspagina voor transparantie (status.ismscopilot.com)

Testen & Evaluatie

• Regelmatige beveiligingsbeoordelingen

• Foutbewaking en logboekregistratie

• Testen van geautomatiseerde gegevensverwijdering

• Verificatie van toegangscontrole

Verantwoordelijkheden van de gebruiker

Als Verwerkingsverantwoordelijke moeten gebruikers:

• Waarborgen dat er een juridische basis bestaat voordat persoonsgegevens worden geüpload

• Passende bewaarperioden voor gegevens configureren voor hun organisatie

• Gescheiden workspaces aanhouden voor verschillende klanten of gegevenscategorieën

• Personen informeren wanneer hun gegevens via ISMS Copilot worden verwerkt

• ISMS Copilot opnemen in hun eigen register van verwerkingsactiviteiten

• Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB/DPIA) uitvoeren bij het verwerken van gegevens met een hoog risico

• Geen bijzondere categorieën van gegevens (Artikel 9) uploaden zonder passende waarborgen

Compliance-documentatie

Beschikbare Compliance-bronnen

• Gids voor Privacy & AVG-naleving

• Beveiliging & Overzicht van Gegevensbescherming

• Security Collection - Gedetailleerde documentatie over beveiliging en privacy

• Statuspagina - Real-time systeembeschikbaarheid en incidentmeldingen

Onderhoud van het register

Schema voor Beoordeling & Bijwerking

• Driemaandelijkse beoordeling: Verifiëren van de nauwkeurigheid van verwerkingsactiviteiten

• Wijzigingsgestuurde updates: Binnen 30 dagen na een nieuwe subverwerker of verwerkingsactiviteit

• Jaarlijkse audit: Uitgebreide beoordeling van alle RopA-vermeldingen

• Versiebeheer: Gedateerde versies van het RopA bijhouden voor auditdoeleinden

Contactinformatie

Voor AVG-verzoeken of vragen

• Toegang tot het Helpcenter via het gebruikersmenu

• E-mail vanaf uw geregistreerde accountadres

• Vermeld "GDPR Request" in de onderwerpregel voor prioriteitsbehandeling

• Bezoek het Trust Center voor gedetailleerde documentatie

Functionaris voor Gegevensbescherming

Organisaties die contactinformatie van de FG nodig hebben, moeten een verzoek indienen via het Helpcenter.

Hulp krijgen

Voor vragen over dit Register van Verwerkingsactiviteiten:

• Raadpleeg het artikel over Gegevensprivacy & AVG-naleving voor gedetailleerde informatie over uw rechten

• Neem contact op met support via het Helpcenter voor verduidelijking over specifieke verwerkingsactiviteiten

• Vraag aanvullende compliance-documentatie aan via support

• Bezoek onze Security Collection voor uitgebreide beveiligings- en privacybronnen