Verwerkersovereenkomst (DPA) - Bijgewerkt

Overzicht

Deze Verwerkersovereenkomst ("DPA") maakt deel uit van de servicevoorwaarden tussen u (de "Klant" of "Verwerkingsverantwoordelijke") en ISMS Copilot (de "Verwerker" of "Gegevensverwerker") voor het gebruik van het ISMS Copilot AI-complianceplatform. Deze DPA voldoet aan Artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en beheerst de verwerking van persoonsgegevens namens de Klant.

Voor wie dit bedoeld is

Deze Verwerkersovereenkomst is bedoeld voor:

• Organisaties die ISMS Copilot gebruiken om persoonsgegevens te verwerken

• Compliance-consultants die klantgegevens beheren via het platform

• Functionarissen voor Gegevensbescherming (FG's) die leveranciersbeoordelingen uitvoeren

• Juridische en inkoopteams die afspraken over gegevensverwerking evalueren

• Auditors die toezien op naleving van Artikel 28 AVG

Definities

Kernbegrippen

• "Klant" of "Verwerkingsverantwoordelijke": De organisatie of persoon die geabonneerd is op de diensten van ISMS Copilot en de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

• "Verwerker" of "Gegevensverwerker": ISMS Copilot, die persoonsgegevens verwerkt namens de Klant.

• "Persoonsgegevens van de Klant": Alle persoonsgegevens die door ISMS Copilot namens de Klant worden verwerkt, inclusief gespreksinhoud, geüploade documenten en bijbehorende metadata.

• "Subverwerker": Elke externe verwerker die door ISMS Copilot is ingeschakeld om Persoonsgegevens van de Klant te verwerken.

• "Betrokkene": De geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie de Persoonsgegevens van de Klant betrekking hebben.

• "Verwerking": Elke bewerking die op persoonsgegevens wordt uitgevoerd, inclusief verzamelen, opslaan, gebruiken, verstrekken of verwijderen.

• "Inbreuk in verband met persoonsgegevens": Een beveiligingsinbreuk die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens van de Klant.

1. Reikwijdte en Toepasselijkheid

1.1 Toepassing van de DPA

Deze DPA is van toepassing op alle verwerkingen van Persoonsgegevens van de Klant door ISMS Copilot in het kader van het leveren van de platformdiensten zoals beschreven in de Servicevoorwaarden.

1.2 Onderwerp van Verwerking

ISMS Copilot verwerkt Persoonsgegevens van de Klant om AI-gestuurde compliance-ondersteuning te bieden, waaronder:

• Verwerking van vragen van gebruikers en genereren van AI-antwoorden

• Opslaan van gespreksgeschiedenis en context

• Analyseren van geüploade compliance-documenten

• Beheren van werkruimte-configuraties en aangepaste instructies

1.3 Duur van de Verwerking

De verwerking duurt voort gedurende de actieve abonnementsperiode van de Klant en volgens de door de Klant geconfigureerde bewaarperiode (1 dag tot 7 jaar, of "voor altijd bewaren"). Bij beëindiging worden alle Persoonsgegevens van de Klant binnen 30 dagen verwijderd, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.

1.4 Aard en Doel van de Verwerking

• Aard: Geautomatiseerde verwerking met behulp van AI-modellen, database-opslag en bestandsverwerking

• Doel: Het verstrekken van compliance-advies, documentanalyse, beleidsgeneratie en kennisbeheer volgens instructies van de Klant

1.5 Categorieën van Betrokkenen

• Werknemers en geautoriseerde gebruikers van de Klant

• Klanten en eindgebruikers van de Klant (wanneer genoemd in geüploade documenten of vragen)

• Personen waarnaar wordt verwezen in compliance-documentatie

• Betrokkenen bij beveiligingsincidenten

1.6 Categorieën van Persoonsgegevens

• Gebruikersaccountinformatie (e-mailadressen, inloggegevens)

• Gespreksinhoud en AI-interacties

• Inhoud van geüploade documenten (beleid, procedures, auditrapporten)

• Werkruimte-configuraties en aangepaste instructies

• Gebruiksmetadata en tijdstempels

• Potentieel bijzondere categorieën gegevens (Artikel 9 AVG) indien geüpload door de Klant

2. Verplichtingen van de Verwerker (Artikel 28(3) AVG)

2.1 Instructies voor Verwerking

ISMS Copilot verwerkt Persoonsgegevens van de Klant uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant, inclusief:

• Instructies gegeven via de platforminterface (vragen, uploads, configuraties)

• Bewaarinstellingen geconfigureerd door de Klant

• Selectie van de Modus voor Geavanceerde Gegevensbescherming (alleen EU versus standaard AI-verwerking)

• Verzoeken tot verwijdering via het platform of support

Verboden Verwerking: Het is ISMS Copilot en haar AI-subverwerkers (xAI, OpenAI, Mistral AI) contractueel verboden om Persoonsgegevens van de Klant te gebruiken voor het trainen, verbeteren of ontwikkelen van AI-modellen. Dit verbod is opgenomen in alle overeenkomsten met AI-subverwerkers.

2.2 Vertrouwelijkheid van de Verwerking

ISMS Copilot waarborgt dat alle personen die geautoriseerd zijn om Persoonsgegevens van de Klant te verwerken:

• Gebonden zijn aan vertrouwelijkheid (contractueel of wettelijk)

• Passende training hebben ontvangen over gegevensbescherming

• Alleen toegang hebben tot gegevens op basis van het 'need-to-know'-principe

• Gedocumenteerde procedures voor gegevensverwerking volgen

2.3 Technische en Organisatorische Maatregelen (Artikel 32 AVG)

ISMS Copilot implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat past bij het risico, waaronder:

Maatregelen voor Toegangscontrole:

• Row-level security in de database die toegang tot gegevens van andere gebruikers voorkomt

• Gebruikersauthenticatie vereist voor alle beveiligde bronnen

• Isolatie van werkruimtes om vermenging van klantgegevens te voorkomen

• Ondersteuning voor Multi-factor Authenticatie (MFA)

• Automatische time-out controles voor sessies

Versleutelingsmaatregelen:

• TLS 1.3 versleuteling voor gegevens in beweging

• Databaseversleuteling in rust (at rest)

• Hashing van wachtwoorden met industriestandaard algoritmen (onomkeerbaar)

• Versleutelde bestandsopslag in Supabase

Maatregelen voor Gegevensminimalisatie:

• Alleen essentiële gegevens worden verzameld (e-mail, berichten, bestanden)

• Geen onnodige demografische of contactgegevens verzameld

• Analytics geconfigureerd met sendDefaultPii: false

• Door de klant beheerde bewaartermijnen met automatische verwijdering

Beschikbaarheid en Weerbaarheid:

• Geautomatiseerde databaseback-ups

• Disaster recovery-procedures

• 24/7 monitoring en alarmering via Sentry

• Real-time uptime-bewaking via BetterStack met directe Slack-meldingen

• Publieke statuspagina voor transparantie (status.ismscopilot.com)

• Progressieve incident-escalatie via e-mail en SMS

Testen en Evalueren:

• Regelmatige beveiligingsbeoordelingen

• Continue monitoring en logging van fouten

• Geautomatiseerd testen van gegevensverwijdering

• Verificatieprocedures voor toegangscontrole

2.4 Inschakelen van Subverwerkers

Algemene Machtiging: De Klant verleent ISMS Copilot een algemene machtiging om subverwerkers in te schakelen voor de verwerking van Persoonsgegevens van de Klant, onder de voorwaarden in dit onderdeel.

Huidige Subverwerkers: De volledige lijst van subverwerkers wordt bijgehouden in ons Verwerkingsregister en omvat:

* Door gebruiker instelbaar: Er is slechts ÉÉN AI-verwerker tegelijk actief, afhankelijk van de instelling Geavanceerde Gegevensbescherming.

Vereisten voor Subverwerkers: ISMS Copilot garandeert dat alle subverwerkers:

• Voldoende garanties bieden voor AVG-naleving

• Instemmen met voorwaarden die wezenlijk gelijkwaardig zijn aan deze DPA

• Passende technische en organisatorische maatregelen implementeren

• Onderworpen blijven aan toezicht en auditrechten van ISMS Copilot

Wijzigingen bij Subverwerkers:

• ISMS Copilot stelt Klanten minimaal 30 dagen van tevoren op de hoogte bij het toevoegen of vervangen van subverwerkers

• Kennisgevingen worden verzonden via e-mail en in-app aankondigingen

• Klanten kunnen binnen 30 dagen bezwaar maken tegen nieuwe subverwerkers

• Bij bezwaar zal ISMS Copilot de nieuwe subverwerker niet gebruiken of de Klant toestaan de dienst boetevrij te beëindigen

2.5 Ondersteuning bij Rechten van Betrokkenen

ISMS Copilot zal de Klant ondersteunen bij het inwilligen van verzoeken van betrokkenen, waaronder:

Recht op Inzage (Artikel 15):

• Zelfservice toegang tot alle gesprekken en bestanden via het platform

• Volledige gegevensexport in JSON-formaat beschikbaar op aanvraag (binnen 72 uur)

Recht op Rectificatie (Artikel 16):

• Zelfservice aanpassingen in accountinstellingen

• E-mailwijzigingen via support (binnen 30 dagen)

Recht op Wissen (Artikel 17):

• Verzoeken tot accountverwijdering via support

• Volledige verwijdering van gegevens binnen 30 dagen

• Bevestiging aan de Klant na voltooiing

Recht op Overdraagbaarheid van Gegevens (Artikel 20):

• Machineleesbaar JSON-exportbestand met alle Persoonsgegevens van de Klant

• Geleverd binnen 72 uur (maximaal 5 dagen voor zeer grote accounts)

Recht op Beperking (Artikel 18) en Recht van Bezwaar (Artikel 21):

• Afgehandeld via support op casusbasis

• Reactie binnen 30 dagen

2.6 Melding van een Datalek

In het geval van een Inbreuk in verband met persoonsgegevens die Persoonsgegevens van de Klant treft, zal ISMS Copilot:

Detectie en Beoordeling:

• Continu monitoren op beveiligingsincidenten via Sentry en automatisering

• Beoordeling van beveiligingsincidenten uitvoeren binnen 24 uur na detectie

• Risico en potentiële impact op Persoonsgegevens van de Klant inschatten

Melding aan de Klant:

• De Klant binnen 48 uur informeren nadat is bevestigd dat een inbreuk de gegevens treft

• Bij vermoedelijke inbreuken die worden onderzocht, een voorlopige melding doen binnen 24 uur

• Een beschrijving geven van de inbreuk, inclusief categorieën en aantallen betrokkenen

• De waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk beschrijven

• De genomen of voorgestelde maatregelen beschrijven om de inbreuk aan te pakken en de gevolgen te beperken

• Een contactpunt opgeven voor meer informatie

Medewerking:

• Meewerken aan onderzoek en herstel door de Klant

• Redelijke ondersteuning bieden bij de meldingsplicht van de Klant aan toezichthouders en betrokkenen

• Alle inbreuken en herstelmaatregelen documenteren

2.7 Ondersteuning bij Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA)

ISMS Copilot zal redelijke medewerking verlenen wanneer de Klant een DPIA uitvoert of voorafgaande raadpleging voert met een toezichthouder, door:

• Het Verwerkingsregister ter referentie aan te bieden

• De geïmplementeerde technische en organisatorische maatregelen te beschrijven

• Gegevensstromen en subverwerkersrelaties te verduidelijken

• Specifieke vragen over verwerkingsactiviteiten te beantwoorden

2.8 Verwijdering en Teruggave van Gegevens

Bij beëindiging van de diensten of op verzoek van de Klant, zal ISMS Copilot:

Standaard Verwijdering (Standaard):

• Alle Persoonsgegevens van de Klant binnen 30 dagen na beëindiging verwijderen

• Back-upgegevens binnen 90 dagen overschrijven

• Schriftelijke bevestiging van verwijdering verstrekken op verzoek

Gegevensexport vóór Verwijdering:

• Klant kan een volledige export aanvragen vóór beëindiging

• Export geleverd in JSON-formaat binnen 72 uur

• Verwijdering vindt plaats na bevestiging van ontvangst van de export

Uitzonderingen voor Wettelijke Bewaring:

• Geanonimiseerde factuurgegevens worden 7 jaar bewaard (belastingwetgeving)

• Geanonimiseerde analyticsgegevens kunnen bewaard blijven

• Inhoud die door gemodereerde systemen is gemarkeerd, wordt tot 1 jaar bewaard voor platformveiligheid (zie Privacybeleid, sectie Contentmoderatie)

• Gegevens die wettelijk bewaard moeten blijven, worden geïsoleerd en beveiligd tot het einde van de wettelijke termijn

2.9 Auditrechten

De Klant heeft het recht de naleving van deze DPA door ISMS Copilot te auditen, onder voorbehoud van redelijke beperkingen:

Documentatiebeoordeling:

• De Klant kan publieke documentatie raadplegen in onze Security Collectie

• Extra documentatie opvragen via support (bijv. overeenkomsten met subverwerkers, beveiligingsbeleid)

• Het Verwerkingsregister op elk moment inzien

Audits op Locatie:

• De Klant kan een on-site audit uitvoeren met een opzegtermijn van 60 dagen

• Maximaal één audit per jaar, tenzij noodzakelijk door een datalek

• Audits moeten tijdens kantooruren plaatsvinden en bedrijfsvoering niet hinderen

• Klant is verantwoordelijk voor auditkosten, tenzij de audit aantoont dat er sprake is van een niet-naleving die: (a) een datalek vormt, (b) een systematisch falen van beveiligingsmaatregelen betreft, of (c) leidt tot handhaving door een toezichthouder. In die gevallen draagt ISMS Copilot de redelijke kosten.

• Resultaten blijven vertrouwelijk en mogen niet gedeeld worden, tenzij wettelijk verplicht

Certificeringen van Derden:

• ISMS Copilot streeft naar relevante beveiligingscertificeringen (ISO 27001 is in behandeling)

• Rapporten kunnen worden gedeeld onder een NDA

• Klanten mogen vertrouwen op certificeringen in plaats van eigen audits

3. Internationale Doorgifte van Gegevens

3.1 Mechanismen voor Gegevensoverdracht

ISMS Copilot verwerkt Persoonsgegevens van de Klant in overeenstemming met Hoofdstuk V van de AVG:

Primaire Opslag (Altijd EU):

• Alle database-opslag vindt plaats in Frankfurt, Duitsland (AWS EU-Central-1)

• Gespreksgeschiedenis, bestanden en accountgegevens blijven binnen de EU

• Geen adequaatheidsbesluit vereist voor primaire opslag

AI-verwerking (Door Klant te configureren):

E-mailcommunicatie (VS-gebaseerd):

• E-mailadressen worden doorgegeven aan SendGrid en Kit (Verenigde Staten)

• Beveiligd door Standaard Contractuele Bepalingen zoals goedgekeurd door de Europese Commissie

• Klanten kunnen doorgifte minimaliseren door zich af te melden voor niet-essentiële e-mails

3.2 Standaard Contractuele Bepalingen (SCC's)

Voor doorgifte naar de VS vertrouwt ISMS Copilot op de SCC's (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914):

• Klant naar ISMS Copilot: Module Twee (Verantwoordelijke naar Verwerker) indien de Klant verwerkingsverantwoordelijke is

• ISMS Copilot naar Amerikaanse subverwerkers: Module Drie (Verwerker naar Verwerker) is van toepassing

• Toepasselijk recht voor SCC's: Frans recht (Clausule 17, Optie 1)

• Bevoegde toezichthouder: CNIL, Frankrijk (Clausule 13)

• Kopieën van de getekende SCC's met subverwerkers zijn op aanvraag beschikbaar

3.3 Aanvullende Maatregelen

ISMS Copilot implementeert aanvullende maatregelen voor gegevens buiten de EU:

• End-to-end versleuteling (TLS 1.3) voor alle data in transit

• Contractueel verbod op AI-training met klantgegevens

• Beperkte bewaring door AI-leveranciers (30 dagen voor xAI/OpenAI, nul voor Mistral AI)

• Mogelijkheid voor Klant om bestemming te bepalen via Geavanceerde Gegevensbescherming

• Continu toezicht op juridische ontwikkelingen rond internationale doorgifte

3.4 Transfer Impact Assessment (TIA)

ISMS Copilot heeft een TIA uitgevoerd voor Amerikaanse subverwerkers en vastgesteld dat:

• SCC's passende waarborgen bieden onder Hoofdstuk V AVG

• Samen met aanvullende technische maatregelen een hoog beschermingsniveau wordt geboden

• Klanten de optie hebben om doorgifte naar de VS te vermijden via de Modus voor Geavanceerde Gegevensbescherming (verwerking alleen in de EU zonder dataopslag)

• E-mailverkeer naar de VS blijft bestaan, maar is beveiligd door SCC's en encryptie

• Er geen bewijs is dat subverwerkers verzoeken om toegang van overheidswege hebben ontvangen voor klantgegevens

4. Verplichtingen van de Klant als Verwerkingsverantwoordelijke

4.1 Rechtmatigheid van Instructies

De Klant garandeert dat:

• Alle verwerkingsinstructies voldoen aan de AVG en relevante wetgeving

• De Klant een wettelijke grondslag heeft voor alle geüploade persoonsgegevens

• De Klant betrokkenen heeft geïnformeerd over de verwerking en hun rechten

• De Klant het vereiste verwerkingsregister bijhoudt (Artikel 30 AVG)

4.2 Bijzondere Categorieën Gegevens

Indien de Klant bijzondere categorieën gegevens (Artikel 9 AVG) uploadt, bevestigt deze dat:

• Voldaan is aan Artikel 9-voorwaarden (bijv. uitdrukkelijke toestemming of rechtsvorderingen)

• Extra waarborgen zijn getroffen zoals wettelijk vereist

• De Klant een DPIA heeft uitgevoerd indien vereist

4.3 Beheer van Rechten van Betrokkenen

De Klant is verantwoordelijk voor:

• Het ontvangen en afhandelen van verzoeken van betrokkenen

• Het verifiëren van de identiteit van betrokkenen vóór dataverzoeken aan ISMS Copilot

• Het besluit om toezichthouders of betrokkenen te informeren bij inbreuken

• Het informeren van betrokkenen over de rol van ISMS Copilot als verwerker

4.4 Configuratie van Gegevensbewaring

De Klant dient:

• Passende bewaartermijnen in te stellen die passen bij hun interne beleid

• Bewaarinstellingen periodiek te controleren op naleving

• Verwijdering aan te vragen zodra gegevens niet langer nodig zijn

4.5 Isolatie van Werkruimtes

De Klant wordt geadviseerd om:

• Afzonderlijke werkruimtes te maken voor verschillende cliënten of datacategorieën

• Het mengen van persoonsgegevens van verschillende betrokkenen in één werkruimte te vermijden

• Werkruimtes te verwijderen zodra projecten zijn voltooid

5. Aansprakelijkheid en Vrijwaring

5.1 Verdeling van Aansprakelijkheid

Krachtens Artikel 82 AVG:

• Klant en ISMS Copilot zijn elk aansprakelijk voor schade veroorzaakt door hun eigen AVG-overtredingen

• ISMS Copilot is vrijgesteld van aansprakelijkheid als zij bewijst niet verantwoordelijk te zijn voor de gebeurtenis

• ISMS Copilot is niet aansprakelijk voor schade door onrechtmatige instructies van de Klant

5.2 Vrijwaring

De Klant vrijwaart ISMS Copilot voor claims, boetes of schade voortvloeiend uit:

• Overtreding door de Klant van de AVG of andere privacywetgeving

• Onrechtmatige verwerkingsinstructies van de Klant

• Het ontbreken van noodzakelijke toestemmingen of rechtsgrondslagen

• Het uploaden van bijzondere categorieën gegevens door de Klant zonder passende waarborgen

6. Looptijd en Beëindiging

6.1 Looptijd

Deze DPA gaat in op de datum waarop de Klant voor het eerst gebruikmaakt van de diensten en blijft van kracht zolang ISMS Copilot gegevens verwerkt.

6.2 Beëindiging

Deze DPA eindigt automatisch bij:

• Beëindiging van de Servicevoorwaarden

• Voltooiing van alle verwerkingen en verwijdering van alle gegevens

6.3 Gevolgen van Beëindiging

Bij beëindiging:

• Verwijdert of retourneert ISMS Copilot alle gegevens zoals beschreven in Sectie 2.8

• Blijven verplichtingen rond vertrouwelijkheid, beveiliging en wettelijke bewaring van kracht

• Blijft het auditrecht van de Klant nog 12 maanden na beëindiging bestaan

7. Wijzigingen en Updates

7.1 Updates van de DPA

ISMS Copilot kan deze DPA bijwerken naar aanleiding van:

• Wijzigingen in wetgeving of richtlijnen van toezichthouders

• Wijzigingen in verwerkingsactiviteiten of subverwerkers

• Verbeteringen in beveiligingsmaatregelen of privacypraktijken

7.2 Kennisgeving van Wijzigingen

• Wezenlijke wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf gemeld via e-mail en in-app meldingen

• De bijgewerkte DPA wordt op deze URL geplaatst met een nieuwe "Ingangsdatum"

• Voortgezet gebruik na de ingangsdatum houdt acceptatie van de nieuwe DPA in

7.3 Recht van Bezwaar

• Klant kan binnen 30 dagen na melding bezwaar maken tegen wezenlijke wijzigingen

• Bij bezwaar mag de Klant de dienst boetevrij beëindigen

8. Toepasselijk Recht en Jurisdictie

8.1 Toepasselijk Recht

Deze DPA wordt beheerst door:

• De Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679

• De Franse privacywetgeving (Loi Informatique et Libertés)

• Het Franse recht voor contractuele interpretatie

8.2 Jurisdictie

Geschillen voortvloeiend uit deze DPA zijn onderworpen aan de bevoegdheid van de Franse rechtbanken, met de CNIL als leidende toezichthouder.

9. Contactinformatie

9.1 Contact voor Gegevensbescherming

Voor vragen over de DPA:

• Neem contact op via het Helpcenter (bereikbaar via het gebruikersmenu)

• E-mail vanaf uw geregistreerde account-e-mailadres

• Vermeld "DPA Verzoek" of "Verwerkersovereenkomst" in de onderwerpregel

9.2 Functionaris voor Gegevensbescherming

ISMS Copilot heeft geen FG aangesteld omdat we niet voldoen aan de criteria van Artikel 37 AVG. Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via [email protected].

9.3 Toezichthoudende Autoriteit

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL)

• Website: https://www.cnil.fr/en

• Adres: 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, Frankrijk

• Telefoon: +33 1 53 73 22 22

10. Aanvullende Bronnen

Ondersteunende Documentatie

• Verwerkingsregister (RopA) - Details over verwerkingen en subverwerkers

• Transfer Impact Assessment (TIA) - Risicobeoordeling internationale doorgifte

• Privacybeleid - Privacyverklaring voor gebruikers

• Gegevensprivacy & AVG-naleving - Gids voor gebruikersrechten en AVG-implementatie

• Security Collectie - Uitgebreide beveiligings- en compliance-documentatie

• Statuspagina - Live beschikbaarheid en incidentmeldingen

Configuratiegidsen

• Modus Geavanceerde Gegevensbescherming - Activeer AI-verwerking alleen in de EU

• Gids Werkruimte-inrichting - Clientgegevens correct isoleren

• Gids Accountbeveiliging - Implementeer sterke authenticatie

Bijlage A: Samenvatting Verwerkingsdetails

Onderwerp

Het leveren van een AI-gestuurd platform voor compliance-ondersteuning, inclusief verwerking van gesprekken, documentanalyse en kennisbeheer.

Duur

Gedurende de actieve abonnementstermijn plus de door de klant gekozen bewaartermijn (1 dag tot 7 jaar), gevolgd door een periode van 30 dagen voor definitieve verwijdering.

Aard en Doel

• Aard: Geautomatiseerde AI-verwerking, database-opslag, bestandsconversie en -analyse

• Doel: Compliance-professionals in staat stellen AI-gestuurd advies te ontvangen, documenten te analyseren en beleid te beheren

Categorieën van Betrokkenen

• Werknemers en geautoriseerde gebruikers van de Klant

• Cliënten van de Klant (indien genoemd in documenten of vragen)

• Personen genoemd in compliance-documentatie

• Betrokkenen bij beveiligingsincidenten

Categorieën van Persoonsgegevens

• Contactgegevens (e-mailadressen)

• Inloggegevens (gehashte wachtwoorden)

• Gespreksinhoud en AI-interacties

• Geüploade compliance-documenten

• Gebruiksmetadata en tijdstempels

• Potentieel bijzondere categorieën (Artikel 9) indien geüpload door de Klant

Bijlage B: Wijzigingslogboek Subverwerkers

Actueel per november 2025

Initiële lijst vastgesteld. Zie Sectie 2.4 en het Verwerkingsregister voor de volledige huidige lijst.

Toekomstige Wijzigingen

Alle wijzigingen worden hier gedocumenteerd met:

• Ingangsdatum van de wijziging

• Naam en locatie van de subverwerker

• Aard van de wijziging (toevoeging, verwijdering, vervanging)

• Doel van de verwerking

• Datum van kennisgeving aan Klant

Hulp krijgen

Voor vragen over deze Verwerkersovereenkomst:

• Bekijk het Verwerkingsregister voor technische details

• Neem contact op met support voor verduidelijking

• Vraag extra documentatie (zoals SCC's) op via support

• Bezoek de Security Collectie voor bronnen

• Gebruik "DPA Verzoek" in uw onderwerpregel voor prioriteitsafhandeling