Werk organiseren met Workspaces

Werk organiseren met Workspaces

Maak workspaces aan om gesprekken te organiseren rond specifieke projecten, klanten of compliance-initiatieven. Elke workspace behoudt zijn eigen gespreksgeschiedenis en kan aangepaste instructies hebben.

Wat zijn Workspaces?

Workspaces zijn projectcontainers die u helpen om:

• Gesprekken te scheiden per project of klant

• Context te behouden voor projecten met meerdere gesprekken

• Aangepaste instructies toe te voegen die specifiek zijn voor elk project

• Compliance-werk bij te houden per framework of bedrijf

Wanneer een workspace aanmaken

Maak een nieuwe workspace aan voor:

• Elke klant of elk bedrijf waar u mee samenwerkt

• Verschillende compliance-frameworks (ISO 27001, SOC 2, etc.)

• Verschillende afdelingen of bedrijfsonderdelen

• Verschillende fasen van implementatie (planning, uitvoering, audit)

Voorbeelden van workspace-namen

• "Acme Corp - ISO 27001 Implementatie"

• "SOC 2 Type II Auditvoorbereiding"

• "AVG/GDPR Compliance - HR Afdeling"

• "Klant: TechCorp - Risicobeoordeling"

Een workspace aanmaken

Methode 1: Vanaf de startpagina

1. Klik op de workspace dropdown op de startpagina

2. Klik op "Create new workspace" of de + knop

3. Voer de naam van de workspace in (bijv. "ISO 27001 Implementatie")

4. Klik op "Create Workspace"

Methode 2: Vanaf de pagina Workspaces

1. Klik op "View all workspaces" in de zijbalk of navigeer naar de Workspaces-pagina

2. Klik op de "Add" knop of het "+" icoon

3. Voer de naam van de workspace in

4. Klik op "Create Workspace"

Methode 3: Vanaf de zijbalk

1. Zoek de sectie workspaces in de linkerkantlijn

2. Klik op "Add workspace" of de + knop

3. Voer de naam van de workspace in

4. Klik op "Create Workspace"

Na creatie ziet u: "Workspace created"

Een workspace gebruiken

1. Navigeer naar de workspace door erop te klikken in de zijbalk of workspacelijst

2. De naam van de workspace verschijnt bovenaan het chatvenster

3. Alle gesprekken die u in deze workspace start, worden hierbinnen opgeslagen

4. De AI onthoudt de context van uw workspace voor antwoorden op maat

Workspace vs. Persona's

ISMS Copilot biedt twee manieren om uw gesprekken aan te passen. U kunt een van beide gebruiken, maar niet beide tegelijkertijd:

Persona's (Geen Workspace)

• Standaard - Standaard hulp bij compliance

• Uitvoerder - Focus op implementatie

• Auditor - Focus op audit en verificatie

• Consultant - Focus op strategische begeleiding

Gebruik wanneer: U wilt veranderen hoe de AI op uw vragen reageert

Workspaces

• Aangepaste project-specifieke context

• Organiseer gesprekken per klant of framework

• Gescheiden gespreksgeschiedenissen

Gebruik wanneer: U meerdere klanten of projecten wilt organiseren

Een workspace bewerken

1. Ga naar de Workspaces-pagina ("View all workspaces")

2. Zoek uw workspace in het overzicht

3. Klik op de "Edit" knop op de workspace-kaart

4. Werk de naam van de workspace bij

5. Klik op "Save Changes"

U ziet: "Workspace updated"

Een workspace verwijderen

1. Ga naar de Workspaces-pagina ("View all workspaces")

2. Zoek uw workspace in het overzicht

3. Klik op de "Delete" knop

4. Een bevestigingsvenster verschijnt: "Are you sure?"

5. Klik op "Delete" om te bevestigen

Workspace-opslag in zijbalk

De zijbalk toont uw 3 meest recente workspaces. Om alle workspaces te zien:

1. Klik op "View all workspaces" onderaan de workspace-sectie

2. Dit brengt u naar de volledige beheerpagina voor workspaces

Schakelen tussen workspaces

1. Klik op de naam van een workspace in de zijbalk

2. Of klik op een workspace in de lijst met workspaces

3. De naam van de workspace verschijnt bovenaan ter bevestiging dat u in die workspace bent

4. Uw gespreksgeschiedenis voor die workspace wordt geladen

Best practices

Naamconventies

• Vermeld het framework: "Klant ABC - ISO 27001"

• Voeg de datum of fase toe: "Q4 2024 - SOC 2 Auditvoorbereiding"

• Wees beschrijvend: "Acme Corp - Risicobeoordeling 2024"

Organisatie

• Maak één workspace per groot project of klant

• Gebruik workspaces voor langdurige compliance-initiatieven

• Overweeg aparte workspaces aan te maken voor verschillende compliance-frameworks

Gespreksbeheer

• Houd gerelateerde vragen in hetzelfde gesprek (thread)

• Start nieuwe gesprekken voor nieuwe onderwerpen binnen de workspace

• Geef gesprekken een nieuwe naam die het onderwerp weerspiegelt om ze makkelijk terug te vinden

Gespreksgeschiedenis beheren in workspaces

Elke workspace behoudt zijn eigen gespreksgeschiedenis:

1. Klik op een workspace om deze te bekijken

2. Eerdere gesprekken verschijnen in de sectie Geschiedenis (linker zijbalk)

3. Klik op een gesprek om het te hervatten

4. Beweeg over een gesprek en klik op "..." om de naam te wijzigen of het te verwijderen

Beperkingen

• Gesprekken zijn specifiek voor elke workspace (kunnen niet tussen workspaces worden verplaatst)

• Workspace-selectie schakelt persona-selectie uit

• Maximale lengte van workspace-naam (meestal 255 tekens)

Probleemoplossing

Kan geen workspace aanmaken

Foutmelding: "Error creating workspace"

Probeer:

• De pagina te vernieuwen

• Controleer of u bent ingelogd

• Gebruik een kortere naam voor de workspace

Kan niet alle workspaces zien

De zijbalk toont slechts 3 recente workspaces. Klik op "View all workspaces" om al uw workspaces te zien.

Workspace verdwenen

Workspaces worden automatisch verwijderd na een periode van inactiviteit (premium gebruikers beheren de bewaartermijn). Om een workspace te behouden:

• Start er regelmatig een gesprek in

• Pas uw instellingen voor gegevensbewaring aan in Accountinstellingen

Volgende stappen

• Start een gesprek in uw workspace

• Leer meer over het beheren van gesprekken

• Inzicht in workspace-limieten per abonnement