Uw Gesprekken Beheren

Uw Gesprekken Beheren

Organiseer en beheer uw chatgeschiedenis om compliance-werkzaamheden overzichtelijk en toegankelijk te houden.

Uw gespreksgeschiedenis bekijken

Al uw gesprekken worden automatisch opgeslagen. U kunt ze op elk moment openen:

Vanaf de startpagina

1. Nadat u uw eerste bericht hebt verzonden, wordt u naar de chatweergave geleid

2. In de linkerzijbalk ziet u de sectie "Geschiedenis"

3. Deze sectie toont al uw recente gesprekken

Vanaf elke chatpagina

1. Uw gespreksgeschiedenis verschijnt in de linkerzijbalk onder "Geschiedenis"

2. Scroll door uw lijst met gesprekken

3. Klik op een gesprek om het te hervatten

Wat automatisch wordt opgeslagen

Elk gesprek bevat automatisch:

• Alle berichten - Zowel uw vragen als de AI-antwoorden

• Gesprekstitel - Gegenereerd op basis van uw eerste vraag

• Gespreksdatum - Wanneer het gesprek is gestart

• Context - De gebruikte werkruimte of persona

• Geüploade bestanden - Alle documenten die u hebt geanalyseerd

Een gesprek hernoemen

Wijzig de titel in iets beschrijvenders:

1. Beweeg uw muis over een gesprek in de zijbalk met de geschiedenis

2. Klik op de "..." (drie puntjes) menuknop

3. Selecteer "Hernoemen"

4. Er verschijnt een dialoogvenster met de huidige titel

5. Voer een nieuwe titel in (bijv. "Beleidsscreening - Q1" of "Voorbereiding Risicobeoordeling")

6. Klik op "Opslaan"

De naam van het gesprek wordt onmiddellijk gewijzigd.

Tips voor goede naamgeving

• Wees specifiek: "ISO 27001 - Beleidsscreening" (niet "Compliance werk")

• Vermeld het framework: "SOC 2 - Audit voorbereiding"

• Voeg datum of fase toe: "KW4 2024 - Risicobeoordeling"

• Noem klant of project: "Acme Corp - Incident Response Beleid"

Een gesprek verwijderen

Verwijder gesprekken die u niet meer nodig hebt:

1. Beweeg uw muis over een gesprek in de zijbalk met de geschiedenis

2. Klik op de "..." (drie puntjes) menuknop

3. Selecteer "Verwijderen"

4. Er verschijnt een bevestigingsvenster: "Weet u het zeker?"

5. Het bericht luidt: "Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Dit zal de thread en alle bijbehorende berichten definitief verwijderen."

6. Klik op "Verwijderen" om te bevestigen

Tips voor het organiseren van gesprekken

Gebruik werkruimtes voor grote projecten

Als u meerdere klanten of compliance-frameworks beheert, organiseer deze dan met werkruimtes in plaats van de geschiedenis te vervuilen:

• Maak een werkruimte per klant: "Klant: TechCorp"

• Maak een werkruimte per framework: "ISO 27001 Implementatie"

• Alle gesprekken in die werkruimte blijven bij elkaar

Meer informatie: Werk organiseren met werkruimtes

Houd de geschiedenis overzichtelijk

Verwijder regelmatig oude gesprekken of testchats:

• Verwijder eenmalige vragen die u niet meer nodig hebt

• Verwijder testgesprekken

• Bewaar belangrijke compliance-gesprekken

Gebruik duidelijke titels

Hernoem gesprekken zodat ze hun doel weerspiegelen:

• In plaats van: "Gesprek 1, Gesprek 2"

• Gebruik: "Beleidsontwikkeling", "Auditvoorbereiding", "Risicobeoordeling"

Zoeken in uw geschiedenis

De ingebouwde zoekfunctie van uw browser kan helpen bij het vinden van gesprekken:

1. Druk op Ctrl+F (Windows) of Cmd+F (Mac)

2. Typ een trefwoord uit de gesprekstitel

3. Uw browser markeert de overeenkomende gesprekken in de zijbalk

Tip: Gebruik betekenisvolle titels voor gesprekken, zodat u ze gemakkelijk kunt terugvinden.

Sectie recente werkruimtes

De zijbalk toont uw 3 meest recente werkruimtes voor snelle toegang:

• Klik op een werkruimte om deze te bekijken

• Gesprekken binnen die werkruimte worden geladen

• Klik op "Alle werkruimtes bekijken" om al uw werkruimtes te zien

Gegevensbewaring en automatische verwijdering

ISMS Copilot heeft twee afzonderlijke bewaarinstellingen die onafhankelijk van elkaar werken:

1. Uw ISMS Copilot Bewaartermijn (deze sectie): Bepaalt hoe lang de gespreksgeschiedenis in uw accountdatabase wordt bewaard

2. AI-provider Bewaartermijn (beheerd via Advanced Data Protection Mode): Bepaalt hoe lang AI-providers gegevens tijdelijk bewaren tijdens de verwerking

Bewaartermijn Gespreksgeschiedenis ISMS Copilot:

Gesprekken die in uw account zijn opgeslagen, worden automatisch verwijderd op basis van uw bewaarinstellingen.

Standaardinstelling Gratis abonnement

Standaard worden gesprekken bij een gratis abonnement 30 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd.

Controle bij Plus-abonnement

Abonnees met een Plus-abonnement kunnen een eigen bewaartermijn instellen:

1. Klik op uw gebruikersavatar (rechtsboven)

2. Selecteer "Instellingen"

3. Scroll naar "Gegevensbewaring"

4. Kies uw bewaartermijn (1 dag tot 7 jaar)

5. Of vink "Gegevens voor onbepaalde tijd bewaren" aan

6. Klik op "Opslaan"

Uw bewaartermijn kiezen

• Kortetermijn (1-30 dagen): Voor tijdelijke vragen, niet voor compliance-dossiers

• Middellangetermijn (6-12 maanden): Voor lopende projecten

• Langetermijn (1-3 jaar): Voor compliance-documentatie en audittrails

• Verlengd (7 jaar): Voor wettelijke compliance-archieven

• Onbeperkt: Om alle gesprekken permanent te bewaren

Beperkingen

Berichten kunnen niet worden bewerkt

Zodra u een bericht verzendt, kan het niet meer worden bewerkt. De gespreksgeschiedenis toont precies wat er is gevraagd en beantwoord.

Individuele berichten kunnen niet worden verwijderd

U kunt alleen volledige gesprekken verwijderen, geen individuele berichten binnen een gesprek.

Gesprekken kunnen niet worden geëxporteerd

Momenteel kunnen gesprekken niet worden geëxporteerd. Ze worden opgeslagen in uw ISMS Copilot-account. Maak screenshots of aantekeningen als u specifieke antwoorden buiten de app wilt bewaren.

Belangrijke gesprekken archiveren

Omdat u niet kunt exporteren, kunt u belangrijke gesprekken als volgt bewaren:

1. Maak screenshots van belangrijke antwoorden - Leg essentiële informatie vast

2. Hernoem duidelijk - Gebruik beschrijvende titels zodat u ze kunt terugvinden

3. Stel een lange bewaartermijn in - Zorg ervoor dat belangrijke gesprekken niet automatisch worden verwijderd

4. Kopieer naar documenten - Kopieer belangrijke inhoud handmatig naar uw compliance-documenten

Werkruimte versus Algemene geschiedenis

Algemene geschiedenis (zichtbaar in zijbalk)

• Toont alle gesprekken die niet in een werkruimte staan

• Goed voor ad-hoc vragen

• Kan onoverzichtelijk worden bij veel gesprekken

Werkruimtegeschiedenis (binnen elke werkruimte)

• Toont alleen de gesprekken in die specifieke werkruimte

• Goed voor georganiseerde projecten

• Houdt gerelateerde gesprekken bij elkaar

Best Practices

• Hernoem gesprekken onmiddellijk nadat u ze hebt aangemaakt

• Gebruik werkruimtes voor projecten met meerdere gesprekken

• Verwijder oude gesprekken regelmatig om uw geschiedenis schoon te houden

• Documenteer belangrijke bevindingen buiten de app

• Stel een passende bewaartermijn in op basis van uw compliance-vereisten

Volgende stappen

• Meer informatie over organiseren met werkruimtes

• Beheer uw gegevensbewaring met een Plus-abonnement

• Start een nieuw gesprek