Gérer vos conversations

Gérer vos conversations

Organisez et gérez votre historique de discussion pour maintenir votre travail de conformité structuré et accessible.

Consulter l'historique de vos conversations

Toutes vos conversations sont enregistrées automatiquement. Accédez-y à tout moment :

Depuis la page d'accueil

1. Après l'envoi de votre premier message, vous êtes redirigé vers la vue de discussion

2. Dans la barre latérale gauche, vous verrez la section « Historique »

3. Cette section affiche toutes vos conversations récentes

Depuis n'importe quelle page de discussion

1. L'historique de vos conversations apparaît dans la barre latérale gauche sous « Historique »

2. Parcourez votre liste de conversations

3. Cliquez sur une conversation pour la reprendre

Ce qui est enregistré automatiquement

Chaque conversation comprend automatiquement :

• Tous les messages - Vos questions ainsi que les réponses de l'IA

• Titre de la conversation - Généré à partir de votre première question

• Date de la conversation - Date à laquelle la conversation a débuté

• Contexte - Espace de travail ou persona utilisé

• Fichiers téléchargés - Tous les documents que vous avez analysés

Renommer une conversation

Changez le titre pour quelque chose de plus descriptif :

1. Survolez une conversation dans la barre latérale de l'historique

2. Cliquez sur le bouton de menu « ... » (trois points)

3. Sélectionnez « Renommer »

4. Une boîte de dialogue s'affiche avec le titre actuel

5. Saisissez un nouveau titre (ex. : « Revue de politique - T1 » ou « Préparation évaluation des risques »)

6. Cliquez sur « Enregistrer »

La conversation est renommée immédiatement.

Bonnes pratiques de nommage

• Soyez précis : « ISO 27001 - Revue de politique » (plutôt que « Travail de conformité »)

• Incluez le référentiel : « SOC 2 - Préparation de l'audit »

• Ajoutez une date ou une phase : « T4 2024 - Évaluation des risques »

• Mentionnez le client ou le projet : « Acme Corp - Politique de réponse aux incidents »

Supprimer une conversation

Supprimez les conversations dont vous n'avez plus besoin :

1. Survolez une conversation dans la barre latérale de l'historique

2. Cliquez sur le bouton de menu « ... » (trois points)

3. Sélectionnez « Supprimer »

4. Une boîte de dialogue de confirmation apparaît : « Êtes-vous sûr ? »

5. Le message indique : « Cette action est irréversible. Cela supprimera définitivement le fil de discussion et tous ses messages. »

6. Cliquez sur « Supprimer » pour confirmer

Conseils d'organisation des conversations

Utilisez des espaces de travail pour les grands projets

Si vous gérez plusieurs clients ou référentiels de conformité, organisez-les à l'aide d'espaces de travail au lieu d'encombrer l'historique :

• Créez un espace de travail par client : « Client : TechCorp »

• Créez un espace de travail par référentiel : « Mise en œuvre ISO 27001 »

• Toutes les conversations de cet espace de travail restent regroupées

En savoir plus : Organiser votre travail avec les espaces de travail

Gardez l'historique propre

Supprimez régulièrement les conversations anciennes ou de test :

• Supprimez les questions ponctuelles dont vous n'aurez plus besoin

• Supprimez les conversations de test

• Conservez les conversations de conformité importantes

Utilisez des titres clairs

Renommez les conversations pour refléter leur objectif :

• Au lieu de : « Conversation 1, Conversation 2 »

• Utilisez : « Élaboration de politique », « Préparation d'audit », « Évaluation des risques »

Rechercher dans votre historique

ISMS Copilot comprend une fonction de recherche pour trouver rapidement des conversations passées par titre ou par contenu de message.

Comment effectuer une recherche

Ouvrez la recherche de l'une des manières suivantes :

• Cliquez sur le bouton « Rechercher des discussions » en haut de la barre latérale gauche

• Appuyez sur Ctrl+K (Windows/Linux) ou ⌘K (Mac) n'importe où dans l'application

Une boîte de dialogue de recherche s'ouvre avec un champ de saisie. Commencez à taper pour rechercher vos conversations.

Ce que vous pouvez rechercher

La recherche parcourt :

• Titres des conversations - Recherche dans le nom de vos conversations

• Contenu des messages - Recherche à la fois dans vos questions et dans les réponses de l'IA

Les résultats affichent :

• Une icône indiquant si la correspondance a été trouvée dans le titre ou le contenu du message

• Le titre de la conversation

• Un extrait mis en évidence du texte correspondant

• La date de création de la conversation

Portée de la recherche

La recherche est limitée à votre contexte actuel :

• Dans un espace de travail : recherche uniquement les conversations de cet espace

• Dans l'historique général : recherche les conversations qui ne sont dans aucun espace de travail

Utiliser les résultats de recherche

Cliquez sur n'importe quel résultat de recherche pour :

• Accéder directement à cette conversation

• La boîte de dialogue de recherche se ferme automatiquement

• Continuer votre travail dans cette conversation

Appuyez sur Échap ou cliquez à l'extérieur de la boîte de dialogue pour fermer la recherche sans changer de page.

Limites de la recherche

• Renvoie jusqu'à 20 résultats correspondants par recherche

• Les résultats sont limités à vos conversations les plus récentes dans l'espace de travail actuel ou l'historique général

Conseil : Utilisez des titres de conversation explicites et organisez votre travail avec des espaces de travail pour faciliter la recherche de conversations.

Section Espaces de travail récents

La barre latérale affiche vos 3 espaces de travail les plus récents pour un accès rapide :

• Cliquez sur n'importe quel espace de travail pour le consulter

• Les conversations de cet espace de travail sont chargées

• Cliquez sur « Voir tous les espaces de travail » pour voir tous vos espaces de travail

Rétention des données et suppression automatique

ISMS Copilot dispose de deux paramètres de rétention distincts qui fonctionnent de manière indépendante :

1. Votre rétention ISMS Copilot (cette section) : contrôle la durée de conservation de l'historique des conversations dans la base de données de votre compte

2. Rétention du fournisseur d'IA (contrôlée par le mode de Protection avancée des données) : contrôle la durée pendant laquelle les fournisseurs d'IA conservent temporairement les données pendant le traitement

Rétention de l'historique des conversations ISMS Copilot :

Les conversations stockées dans votre compte sont automatiquement supprimées en fonction de vos paramètres de rétention.

Valeur par défaut du forfait Gratuit

Par défaut, les conversations du forfait Gratuit sont conservées pendant 30 jours, puis supprimées automatiquement.

Contrôle du forfait Plus

Les abonnés aux forfaits payants (Essential et supérieurs) peuvent définir une rétention personnalisée :

1. Cliquez sur votre avatar utilisateur (en haut à droite)

2. Sélectionnez « Paramètres »

3. Faites défiler jusqu'à « Rétention des données »

4. Choisissez votre période de rétention (de 1 jour à 7 ans)

5. Ou cochez « Conserver les données indéfiniment »

6. Cliquez sur « Enregistrer »

Choisir votre période de rétention

• Court terme (1-30 jours) : Pour les questions temporaires, pas pour les dossiers de conformité

• Moyen terme (6-12 mois) : Pour les projets en cours

• Long terme (1-3 ans) : Pour la documentation de conformité et les pistes d'audit

• Étendu (7 ans) : Pour les dossiers de conformité réglementaire

• Indéfini : Pour conserver toutes les conversations de manière permanente

Limites

Impossible de modifier les messages

Une fois que vous envoyez un message, il ne peut plus être modifié. L'historique des conversations montre exactement ce qui a été demandé et répondu.

Impossible de supprimer des messages individuels

Vous ne pouvez supprimer que des conversations entières, pas des messages individuels au sein d'une conversation.

Impossible d'exporter les conversations

Actuellement, les conversations ne peuvent pas être exportées. Elles sont stockées dans votre compte ISMS Copilot. Prenez des captures d'écran ou des notes si vous devez conserver des réponses spécifiques en dehors de l'application.

Archiver les conversations importantes

Puisque vous ne pouvez pas exporter, voici comment préserver les conversations importantes :

1. Faire une capture d'écran des réponses clés - Capturer les réponses importantes

2. Renommer clairement - Utiliser des titres descriptifs pour pouvoir les retrouver

3. Définir une rétention longue - S'assurer que les conversations importantes ne sont pas supprimées automatiquement

4. Copier dans des documents - Copier manuellement le contenu important dans vos documents de conformité

Espace de travail vs Historique général

Historique général (visible dans la barre latérale)

• Affiche toutes les conversations qui ne sont pas dans un espace de travail

• Idéal pour les questions ponctuelles

• Peut s'encombrer si les conversations sont nombreuses

Historique de l'espace de travail (au sein de chaque espace de travail)

• Affiche uniquement les conversations de cet espace de travail

• Idéal pour les projets organisés

• Regroupe les conversations liées

Meilleures pratiques

• Renommer les conversations immédiatement après les avoir créées

• Utiliser les espaces de travail pour les projets impliquant plusieurs conversations

• Supprimer régulièrement les anciennes conversations pour garder l'historique propre

• Documenter les conclusions importantes en dehors de l'application

• Définir une rétention appropriée en fonction de vos besoins de conformité

Étapes suivantes

• En savoir plus sur l'organisation avec les espaces de travail

• Utiliser les Étapes suivantes suggérées dans la discussion

• Gérer votre rétention de données avec le forfait Plus