Registre des activités de traitement (ROPA) - ISMS Copilot

Aperçu

Ce registre des activités de traitement (RopA) documente toutes les activités de traitement de données à caractère personnel effectuées par la plateforme ISMS Copilot conformément à l'article 30 du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Ce registre sert de compte rendu exhaustif de la manière dont les données personnelles sont collectées, traitées, stockées et protégées au sein de la plateforme.

À qui s'adresse ce document

Ce document est destiné aux :

• Délégués à la protection des données (DPO) évaluant ISMS Copilot

• Équipes de conformité effectuant des évaluations des risques liés aux fournisseurs

• Organisations nécessitant une documentation sur les sous-traitants ultérieurs

• Équipes juridiques et de sécurité effectuant une diligence raisonnable

• Auditeurs évaluant la conformité au RGPD

Aperçu de la conformité au RGPD

ISMS Copilot 2.0 est conçu comme un outil SaaS B2B pour les professionnels de la conformité. Nous traitons les données principalement dans l'UE en utilisant Supabase (région UE) pour le stockage et l'authentification. Nous minimisons la collecte de données, garantissons le contrôle de l'utilisateur et évitons d'utiliser vos données pour l'entraînement de l'IA. En tant que petite entreprise, nous nous concentrons sur des contrôles pragmatiques et à fort impact tout en poursuivant des certifications formelles comme l'ISO 27001 et en mettant en œuvre des contrôles de sécurité pour l'IA.

Informations sur le responsable du traitement

Détails du responsable

• Nom : ISMS Copilot

• Juridiction : France (Union européenne)

• Emplacement principal des données : Francfort, Allemagne (AWS EU-Central-1)

• Représentant RGPD : Autorité française de protection des données (CNIL)

Activité de traitement n°1 : Authentification des utilisateurs et gestion des comptes

Finalité du traitement

Fournir une authentification sécurisée des utilisateurs, la gestion des sessions et le contrôle d'accès aux comptes pour la plateforme ISMS Copilot.

Base légale

• Primaire : Exécution du contrat (Article 6(1)(b) RGPD) - nécessaire pour fournir le service

• Secondaire : Intérêt légitime (Article 6(1)(f) RGPD) - sécurité et prévention de la fraude

Catégories de personnes concernées

• Utilisateurs de la plateforme (professionnels de la conformité, consultants, équipes de sécurité)

• Utilisateurs à l'essai et clients potentiels

• Membres de l'espace de travail et collaborateurs

Catégories de données à caractère personnel

• Adresses e-mail

• Hashs de mots de passe (cryptés, non réversibles)

• Jetons d'authentification et identifiants de session

• Identifiants uniques d'utilisateur (UUID)

• Jetons de réinitialisation de mot de passe (temporaires)

• Horodatage de création de compte

• Horodatage de dernière connexion

Sous-traitants

• Supabase Auth (authentification basée sur PostgreSQL)

  • Localisation : UE (Francfort, Allemagne)

  • Traitement : Authentification des utilisateurs, gestion des sessions

  • Statut DPA : Accord de traitement des données conforme au RGPD en place

Durée de conservation

• Comptes actifs : Conservées tant que le compte est actif

• Après suppression du compte : Définitivement supprimées sous 30 jours

• Jetons de session : Expirent automatiquement après une période d'inactivité

• Jetons de réinitialisation : Expirent après 24 heures ou à la première utilisation

Mesures de sécurité

• Hachage des mots de passe avec des algorithmes standards du marché

• Transmission de données cryptée (TLS 1.3)

• Sécurité au niveau des lignes (Row-level security) dans la base de données

• Option d'authentification multifacteur (MFA) obligatoire

• Contrôles de délai d'expiration de session

Activité de traitement n°2 : Traitement du chat par l'IA et gestion des conversations

Finalité du traitement

Fournir une assistance à la conformité propulsée par l'IA, générer des réponses aux requêtes des utilisateurs et maintenir le contexte des conversations pour une meilleure expérience utilisateur.

Base légale

• Primaire : Exécution du contrat (Article 6(1)(b) RGPD) - fonctionnalité principale du service

Catégories de personnes concernées

• Utilisateurs authentifiés de la plateforme

• Utilisateurs de chat temporaires/anonymes

• Personnes mentionnées dans les requêtes des utilisateurs (personnes concernées indirectes)

Catégories de données à caractère personnel

• Messages et requêtes des utilisateurs

• Réponses générées par l'IA

• Métadonnées des fils de discussion (titres, horodatages, statut)

• Configurations de l'espace de travail de l'utilisateur

• Instructions personnalisées et personas

• Données de conformité potentiellement sensibles (politiques, procédures, informations d'audit)

Sous-traitants

Stockage en base de données (Toujours actif)

• Base de données PostgreSQL Supabase

  • Localisation : UE (Francfort, Allemagne)

  • Traitement : Stockage des messages, récupération, gestion des conversations

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

Traitement IA (Configurable par l'utilisateur via le mode Protection Avancée des Données)

Les utilisateurs peuvent choisir entre deux modes de traitement IA. Le mode actif détermine le sous-traitant utilisé :

Mode par défaut (Protection Avancée des Données DÉSACTIVÉE) :

• Anthropic (Claude) [DÉFAUT], OpenAI, xAI (Grok) et Google Gemini

  • Localisation : États-Unis

  • Traitement : Génération de réponses par l'IA (modèle sélectionnable par l'utilisateur)

  • Conservation : 30 jours (cache de traitement temporaire)

  • Utilisation des données : Les données API ne sont PAS utilisées pour l'entraînement des modèles

  • Statut DPA : Conditions API standard (pas d'entraînement sur les données clients)

Mode Protection Avancée des Données (ACTIVÉ) :

• Mistral AI

  • Localisation : Union européenne

  • Traitement : Génération de réponses par l'IA

  • Conservation : Zéro (aucune conservation de données)

  • Utilisation des données : PAS utilisé pour l'entraînement des modèles

  • Statut DPA : Sous-traitant basé dans l'UE avec garantie de conservation zéro

Infrastructure Backend (Toujours active)

• Fly.io - Service API de chat

  • Localisation : Déploiement basé dans l'UE

  • Traitement : Orchestration du chat, réponses en streaming, routage des messages

  • Statut DPA : Accord d'hébergement conforme au RGPD

Durée de conservation

• Conservation configurable par l'utilisateur : 1 jour à 7 ans (ce que signifie « Conserver pour toujours »)

• Conservation par défaut : Telle que configurée par l'utilisateur dans les paramètres du compte

• Suppression automatisée : Un processus quotidien automatisé supprime les messages plus anciens que la période de conservation spécifiée par l'utilisateur

• Chats temporaires : Automatiquement supprimés après 30 jours

• Après suppression du compte : Toutes les conversations sont supprimées définitivement sous 30 jours

Mesures de sécurité

• Chiffrement TLS de bout en bout pour les données en transit

• La sécurité au niveau des lignes garantit que les utilisateurs ne peuvent accéder qu'à leurs propres conversations

• L'isolation des espaces de travail empêche la contamination croisée des données clients

• Authentification de l'utilisateur requise pour les conversations persistantes

• Suppression automatisée des données expirées

Activité de traitement n°3 : Modération de contenu et sécurité

Finalité du traitement

Détecter et répondre automatiquement aux contenus potentiellement dangereux, illégaux ou violant les politiques dans les messages de chat des utilisateurs, assurant la sécurité de la plateforme et le respect des obligations légales.

Base légale

• Primaire : Intérêt légitime (Article 6(1)(f) RGPD) - sécurité de la plateforme, prévention de la fraude, conformité légale et protection des utilisateurs

• Secondaire : Obligation légale (Article 6(1)(c) RGPD) - conformité avec les lois exigeant la prévention de la distribution de contenus illégaux

Catégories de personnes concernées

• Tous les utilisateurs de la plateforme envoyant des messages de chat

• Personnes mentionnées dans les messages signalés (personnes concernées indirectes)

Catégories de données à caractère personnel

• Contenu des messages de chat de l'utilisateur (analysé pour les violations de sécurité)

• Métadonnées des événements de modération (horodatages, scores de gravité, catégories)

• Aperçus du contenu signalé (pour examen administratif)

• ID utilisateurs associés aux événements de modération

Dérogation à la Protection Avancée des Données : La modération de contenu s'applique à TOUS les messages des utilisateurs, quel que soit le réglage du mode Protection Avancée des Données. Lorsqu'un contenu dangereux ou illégal est signalé, il est toujours stocké et peut être partagé avec les administrateurs à des fins de sécurité et de conformité légale, outrepassant la garantie standard de conservation zéro du mode ADP.

Sous-traitants

IA de modération de contenu (Configurable via le mode Protection Avancée des Données)

Le fournisseur de modération dépend du réglage du mode Protection Avancée des Données de l'utilisateur :

Mode par défaut (Protection Avancée des Données DÉSACTIVÉE) :

• OpenAI Moderation API

  • Localisation : États-Unis

  • Traitement : Analyse de contenu asynchrone (envoi sans attente)

  • Conservation : 30 jours (conservation standard de l'API OpenAI)

  • Statut DPA : Conditions API standard (pas d'entraînement sur les données clients)

Mode Protection Avancée des Données (ACTIVÉ) :

• Mistral AI Moderation

  • Localisation : Union européenne

  • Traitement : Analyse de contenu asynchrone

  • Conservation : Zéro (traitement basé dans l'UE sans conservation de données)

  • Statut DPA : Sous-traitant basé dans l'UE avec garantie de conservation zéro

Stockage et Alertes (Toujours actif)

• Base de données PostgreSQL Supabase

  • Localisation : UE (Francfort, Allemagne)

  • Traitement : Stockage des événements de modération dans une table dédiée

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

• Notifications Webhook n8n

  • Traitement : Envoie des alertes aux administrateurs lorsqu'un contenu est signalé

  • Contenu : Aperçus des messages (toujours pour le contenu signalé, outrepassant l'ADP)

Fonctionnement de la modération

1. Analyse automatique : Chaque message utilisateur est envoyé de manière asynchrone à l'API de modération (OpenAI ou Mistral, selon le réglage ADP)

2. Stockage des événements : Les résultats de la modération sont stockés dans la table de modération avec les scores de gravité et les indicateurs de catégorie

3. Alertes admin : Lorsqu'un contenu signalé est détecté, des notifications webhook sont envoyées aux administrateurs avec un aperçu du message pour examen

4. Limitation du débit : Les requêtes de modération sont limitées pour éviter les abus ; les échecs sont journalisés dans Sentry

Durée de conservation

• Événements de modération non signalés : Métadonnées et scores uniquement (pas de contenu) stockés pendant 30 jours, puis supprimés automatiquement

• Événements de contenu signalé : Contenu intégral stocké pendant 1 an à des fins de sécurité et de conformité légale

• Traitement API de modération :

  • OpenAI (Mode par défaut) : 30 jours de conservation temporaire

  • Mistral (Mode ADP) : Conservation zéro

• Après suppression du compte : Tous les événements de modération associés à l'utilisateur sont supprimés définitivement sous 30 jours, sauf si la conservation est requise par la loi

Le contenu n'est stocké que lorsqu'il est signalé (pas pour les messages non signalés). Le contenu signalé est conservé pendant 1 an pour faciliter les enquêtes de sécurité, la détection de modèles et la conformité légale. Cette conservation s'applique même lorsque le mode Protection Avancée des Données est activé.

Mesures de sécurité

• Traitement asynchrone (impact minimal sur les performances)

• La sécurité au niveau des lignes garantit que les événements de modération sont isolés par utilisateur

• Transmission de données cryptée (TLS 1.3)

• Limitation du débit pour prévenir les abus

• Journalisation fallback Sentry pour les requêtes de modération échouées

• Vérification de la signature des webhooks pour les alertes admin

• Suppression automatisée des événements de modération expirés

Activité de traitement n°4 : Téléchargement de fichiers et traitement de documents

Finalité du traitement

Permettre aux utilisateurs de télécharger des documents de conformité pour l'analyse par l'IA, l'évaluation des lacunes et la génération de documents.

Base légale

• Primaire : Exécution du contrat (Article 6(1)(b) RGPD) - fonctionnalité du service

Catégories de personnes concernées

• Utilisateurs de la plateforme téléchargeant des documents

• Personnes mentionnées dans les documents téléchargés (employés, clients, tiers)

Catégories de données à caractère personnel

• Fichiers téléchargés (PDF, DOCX, XLSX)

• Contenu des documents extrait et métadonnées

• Noms de fichiers, tailles, horodatages de téléchargement

• Statut de traitement des documents

• Données organisationnelles potentiellement sensibles (politiques, rapports d'audit, évaluations des risques)

Sous-traitants

• Stockage Supabase

  • Localisation : UE (Francfort, Allemagne)

  • Traitement : Stockage sécurisé des fichiers dans le compartiment « uploads »

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

• ConvertAPI

  • Point de terminaison : UE (convertapi.com)

  • Traitement : Conversion du format de document (PDF/DOCX/XLSX vers HTML et vice-versa)

  • Certification : ISO/IEC 27001:2022 (Cert No. 1512122216, valide jusqu'au 2028-08-18)

  • Statut DPA : Accord de traitement des données signé avec Better ISMS (France) ; sous-traitant de l'UE conforme au RGPD

• Fly.io

  • Traitement : Orchestration de la conversion de documents

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

Durée de conservation

• Fichiers actifs : Conservés selon les paramètres de conservation des données de l'utilisateur (liés à la conservation des conversations)

• Fichiers orphelins : Automatiquement supprimés via un processus de nettoyage en arrière-plan

• Après suppression du compte : Tous les fichiers téléchargés sont supprimés définitivement sous 30 jours

• Traitement ConvertAPI : Fichiers traités en mémoire, non stockés de façon permanente par le prestataire

Mesures de sécurité

• Accès aux fichiers limité à l'utilisateur (fichiers liés à l'ID utilisateur)

• Stockage crypté

• Téléchargement sécurisé de fichiers via HTTPS

• Nettoyage automatisé des fichiers orphelins

• Authentification requise pour le téléchargement et la suppression de fichiers

Activité de traitement n°5 : Gestion des paiements et des abonnements

Finalité du traitement

Traiter les paiements d'abonnement, gérer la facturation et fournir l'accès aux fonctionnalités premium.

Base légale

• Primaire : Exécution du contrat (Article 6(1)(b) RGPD) - facturation et traitement des paiements

• Secondaire : Obligation légale (Article 6(1)(c) RGPD) - conformité fiscale et comptable

Catégories de personnes concernées

• Abonnés premium

• Utilisateurs d'essai passant à des forfaits payants

• Contacts de facturation pour les comptes d'entreprise

Catégories de données à caractère personnel

• ID clients Stripe

• ID d'abonnements et statut

• Métadonnées de paiement (aucun numéro de carte de crédit complet n'est stocké)

• Événements de facturation et horodatages

• Informations de facturation

Sous-traitants

• Stripe

  • Localisation : États-Unis

  • Traitement : Traitement des paiements, gestion des abonnements, portail client

  • Statut DPA : Accord de traitement des données conforme au RGPD

• Supabase

  • Traitement : Stocke le statut de l'abonnement et les identifiants clients (pas de données de carte de paiement)

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

Durée de conservation

• Abonnements actifs : Conservés tant que l'abonnement est actif

• Après résiliation : Les données d'abonnement sont conservées pendant 7 ans (conformité fiscale et comptable)

• Dossiers de facturation : Anonymisés après 7 ans

• Données de carte de paiement : JAMAIS stockées par ISMS Copilot (gérées exclusivement par Stripe)

Mesures de sécurité

• Traitement des paiements conforme à la norme PCI DSS Niveau 1 (via Stripe)

• Aucune donnée de carte de crédit stockée dans les systèmes d'ISMS Copilot

• Vérification de la signature des webhooks

• Transmission cryptée des données de paiement

• Prévention des paiements en double

Activité de traitement n°6 : Analyses et amélioration du produit

Finalité du traitement

Analyser l'utilisation de la plateforme, améliorer l'expérience utilisateur, identifier les bugs et surveiller les performances du système.

Base légale

• Primaire : Intérêt légitime (Article 6(1)(f) RGPD) - amélioration du produit et fiabilité du service

Catégories de personnes concernées

• Tous les utilisateurs de la plateforme

• Visiteurs du site web

Catégories de données à caractère personnel

• Événements de comportement des utilisateurs (pages vues, clics sur les boutons, utilisation des fonctionnalités)

• Données de session et durée de session

• Informations sur le navigateur et l'appareil

• Journaux d'erreurs et données d'exception

• Mesures de performance (temps de chargement des pages, mesures d'interaction)

• Adresses IP (anonymisées)

Sous-traitants

• PostHog

  • Localisation : UE (eu.i.posthog.com)

  • Traitement : Analyse du produit, suivi du comportement des utilisateurs

  • Statut DPA : Conforme au RGPD, hébergé dans l'UE

  • Protection PII : Configuré pour ne PAS envoyer les PII par défaut

• Sentry

  • Localisation : Allemagne (de.sentry.io)

  • Traitement : Suivi des erreurs, surveillance des performances

  • Statut DPA : Conforme au RGPD, basé en Allemagne

  • Protection PII : Configuré pour ne PAS envoyer les PII par défaut

• Vercel Web Analytics

  • Traitement : Signaux Web essentiels, mesures de performance

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

Durée de conservation

• Analyses PostHog : Selon la politique de conservation de PostHog (généralement 7 ans max)

• Journaux d'erreurs Sentry : 90 jours de conservation par défaut

• Analyses Vercel : Selon la politique de conservation de Vercel

Mesures de sécurité

• Adresses IP anonymisées

• Aucun PII envoyé par défaut

• Aucun contenu de conversation partagé

• Infrastructure d'analyse basée dans l'UE

• Suivi uniquement en production (pas de données de l'environnement de développement)

Activité de traitement n°7 : Infrastructure et déploiement

Finalité du traitement

Héberger et fournir l'application ISMS Copilot de manière sécurisée aux utilisateurs.

Base légale

• Primaire : Exécution du contrat (Article 6(1)(b) RGPD) - prestation de service

Catégories de personnes concernées

• Tous les utilisateurs et visiteurs de la plateforme

Catégories de données à caractère personnel

• Journaux de requêtes HTTP

• Adresses IP (temporaires, pour le routage)

• Métadonnées de connexion

• Cookies de session

Sous-traitants

• Vercel

  • Traitement : Hébergement frontend et diffusion de contenu

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

• Fly.io

  • Traitement : Hébergement de l'API backend

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

• AWS (via Supabase)

  • Localisation : Francfort, Allemagne (EU-Central-1)

  • Traitement : Infrastructure de base de données et de stockage

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

Durée de conservation

• Journaux d'accès : Conservés selon les politiques du fournisseur d'infrastructure (généralement 30-90 jours)

• Données de session : Expirent après la fin de la session utilisateur

Mesures de sécurité

• Chiffrement TLS 1.3 pour toutes les connexions

• En-têtes de politique de sécurité de contenu (CSP)

• Protection DDoS

• Mises à jour de sécurité et correctifs réguliers

Activité de traitement n°8 : Communications par e-mail et mises à jour

Finalité du traitement

Envoyer occasionnellement des actualités juridiques, des mises à jour du produit, des conseils d'intégration et des communications liées au service aux utilisateurs dans le cadre de l'expérience plateforme.

Base légale

• Primaire : Intérêt légitime (Article 6(1)(f) RGPD) - intégration et éducation des utilisateurs, et communications de service liées à l'utilisation de la plateforme

Catégories de personnes concernées

• Tous les utilisateurs de la plateforme (nouveaux inscrits et utilisateurs existants)

• Utilisateurs à l'essai recevant des séquences d'intégration

• Abonnés premium recevant des mises à jour du produit

Catégories de données à caractère personnel

• Adresses e-mail

• Préférences d'abonnement (mises à jour juridiques, mises à jour produit)

• Données d'engagement e-mail (ouvertures, clics)

• Statut de désabonnement

• Horodatage d'envoi

Sous-traitants

• SendGrid (par Twilio)

  • Finalité : E-mails transactionnels et mises à jour juridiques occasionnelles

  • Localisation : Probablement États-Unis (emplacement exact du serveur non confirmé)

  • Traitement : Livraison d'e-mails, gestion des rebonds, suivi de l'engagement

  • Statut DPA : Accord de traitement des données conforme au RGPD ; Clauses Contractuelles Types (CCT) en place pour les transferts UE-USA

• Kit (anciennement ConvertKit)

  • Finalité : Séquences d'e-mails d'onboarding et e-mails mensuels de mise à jour du produit

  • Localisation : Probablement États-Unis (emplacement exact du serveur non confirmé)

  • Traitement : Livraison d'e-mails, gestion des abonnés, analyse de l'engagement

  • Statut DPA : Accord de traitement des données conforme au RGPD ; Clauses Contractuelles Types (CCT) en place pour les transferts UE-USA

Durée de conservation

• Abonnements actifs : Conservées tant que l'utilisateur reste abonné

• Après désabonnement : E-mail retiré immédiatement des listes de diffusion

• Données d'engagement : Conservées selon les politiques du fournisseur de services d'e-mail (généralement jusqu'à 2 ans)

• Après suppression du compte : Toutes les préférences et données d'e-mail sont supprimées sous 30 jours

Mesures de sécurité

• Transmission d'e-mails cryptée (TLS)

• Connexions API sécurisées vers les fournisseurs d'e-mails

• Fonctionnalité de désabonnement en un clic

• Authentification des e-mails (SPF, DKIM, DMARC)

• Gestion des rebonds et des plaintes

Activité de traitement n°9 : Suivi de la consommation de jetons et surveillance de l'utilisation

Finalité du traitement

Suivre la consommation de jetons IA pour la facturation, la gestion des quotas et l'optimisation du service.

Base légale

• Primaire : Exécution du contrat (Article 6(1)(b) RGPD) - nécessaire pour appliquer les quotas d'utilisation

• Secondaire : Intérêt légitime (Article 6(1)(f) RGPD) - optimisation du service et gestion des coûts

Catégories de personnes concernées

• Tous les utilisateurs de la plateforme avec des abonnements actifs

Catégories de données à caractère personnel

• ID Utilisateur (identifiant anonymisé)

• Comptages de consommation de jetons par conversation

• Modèle d'IA utilisé (Anthropic, OpenAI, Mistral, etc.)

• Horodatages d'utilisation

• Niveau du forfait d'abonnement

Sous-traitants

• Base de données PostgreSQL Supabase

  • Localisation : UE (Francfort, Allemagne)

  • Traitement : Stockage des métriques d'utilisation des jetons

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

• Fly.io

  • Traitement : Calcul et agrégation des jetons

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

Durée de conservation

• Abonnements actifs : Conservées pour la durée de l'abonnement

• Après résiliation de l'abonnement : Conservées pendant 90 jours pour la résolution de litiges de facturation

• Après suppression du compte : Anonymisées sous 30 jours

Mesures de sécurité

• Métriques agrégées uniquement (aucun contenu de message stocké)

• Sécurité au niveau des lignes dans la base de données

• Transmission et stockage des données cryptés

• Accès limité aux fonctions de facturation et de support

Mise en œuvre des droits des personnes concernées

Droit d'accès (Article 15)

• Libre-service : Les utilisateurs peuvent consulter toutes les conversations et tous les fichiers via l'interface de la plateforme

• Export complet : Contactez le support pour un export complet des données au format JSON

• Délai de réponse : Sous 72 heures (légalement jusqu'à 30 jours)

Droit de rectification (Article 16)

• Libre-service : Les utilisateurs peuvent mettre à jour les paramètres via la boîte de dialogue Paramètres

• Changements d'e-mail : Contactez le support pour les changements d'adresse e-mail

• Délai de réponse : Immédiat en libre-service ; sous 30 jours pour les demandes au support

Droit à l'effacement (Article 17)

• Processus : Contactez le support pour demander la suppression du compte

• Portée : Toutes les données personnelles, conversations, fichiers et paramètres

• Délai : Suppression définitive sous 30 jours

• Exceptions : Les dossiers de facturation anonymisés sont conservés pendant 7 ans (obligation légale)

Droit à la portabilité des données (Article 20)

• Format : Export JSON incluant toutes les données utilisateur

• Processus : Demande via le support

• Délai de réponse : Sous 72 heures (jusqu'à 5 jours pour les comptes volumineux)

Droit à la limitation du traitement (Article 18)

• Processus : Contactez le support en indiquant le motif de la limitation

• Délai de réponse : Sous 30 jours

Droit d'opposition (Article 21)

• Processus : Contactez le support pour vous opposer à un traitement spécifique

• Délai de réponse : Sous 30 jours

Procédures de notification de violation de données

Détection et évaluation

• Surveillance continue via le suivi des erreurs Sentry

• Examen des incidents de sécurité dans les 24 heures suivant la détection

• Évaluation des risques pour l'impact potentiel d'une violation de données

Délais de notification

• À l'autorité de contrôle (CNIL) : Dans les 72 heures suivant la prise de connaissance (Article 33)

• Aux personnes concernées : Sans retard indu si le risque pour les droits et libertés est élevé (Article 34)

Contenu de la notification

• Nature de la violation

• Catégories et nombre approximatif de personnes concernées

• Conséquences probables

• Mesures prises ou proposées pour remédier à la violation

Transferts internationaux de données

Les transferts de données dépendent du réglage du mode Protection Avancée des Données

Le transfert éventuel de données hors de l'UE dépend de la configuration du mode Protection Avancée des Données de l'utilisateur :

Lorsque la Protection Avancée des Données est ACTIVÉE (Mode UE uniquement) :

• Stockage base de données : UE (Francfort, Allemagne)

• Traitement IA : UE (Mistral AI)

• Analyses : Points de terminaison UE (PostHog UE, Sentry Allemagne)

• Conversion de fichiers : Point de terminaison UE (ConvertAPI UE)

• Communications e-mail : USA (SendGrid, Kit) - Clauses Contractuelles Types

• Résultat : Transfert de données UE-USA uniquement pour les communications par e-mail (sur base d'opt-in)

Lorsque la Protection Avancée des Données est DÉSACTIVÉE (Mode par défaut) :

• Stockage base de données : UE (Francfort, Allemagne)

• Traitement IA : États-Unis (au choix : xAI, OpenAI, Anthropic Claude ou Google Gemini)

• Communications e-mail : États-Unis (SendGrid, Kit) - Clauses Contractuelles Types

• Conservation par le fournisseur d'IA : 30 jours (cache de traitement temporaire)

• Mécanisme de transfert : Conditions API standard pour l'IA ; Clauses Contractuelles Types pour les e-mails

• Résultat : Transfert de données UE-USA pour le traitement par l'IA et les communications par e-mail

Résumé de l'emplacement des données par composant

• Stockage principal : Francfort, Allemagne (AWS EU-Central-1) - Toujours dans l'UE

• Traitement IA : UE ou USA selon le mode Protection Avancée des Données

• Analyses : Points de terminaison UE uniquement (PostHog UE, Sentry Allemagne) - Toujours dans l'UE

• Conversion de fichiers : Point de terminaison ConvertAPI UE - Toujours dans l'UE

• Communications e-mail : États-Unis (SendGrid, Kit) - Clauses Contractuelles Types en place

Liste des sous-traitants ultérieurs

Sous-traitants IA configurables par l'utilisateur :* Un SEUL de ces fournisseurs d'IA est actif à la fois, selon le réglage du mode Protection Avancée des Données de l'utilisateur et le modèle sélectionné. Lorsque la Protection Avancée des Données est DÉSACTIVÉE (par défaut), les utilisateurs peuvent choisir entre Anthropic Claude (DÉFAUT), OpenAI, xAI (Grok) ou Google Gemini - tous traitant les conversations aux États-Unis avec une conservation de 30 jours et aucun entraînement sur les données utilisateur. Lorsque la Protection Avancée des Données est ACTIVÉE, Mistral AI traite les conversations dans l'UE avec une conservation nulle.

Sous-traitants de modération de contenu :** Lorsque la modération de contenu est implémentée, le fournisseur sera déterminé par votre réglage du mode Protection Avancée des Données. Le mode par défaut utilisera l'API de modération d'OpenAI (basée aux États-Unis, 30 jours de conservation). Le mode Protection Avancée des Données utilisera Mistral AI Moderation (basée dans l'UE, conservation nulle). Les événements de contenu signalé seront stockés dans notre base de données UE pour la sécurité et la conformité, outrepassant la garantie de conservation nulle du mode ADP. En date de janvier 2026, la modération de contenu n'est pas encore active.

Mesures Techniques et Organisationnelles (MTO/TOMs)

Contrôle d'accès

• Sécurité au niveau des lignes dans la base de données

• Authentification de l'utilisateur requise pour toutes les ressources protégées

• Isolation des espaces de travail empêchant l'accès aux données entre utilisateurs

• MFA disponible pour une sécurité de compte accrue

• Contrôles du délai d'expiration de session

Chiffrement

• TLS 1.3 pour les données en transit

• Chiffrement de la base de données au repos

• Hachage des mots de passe (irréversible)

• Stockage de fichiers crypté

Minimisation des données

• Seules les données essentielles sont collectées (e-mail, messages, fichiers)

• Aucune information démographique ou de contact inutile

• Analyses configurées pour exclure les PII

• Périodes de conservation contrôlées par l'utilisateur

Disponibilité et Résilience

• Sauvegardes de la base de données (automatisées)

• Procédures de reprise après sinistre

• Surveillance et alertes (Sentry)

• Page de statut publique pour la transparence (status.ismscopilot.com)

Tests et Évaluation

• Évaluations régulières de la sécurité

• Surveillance et journalisation des erreurs

• Tests de suppression automatisée des données

• Vérification du contrôle d'accès

Responsabilités de l'utilisateur

En tant que responsable du traitement, l'utilisateur doit :

• S'assurer qu'une base légale existe avant de télécharger des données personnelles

• Configurer des périodes de conservation des données appropriées pour son organisation

• Maintenir des espaces de travail distincts pour différents clients ou catégories de données

• Informer les individus lorsque leurs données sont traitées via ISMS Copilot

• Inclure ISMS Copilot dans ses propres registres de traitement de données

• Mener des Analyses d'Impact sur la Protection des Données (AIPD/DPIA) lors du traitement de données à haut risque

• Ne pas télécharger de données de catégories particulières (Article 9) sans garanties appropriées

Documentation de conformité

Ressources de conformité disponibles

• Guide de confidentialité des données et conformité RGPD

• Aperçu de la sécurité et de la protection des données

• Collection Sécurité - Documentation détaillée sur la sécurité et la confidentialité

• Page de Statut - Disponibilité du système en temps réel et notifications d'incidents

Tenue des registres

Calendrier de révision et de mise à jour

• Révision trimestrielle : Vérifier l'exactitude des activités de traitement

• Mises à jour liées aux changements : Sous 30 jours après un nouveau sous-traitant ou une nouvelle activité de traitement

• Audit annuel : Examen complet de toutes les entrées du RopA

• Contrôle de version : Maintenir des versions datées du RopA pour la piste d'audit

Informations de contact

Pour les demandes ou questions relatives au RGPD

• Accédez au centre d'aide via le menu utilisateur

• Envoyez un e-mail à partir de l'adresse de votre compte enregistré

• Incluez « Demande RGPD » dans l'objet pour un traitement prioritaire

• Visitez le Trust Center pour une documentation détaillée

Délégué à la Protection des Données (DPO)

Les organisations nécessitant les coordonnées d'un DPO doivent soumettre une demande via le centre d'aide.

Obtenir de l'aide

Pour toute question concernant ce registre des activités de traitement :

• Consultez l'article Confidentialité des données et conformité RGPD pour des informations détaillées sur les droits

• Contactez le support via le centre d'aide pour obtenir des éclaircissements sur des activités de traitement spécifiques

• Demandez une documentation de conformité supplémentaire via le support

• Visitez notre Collection Sécurité pour des ressources complètes sur la sécurité et la confidentialité