Gérer vos conversations

Gérer vos conversations

Organisez et gérez l'historique de vos discussions pour garder votre travail de conformité ordonné et accessible.

Consulter votre historique de conversation

Toutes vos conversations sont automatiquement enregistrées. Accédez-y à tout moment :

Depuis la page d'accueil

1. Après l'envoi de votre premier message, vous accédez à la vue de discussion

2. Dans la barre latérale gauche, vous verrez la section « Historique »

3. Cette section affiche toutes vos conversations récentes

Depuis n'importe quelle page de discussion

1. L'historique de vos conversations apparaît dans la barre latérale gauche sous « Historique »

2. Faites défiler la liste de vos conversations

3. Cliquez sur une conversation pour la reprendre

Ce qui est enregistré automatiquement

Chaque conversation comprend automatiquement :

• Tous les messages - Vos questions ainsi que les réponses de l'IA

• Titre de la conversation - Généré à partir de votre première question

• Date de conversation - Moment où la discussion a commencé

• Contexte - Espace de travail ou persona utilisé

• Fichiers téléchargés - Tous les documents que vous avez analysés

Renommer une conversation

Changez le titre pour quelque chose de plus descriptif :

1. Survolez une conversation dans la barre latérale Historique

2. Cliquez sur le bouton de menu « ... » (trois points)

3. Sélectionnez « Renommer »

4. Une boîte de dialogue apparaît avec le titre actuel

5. Saisissez un nouveau titre (ex: « Révision des politiques - T1 » ou « Préparation évaluation des risques »)

6. Cliquez sur « Enregistrer »

La conversation est renommée immédiatement.

Bonnes pratiques de nommage

• Soyez spécifique : « ISO 27001 - Révision des politiques » (plutôt que « Travail conformité »)

• Incluez le référentiel : « SOC 2 - Préparation d'audit »

• Ajoutez la date ou la phase : « T4 2024 - Évaluation des risques »

• Mentionnez le client ou le projet : « Acme Corp - Politique de réponse aux incidents »

Supprimer une conversation

Supprimez les conversations dont vous n'avez plus besoin :

1. Survolez une conversation dans la barre latérale Historique

2. Cliquez sur le bouton de menu « ... » (trois points)

3. Sélectionnez « Supprimer »

4. Une boîte de dialogue de confirmation apparaît : « Êtes-vous sûr ? »

5. Le message indique : « Cette action est irréversible. Cela supprimera définitivement le fil de discussion et tous ses messages. »

6. Cliquez sur « Supprimer » pour confirmer

Conseils d'organisation des conversations

Utilisez les espaces de travail pour les grands projets

Si vous gérez plusieurs clients ou référentiels de conformité, organisez-les à l'aide d'espaces de travail au lieu d'encombrer l'historique :

• Créez un espace de travail par client : « Client : TechCorp »

• Créez un espace de travail par référentiel : « Implémentation ISO 27001 »

• Toutes les conversations de cet espace de travail restent regroupées

En savoir plus : Organiser son travail avec les espaces de travail

Gardez un historique propre

Supprimez régulièrement les anciennes conversations ou les tests :

• Supprimez les questions ponctuelles dont vous n'aurez plus besoin

• Supprimez les conversations de test

• Conservez les conversations de conformité significatives

Utilisez des titres clairs

Renommez les conversations pour refléter leur but :

• Au lieu de : « Conversation 1, Conversation 2 »

• Utilisez : « Développement de politiques », « Préparation d'audit », « Évaluation des risques »

Rechercher dans votre historique

La recherche intégrée de votre navigateur peut vous aider à trouver des conversations :

1. Appuyez sur Ctrl+F (Windows) ou Cmd+F (Mac)

2. Tapez un mot-clé du titre de la conversation

3. Votre navigateur met en surbrillance les conversations correspondantes dans la barre latérale d'historique

Conseil : Utilisez des titres de conversation explicites pour pouvoir les rechercher facilement.

Section Espaces de travail récents

La barre latérale affiche vos 3 espaces de travail les plus récents pour un accès rapide :

• Cliquez sur n'importe quel espace de travail pour le consulter

• Les conversations au sein de cet espace de travail sont chargées

• Cliquez sur « Voir tous les espaces de travail » pour afficher l'ensemble de vos espaces

Rétention des données et suppression automatique

ISMS Copilot dispose de deux paramètres de rétention distincts qui fonctionnent indépendamment :

1. Votre rétention ISMS Copilot (cette section) : Contrôle la durée de stockage de l'historique des conversations dans la base de données de votre compte.

2. Rétention du fournisseur d'IA (contrôlée par le mode Protection Avancée des Données) : Contrôle la durée pendant laquelle les fournisseurs d'IA conservent temporairement les données pendant le traitement.

Rétention de l'historique de conversation ISMS Copilot :

Les conversations stockées dans votre compte sont automatiquement supprimées selon vos paramètres de rétention.

Par défaut (Plan Gratuit)

Par défaut, les conversations du plan Gratuit sont conservées pendant 30 jours, puis supprimées automatiquement.

Contrôle (Plan Plus)

Les abonnés au plan Plus peuvent définir une rétention personnalisée :

1. Cliquez sur votre avatar utilisateur (en haut à droite)

2. Sélectionnez « Paramètres »

3. Faites défiler jusqu'à « Rétention des données »

4. Choisissez votre période de rétention (de 1 jour à 7 ans)

5. Ou cochez « Conserver les données indéfiniment »

6. Cliquez sur « Enregistrer »

Choisir votre période de rétention

• Court terme (1-30 jours) : Pour les questions temporaires, pas pour les dossiers de conformité

• Moyen terme (6-12 mois) : Pour les projets en cours

• Long terme (1-3 ans) : Pour la documentation de conformité et les pistes d'audit

• Étendu (7 ans) : Pour les enregistrements de conformité réglementaire

• Indéfini : Pour conserver toutes les conversations en permanence

Limites

Impossible de modifier les messages

Une fois qu'un message est envoyé, il ne peut plus être modifié. L'historique des conversations montre exactement ce qui a été demandé et répondu.

Impossible de supprimer des messages individuels

Vous pouvez uniquement supprimer des conversations entières, pas des messages individuels au sein d'une conversation.

Impossible d'exporter les conversations

Actuellement, les conversations ne peuvent pas être exportées. Elles sont stockées dans votre compte ISMS Copilot. Prenez des captures d'écran ou des notes si vous devez conserver des réponses spécifiques en dehors de l'application.

Archivage des conversations importantes

Comme vous ne pouvez pas exporter, voici comment préserver les conversations importantes :

1. Capturez les réponses clés - Faites des captures d'écran des réponses importantes

2. Renommez clairement - Utilisez des titres descriptifs pour les retrouver facilement

3. Définissez une rétention longue - Assurez-vous que les conversations importantes ne soient pas supprimées automatiquement

4. Copiez dans des documents - Copiez manuellement le contenu important dans vos documents de conformité

Espaces de travail vs Historique général

Historique général (visible dans la barre latérale)

• Affiche toutes les conversations qui ne sont pas dans un espace de travail

• Idéal pour les questions ponctuelles

• Peut devenir encombré avec beaucoup de conversations

Historique de l'espace de travail (au sein de chaque espace)

• Affiche uniquement les conversations de cet espace de travail

• Idéal pour les projets organisés

• Regroupe les conversations liées entre elles

Bonnes pratiques

• Renommez les conversations immédiatement après les avoir créées

• Utilisez les espaces de travail pour les projets impliquant plusieurs conversations

• Supprimez régulièrement les anciennes conversations pour garder un historique propre

• Documentez les résultats importants en dehors de l'application

• Définissez une rétention appropriée en fonction de vos besoins de conformité

Étapes suivantes

• En savoir plus sur l'organisation avec les espaces de travail

• Gérer votre rétention des données avec le plan Plus

• Démarrer une nouvelle conversation