Mode Protection Avancée des Données - ISMS Copilot

Aperçu

Le mode Protection Avancée des Données vous permet de contrôler l'endroit où vos conversations avec l'IA sont traitées et la durée pendant laquelle les fournisseurs d'IA conservent vos données. Lorsqu'il est activé, toutes les conversations utilisent un traitement d'IA basé dans l'UE avec une conservation des données nulle. Lorsqu'il est désactivé, les conversations utilisent des fournisseurs d'IA basés aux États-Unis avec une conservation des données de 30 jours.

À qui s'adresse cette fonctionnalité

Cette fonctionnalité est destinée aux :

• Organisations ayant des exigences strictes en matière de résidence des données dans l'UE

• Équipes de conformité soumises au RGPD ou aux réglementations européennes sur la vie privée

• Consultants manipulant des données clients hautement sensibles

• Utilisateurs souhaitant une confidentialité maximale et une rétention nulle des données par le fournisseur d'IA

• Toute personne concernée par la souveraineté des données et les transferts de données transfrontaliers

Comment fonctionne la protection avancée des données

Deux modes de traitement

Protection Avancée des Données DÉSACTIVÉE (Mode par défaut)

• Fournisseurs d'IA : Modèles xAI (Grok), OpenAI et Anthropic

• Lieu de traitement : États-Unis

• Conservation des données par les fournisseurs d'IA : 30 jours

• Cas d'utilisation : Travail de conformité standard où le traitement exclusivement dans l'UE n'est pas obligatoire

• Engagement de confidentialité : Les données de l'API ne sont PAS utilisées pour l'entraînement des modèles d'IA

Protection Avancée des Données ACTIVÉE (Mode UE uniquement)

• Fournisseur d'IA : Mistral AI (basé dans l'UE)

• Lieu de traitement : Union européenne (traitement 100 % UE)

• Conservation des données par le fournisseur d'IA : Zéro (accord de non-rétention)

• Cas d'utilisation : Confidentialité maximale, exigences de souveraineté des données de l'UE, données hautement sensibles

• Garantie de confidentialité : Aucune conservation de données par le fournisseur d'IA ; traitées en temps réel uniquement

Ce qui change entre les modes

Quels modèles d'IA sont utilisés pour chaque opération

Le mode Protection Avancée des Données contrôle quels modèles d'IA traitent vos données pour toutes les opérations, pas seulement les conversations. Voici le détail complet :

Protection Avancée des Données ACTIVÉE (Mode UE uniquement)

Toutes les opérations utilisent Mistral AI (basé dans l'UE, rétention nulle) :

Protection Avancée des Données DÉSACTIVÉE (Mode par défaut)

Différents fournisseurs d'IA gèrent différentes opérations :

Pourquoi différents modèles pour différentes tâches ?

Chaque modèle d'IA a des forces spécifiques :

• Conversations du chat : Les modèles sélectionnables (Grok, GPT, Claude) offrent une flexibilité selon vos préférences de style et de profondeur de raisonnement.

• Détection de documents : Nécessite une analyse précise des données structurées — les modèles optimisés garantissent une identification précise des fichiers.

• Mise en forme de documents : Nécessite une génération HTML/formatage cohérente — des modèles spécialisés produisent des documents fiables prêts pour l'audit.

Lorsque vous activez la Protection Avancée des Données, toutes ces opérations spécialisées basculent sur Mistral AI, garantissant un traitement exclusivement UE et une rétention nulle sur toute la ligne, même pour les tâches d'arrière-plan avec lesquelles vous n'interagissez pas directement.

Comment activer la Protection Avancée des Données

Prérequis

• Compte ISMS Copilot actif (Gratuit ou Premium)

• Aucune permission spéciale requise — disponible pour tous les utilisateurs

Compatibilité

• Forfaits : Tous les forfaits (Gratuit, Individuel, Équipe)

• Rôles utilisateurs : Tous les utilisateurs authentifiés

• Statut de la fonctionnalité : Production (Janvier 2025)

Étapes pour l'activer

1. Cliquez sur l'icône utilisateur (coin supérieur droit de l'écran)

2. Sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant

3. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur l'onglet Protection des données (icône de bouclier)

4. Vous pouvez ajuster votre Période de rétention des données dans cet onglet (de 1 jour à 7 ans, ou « Conserver indéfiniment »)

   Lors de la réduction de votre période de rétention, une boîte de dialogue de confirmation apparaîtra : « Confirmer le changement de rétention des données - Tous les messages plus anciens que la nouvelle période seront définitivement supprimés. Cette action est irréversible. Êtes-vous sûr de vouloir continuer ? » Cliquez sur « Supprimer les anciens messages » pour confirmer ou sur « Annuler » pour abandonner.

5. Faites défiler jusqu'à la section Protection Avancée des Données

6. Basculez l'interrupteur sur ON (position activée)

   • Vous verrez le texte de confirmation : « Lorsque le mode est ACTIVÉ, les processeurs d'IA ne conservent aucune donnée. »

7. Cliquez sur le bouton Enregistrer les paramètres en bas de la boîte de dialogue

Résultat attendu : Une notification de succès apparaît confirmant « Paramètres mis à jour avec succès. » Toutes les nouvelles conversations utiliseront désormais Mistral AI avec un traitement UE uniquement et une rétention nulle.

Comment désactiver (Retour au mode par défaut)

1. Cliquez sur l’icône utilisateur → Paramètres

2. Accédez à l'onglet Protection des données

3. Basculez l'interrupteur Protection Avancée des Données sur OFF

   • Texte de confirmation : « Lorsque le mode est DÉSACTIVÉ, les processeurs d'IA conservent les données pendant 30 jours. »

4. Cliquez sur Enregistrer les paramètres

Résultat attendu : Les nouvelles conversations utiliseront les modèles xAI/OpenAI avec traitement aux USA et rétention de 30 jours.

Vérifier votre mode de protection

Vérification du réglage actuel

1. Ouvrez Paramètres → Onglet Protection des données

2. Regardez la position de l'interrupteur Protection Avancée des Données :

   • ON (position droite) : Traitement UE uniquement (Mistral), rétention nulle

   • OFF (position gauche) : Traitement USA (xAI/OpenAI), rétention de 30 jours

3. Lisez le texte descriptif sous l'interrupteur pour confirmer le mode actif

Limitations importantes

Non rétroactif

Le réglage n'affecte que les NOUVEAUX messages :

• Les messages envoyés avant l'activation ont déjà été traités par le fournisseur d'IA précédent

• Changer le réglage ne modifie PAS rétroactivement la façon dont les messages passés ont été traités

• Seuls les messages envoyés APRÈS avoir basculé le réglage utiliseront le nouveau mode de traitement

Réglage à l'échelle du compte

• Portée : Le réglage s'applique à TOUTES vos conversations dans tous les espaces de travail

• Pas de contrôle par espace de travail : Vous ne pouvez pas utiliser le traitement UE pour certains espaces et le traitement USA pour d'autres

• Pas de contrôle par message : Chaque nouveau message utilise le mode actuellement actif

Les paramètres doivent être enregistrés

• Le simple fait de basculer l'interrupteur n'active PAS le changement

• Vous DEVEZ cliquer sur « Enregistrer les paramètres » pour appliquer le nouveau mode

• Si vous fermez la boîte de dialogue sans enregistrer, votre modification sera perdue

• Aucun message de confirmation n'apparaît lors de la fermeture de paramètres non enregistrés

Quand utiliser chaque mode

Utilisez la Protection Avancée ACTIVÉE (UE uniquement) quand :

• La résidence des données dans l'UE est obligatoire : Votre organisation ou client exige que tout le traitement de données ait lieu dans l'UE

• Manipulation de données hautement sensibles : Audits de conformité, incidents de sécurité, informations confidentielles de clients

• Interprétation stricte du RGPD : Vous souhaitez minimiser les transferts de données transfrontaliers

• Exigence de rétention nulle : Vos politiques interdisent TOUTE conservation de données par des fournisseurs d'IA tiers

• Secteur public ou industries réglementées : Gouvernement, santé, services financiers avec des règles strictes de souveraineté des données

• Les contrats clients l'exigent : Obligations contractuelles spécifiques pour un traitement exclusivement dans l'UE

Utilisez le mode par défaut DÉSACTIVÉ (Traitement USA) quand :

• Le traitement exclusivement UE n'est pas requis : Votre travail ne comporte pas de restrictions géographiques spécifiques

• Travail de conformité général : Rédaction de politiques standards, évaluations des risques, documentation

• La rétention de 30 jours est acceptable : La conservation temporaire par le fournisseur d'IA n'entre pas en conflit avec vos politiques

• Considérations de performance : Vous préférez les modèles d'IA par défaut pour des cas d'utilisation spécifiques

Clarification sur la rétention des données

Deux concepts de rétention distincts

1. Rétention dans la base de données ISMS Copilot (Contrôlée par l'utilisateur)

• Définition : Votre historique de conversation stocké dans la base européenne d'ISMS Copilot

• Lieu : Francfort, Allemagne (AWS EU-Central-1)

• Contrôle : VOUS contrôlez cela via Paramètres → Période de rétention des données (1 jour à 7 ans ou indéfiniment)

• S'applique aux deux modes : Ce réglage fonctionne de la même manière quel que soit le mode de Protection Avancée

2. Rétention du fournisseur d'IA (Ce que contrôle la Protection Avancée)

• Définition : Durée pendant laquelle le service d'IA (xAI/OpenAI/Mistral) conserve une copie de vos messages lors du traitement

• Mode par défaut (OFF) : xAI/OpenAI conservent les données pendant 30 jours dans leur cache de traitement

• Protection Avancée (ON) : Mistral a une rétention NULLE — les données sont traitées en temps réel et immédiatement supprimées

• Objectif : Les fournisseurs d'IA utilisent la rétention temporaire pour la surveillance des abus et l'amélioration du service (PAS pour l'entraînement)

Exemple de rétention combinée

Scénario : Consultant avec rétention ISMS Copilot de 90 jours + Protection Avancée ACTIVÉE

Résultat : Votre conversation est disponible dans ISMS Copilot pendant 90 jours (votre réglage), mais Mistral AI ne conserve jamais de copie — elle est traitée une fois et jetée immédiatement.

Implications RGPD et vie privée

Protection Avancée des données et conformité au RGPD

Responsabilités du responsable de traitement

• Vous (l'utilisateur) restez le responsable de traitement pour toutes les données personnelles que vous saisissez dans ISMS Copilot

• ISMS Copilot et le fournisseur d'IA agissent en tant que sous-traitants

• Vous devez avoir une base légale pour traiter les données personnelles avant de les télécharger

• La Protection Avancée vous aide à respecter les principes de résidence et de minimisation des données du RGPD

Dérogation pour modération du contenu (Exception de sécurité)

Pourquoi il existe une exception de sécurité

Même avec la Protection Avancée activée (mode rétention nulle), ISMS Copilot effectue une modération automatisée sur tous les messages pour détecter les contenus prohibés (violence, activités illégales, matériel pédopornographique, etc.). Ceci est requis par :

• Le Digital Services Act (DSA) de l'UE : Impose des mesures proactives pour empêcher la diffusion de contenus illégaux

• L'article 6(1)(f) du RGPD : Intérêt légitime pour la protection des utilisateurs, la prévention du crime et le respect des obligations légales

• La directive NIS2 : Exigences de détection et de signalement des incidents de cybersécurité

• La loi française (domicile de l'entreprise) : Obligations de signaler et de conserver les preuves de certains contenus illégaux

Fonctionnement de la dérogation

• Tous les messages sont analysés : Chaque message (quel que soit le mode ADP) est envoyé à une API de modération (Mistral AI pour la modération)

• Contenu signalé stocké plus longtemps : Si un contenu est identifié comme dangereux, le texte et les métadonnées sont stockés jusqu'à 1 an (pas de rétention nulle)

• Contenu non signalé : Seules les métadonnées et les scores de modération sont stockés pendant 30 jours (aucun contenu stocké), puis supprimés définitivement

• Alertes webhook administrateur : Le contenu signalé déclenche des alertes immédiates aux administrateurs avec aperçu du message — cela outrepasse la politique de non-partage pour des raisons de sécurité

• Stockage UE : Les données de modération sont stockées dans la base de données UE d'ISMS Copilot (Francfort), et non partagées avec les fournisseurs d'IA au-delà de la vérification initiale

Base légale

Ce traitement repose sur l'intérêt légitime (RGPD Article 6(1)(f)) :

• Intérêt légitime : Empêcher les abus sur la plateforme, protéger les utilisateurs, se conformer aux réglementations de sécurité de l'UE (DSA, NIS2) et remplir les obligations de signalement légal

• Nécessité : La modération automatisée est essentielle pour détecter les contenus illégaux à grande échelle sans examen manuel systématique

• Test de mise en balance : L'impact sur la vie privée (brève vérification + stockage conditionnel) est surpassé par le besoin impérieux de prévenir des préjudices graves (contenus illégaux, sécurité des enfants, incidents de sécurité)

Ce que cela signifie pour vous

• Usage normal non affecté : Les conversations de conformité légitimes ne sont PAS signalées. Pour celles-ci, aucun contenu n'est stocké au-delà du traitement initial

• Contenu prohibé conservé : Si vous envoyez du contenu signalé comme dangereux (même accidentellement), le message peut être conservé 1 an et partagé avec les administrateurs

• Piste d'audit de modération : Les métadonnées de toutes les vérifications sont enregistrées 30 jours pour le suivi de la sécurité

• Transparence inchangée : Cette exception est mentionnée dans notre Politique de Confidentialité, notre Registre des Activités de Traitement et cet article

Implications pour l'Accord de Traitement des Données (DPA)

Mode par défaut (OFF) :

• Sous-traitants inclus : ISMS Copilot (UE), xAI (USA), OpenAI (USA)

• Transfert transfrontalier : OUI (UE vers USA pour le traitement IA)

• Des Clauses Contractuelles Types peuvent s'appliquer

• La rétention de 30 jours du fournisseur d'IA doit être documentée dans votre Registre des Activités de Traitement (RAT)

Protection Avancée (ON) :

• Sous-traitants inclus : ISMS Copilot (UE), Mistral AI (UE)

• Transfert transfrontalier : NON (traitement 100 % UE)

• Aucun mécanisme de transfert de données vers les USA n'est nécessaire

• Documentation de conformité RGPD simplifiée

• La rétention nulle renforce la conformité au principe de minimisation des données

Mettez à jour votre Registre des Activités de Traitement (RAT)

Si vous activez la Protection Avancée, mettez à jour votre RAT pour refléter :

• Changement de sous-traitant : Mistral AI (UE) au lieu de xAI/OpenAI (USA)

• Lieu des données : Traitement 100 % UE (pas de transfert USA)

• Période de rétention : Rétention nulle par le fournisseur d'IA

• Mécanismes de transfert : Aucun requis

Consultez notre article Registre des Activités de Traitement pour obtenir des conseils sur la documentation des changements de fournisseurs d'IA.

Meilleures pratiques

Pour les consultants en conformité

• Activer par défaut pour les clients UE : Activez la Protection Avancée lors de travaux pour des organisations européennes

• Informer dans les contrats clients : Précisez que vous utilisez une IA basée dans l'UE avec rétention nulle

• Documenter dans les DPA : Incluez Mistral AI comme sous-traitant dans vos accords de traitement des données

• Bascule par client : Changez de mode selon les exigences de résidence des données de chaque client

• Vérifier avant un travail sensible : Contrôlez toujours votre réglage avant de manipuler des données hautement confidentielles

Pour les organisations

• Établir une politique interne : Décidez s'il faut imposer la Protection Avancée à tous les utilisateurs

• Former votre équipe : Assurez-vous que tous les utilisateurs comprennent la différence et savent comment basculer le réglage

• Mettre à jour la documentation : Reflétez le mode choisi dans votre SMSI, vos politiques de confidentialité et votre RAT

• Audits réguliers : Vérifiez périodiquement que les utilisateurs utilisent le mode correct pour vos besoins de conformité

Pour les données hautement sensibles

• Activez toujours la Protection Avancée lors de travaux sur :

  • Enquêtes sur les incidents de sécurité

  • Données personnelles de résidents de l'UE

  • Résultats d'audits confidentiels

  • Informations commerciales propriétaires

  • Données de santé ou financières

• Envisagez l'anonymisation : Même avec une rétention nulle, anonymisez les identifiants sensibles avant le téléchargement

• Combiner avec une rétention courte : Utilisez la Protection Avancée + une rétention ISMS Copilot courte (ex: 30 jours) pour une confidentialité maximale

Dépannage

Les paramètres ne s'enregistrent pas

Symptôme : L'interrupteur revient à sa position précédente après fermeture de la boîte de dialogue

Cause probable : Vous n'avez pas cliqué sur le bouton « Enregistrer les paramètres »

Résolution :

1. Ouvrez Paramètres → Onglet Protection des données

2. Basculez la Protection Avancée sur la position souhaitée

3. Cliquez sur « Enregistrer les paramètres » en bas de la boîte de dialogue

4. Attendez la notification « Paramètres mis à jour avec succès »

5. Fermez la boîte de dialogue

Incertitude sur le mode actif

Symptôme : Vous ne savez pas si la Protection Avancée est actuellement activée

Résolution :

1. Cliquez sur l'icône utilisateur → Paramètres

2. Allez dans l'onglet Protection des données

3. Vérifiez la position de l'interrupteur et le texte descriptif

4. ON = UE uniquement (Mistral), rétention nulle

5. OFF = USA (xAI/OpenAI), rétention de 30 jours

Les conversations passées sont toujours visibles

Symptôme : Après activation, vous vous inquiétez des messages envoyés avant le changement

Explication : C'est normal — la Protection Avancée n'est PAS rétroactive

Ce qui s'est passé :

• Les messages envoyés avant ont été traités par xAI/OpenAI (USA, rétention 30 jours)

• Ces messages restent dans la fenêtre de rétention de 30 jours du fournisseur

• Seuls les NOUVEAUX messages utilisent Mistral (UE, rétention nulle)

Si cela vous préoccupe :

• Attendez 30 jours — les messages passés seront purgés du cache de xAI/OpenAI

• Pour une confidentialité immédiate : Supprimez les anciennes conversations dans ISMS Copilot

• Démarrez de nouvelles conversations dans de nouveaux espaces de travail

Erreur lors de l'enregistrement

Symptôme : Message d'erreur : « Échec de la mise à jour des paramètres »

Causes probables :

• Problème de connectivité réseau

• Problème serveur temporaire

• Session expirée

Résolution :

1. Vérifiez votre connexion internet

2. Actualisez la page et reconnectez-vous si nécessaire

3. Réessayez de basculer et d'enregistrer

4. Si le problème persiste, contactez le support via le Centre d'aide

Foire aux questions

La Protection Avancée affecte-t-elle mes conversations existantes ?

Non. Le réglage n'affecte que les NOUVEAUX messages envoyés après l'activation. Les messages passés ont été traités selon votre réglage précédent et ne peuvent être modifiés rétroactivement.

Puis-je utiliser des modes différents par espace de travail ?

Non. C'est un réglage à l'échelle du compte. Une fois activé, TOUS les nouveaux messages de TOUS les espaces utilisent le traitement UE. Vous ne pouvez pas l'appliquer sélectivement.

Y a-t-il une différence de performance entre les deux modes ?

Les deux modes fournissent des réponses de haute qualité. Les caractéristiques peuvent varier légèrement entre les modèles (xAI/OpenAI vs Mistral), mais tous sont optimisés pour la conformité. Le choix doit être guidé par les exigences de confidentialité.

Ce réglage affecte-t-il ma période de rétention ISMS Copilot ?

Non. Votre période de rétention (configurée séparément) continue de fonctionner de la même manière. Elle contrôle la durée de stockage de VOTRE historique dans la base de données UE.

Serai-je averti si le fournisseur d'IA change ?

ISMS Copilot informera les utilisateurs au moins 30 jours avant tout changement substantiel des fournisseurs d'IA ou des accords de traitement. Consultez vos e-mails et notifications.

La Protection Avancée coûte-t-elle plus cher ?

Non. Elle est disponible pour tous les utilisateurs sans coût supplémentaire, quel que soit le forfait.

Est-ce un problème si je bascule souvent entre les modes ?

Vous pouvez basculer aussi souvent que nécessaire. Chaque nouveau message utilisera le mode actif au moment de l'enregistrement. Cependant, un changement fréquent complique le suivi du traitement des messages.

Qu'advient-il des fichiers téléchargés ?

Les fichiers (PDF, DOCX, XLSX) sont stockés dans l'UE quel que soit le mode. Le fournisseur d'IA traite leur contenu selon le mode actif (USA avec rétention 30j vs UE avec rétention nulle), mais les fichiers originaux restent en UE.

Étapes suivantes

• En savoir plus sur la Confidentialité et le RGPD dans ISMS Copilot

• Consulter l'Aperçu de la Sécurité et Protection des Données pour des détails complets

• Mettre à jour votre Registre des Activités de Traitement selon votre mode

• Lire comment utiliser ISMS Copilot de façon responsable pour les bonnes pratiques

• Configurez votre période de rétention des données pour l'historique

Obtenir de l'aide

Pour toute question sur la Protection Avancée des Données :

• Consultez notre Collection Sécurité pour la documentation détaillée

• Contactez le support via le menu du Centre d'aide pour toute assistance

• Consultez la Page de Statut en cas de difficulté d'enregistrement

• Incluez « Protection Avancée des Données » dans votre demande pour un routage prioritaire