Organiser le travail avec les Espaces de travail

Organiser le travail avec les Espaces de travail

Créez des espaces de travail pour organiser les conversations autour de projets, de clients ou d'initiatives de conformité spécifiques. Chaque espace de travail conserve son propre historique de conversation et peut avoir des instructions personnalisées.

Qu'est-ce qu'un Espace de travail ?

Les espaces de travail sont des conteneurs de projet qui vous aident à :

• Séparer les conversations par projet ou par client

• Maintenir le contexte pour les projets multi-conversations

• Ajouter des instructions personnalisées spécifiques à chaque projet

• Suivre le travail de conformité par référentiel ou par entreprise

Quand créer un espace de travail

Créez un nouvel espace de travail pour :

• Chaque client ou entreprise avec lequel vous travaillez

• Différents référentiels de conformité (ISO 27001, SOC 2, etc.)

• Différents départements ou unités commerciales

• Différentes phases de mise en œuvre (planification, mise en œuvre, audit)

Exemples de noms d'espaces de travail

• "Acme Corp - Mise en œuvre ISO 27001"

• "Préparation de l'audit SOC 2 Type II"

• "Conformité RGPD - Département RH"

• "Client : TechCorp - Évaluation des risques"

Créer un espace de travail

Méthode 1 : Depuis la page d'accueil

1. Cliquez sur le menu déroulant des espaces de travail sur la page d'accueil

2. Cliquez sur "Créer un nouvel espace de travail" ou sur le bouton +

3. Saisissez le nom de l'espace de travail (ex: "Mise en œuvre ISO 27001")

4. Cliquez sur "Créer l'espace de travail"

Méthode 2 : Depuis la page Espaces de travail

1. Cliquez sur "Voir tous les espaces de travail" dans la barre latérale ou naviguez vers la page Espaces de travail

2. Cliquez sur le bouton "Ajouter" ou l'icône "+"

3. Saisissez le nom de l'espace de travail

4. Cliquez sur "Créer l'espace de travail"

Méthode 3 : Depuis la barre latérale

1. Localisez la section des espaces de travail dans la barre latérale gauche

2. Cliquez sur "Ajouter un espace de travail" ou sur le bouton +

3. Saisissez le nom de l'espace de travail

4. Cliquez sur "Créer l'espace de travail"

Après la création, vous verrez : "Espace de travail créé"

Utiliser un espace de travail

1. Accédez à l'espace de travail en cliquant dessus dans la barre latérale ou dans la liste des espaces de travail

2. Le nom de l'espace de travail apparaît en haut de la zone de chat

3. Toutes les conversations que vous commencez dans cet espace y sont sauvegardées

4. L'IA se souvient du contexte de votre espace de travail pour des réponses personnalisées

Espace de travail vs Personas

ISMS Copilot offre deux façons de personnaliser vos conversations. Vous pouvez utiliser l'une ou l'autre, mais pas les deux en même temps :

Personas (Sans espace de travail)

• Défaut - Assistance à la conformité standard

• Implémenteur - Focus sur la mise en œuvre

• Auditeur - Focus sur l'audit et la vérification

• Consultant - Focus sur le conseil stratégique

À utiliser quand : Vous souhaitez changer la manière dont l'IA répond à vos questions

Espaces de travail

• Contexte personnalisé spécifique au projet

• Organiser les conversations par client ou référentiel

• Historiques de conversation séparés

À utiliser quand : Vous souhaitez organiser plusieurs clients ou projets

Modifier un espace de travail

1. Allez sur la page Espaces de travail ("Voir tous les espaces de travail")

2. Trouvez votre espace de travail dans la grille

3. Cliquez sur le bouton "Modifier" sur la carte de l'espace de travail

4. Mettez à jour le nom de l'espace de travail

5. Cliquez sur "Enregistrer les modifications"

Vous verrez : "Espace de travail mis à jour"

Supprimer un espace de travail

1. Allez sur la page Espaces de travail ("Voir tous les espaces de travail")

2. Trouvez votre espace de travail dans la grille

3. Cliquez sur le bouton "Supprimer"

4. Une boîte de dialogue de confirmation apparaît : "Êtes-vous sûr ?"

5. Cliquez sur "Supprimer" pour confirmer

Stockage des espaces de travail dans la barre latérale

La barre latérale affiche vos 3 espaces de travail les plus récents. Pour voir tous les espaces :

1. Cliquez sur "Voir tous les espaces de travail" au bas de la section des espaces

2. Cela vous mène à la page complète de gestion des espaces de travail

Basculer entre les espaces de travail

1. Cliquez sur le nom d'un espace de travail dans la barre latérale

2. Ou cliquez sur un espace de travail depuis la liste des espaces

3. Le nom de l'espace de travail apparaît en haut, confirmant que vous êtes dans cet espace

4. Votre historique de conversation pour cet espace de travail est chargé

Bonnes pratiques

Conventions de nommage

• Inclure le référentiel : "Client ABC - ISO 27001"

• Ajouter la date ou la phase : "T4 2024 - Préparation Audit SOC 2"

• Être descriptif : "Acme Corp - Évaluation des risques 2024"

Organisation

• Créez un espace de travail par projet majeur ou par client

• Utilisez les espaces de travail pour les initiatives de conformité à long terme

• Envisagez de créer des espaces distincts pour différents référentiels de conformité

Gestion des conversations

• Gardez les questions liées dans la même conversation (fil)

• Démarrez de nouvelles conversations pour de nouveaux sujets au sein de l'espace de travail

• Renommez les conversations pour refléter leur sujet afin de les retrouver facilement

Gérer l'historique des conversations dans les espaces de travail

Chaque espace de travail conserve son propre historique de conversation :

1. Cliquez sur un espace de travail pour le consulter

2. Les conversations précédentes apparaissent dans la section Historique (barre latérale gauche)

3. Cliquez sur n'importe quelle conversation pour la poursuivre

4. Survolez une conversation et cliquez sur "..." pour renommer ou supprimer

Limitations

• Les conversations sont spécifiques à chaque espace de travail (impossible de les déplacer entre espaces)

• La sélection d'un espace de travail désactive la sélection de persona

• Longueur maximale du nom de l'espace (généralement 255 caractères)

Dépannage

Impossible de créer un espace de travail

Erreur : "Erreur lors de la création de l'espace de travail"

Essayez :

• Actualiser la page

• Vérifier que vous êtes connecté

• Utiliser un nom d'espace de travail plus court

Impossible de voir tous les espaces de travail

La barre latérale n'affiche que les 3 espaces récents. Cliquez sur "Voir tous les espaces de travail" pour voir l'intégralité.

L'espace de travail a disparu

Les espaces de travail sont automatiquement supprimés après une période d'inactivité (les utilisateurs premium contrôlent la rétention). Pour conserver un espace :

• Démarrez-y régulièrement une conversation

• Ajustez vos paramètres de rétention de données dans les Paramètres du compte

Étapes suivantes

• Démarrer une conversation dans votre espace de travail

• En savoir plus sur la gestion des conversations

• Comprendre les limites des espaces de travail par forfait