Comment assurer la documentation de conformité au RGPD avec ISMS Copilot

Aperçu

Vous apprendrez à utiliser ISMS Copilot pour créer et maintenir une documentation complète de conformité au RGPD, des inventaires de traitement de données et politiques de confidentialité jusqu'aux analyses d'impact sur la protection des données (AIPD) et procédures de réponse aux violations.

À qui s'adresse ce guide

Ce guide est destiné aux :

• Délégués à la protection des données (DPO) gérant des programmes de conformité RGPD

• Professionnels de la protection de la vie privée créant de la documentation RGPD

• Organisations basées dans l'UE traitant des données à caractère personnel

• Entreprises hors UE proposant des services aux résidents de l'UE

• Organisations combinant le RGPD avec l'ISO 27001 ou SOC 2

Prérequis

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir :

• Un compte ISMS Copilot (essai gratuit disponible)

• Une compréhension des données personnelles traitées par votre organisation

• Un accès aux politiques de confidentialité et accords de traitement de données existants

• La connaissance de vos flux de données et de vos sous-traitants tiers

Avant de commencer

Comprendre les exigences de documentation du RGPD

Documentation obligatoire

Le RGPD exige explicitement ces éléments documentés :

Exigences spécifiques aux rôles

Les obligations de documentation varient selon le rôle :

• Responsable du traitement : Détermine les finalités et les moyens du traitement ; responsable du ROPA, des avis de confidentialité, de l'AIPD, de la gestion du consentement

• Sous-traitant : Traite les données pour le compte du responsable ; nécessite des DPA, des registres de traitement, la documentation des mesures de sécurité

• Cumul de rôles : De nombreuses organisations sont responsables pour certains traitements (ex: données des employés) et sous-traitants pour d'autres (ex: données clients pour le compte de clients)

Étape 1 : Configurez votre espace de travail RGPD

Créer un espace de travail dédié

1. Connectez-vous à ISMS Copilot

2. Créez un nouvel espace de travail : "Conformité RGPD - [Votre Organisation]"

3. Ajoutez des instructions personnalisées :

GDPR compliance context:

Organization: [Company name]
Location: [HQ location, operating regions]
Role: [Data Controller / Data Processor / Both]
Industry: [SaaS, e-commerce, healthcare, marketing, etc.]
Size: [employees, EU customers/users]

Data processing:
- Personal data types: [names, emails, IPs, health data, financial data, etc.]
- Special category data: [Yes/No - if yes, specify: health, biometric, etc.]
- Processing purposes: [marketing, service delivery, analytics, etc.]
- Data sources: [website forms, API, third parties]
- Third-party processors: [cloud providers, payment processors, tools]

Compliance status:
- DPO appointed: [Yes/No]
- Existing documentation: [list what you have]
- Main gaps: [areas needing work]
- Integration: [also pursuing ISO 27001/SOC 2]

Preferences:
- Reference specific GDPR articles
- Provide DPA-ready language
- Consider multi-framework alignment (GDPR + ISO 27001)
- Suggest practical implementations for [startup/SMB/enterprise]

Étape 2 : Créer le registre des activités de traitement (ROPA)

Qu'est-ce que le ROPA et qui en a besoin ?

L'article 30 exige que les organisations de plus de 250 employés OU traitant des données à haut risque/régulières maintiennent un ROPA documentant toutes les activités de traitement de données personnelles.

Générer la structure du ROPA

Demandez à ISMS Copilot de créer votre modèle de ROPA :

"Créez un modèle de registre des activités de traitement (ROPA) selon l'article 30 du RGPD pour un [responsable du traitement/sous-traitant]. Incluez les colonnes : Nom de l'activité, Finalité, Base légale (Article 6), Catégories de personnes concernées, Catégories de données personnelles, Catégories de destinataires, Transferts vers des pays tiers, Durée de conservation, Mesures de sécurité. Expliquez les exigences de chaque colonne."

Inventorier les activités de traitement

Identifiez toutes les opérations de traitement :

"Pour une [type d'entreprise : SaaS, e-commerce, agence marketing], identifiez les activités courantes de traitement de données personnelles à inclure dans le ROPA. Considérez : gestion des comptes clients, marketing, paiements, support client, analytique, RH, gestion des fournisseurs. Pour chaque activité, décrivez quelles données sont traitées et pourquoi."

Documenter chaque activité de traitement

Créez des entrées détaillées :

"Pour notre activité [gestion des comptes clients], remplissez l'entrée du ROPA : Nom : 'Inscription et gestion des comptes clients'. Finalité : [décrire]. Base légale : [Exécution du contrat / Intérêt légitime / Consentement]. Personnes : [clients existants, prospects]. Catégories de données : [nom, e-mail, entreprise, adresse IP, données d'utilisation]. Destinataires : [équipes internes, AWS]. Conservation : [durée de vie du compte + 2 ans]. Sécurité : [chiffrement, contrôles d'accès, MFA]."

Gérer les données de catégories particulières

Si vous traitez des données sensibles :

"Nous traitons des [données de santé / biométriques / raciales] pour [finalité]. Quelles exigences supplémentaires du RGPD s'appliquent ? Mettez à jour notre entrée ROPA pour inclure : condition légale Article 9, mesures de sécurité renforcées, justification de nécessité et proportionnalité, et évaluation de besoin d'AIPD."

Étape 3 : Développer les avis et politiques de confidentialité

Créer l'avis de confidentialité externe

Exigences de transparence des articles 13-14 :

"Créez un avis de confidentialité conforme au RGPD pour notre [site web/app/service] incluant : identité du responsable du traitement, coordonnées du DPO, finalités, base légale, destinataires, transferts internationaux, durées de conservation, droits des personnes (accès, rectification, effacement, opposition, portabilité, retrait du consentement), droit de réclamation auprès de la CNIL, caractère contractuel/obligatoire de la fourniture des données et détails sur la prise de décision automatisée. Rédigez de façon claire pour un public non juriste."

Développer la politique de confidentialité interne

Pour les employés et processus internes :

"Créez une politique de protection des données interne couvrant : portée, principes du RGPD (licéité, loyauté, transparence, limitation des finalités, minimisation, exactitude, limitation de conservation, intégrité/confidentialité), rôles et responsabilités (DPO, propriétaires de données), exigences de manipulation (collecte, stockage, suppression), obligations de sécurité, procédures de notification de violation et formation. Public cible : tous les employés."

Créer une politique de cookies et un mécanisme de consentement

Pour les sites utilisant des cookies :

"Créez une politique de cookies expliquant : nature des cookies, types utilisés (essentiels, analytiques, marketing), finalité, cookies tiers (Google Analytics, etc.), contrôle des préférences et impact du refus. Fournissez également le texte d'un bandeau cookie conforme : options granulaires, pas de cases pré-cochées, désinscription facile."

Adapter aux différentes personnes concernées

Différents avis selon le contexte :

"Créez des avis séparés pour : 1) Visiteurs du site (cookies), 2) Comptes clients (service), 3) Abonnés marketing (communications), 4) Candidats (recrutement), 5) Employés (RH). Pour chaque avis, précisez : données concernées, finalités, bases légales et durées de conservation spécifiques."

Étape 4 : Créer les accords de traitement de données (DPA)

Quand les DPA sont-ils requis ?

L'article 28 impose des contrats écrits avec tout tiers traitant des données personnelles pour votre compte (sous-traitants).

Générer un modèle de DPA

Créer un accord responsable-sous-traitant :

"Créez un modèle de DPA conforme à l'article 28 entre notre organisation (responsable) et [fournisseur cloud / processeur de paiement] (sous-traitant). Incluez les clauses obligatoires : objet et durée, nature et finalité, types de données, obligations des parties, exigences de l'Article 28(3) (instructions du responsable, confidentialité, sécurité, sous-traitance ultérieure avec accord, assistance pour les droits des personnes et AIPD, suppression ou retour des données)."

Identifier vos sous-traitants

Inventorier les tiers manipulant vos données :

"Nous utilisons ces services : [liste : AWS, Google Workspace, Stripe, Mailchimp, etc.]. Déterminez pour chacun : Sont-ils sous-traitants ou responsables ? À quelles données accèdent-ils ? Avons-nous besoin d'un DPA ? Fournissent-ils des DPA standard ? Quelles protections contractuelles supplémentaires sont nécessaires ?"

Gérer les sous-traitants ultérieurs

Quand les sous-traitants utilisent leurs propres prestataires :

"Notre sous-traitant [nom] utilise des sous-traitants ultérieurs pour [services]. Quelles exigences s'appliquent ? Rédigez une clause de DPA couvrant : autorisation générale vs spécifique, responsabilité du sous-traitant pour ses prestataires, obligation d'imposer des obligations RGPD équivalentes et notre droit d'audit."

Étape 5 : Réaliser des analyses d'impact sur la protection des données (AIPD)

Quand l'AIPD est-elle obligatoire ?

L'article 35 exige une AIPD pour les traitements susceptibles d'engendrer un risque élevé, notamment :

• Évaluation systématique et approfondie d'aspects personnels (profilage) avec effets juridiques

• Traitement à grande échelle de données sensibles (santé, biométrie, etc.)

• Surveillance systématique à grande échelle de zones accessibles au public (vidéosurveillance)

• Utilisation de nouvelles technologies ou méthodes de traitement novatrices

Évaluer si une AIPD est nécessaire

Évaluez votre traitement :

"Nous traitons des données pour [activité : scoring client IA, app de santé, reconnaissance faciale]. Évaluez si une AIPD (Article 35) est requise. Considérez : décision automatisée, grande échelle, données sensibles, surveillance systématique, technologie nouvelle. Fournissez une recommandation motivée."

Créer un modèle et un processus d'AIPD

Structurez votre analyse d'impact :

"Créez un modèle d'AIPD incluant : description des opérations et finalités, évaluation de nécessité et proportionnalité, évaluation des risques pour les droits et libertés (probabilité et gravité), mesures pour traiter les risques (techniques et organisationnelles) et démonstration de l'atténuation des risques. Incluez une méthodologie (matrice probabilité × impact)."

Réaliser une AIPD pour un traitement spécifique

Complétez l'évaluation pour les activités à risque :

"Réalisez une AIPD pour notre [plateforme d'analyse client par IA]. Détails : analyse du comportement (historique, achats, démo) par machine learning pour prédire le risque de départ. 100 000+ clients UE. Évaluez : risques (profilage, discrimination), mesures d'atténuation (revue humaine, opt-out, transparence) et si le risque résiduel est acceptable."

Consulter le DPO et les parties prenantes

Les AIPD nécessitent une consultation :

"Pour notre AIPD sur [activité], qui devons-nous consulter ? Rédigez des questions pour : le DPO (conformité), les personnes concernées (acceptabilité), l'équipe sécurité IT (risques techniques), l'équipe juridique et les parties prenantes métier. Comment documenter les résultats ?"

Étape 6 : Établir les procédures de droits des personnes

Comprendre les droits des personnes concernées (Articles 15-22)

Le RGPD accorde huit droits aux individus :

1. Droit d'accès (Art. 15) : Obtenir copie de leurs données

2. Droit de rectification (Art. 16) : Corriger des données inexactes

3. Droit à l'effacement / "Droit à l'oubli" (Art. 17) : Supprimer des données sous conditions

4. Droit à la limitation (Art. 18) : Limiter le traitement dans certains cas

5. Droit à la portabilité (Art. 20) : Recevoir les données dans un format lisible par machine

6. Droit d'opposition (Art. 21) : S'opposer au traitement, surtout pour le marketing

7. Droits liés à la décision automatisée (Art. 22) : Contester des décisions automatisées

8. Droit de retrait du consentement (Art. 7(3)) : Retirer le consentement aussi facilement qu'il a été donné

Créer des procédures de satisfaction des droits

Documentez la gestion de chaque droit :

"Créez des procédures pour gérer les demandes de droits : canal de réception (formulaire), vérification d'identité, délais de réponse (1 mois, extension possible), étapes pour chaque droit, politique de frais (gratuit par défaut), critères de refus, archivage (log des demandes) et processus d'escalade. Doit être opérationnel pour le support client."

Concevoir la réponse aux demandes d'accès (SAR)

Le type de demande le plus fréquent :

"Pour les demandes d'accès RGPD, créez : 1) Format d'export (catégories, finalités, destinataires, sources), 2) Format de présentation (structuré, intelligible), 3) Mise en œuvre technique pour extraire les données de [systèmes], 4) Lettre type d'accompagnement. Assurez-vous de pouvoir répondre sous 30 jours."

Gérer la complexité des demandes d'effacement

La suppression n'est pas toujours absolue :

"Pour les demandes d'effacement, traitez : Quand refuser (obligation légale, intérêt légitime) ? Que supprimer vs anonymiser ? Comment supprimer des sauvegardes ? Comment notifier les tiers ? Créez un arbre de décision pour évaluer l'effacement."

Étape 7 : Développer les procédures de notification de violation

Comprendre les exigences de notification

Obligations en cas de violation de données :

• Article 33 - Notification à l'autorité : Rapporter à l'autorité sous 72h (sauf si peu risqué)

• Article 34 - Notification aux individus : Alerter les personnes sans délai si le risque est élevé

Créer un plan de réponse aux incidents

Se préparer aux incidents :

"Créez une procédure de réponse aux violations RGPD : définition, détection, évaluation de la gravité, flux de notification 72h à la CNIL (infos Article 33, modèle), processus d'alerte des personnes (modèle, méthode), tenue du registre des violations (Art. 33(5)) et revue post-incident. Doit être actionnable sous pression."

Créer des modèles de notification

Préparez les modèles à l'avance :

"Créez deux modèles : 1) Notification autorité (Art. 33) incluant description, catégories de données, nombre de personnes, contact DPO, conséquences probables, mesures prises. 2) Notification individuelle (Art. 34) en langage clair décrivant la nature, les conséquences et les actions recommandées pour les personnes."

Établir un registre des violations

Documenter chaque incident :

"Créez un modèle de registre : ID violation, date de détection, date de rapport, description, données affectées, volume, cause racine, actions de confinement, notification requise (Oui/Non), niveau de risque, statut et leçons apprises. Ce registre doit être tenu même pour les violations non signalées à l'autorité."

Étape 8 : Documenter la gestion du consentement

Quand le consentement est-il approprié ?

Le consentement (Art. 6(1)(a)) n'est qu'UNE base légale parmi d'autres :

"Pour nos activités [liste], déterminez la base légale : Consentement, Contrat, Obligation légale, Intérêts vitaux, Mission de service public ou Intérêt légitime (test de mise en balance). Recommandez une base avec justification pour chaque activité. Quand privilégier le consentement ?"

Concevoir des mécanismes de consentement valides

Exigences de l'article 7 :

"Créez des mécanismes : libre (pas de couplage, vrai choix), spécifique (finalités distinctes), éclairé (info claire), univoque (acte positif, pas de pré-coché) et facile à retirer. Concevez les formulaires et bandeaux cookies en conséquence."

Maintenir des preuves de consentement

L'article 7(1) exige la preuve du consentement :

"Créez un système de registre documentant : qui, quand, quoi (description du traitement), comment (version du formulaire, texte de la case), mécanisme utilisé et statut. Comment stocker cela pour démonstration de conformité ?"

Étape 9 : Effectuer des évaluations de l'intérêt légitime (LIA)

Quand utiliser l'intérêt légitime

L'article 6(1)(f) permet le traitement si les droits des personnes ne prévalent pas :

"Expliquez l'intérêt légitime comme base légale. Quand est-il approprié ? Quel est le test en trois points : 1) Test de finalité (intérêt poursuivi), 2) Test de nécessité, 3) Test de mise en balance. Donnez des exemples (fraude, marketing direct client existant) vs contre-exemples (données sensibles, enfants)."

Réaliser le test de mise en balance

Documenter l'évaluation (LIA) :

"Créez un modèle d'évaluation de l'intérêt légitime incluant : description, intérêt poursuivi, analyse de nécessité, test de mise en balance (impact sur la personne, attentes raisonnables, mesures de protection), conclusion et date de révision. Doit être opposable aux autorités."

Exemple de LIA pour des scénarios courants

Appliquer le cadre :

"Réalisez une LIA pour : l'envoi d'e-mails marketing aux clients existants pour des produits similaires. Intérêt légitime : [relation client, intérêt commercial]. Nécessité : [pourquoi est-ce requis]. Mise en balance : [attente du client, opt-out facile]. Conclusion : [justifié ou non] ? Quelles garanties atténuent l'impact ?"

Étape 10 : Intégrer le RGPD avec d'autres référentiels

Alignement RGPD et ISO 27001

De nombreuses exigences se recoupent :

"Mappez les exigences RGPD aux mesures de l'annexe A de l'ISO 27001:2022. Pour chaque exigence (sécurité, accès, notification, minimisation), identifiez la mesure correspondante, comment elle satisfait le RGPD et quelles mesures spécifiques au RGPD manquent. Créez une matrice de correspondance."

Alignement RGPD et critères de confidentialité SOC 2

Exploitez les critères SOC 2 :

"Comment les critères SOC 2 Privacy soutiennent-ils le RGPD ? Mappez transparence, droits, effacement, consentement aux critères SOC 2 (avis, choix, accès, sécurité). Quels contrôles servent les deux ? Quelle documentation spécifique au RGPD manque ?"

Créer un programme de conformité intégré

Éviter les doublons :

"Nous visons le RGPD et l'ISO 27001. Concevez un programme intégré : politique sécurité/vie privée unifiée, analyse de risques combinée, cadre de contrôle unique, programme d'audit consolidé et tableau de bord de conformité partagé. Comment documenter une fois pour satisfaire plusieurs référentiels ?"

Erreurs courantes de documentation RGPD

Prochaines étapes après la documentation

Vous avez créé une documentation RGPD complète :

• ✓ Registre des activités de traitement (ROPA) complété

• ✓ Avis et politiques de confidentialité publiés

• ✓ Accords de traitement de données (DPA) avec les sous-traitants

• ✓ AIPD terminées pour les traitements à risque

• ✓ Procédures de droits des personnes établies

• ✓ Procédures de notification de violation prêtes

• ✓ Gestion du consentement documentée

• ✓ Évaluations de l'intérêt légitime réalisées

Maintenir la conformité continue :

• Mettre à jour le ROPA chaque trimestre ou à chaque nouveau traitement

• Réviser les avis de confidentialité annuellement

• Réaliser des AIPD annuelles pour les traitements à risque

• Suivre le volume des demandes de droits et les délais de réponse

• Former le personnel aux procédures RGPD chaque année

• Tenir le registre des violations et effectuer des simulations

Obtenir de l'aide

• Téléverser des documents : Apprendre à téléverser des politiques pour analyse d'écarts RGPD

• Vérifier la conformité : Comprendre comment prévenir les hallucinations de l'IA lors de la validation des conseils RGPD

• Bonnes pratiques : Consulter comment utiliser ISMS Copilot de manière responsable pour la documentation