Registre des activités de traitement (RoPA) - ISMS Copilot

Aperçu

Ce Registre des activités de traitement (RoPA) documente toutes les activités de traitement de données à caractère personnel effectuées par la plateforme ISMS Copilot conformément à l'Article 30 du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Ce registre sert d'enregistrement complet de la manière dont les données personnelles sont collectées, traitées, stockées et protégées au sein de la plateforme.

À qui s'adresse ce document

Ce document est destiné aux :

• Délégués à la protection des données (DPO) évaluant ISMS Copilot

• Équipes de conformité effectuant des évaluations des risques liés aux fournisseurs

• Organisations nécessitant une documentation sur les sous-traitants ultérieurs

• Équipes juridiques et de sécurité effectuant une diligence raisonnable

• Auditeurs évaluant la conformité au RGPD

Aperçu de la conformité au RGPD

ISMS Copilot 2.0 est conçu comme un outil SaaS B2B pour les professionnels de la conformité. Nous traitons les données principalement dans l'UE en utilisant Supabase (région UE) pour le stockage et l'authentification. Nous minimisons la collecte de données, garantissons le contrôle de l'utilisateur et évitons d'utiliser vos données pour l'entraînement de l'IA. En tant que petite entreprise, nous nous concentrons sur des contrôles pragmatiques à fort impact tout en poursuivant des certifications formelles comme l'ISO 27001 et en mettant en œuvre des contrôles de sécurité de l'IA.

Informations sur le responsable du traitement

Détails du responsable

• Nom : ISMS Copilot

• Juridiction : France (Union Européenne)

• Emplacement principal des données : Francfort, Allemagne (AWS EU-Central-1)

• Représentant RGPD : Autorité française de protection des données (CNIL)

Activité de traitement n°1 : Authentification des utilisateurs et gestion des comptes

Finalité du traitement

Fournir une authentification sécurisée des utilisateurs, une gestion de session et un contrôle d'accès aux comptes pour la plateforme ISMS Copilot.

Base juridique

• Primaire : Exécution du contrat (Article 6(1)(b) du RGPD) - nécessaire pour fournir le service

• Secondaire : Intérêt légitime (Article 6(1)(f) du RGPD) - sécurité et prévention de la fraude

Catégories de personnes concernées

• Utilisateurs de la plateforme (professionnels de la conformité, consultants, équipes de sécurité)

• Utilisateurs à l'essai et clients potentiels

• Membres de l'espace de travail et collaborateurs

Catégories de données à caractère personnel

• Adresses e-mail

• Hachages de mots de passe (cryptés, non réversibles)

• Jetons d'authentification et identifiants de session

• Identifiants uniques d'utilisateur (UUID)

• Jetons de réinitialisation de mot de passe (temporaires)

• Horodatage de la création du compte

• Horodatage de la dernière connexion

Sous-traitants des données

• Supabase Auth (authentification basée sur PostgreSQL)

  • Localisation : UE (Francfort, Allemagne)

  • Traitement : Authentification des utilisateurs, gestion des sessions

  • Statut DPA : Accord de traitement des données conforme au RGPD en place

Durée de conservation

• Comptes actifs : Conservés tant que le compte est actif

• Après la suppression du compte : Définitivement supprimés sous 30 jours

• Jetons de session : Expirent automatiquement après une période d'inactivité

• Jetons de réinitialisation : Expirent après 24 heures ou à la première utilisation

Mesures de sécurité

• Hachage des mots de passe à l'aide d'algorithmes conformes aux normes de l'industrie

• Transmission des données chiffrée (TLS 1.3)

• Sécurité au niveau des lignes (Row-level security) dans la base de données

• Option d'authentification multi-facteurs (MFA) obligatoire

• Contrôles des délais de session

Activité de traitement n°2 : Traitement par IA et gestion des conversations

Finalité du traitement

Fournir une assistance à la conformité alimentée par l'IA, générer des réponses aux requêtes des utilisateurs et maintenir le contexte de la conversation pour une meilleure expérience utilisateur.

Base juridique

• Primaire : Exécution du contrat (Article 6(1)(b) du RGPD) - fonctionnalité principale du service

Catégories de personnes concernées

• Utilisateurs authentifiés de la plateforme

• Utilisateurs de chat temporaires/anonymes

• Personnes mentionnées dans les requêtes des utilisateurs (personnes concernées indirectes)

Catégories de données à caractère personnel

• Messages et requêtes des utilisateurs

• Réponses générées par l'IA

• Métadonnées des fils de discussion (titres, horodatages, statut)

• Configurations de l'espace de travail de l'utilisateur

• Instructions personnalisées et personas

• Données de conformité potentiellement sensibles (politiques, procédures, informations d'audit)

Sous-traitants des données

Stockage en base de données (Toujours actif)

• Base de données Supabase PostgreSQL

  • Localisation : UE (Francfort, Allemagne)

  • Traitement : Stockage des messages, récupération, gestion des conversations

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

Traitement IA (configurable par l'utilisateur via le mode Protection Avancée des Données)

Les utilisateurs peuvent choisir entre deux modes de traitement IA. Le mode actif détermine quel sous-traitant est utilisé :

Mode par défaut (Protection Avancée des Données DÉSACTIVÉE) :

• Anthropic (Claude) [PAR DÉFAUT], OpenAI, xAI (Grok) et Google Gemini

  • Localisation : États-Unis

  • Traitement : Génération de réponses par IA (modèle sélectionnable par l'utilisateur)

  • Conservation : 30 jours (cache de traitement temporaire)

  • Utilisation des données : Les données API ne sont PAS utilisées pour l'entraînement des modèles

  • Statut DPA : Conditions API standard (pas d'entraînement sur les données clients)

Mode Protection Avancée des Données (ACTIVÉ) :

• Mistral AI

  • Localisation : Union Européenne

  • Traitement : Génération de réponses par IA

  • Conservation : Zéro (aucune conservation de données)

  • Utilisation des données : NON utilisées pour l'entraînement des modèles

  • Statut DPA : Sous-traitant basé dans l'UE avec garantie de conservation zéro

Infrastructure Backend (Toujours active)

• Fly.io - Service API de Chat

  • Localisation : Déploiement basé dans l'UE

  • Traitement : Orchestration du chat, streaming des réponses, routage des messages

  • Statut DPA : Contrat d'hébergement conforme au RGPD

Durée de conservation

• Conservation configurable par l'utilisateur : de 1 jour à 7 ans (ce que signifie « Conserver pour toujours »)

• Conservation par défaut : telle que configurée par l'utilisateur dans les paramètres du compte

• Suppression automatisée : un processus automatisé quotidien supprime les messages plus anciens que la période de conservation spécifiée par l'utilisateur

• Chats temporaires : automatiquement supprimés après 30 jours

• Après la suppression du compte : toutes les conversations sont supprimées définitivement sous 30 jours

Mesures de sécurité

• Chiffrement TLS de bout en bout pour les données en transit

• La sécurité au niveau des lignes garantit que les utilisateurs ne peuvent accéder qu'à leurs propres conversations

• L'isolation des espaces de travail empêche la contamination croisée des données clients

• Authentification de l'utilisateur requise pour les conversations persistantes

• Suppression automatisée des données expirées

Activité de traitement n°3 : Modération du contenu et sécurité

Finalité du traitement

Détecter et répondre automatiquement aux contenus potentiellement dangereux, illégaux ou violant les politiques dans les messages de chat des utilisateurs, garantissant la sécurité de la plateforme et le respect des obligations légales.

Base juridique

• Primaire : Intérêt légitime (Article 6(1)(f) du RGPD) - sécurité de la plateforme, prévention de la fraude, conformité légale et protection des utilisateurs

• Secondaire : Obligation légale (Article 6(1)(c) du RGPD) - respect des lois exigeant la prévention de la distribution de contenus illégaux

Catégories de personnes concernées

• Tous les utilisateurs de la plateforme envoyant des messages de chat

• Personnes mentionnées dans les messages signalés (personnes concernées indirectes)

Catégories de données à caractère personnel

• Contenu des messages de chat de l'utilisateur (analysé pour les violations de sécurité)

• Métadonnées des événements de modération (horodatages, scores de gravité, catégories)

• Aperçus du contenu signalé (pour examen par l'administrateur)

• IDs d'utilisateurs associés aux événements de modération

Dérogation à la Protection Avancée des Données : La modération du contenu s'applique à TOUS les messages des utilisateurs, quel que soit le réglage du mode Protection Avancée des Données. Lorsqu'un contenu dangereux ou illégal est signalé, il est toujours stocké et peut être partagé avec les administrateurs à des fins de sécurité et de conformité légale, outrepassant la garantie standard de conservation zéro du mode ADP.

Sous-traitants des données

IA de modération de contenu (configurable via le mode Protection Avancée des Données)

Le fournisseur de modération dépend du réglage du mode Protection Avancée des Données de l'utilisateur :

Mode par défaut (Protection Avancée des Données DÉSACTIVÉE) :

• OpenAI Moderation API

  • Localisation : États-Unis

  • Traitement : Analyse de contenu asynchrone (« fire-and-forget »)

  • Conservation : 30 jours (conservation standard de l'API OpenAI)

  • Statut DPA : Conditions API standard (pas d'entraînement sur les données clients)

Mode Protection Avancée des Données (ACTIVÉ) :

• Mistral AI Moderation

  • Localisation : Union Européenne

  • Traitement : Analyse de contenu asynchrone (« fire-and-forget »)

  • Conservation : Zéro (traitement basé dans l'UE sans conservation de données)

  • Statut DPA : Sous-traitant basé dans l'UE avec garantie de conservation zéro

Stockage et Alertes (Toujours actif)

• Base de données Supabase PostgreSQL

  • Localisation : UE (Francfort, Allemagne)

  • Traitement : Stockage des événements de modération dans une table dédiée

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

• Notifications Webhook n8n

  • Traitement : Envoie des alertes aux administrateurs lorsqu'un contenu est signalé

  • Contenu : Aperçus des messages (toujours pour le contenu signalé, outrepassant l'ADP)

Fonctionnement de la modération

1. Analyse automatique : Chaque message utilisateur est envoyé de manière asynchrone au service de modération (OpenAI ou Mistral, selon le paramètre ADP)

2. Stockage des événements : Les résultats de la modération sont stockés dans la table de modération avec des scores de gravité et des indicateurs de catégorie

3. Alertes Admin : Lorsqu'un contenu signalé est détecté, des notifications webhook sont envoyées aux administrateurs avec des aperçus des messages pour examen

4. Limitation du débit : Les requêtes de modération sont limitées pour éviter les abus ; les échecs sont journalisés dans Sentry

Durée de conservation

• Événements de modération non signalés : seules les métadonnées et les scores (pas de contenu) sont stockés pendant 30 jours, puis supprimés automatiquement

• Événements de contenu signalé : contenu complet stocké pendant 1 an à des fins de sécurité et de conformité légale

• Traitement API de modération :

  • OpenAI (Mode par défaut) : 30 jours de conservation temporaire

  • Mistral (Mode ADP) : Conservation zéro

• Après la suppression du compte : tous les événements de modération associés à l'utilisateur sont définitivement supprimés sous 30 jours, sauf si la conservation est requise par la loi

Le contenu n'est stocké que lorsqu'il est signalé (pas pour les messages non signalés). Le contenu signalé est conservé pendant 1 an pour soutenir les enquêtes de sécurité, la détection de schémas et la conformité légale. Cette conservation s'applique même si le mode Protection Avancée des Données est activé.

Mesures de sécurité

• Traitement asynchrone « fire-and-forget » (impact minimal sur les performances)

• La sécurité au niveau des lignes garantit que les événements de modération sont isolés par utilisateur

• Transmission des données chiffrée (TLS 1.3)

• Limitation du débit pour prévenir les abus

• Journalisation de secours dans Sentry pour les requêtes de modération échouées

• Vérification de la signature du webhook pour les alertes admin

• Suppression automatisée des événements de modération expirés

Activité de traitement n°4 : Téléchargement de fichiers et traitement de documents

Finalité du traitement

Permettre aux utilisateurs de télécharger des documents de conformité pour l'analyse par l'IA, l'évaluation des lacunes et la génération de documents.

Base juridique

• Primaire : Exécution du contrat (Article 6(1)(b) du RGPD) - fonctionnalité du service

Catégories de personnes concernées

• Utilisateurs de la plateforme téléchargeant des documents

• Personnes mentionnées dans les documents téléchargés (employés, clients, tiers)

Catégories de données à caractère personnel

• Fichiers téléchargés (PDF, DOCX, XLSX)

• Contenu et métadonnées extraits des documents

• Noms de fichiers, tailles, horodatages de téléchargement

• Statut de traitement des documents

• Données organisationnelles potentiellement sensibles (politiques, rapports d'audit, évaluations des risques)

Sous-traitants des données

• Supabase Storage

  • Localisation : UE (Francfort, Allemagne)

  • Traitement : Stockage sécurisé des fichiers dans le bucket « uploads »

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

• ConvertAPI

  • Point de terminaison : UE (convertapi.com)

  • Traitement : Conversion de format de document (PDF/DOCX/XLSX vers HTML et vice versa)

  • Certification : ISO/IEC 27001:2022 (Cert No. 1512122216, valide jusqu'au 2028-08-18)

  • Statut DPA : Accord de traitement des données signé avec Better ISMS (France) ; sous-traitant de l'UE conforme au RGPD

• Fly.io

  • Traitement : Orchestration de la conversion de documents

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

Durée de conservation

• Fichiers actifs : Conservés selon les paramètres de conservation de l'utilisateur (liés à la conservation des conversations)

• Fichiers orphelins : Automatiquement supprimés via un processus de nettoyage en arrière-plan

• Après la suppression du compte : Tous les fichiers téléchargés sont définitivement supprimés sous 30 jours

• Traitement ConvertAPI : Fichiers traités en mémoire, non stockés de manière permanente par le sous-traitant

Mesures de sécurité

• Accès aux fichiers limité à l'utilisateur (fichiers liés à l'ID utilisateur)

• Stockage chiffré

• Téléchargement sécurisé de fichiers via HTTPS

• Nettoyage automatisé des fichiers orphelins

• Authentification requise pour le téléchargement et la suppression de fichiers

Activité de traitement n°5 : Gestion des paiements et des abonnements

Finalité du traitement

Traiter les paiements d'abonnement, gérer la facturation et fournir l'accès aux fonctionnalités premium.

Base juridique

• Primaire : Exécution du contrat (Article 6(1)(b) du RGPD) - facturation et traitement des paiements

• Secondaire : Obligation légale (Article 6(1)(c) du RGPD) - conformité fiscale et comptable

Catégories de personnes concernées

• Abonnés Premium

• Utilisateurs à l'essai passant à des forfaits payants

• Contacts de facturation pour les comptes d'organisation

Catégories de données à caractère personnel

• Identifiants clients Stripe

• Identifiants et statut d'abonnement

• Métadonnées de paiement (aucun numéro de carte de crédit complet n'est stocké)

• Événements de facturation et horodatages

• Informations de facturation

Sous-traitants des données

• Stripe

  • Localisation : États-Unis

  • Traitement : Traitement des paiements, gestion des abonnements, portail client

  • Statut DPA : Accord de traitement des données conforme au RGPD

• Supabase

  • Traitement : Stocke le statut de l'abonnement et les IDs clients (pas les données de carte de paiement)

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

Durée de conservation

• Abonnements actifs : Conservés tant que l'abonnement est actif

• Après résiliation : Les données d'abonnement sont conservées pendant 7 ans (conformité fiscale et comptable)

• Dossiers de facturation : Anonymisés après 7 ans

• Données de carte de paiement : JAMAIS stockées par ISMS Copilot (gérées exclusivement par Stripe)

Mesures de sécurité

• Traitement des paiements conforme à la norme PCI DSS Niveau 1 (via Stripe)

• Aucune donnée de carte de crédit stockée dans les systèmes ISMS Copilot

• Vérification de la signature du webhook

• Transmission chiffrée des données de paiement

• Prévention des doubles paiements

Activité de traitement n°6 : Analyses et amélioration du produit

Finalité du traitement

Analyser l'utilisation de la plateforme, améliorer l'expérience utilisateur, identifier les bugs et surveiller les performances du système.

Base juridique

• Primaire : Intérêt légitime (Article 6(1)(f) du RGPD) - amélioration du produit et fiabilité du service

Catégories de personnes concernées

• Tous les utilisateurs de la plateforme

• Visiteurs du site Web

Catégories de données à caractère personnel

• Événements de comportement des utilisateurs (pages vues, clics sur les boutons, utilisation des fonctionnalités)

• Données de session et durée de session

• Informations sur le navigateur et l'appareil

• Journaux d'erreurs et données d'exception

• Métriques de performance (temps de chargement des pages, métriques d'interaction)

• Adresses IP (anonymisées)

Sous-traitants des données

• PostHog

  • Localisation : UE (eu.i.posthog.com)

  • Traitement : Analyses du produit, suivi du comportement des utilisateurs

  • Statut DPA : Conforme au RGPD, hébergé dans l'UE

  • Protection PII : Configuré pour ne PAS envoyer de PII par défaut

• Sentry

  • Localisation : Allemagne (de.sentry.io)

  • Traitement : Suivi des erreurs, surveillance des performances

  • Statut DPA : Conforme au RGPD, basé en Allemagne

  • Protection PII : Configuré pour ne PAS envoyer de PII par défaut

• Vercel Web Analytics

  • Traitement : Signaux Web essentiels (Web vitals), métriques de performance

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

Durée de conservation

• Analyses PostHog : Selon la politique de conservation de PostHog (généralement 7 ans maximum)

• Journaux d'erreurs Sentry : 90 jours de conservation par défaut

• Analyses Vercel : Selon la politique de conservation de Vercel

Mesures de sécurité

• Adresses IP anonymisées

• Aucune PII envoyée par défaut

• Aucun contenu de conversation partagé

• Infrastructure d'analyse basée dans l'UE

• Suivi en production uniquement (pas de données d'environnement de développement)

Activité de traitement n°7 : Infrastructure et déploiement

Finalité du traitement

Héberger et fournir l'application ISMS Copilot de manière sécurisée aux utilisateurs.

Base juridique

• Primaire : Exécution du contrat (Article 6(1)(b) du RGPD) - prestation de service

Catégories de personnes concernées

• Tous les utilisateurs et visiteurs de la plateforme

Catégories de données à caractère personnel

• Journaux de requêtes HTTP

• Adresses IP (temporaires, pour le routage)

• Métadonnées de connexion

• Cookies de session

Sous-traitants des données

• Vercel

  • Traitement : Hébergement frontend et réseau de diffusion de contenu (CDN)

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

• Fly.io

  • Traitement : Hébergement de l'API backend

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

• AWS (via Supabase)

  • Localisation : Francfort, Allemagne (EU-Central-1)

  • Traitement : Infrastructure de base de données et de stockage

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

Durée de conservation

• Journaux d'accès : Conservés selon les politiques des fournisseurs d'infrastructure (généralement 30-90 jours)

• Données de session : Expirent après la fin de la session utilisateur

Mesures de sécurité

• Chiffrement TLS 1.3 pour toutes les connexions

• En-têtes de politique de sécurité du contenu (CSP)

• Protection contre les attaques DDoS

• Mises à jour et correctifs de sécurité réguliers

Activité de traitement n°8 : Communications par e-mail et mises à jour

Finalité du traitement

Envoyer occasionnellement des mises à jour juridiques, des nouveautés produit, des guides de démarrage et des communications liées au service dans le cadre de l'expérience de la plateforme.

Base juridique

• Primaire : Intérêt légitime (Article 6(1)(f) du RGPD) - amélioration du produit, éducation des utilisateurs et communications de service liées à l'utilisation de la plateforme

Catégories de personnes concernées

• Tous les utilisateurs de la plateforme (nouveaux inscrits et utilisateurs existants)

• Utilisateurs à l'essai recevant des séquences d'onboarding

• Abonnés Premium recevant des mises à jour produit

Catégories de données à caractère personnel

• Adresses e-mail

• Préférences d'abonnement (mises à jour juridiques, mises à jour produit)

• Données d'engagement e-mail (ouvertures, clics)

• Statut de désabonnement

• Horodatages d'envoi

Sous-traitants des données

• SendGrid (par Twilio)

  • Finalité : E-mails transactionnels et mises à jour juridiques occasionnelles

  • Localisation : Probablement États-Unis (emplacement exact du serveur non confirmé)

  • Traitement : Distribution des e-mails, gestion des rebonds, suivi de l'engagement

  • Statut DPA : Accord de traitement des données conforme au RGPD ; Clauses contractuelles types (CCT) en place pour les transferts UE-États-Unis

• Kit (anciennement ConvertKit)

  • Finalité : Séquences d'e-mails d'accueil et e-mails mensuels sur les nouveautés produit

  • Localisation : Probablement États-Unis (emplacement exact du serveur non confirmé)

  • Traitement : Distribution des e-mails, gestion des abonnés, analyses d'engagement

  • Statut DPA : Accord de traitement des données conforme au RGPD ; Clauses contractuelles types (CCT) en place pour les transferts UE-États-Unis

Durée de conservation

• Abonnements actifs : Conservés tant que l'utilisateur reste abonné

• Après désabonnement : E-mail retiré des listes de diffusion immédiatement

• Données d'engagement : Conservées selon les politiques du fournisseur de services de messagerie (généralement jusqu'à 2 ans)

• Après la suppression du compte : Toutes les préférences et données e-mail sont supprimées sous 30 jours

Mesures de sécurité

• Transmission d'e-mails chiffrée (TLS)

• Connexions API sécurisées aux fournisseurs de messagerie

• Fonctionnalité de désabonnement en un clic

• Authentification par e-mail (SPF, DKIM, DMARC)

• Gestion des rebonds (bounces) et des plaintes

Activité de traitement n°9 : Suivi de la consommation de jetons et surveillance de l'utilisation

Finalité du traitement

Suivre la consommation de jetons (tokens) IA pour la facturation, la gestion des quotas et l'optimisation du service.

Base juridique

• Primaire : Exécution du contrat (Article 6(1)(b) du RGPD) - nécessaire pour appliquer les quotas d'utilisation

• Secondaire : Intérêt légitime (Article 6(1)(f) du RGPD) - optimisation du service et gestion des coûts

Catégories de personnes concernées

• Tous les utilisateurs de la plateforme avec des abonnements actifs

Catégories de données à caractère personnel

• ID utilisateur (identifiant anonymisé)

• Nombre de jetons consommés par conversation

• Modèle d'IA utilisé (Anthropic, OpenAI, Mistral, etc.)

• Horodatages d'utilisation

• Niveau du plan d'abonnement

Sous-traitants des données

• Base de données Supabase PostgreSQL

  • Localisation : UE (Francfort, Allemagne)

  • Traitement : Stockage des métriques d'utilisation des jetons

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

• Fly.io

  • Traitement : Calcul et agrégation des jetons

  • Statut DPA : Conforme au RGPD

Durée de conservation

• Abonnements actifs : Conservés pendant la durée de l'abonnement

• Après résiliation d'abonnement : Conservés pendant 90 jours pour la résolution des litiges de facturation

• Après la suppression du compte : Anonymisés sous 30 jours

Mesures de sécurité

• Métriques agrégées uniquement (aucun contenu de message stocké)

• Sécurité au niveau des lignes dans la base de données

• Transmission et stockage des données chiffrés

• Accès limité aux fonctions de facturation et de support

Mise en œuvre des droits des personnes concernées

Droit d'accès (Article 15)

• Libre-service : Les utilisateurs peuvent consulter toutes les conversations et tous les fichiers via l'interface de la plateforme

• Exportation complète : Contacter le support pour une exportation complète des données au format JSON

• Délai de réponse : Sous 72 heures (légalement jusqu'à 30 jours)

Droit de rectification (Article 16)

• Libre-service : Les utilisateurs peuvent mettre à jour leurs paramètres via la boîte de dialogue Paramètres

• Changements d'e-mail : Contacter le support pour les modifications d'adresse e-mail

• Délai de réponse : Immédiat pour le libre-service ; sous 30 jours pour les demandes au support

Droit à l'effacement (Article 17)

• Processus : Contacter le support pour demander la suppression du compte

• Portée : Toutes les données personnelles, conversations, fichiers et paramètres

• Délai : Suppression définitive sous 30 jours

• Exceptions : Dossiers de facturation anonymisés conservés pendant 7 ans (obligation légale)

Droit à la portabilité des données (Article 20)

• Format : Exportation JSON incluant toutes les données utilisateur

• Processus : Demande via le support

• Délai de réponse : Sous 72 heures (jusqu'à 5 jours pour les comptes volumineux)

Droit à la limitation du traitement (Article 18)

• Processus : Contacter le support en précisant le motif de la limitation

• Délai de réponse : Sous 30 jours

Droit d'opposition (Article 21)

• Processus : Contacter le support pour s'opposer à un traitement spécifique

• Délai de réponse : Sous 30 jours

Procédures de notification en cas de violation de données

Détection et évaluation

• Surveillance continue via le suivi des erreurs Sentry

• Examen des incidents de sécurité dans les 24 heures suivant la détection

• Évaluation des risques pour l'impact potentiel de la violation de données

Délais de notification

• À l'autorité de contrôle (CNIL) : Dans les 72 heures après en avoir pris connaissance (Article 33)

• Aux personnes concernées : Dans les meilleurs délais si le risque pour les droits et libertés est élevé (Article 34)

Contenu de la notification

• Nature de la violation

• Catégories et nombre approximatif de personnes concernées

• Conséquences probables

• Mesures prises ou proposées pour remédier à la violation

Transferts internationaux de données

Les transferts de données dépendent du réglage du mode Protection Avancée des Données

Le transfert de données hors de l'UE dépend de la configuration du mode Protection Avancée des Données par l'utilisateur :

Lorsque la Protection Avancée des Données est ACTIVÉE (Mode UE uniquement) :

• Stockage en base de données : UE (Francfort, Allemagne)

• Traitement IA : UE (Mistral AI)

• Analyses : Points de terminaison UE (PostHog UE, Sentry Allemagne)

• Conversion de fichiers : Point de terminaison UE (ConvertAPI UE)

• Communications par e-mail : États-Unis (SendGrid, Kit) - Clauses Contractuelles Types

• Résultat : Transfert de données UE vers États-Unis uniquement pour les communications par e-mail (sur la base de l'inscription volontaire)

Lorsque la Protection Avancée des Données est DÉSACTIVÉE (Mode par défaut) :

• Stockage en base de données : UE (Francfort, Allemagne)

• Traitement IA : États-Unis (sélectionnable par l'utilisateur : xAI, OpenAI, Anthropic Claude ou Google Gemini)

• Communications par e-mail : États-Unis (SendGrid, Kit) - Clauses Contractuelles Types

• Conservation par le fournisseur d'IA : 30 jours (cache de traitement temporaire)

• Mécanisme de transfert : Conditions API standard pour l'IA ; Clauses contractuelles types pour l'e-mail

• Résultat : Transfert de données UE vers États-Unis pour le traitement IA et les communications par e-mail

Résumé de l'emplacement des données par composant

• Stockage principal : Francfort, Allemagne (AWS EU-Central-1) - Toujours dans l'UE

• Traitement IA : UE ou US selon le mode Protection Avancée des Données

• Analyses : Points de terminaison UE uniquement (PostHog UE, Sentry Allemagne) - Toujours dans l'UE

• Conversion de fichiers : Point de terminaison ConvertAPI UE - Toujours dans l'UE

• Communications par e-mail : États-Unis (SendGrid, Kit) - Clauses Contractuelles Types en place

Liste des sous-traitants ultérieurs

Sous-traitants IA configurables par l'utilisateur :* Un SEUL de ces fournisseurs d'IA est actif à tout moment, en fonction du réglage du mode Protection Avancée des Données et du modèle sélectionné. Lorsque la Protection Avancée est DÉSACTIVÉE (par défaut), les utilisateurs peuvent choisir entre Anthropic Claude (PAR DÉFAUT), OpenAI, xAI (Grok) ou Google Gemini - tous traitant les conversations aux États-Unis avec une conservation de 30 jours et aucun entraînement sur les données utilisateur. Lorsque la Protection Avancée est ACTIVÉE, Mistral AI traite les conversations dans l'UE avec une conservation nulle.

Sous-traitants pour la modération de contenu :** Lorsque la modération du contenu est implémentée, le fournisseur sera déterminé par votre réglage du mode Protection Avancée des Données. Le mode par défaut utilisera l'API de modération OpenAI (basée aux États-Unis, conservation de 30 jours). Le mode Protection Avancée utilisera Mistral AI Moderation (basé dans l'UE, conservation zéro). Les événements de contenu signalé seront stockés dans notre base de données européenne pour la sécurité et la conformité, outrepassant la garantie de conservation zéro de l'ADP. Au 1er janvier 2026, la modération du contenu n'est pas encore active.

Mesures Techniques et Organisationnelles (TOMs)

Contrôle d'accès

• Sécurité au niveau des lignes dans la base de données

• Authentification de l'utilisateur requise pour toutes les ressources protégées

• Isolation des espaces de travail empêchant l'accès aux données entre utilisateurs

• MFA disponible pour une sécurité renforcée du compte

• Contrôles des délais de session

Chiffrement

• TLS 1.3 pour les données en transit

• Chiffrement de la base de données au repos

• Hachage des mots de passe (irréversible)

• Stockage de fichiers chiffré

Minimisation des données

• Seules les données essentielles sont collectées (e-mail, messages, fichiers)

• Aucune information démographique ou de contact inutile

• Analyses configurées pour exclure les PII

• Périodes de conservation contrôlées par l'utilisateur

Disponibilité et résilience

• Sauvegardes de base de données (automatisées)

• Procédures de reprise après sinistre

• Surveillance et alertes (Sentry)

• Page de statut publique pour la transparence (status.ismscopilot.com)

Tests et évaluation

• Évaluations régulières de la sécurité

• Surveillance et journalisation des erreurs

• Tests de suppression automatisée des données

• Vérification du contrôle d'accès

Responsabilités des utilisateurs

En tant que responsable du traitement, l'utilisateur doit :

• S'assurer qu'une base juridique existe avant de télécharger des données personnelles

• Configurer des périodes de conservation des données appropriées pour son organisation

• Maintenir des espaces de travail séparés pour différents clients ou catégories de données

• Informer les individus lorsque leurs données sont traitées via ISMS Copilot

• Inclure ISMS Copilot dans ses propres registres de traitement des données

• Réaliser des analyses d'impact sur la protection des données (AIPD/DPIA) lors du traitement de données à haut risque

• Ne pas télécharger de catégories particulières de données (Article 9) sans garanties appropriées

Documentation de conformité

Ressources de conformité disponibles

• Guide de confidentialité des données et de conformité au RGPD

• Aperçu de la sécurité et de la protection des données

• Collection Sécurité - Documentation détaillée sur la sécurité et la confidentialité

• Page de statut - Disponibilité du système en temps réel et notifications d'incidents

Maintien des enregistrements

Calendrier de révision et de mise à jour

• Révision trimestrielle : Vérifier l'exactitude des activités de traitement

• Mises à jour liées aux changements : Sous 30 jours après un nouveau sous-traitant ou une nouvelle activité de traitement

• Audit annuel : Examen complet de toutes les entrées du RoPA

• Contrôle de version : Maintenir des versions datées du RoPA pour la piste d'audit

Informations de contact

Pour les demandes ou questions RGPD

• Accédez au centre d'aide via le menu utilisateur

• Envoyez un e-mail depuis l'adresse de votre compte enregistré

• Incluez « Demande RGPD » dans l'objet pour un traitement prioritaire

• Visitez le Trust Center pour une documentation détaillée

Délégué à la protection des données

Les organisations nécessitant les coordonnées du DPO doivent soumettre une demande via le centre d'aide.

Obtenir de l'aide

Pour toute question concernant ce registre des activités de traitement :

• Consultez l'article Confidentialité des données et conformité au RGPD pour des informations détaillées sur vos droits

• Contactez le support via le centre d'aide pour obtenir des éclaircissements sur des activités de traitement spécifiques

• Demandez une documentation de conformité supplémentaire via le support

• Visitez notre Collection Sécurité pour des ressources complètes sur la sécurité et la confidentialité