Overzicht van gegevensbeheersing

ISMS Copilot geeft u volledige controle over hoe lang uw gegevens worden opgeslagen en hoe deze worden verwerkt. Dit artikel legt de drie belangrijkste gegevensbeheersingsopties uit die beschikbaar zijn in uw accountinstellingen.

Automatische standaardinstellingen voor nieuwe accounts

Wanneer u een nieuw account aanmaakt, kan ISMS Copilot sommige instellingen automatisch initialiseren op basis van de taalvoorkeur van uw browser:

• Interface taal: Gedetecteerd vanuit uw browserinstellingen. Zie Hoe wijzig ik mijn interfacetaal voor details.
• Geavanceerde gegevensbescherming: Standaard uit. Schakel het in via Instellingen → Gegevensbescherming als u het EU-verwerkingspad nodig hebt. Zie Geavanceerde gegevensbeschermingsmodus voor details.

U kunt deze standaardinstellingen op elk moment bekijken en wijzigen in Instellingen.

Gegevensbewaarinstellingen

U kunt precies bepalen hoe lang uw gesprekken en geüploade bestanden in onze database worden bewaard. Zodra gegevens uw bewaartermijn overschrijden, worden ze automatisch en permanent verwijderd.

Werking

Een dagelijkse geautomatiseerde verwijdertaak draait op de achtergrond en scant op gesprekken en bestanden die ouder zijn dan uw geconfigureerde bewaartermijn. Wanneer deze worden gevonden, worden de gegevens permanent uit onze database verwijderd zonder mogelijkheid tot herstel.

Configuratieopties

U kunt uw bewaartermijn instellen van 1 dag tot 7 jaar, of kiezen voor "Voor altijd bewaren" om automatische verwijdering volledig uit te schakelen.

Om uw bewaartermijn te wijzigen:

1. Ga naar Instellingen > Gegevensbescherming
2. Voer uw gewenste bewaartermijn in dagen in, of klik op "Voor altijd bewaren"
3. Klik op "Opslaan"

Wat wordt verwijderd

De geautomatiseerde verwijdering verwijdert:

• Alle berichten in gesprekken die ouder zijn dan uw bewaartermijn
• Geüploade bestanden (PDF, DOCX, XLS) die bij deze gesprekken horen
• Alle gerelateerde gespreksmetadata

Geavanceerde gegevensbeschermingsmodus

De Geavanceerde gegevensbeschermingsmodus stuurt alle AI-verwerking via Mistral AI, een Europese aanbieder met nul gegevensbewaring, waardoor uw gegevens nooit de EU verlaten en nooit worden opgeslagen door de AI-aanbieder. Dit elimineert de noodzaak voor Transfer Impact Assessments (TIA) op AI-verwerking onder de AVG.

Werking

Wanneer ingeschakeld, worden alle AI-bewerkingen - chatreacties, documentanalyse en beleidsgeneratie - uitsluitend verwerkt door Mistral AI met behulp van EU-gehoste infrastructuur (Frankfurt). Mistral hanteert nul bewaring: uw prompts en reacties worden real-time verwerkt, maar nooit opgeslagen of gebruikt voor training.

Wanneer uitgeschakeld (standaard), wordt betaalde chat vaak gerouteerd via xAI Grok op een nul-bewaringstraject (Anthropic blijft een automatische back-up). Gratis/Essentieel gebruikt economy routing. Andere aanbieders kunnen nog steeds worden gebruikt voor specifieke taken (bijvoorbeeld detectie of generatie). Overdrachten en bewaring zijn gedocumenteerd op het Trust Center en Transfer Impact Assessment. Ga er niet van uit dat elk bericht altijd Anthropic Claude gebruikt.

Technische details

• Gebruikte modellen: mistral-large-latest (chat), magistral-medium-2509 (documentanalyse en generatie)
• Bewaring door aanbieder: Nul bewaring wanneer ingeschakeld; 30-daagse cache wanneer uitgeschakeld
• Gegevenslocatie: Alle verwerking vindt plaats in EU-datacenters
• Training: Uw gegevens worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen wanneer ingeschakeld

Geavanceerde gegevensbescherming inschakelen

1. Ga naar Instellingen > Gegevensbescherming
2. Zet "Geavanceerde gegevensbeschermingsmodus" op AAN
3. Uw volgende gesprek wordt verwerkt via Mistral AI

Uitzondering voor contentmoderatie

Alle berichten worden gescreend op schadelijke inhoud, ongeacht de status van de Geavanceerde gegevensbeschermingsmodus. Gemarkeerde inhoud wordt 1 jaar opgeslagen in de ISMS Copilot EU-database en activeert beheermeldingen. Metadata van niet-gemarkeerde berichten wordt 30 dagen bewaard voor systeemmonitoring.

PII-reductiemodus

De PII-reductiemodus redigeert automatisch persoonlijk identificeerbare informatie uit uw berichten voordat deze naar AI-aanbieders worden verzonden, wat een extra laag privacybescherming toevoegt.

Werking

Voordat uw bericht een AI-aanbieder bereikt, scant op patronen gebaseerde detectie op veelvoorkomende PII-patronen en redigeert deze:

• Namen → [GEREDACTEERDE_NAAM]
• E-mailadressen → [GEREDACTEERD_EMAIL]
• Telefoonnummers → [GEREDACTEERD_TELEFOON]
• Bedrijfsnamen → [GEREDACTEERD_BEDRIJF]

De AI verwerkt de geredigeerde versie, zodat gevoelige informatie uw browser nooit in de oorspronkelijke vorm verlaat.

PII-reductie inschakelen

1. Ga naar Instellingen > Gegevensbescherming
2. Zet "PII-reductiemodus" op AAN
3. Lees de beperkingenmelding en klik op "Begrepen"
4. Er verschijnt een groen schildpictogram om te bevestigen dat PII-reductie actief is

Beperkingen en nauwkeurigheid

Voor maximale privacy combineert u de PII-reductiemodus met de Geavanceerde gegevensbeschermingsmodus. PII-redactie vindt eerst plaats (in uw browser), waarna het geredigeerde bericht naar Mistral AI wordt verzonden met nul bewaring.

Gegevensbeheersing combineren

U kunt alle drie de opties tegelijkertijd inschakelen voor maximale gegevensbescherming:

• Korte bewaartermijn zorgt ervoor dat gegevens snel uit onze database worden verwijderd
• Geavanceerde gegevensbescherming zorgt voor nul bewaring door AI-aanbieders en verwerking uitsluitend binnen de EU
• PII-reductie voorkomt dat gevoelige details AI-aanbieders überhaupt bereiken

Alle drie de instellingen zijn beschikbaar op alle abonnementen en treden direct in werking na het opslaan.

Gerelateerde artikelen

• Uw gesprekken beheren
• Geavanceerde gegevensbeschermingsmodus
• Transfer Impact Assessment (TIA)
• Gegevensprivacy en AVG-naleving