Übersicht über Datenkontrollen

ISMS Copilot gibt Ihnen die vollständige Kontrolle darüber, wie lange Ihre Daten gespeichert und wie sie verarbeitet werden. Dieser Artikel erklärt die drei wichtigsten Datenkontrollen, die in Ihren Kontoeinstellungen verfügbar sind.

Automatische Standardeinstellungen für neue Konten

Wenn Sie ein neues Konto erstellen, kann ISMS Copilot einige Einstellungen automatisch basierend auf der Sprache Ihres Browsers initialisieren:

• Oberflächensprache: Wird aus Ihren Browsereinstellungen erkannt. Weitere Details finden Sie unter So ändern Sie Ihre Oberflächensprache.
• Erweiterter Datenschutz: Standardmäßig deaktiviert. Aktivieren Sie ihn unter Einstellungen → Datenschutz, wenn Sie den EU-Verarbeitungspfad benötigen. Weitere Details finden Sie unter Erweiterter Datenschutzmodus.

Sie können diese Standardeinstellungen jederzeit in den Einstellungen überprüfen und ändern.

Datenspeicherungs-Einstellungen

Sie können genau festlegen, wie lange Ihre Gespräche und hochgeladenen Dateien in unserer Datenbank gespeichert werden. Sobald Daten Ihr festgelegtes Speicherungsintervall überschreiten, werden sie automatisch und dauerhaft gelöscht.

Funktionsweise

Ein täglicher automatisierter Löschvorgang läuft im Hintergrund und durchsucht die Datenbank nach Gesprächen und Dateien, die älter sind als Ihr konfiguriertes Speicherungsintervall. Wenn solche Daten gefunden werden, werden sie dauerhaft aus unserer Datenbank entfernt, ohne Möglichkeit der Wiederherstellung.

Konfigurationsoptionen

Sie können Ihr Speicherungsintervall von 1 Tag bis zu 7 Jahren festlegen oder „Für immer behalten“ wählen, um die automatische Löschung vollständig zu deaktivieren.

So ändern Sie Ihr Speicherungsintervall:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Datenschutz
2. Geben Sie Ihr gewünschtes Speicherungsintervall in Tagen ein oder klicken Sie auf „Für immer behalten“
3. Klicken Sie auf „Speichern“

Was gelöscht wird

Die automatische Löschung entfernt:

• Alle Nachrichten in Gesprächen, die älter sind als Ihr Speicherungsintervall
• Hochgeladene Dateien (PDF, DOCX, XLS), die mit diesen Gesprächen verknüpft sind
• Alle zugehörigen Metadaten der Gespräche

Erweiterter Datenschutzmodus

Der Erweiterte Datenschutzmodus leitet alle KI-Verarbeitungen über Mistral AI, einen europäischen Anbieter mit Null-Datenspeicherung, weiter. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten die EU nie verlassen und niemals vom KI-Anbieter gespeichert werden. Dies macht Transfer Impact Assessments (TIA) zur KI-Verarbeitung gemäß DSGVO überflüssig.

Funktionsweise

Wenn aktiviert, werden alle KI-Operationen – Chat-Antworten, Dokumentenanalysen und Richtlinienerstellung – ausschließlich von Mistral AI über in der EU gehostete Infrastruktur (Frankfurt) verarbeitet. Mistral implementiert Null-Speicherung: Ihre Anfragen und Antworten werden in Echtzeit verarbeitet, aber niemals gespeichert oder für das Training verwendet.

Wenn deaktiviert (Standard), wird bezahlter Chat oft über xAI Grok auf einem Null-Speicherungs-Pfad weitergeleitet (Anthropic bleibt eine automatische Backup-Option). Kostenlose/Essential-Nutzung erfolgt über Economy-Routing. Andere Anbieter können weiterhin für spezifische Aufgaben verwendet werden (z. B. Erkennung oder Generierung). Transfers und Speicherungen sind im Trust Center und im Transfer Impact Assessment dokumentiert. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede Nachricht immer Anthropic Claude verwendet.

Technische Details

• Verwendete Modelle: mistral-large-latest (Chat), magistral-medium-2509 (Dokumentenanalyse und -generierung)
• Anbieterspeicherung: Null-Speicherung, wenn aktiviert; 30-Tage-Cache, wenn deaktiviert
• Datenstandort: Alle Verarbeitungen finden in EU-Rechenzentren statt
• Training: Ihre Daten werden niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet, wenn der Modus aktiviert ist

Aktivieren des Erweiterten Datenschutzmodus

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Datenschutz
2. Schalten Sie „Erweiterter Datenschutzmodus“ auf EIN
3. Ihr nächstes Gespräch wird über Mistral AI verarbeitet

Ausnahme für Inhaltsmoderation

Alle Nachrichten werden auf schädliche Inhalte überprüft, unabhängig vom Status des Erweiterten Datenschutzmodus. Gemeldete Inhalte werden für 1 Jahr in der ISMS-Copilot-EU-Datenbank gespeichert und lösen Admin-Benachrichtigungen aus. Metadaten nicht gemeldeter Nachrichten werden für 30 Tage zur Systemüberwachung gespeichert.

PII-Reduktionsmodus

Der PII-Reduktionsmodus schwärzt automatisch personenbezogene Informationen aus Ihren Nachrichten, bevor sie an KI-Anbieter gesendet werden, und bietet so eine zusätzliche Datenschutzebene.

Funktionsweise

Bevor Ihre Nachricht einen KI-Anbieter erreicht, durchsucht eine musterbasierte Erkennung nach gängigen PII-Mustern und schwärzt diese:

• Namen → [REDACTED_NAME]
• E-Mail-Adressen → [REDACTED_EMAIL]
• Telefonnummern → [REDACTED_PHONE]
• Firmennamen → [REDACTED_COMPANY]

Die KI verarbeitet die geschwärzte Version, sodass sensible Informationen Ihr Browser nie in ihrer ursprünglichen Form verlassen.

Aktivieren der PII-Reduktion

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Datenschutz
2. Schalten Sie „PII-Reduktionsmodus“ auf EIN
3. Lesen Sie den Hinweis zu den Einschränkungen und klicken Sie auf „Verstanden“
4. Ein grünes Schild-Symbol erscheint, um zu bestätigen, dass die PII-Reduktion aktiv ist

Einschränkungen und Genauigkeit

Für maximalen Datenschutz kombinieren Sie den PII-Reduktionsmodus mit dem Erweiterten Datenschutzmodus. Die PII-Schwärzung erfolgt zuerst (in Ihrem Browser), dann wird die geschwärzte Nachricht an Mistral AI mit Null-Speicherung gesendet.

Kombination von Datenkontrollen

Sie können alle drei Kontrollen gleichzeitig aktivieren, um maximalen Datenschutz zu gewährleisten:

• Kurzes Speicherungsintervall stellt sicher, dass Daten schnell aus unserer Datenbank gelöscht werden
• Erweiterter Datenschutz stellt sicher, dass KI-Anbieter keine Daten speichern und die Verarbeitung ausschließlich in der EU erfolgt
• PII-Reduktion verhindert, dass sensible Details überhaupt an KI-Anbieter gesendet werden

Alle drei Einstellungen sind in allen Abonnementplänen verfügbar und treten sofort nach dem Speichern in Kraft.

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